辦公室精細化行政管理對策研究

毛輝

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）06-000-02

摘 要 現(xiàn)如今，辦公室已經(jīng)日漸成為企業(yè)的樞紐部門，對于企業(yè)來說，有著極其重要且不可替代的作用。就當前實際情況而言，在我國經(jīng)濟飛速發(fā)展的大環(huán)境下，市場競爭已然變得越來越劇烈，而如何讓這樞紐部門發(fā)揮更大的實質作用，如何提升企業(yè)辦公室的行政管理水平已然成為目前面臨的重大問題。本文就結合了辦公室行政精細化管理中存在的問題提出了相應的對策，以此希望對相關人員提供必要的幫助。

關鍵詞 辦公室 精細化行政管理 問題 對策

就目前而言，精細化行政管理是一種特殊的管理模式，但卻是一個新的發(fā)展趨勢。對此，這種管理不僅是以科學發(fā)展為目標，還在一定程度上對社會分工和服務質量提出了精細化的要求。就實際情況而言，仍然存在著有待解決的問題，比如，管理精細化程度不夠，導致管理效率不高等問題。也由此看出，采取積極有效的措施，進一步提高管理效率對管理質量提升起著極為重要的作用。

一、辦公室實現(xiàn)行政精細化管理的重要性

現(xiàn)如今，辦公室已經(jīng)日漸成為企業(yè)的樞紐部門，對于企業(yè)來說，有著極其重要且不可替代的作用。其中，不僅要落實上級領導對下級的命令，還要開展大量的基層調查工作。這也使得辦公室實現(xiàn)行政精細化管理顯得十分必要，不僅能消除管理中存在的隱患，防止避免不合理的現(xiàn)象發(fā)生，而且，還能在很大程度上降低管理成本，提升辦公室的實際效能，對企業(yè)的業(yè)務能力有一個整體性的提升。

二、辦公室行政精細化管理中存在的問題

（一）管理目標不明確

明確的管理目標可以使企業(yè)管理水平得到明顯的提高。單就目前的實際情況而言，很多企業(yè)都存在管理目標不明確的情況，而且多以依靠經(jīng)驗或傳統(tǒng)的管理模式為主，進而也就導致了管理模式缺乏實際性、計劃性和組織性等問題。另外，在管理目標不明確的同時，很多企業(yè)同樣存在著考核制度不明確、員工職責與績效不掛鉤的情況，對此，這種情況嚴重影響了員工的積極性和歸屬感。

（二）管理缺乏科學量化方式

在大部分情況中，管理效率不夠的原因來自于管理缺乏科學量化方式進行評價。具體而言，可分為三個方面：首先，沒有對員工的能力、品德和績效進行量化區(qū)分，其中主要表現(xiàn)為，重績效、輕品德；其次，在崗位特點、性質等方面，沒有依據(jù)實際情況制定出良好的評價標準，或者是所給出的量化標準缺乏針對性；最后，在量化標準的設計過程中，過于盲目且不切合實際，進而導致了員工的投機取巧，使量化考核失去了應有的作用。

（三）管理人員管理意識不強

在實行精細化管理的過程中，一般要求精細管理人員具備良好的精細化管理意識。簡單的說，擁有良好的精細化管理意識，能夠很好的制定出規(guī)章制度，也能夠更好、更客觀的對不足之處作出整改，進而制定出更具科學性的指標。但就目前的實際情況而言，往往存在著管理人員管理意識不強的問題，因而也就導致了企業(yè)管理水平不高或管理水平停滯不前的問題出現(xiàn)。

（四）員工職業(yè)素養(yǎng)不高

員工職業(yè)素養(yǎng)不高主要表現(xiàn)在理論和技術操作停滯不前等方面。在實際工作中，又因為部分員工自我意識太強或缺乏團隊意識，在工作中沒有高的職業(yè)追求，進而也就導致了以偏概全的情況，使得企業(yè)水平得不到提升。

三、辦公室行政管理精細化的思路

（一）提高經(jīng)濟化，協(xié)同化意識

在企業(yè)中實行行政精細化管理是需要多部門的工作人員進行協(xié)調配合才能完成的。例如文件的簽收，從接收到辦理再到存檔，每一個環(huán)節(jié)都會經(jīng)過相關部門和人員配合完成。由此可見，好的配合及協(xié)同意識，在企業(yè)中，不僅能快速的完成事件的處理工作，還能最大化的實現(xiàn)其人員調配的最大化，從而實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化。

（二）實現(xiàn)管理的標準化、流程化

近幾年，我國流程化管理在辦公室行政中，已經(jīng)得到了普遍應用，也在很大程度上促進了管理效率提升。根據(jù)相關實踐也可以看出，在辦公室實行了行政管理，其效率有普遍的提高。需要注意的是，在實行流程化管理時，應該對工作任務進行分解，然后參照實際完成情況將工作內容進行銜接，以便使工作內容更具目的性。另外，在上述基礎上，還應該將管理工作進行標準化、科學化、合理化的處理，此外，還應該促進工作的規(guī)范化，根據(jù)工作人員的實際情況，針對性的提出考核辦法，提高工作質量和效率。

（三）對管理科目進行量化、細化

在傳統(tǒng)的管理模式中，一般是以以往的經(jīng)驗或管理人員自主的發(fā)揮來進行管理的，由此可見，這種辦公室管理模式是比較模糊的，并且也很難保障管理的實效性和延續(xù)性。對此，在這樣的情況下，如果想要辦公室管理變得有效，這就需要對這種模糊的管理模式進行改進，對其中管理內容進行細化或者說量化，就顯得十分必要了。其中，需要注意的是，細化指的是根據(jù)某種邏輯將某項任務或工作細分為若干部分的過程，該過程不僅為領導提供了從整體上考慮問題的機會，還更加全面的把握了各個細節(jié)和局部。而量化一般指的是，在工作開始前，對某個工作進行工作量的測量，在將工作以分配的形式進行下發(fā)，以此來提高工作效率的方法。

四、辦公室行政管理精細化的對策

（一）深度精細化管理

細節(jié)是創(chuàng)新的關鍵所在，在精細管理的實施中也能夠體現(xiàn)細節(jié)的價值，當然，這類的細節(jié)也需要創(chuàng)新性和規(guī)范性的意識。簡單的說，規(guī)范是不可或缺的要求，而創(chuàng)新則是在規(guī)范性的基礎上提出了新的要求。另外，規(guī)范是精細化管理的外在表現(xiàn)，創(chuàng)新的動力則來源于精細。在精細化管理的前提下，能夠將規(guī)范性和創(chuàng)新性結合，從而達到促進企業(yè)發(fā)展的目的。

（二）以制度化推進精細化

在精細化管理的制度下，能夠有效的促進企業(yè)的發(fā)展，提高其業(yè)務水平。在精細化管理制度的建立過程中，應該注意的是，要將精細化的理念融入到員工的思想里，從而達到員工從自身尋找原因，并自覺進行整改的目的。就辦公室的精細化管理而言，若想實現(xiàn)真正的精細化管理，其對應的管理制度是必不可少的，進而規(guī)范工作人員的工作行為及狀態(tài)。由此可以看出，建立企業(yè)精細化管理并不是一朝一夕就能夠完成的，在大多數(shù)情況下，都需要管理人員從管理制度上進行入手