關(guān)于企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化思考

劉曉娟

摘 要：檔案的現(xiàn)代化管理能夠提高企業(yè)檔案利用率和綜合實力，企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理能夠改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作混亂的現(xiàn)狀，為企業(yè)事業(yè)的發(fā)展提供幫助。本文就企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化有關(guān)問題加以探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化

在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，加強檔案的科學(xué)化管理，不斷提高企業(yè)的市場競爭力，才能滿足新時期檔案管理工作的各種需求，最終推動我國檔案管理科學(xué)化發(fā)展。企業(yè)必須結(jié)合時代需求、運用新技術(shù)、更新管理理念，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理。

一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏對實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的正確認(rèn)識。目前在許多企業(yè)中，管理部門對于檔案缺乏足夠的重視，也沒有對實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化形成正確的認(rèn)識，導(dǎo)致了整個檔案管理工作長期以來一直處于一個低效率、低水平的模式運行。例如一些企業(yè)片面地認(rèn)為檔案的管理就等同于人員信息的管理，只要將員工的基本信息錄入系統(tǒng)就算實現(xiàn)了管理的現(xiàn)代化，而這一觀念使得企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)從形式到內(nèi)容上都過于簡單，根本無法發(fā)揮信息資源應(yīng)有的價值，從而影響了企業(yè)的發(fā)展。

2.檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)還有待提高。從目前的市場競爭情況來看，企業(yè)檔案管理人員不僅要具備基本的檔案管理理論知識，還要懂得與相關(guān)的工程技術(shù)方面的知識，更要懂得利用相應(yīng)的檔案管理軟件建立并維護(hù)檔案信息的技術(shù)，然而從企業(yè)目前的檔案現(xiàn)代化管理實際來看，多數(shù)人員的素質(zhì)不夠全面，還有很大的提升空間。

3.檔案管理體制與企業(yè)的改革不同步。在改革的過程中，許多企業(yè)都會將目光集中在與經(jīng)濟(jì)利益直接相關(guān)的部門，而對于檔案管理部門這種無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利益，甚至?xí)黾悠髽I(yè)的投入成本的部門，通常會采取“暫緩”的態(tài)度，而這種觀念必然使得企業(yè)檔案管理的改革與經(jīng)濟(jì)改革相脫節(jié)，進(jìn)而造成了信息、文件收集歸檔工作的不及時、不認(rèn)真，甚至關(guān)鍵的信息資料流失等現(xiàn)象，而這勢必會對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展造成損失。

二、加強企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的措施

1.完善制度建設(shè)。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，企業(yè)文件資料也呈現(xiàn)出數(shù)量龐雜、形式多樣的特點，因此企業(yè)應(yīng)根據(jù)這一情況，對企業(yè)內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新調(diào)整，以盡快梳理、制定出與檔案的現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的規(guī)章制度。例如企業(yè)應(yīng)該重新劃定檔案管理的內(nèi)容，明確電子文件的收集、歸檔方法；重新規(guī)劃檔案管理人員的責(zé)任，并利用責(zé)任追究、績效考核等方式實現(xiàn)管理責(zé)任的有效落實；利用相關(guān)制度推動部門之間的協(xié)同工作，以提高檔案信息收集的效率；利用現(xiàn)代化手段優(yōu)化檔案的存儲工作，以保證緊急情況下檔案的完整安全。

2.提高思想認(rèn)識。現(xiàn)代企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)就是信息管理平臺的建設(shè)，而要想建設(shè)完善的信息管理平臺，企業(yè)的管理層首先要對檔案的重要性以及信息化環(huán)境下檔案管理工作的重點有一個清醒的認(rèn)識，只有這樣，才能夠保證管理層將信息平臺的建設(shè)納入到企業(yè)的未來發(fā)展規(guī)劃中，并實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部體制的改革與檔案管理模式的改革協(xié)調(diào)一致。在推動企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程的過程中，我們一方面可以利用數(shù)字化的掃描設(shè)備，對企業(yè)資料中關(guān)鍵的檔案內(nèi)容進(jìn)行建檔管理，并形成數(shù)據(jù)庫；另一方面，可以根據(jù)對紙質(zhì)檔案的積累，加大開發(fā)電子檔案的力度，以提高檔案管理工作的水平。

3.開發(fā)檔案資源。檔案管理的最終目的是實現(xiàn)知識的有效利用，因此企業(yè)的檔案管理人員在完成信息的收集、整理等基礎(chǔ)性工作之后，相關(guān)人員還應(yīng)該對其進(jìn)行編輯和研究，以提高檔案資源的利用效率。編研人員在挖掘檔案資源價值，提高管理服務(wù)水平的過程中，首先要從企業(yè)的發(fā)展歷程出發(fā)，將企業(yè)發(fā)展的大事記、組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、年度照片等信息進(jìn)行整理，以體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展軌跡；然后要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際需求以及相關(guān)資料信息，制定企業(yè)發(fā)展的文化專題，為檔案內(nèi)容的利用做好準(zhǔn)備；最后要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)信息，對企業(yè)的檔案內(nèi)容進(jìn)行補充，以建立科學(xué)高效的信息服務(wù)體系。

4.加強人才隊伍建設(shè)。在人才隊伍建設(shè)中，企業(yè)首先要嚴(yán)格人才的任用制度，努力吸收具有專業(yè)管理能力和現(xiàn)代管理意識的人才進(jìn)入檔案管理部門，并根據(jù)崗位以及人才的實際情況進(jìn)行編制；其次，根據(jù)現(xiàn)代化檔案管理的需求，要建立完善的人才培訓(xùn)制度，以不斷優(yōu)化管理人員的知識結(jié)構(gòu)；再次，要利用講座、研討會等形式，加強企業(yè)內(nèi)外人才之間的信息交流，以實現(xiàn)資源共享；最后，要重視檔案管理人員的未來發(fā)展，并幫助其做好職業(yè)生涯規(guī)劃，從而讓他們在實現(xiàn)自身價值的基礎(chǔ)上，增加對崗位、對企業(yè)的責(zé)任心。

5.實行企業(yè)檔案管理的信息化和科技化。第一，實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)是建設(shè)檔案的資源網(wǎng)絡(luò)管理體制，因此企業(yè)應(yīng)加強檔案的資源網(wǎng)絡(luò)管理體制建設(shè)。首先，對企業(yè)檔案進(jìn)行分類管理，對不同的檔案進(jìn)行整理，可以使以后的檔案查詢更加方便；其次，對管理流程進(jìn)行重組，完善管理程序，使管理流程合理化，使企業(yè)資源達(dá)到高科技水平；再次，對員工進(jìn)行績效考核，績效考核可以使員工明確自身的責(zé)任，使企業(yè)能夠有效的對員工進(jìn)行管理，以使員工在企業(yè)中發(fā)揮最大作用。第二，在科技高速發(fā)展的今天，企業(yè)的檔案管理也要跟緊時代的步伐，只有這樣才能使企業(yè)得到長遠(yuǎn)的發(fā)展，才能更有效的利用企業(yè)的檔案資源，使檔案資源更好的為企業(yè)服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)效益的提高，在新形勢下，運用計算機網(wǎng)絡(luò)對企業(yè)的檔案管理非常重要，有利于促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

6.通過合同的形式強化企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理。首先，在個人與單位之間，利用合同明確個人與單位之間的義務(wù)和責(zé)任，有利于企業(yè)對員工更好的管理，同時也使員工的權(quán)利得到了保障；其次，在企業(yè)與企業(yè)之間，利用合同使企業(yè)與企業(yè)之間的權(quán)利和義務(wù)得以明確，這就使得企業(yè)之間的交易的合法性有了保證，同時也使相關(guān)檔案的統(tǒng)一性、權(quán)威性及準(zhǔn)確性得到了保證；再次，在企業(yè)內(nèi)部也應(yīng)該利用合同。只有有效的利用合同，才能使企業(yè)的權(quán)利得到保證，同時使企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展。

三、結(jié)語

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理在企業(yè)未來發(fā)展中的重要性，注重對高學(xué)歷專業(yè)人才的引入，創(chuàng)新檔案管理制度，將傳統(tǒng)的管理方式與現(xiàn)代科技化的管理方法有效的結(jié)合起來，逐漸推動管理體制的改革，強化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的認(rèn)識。

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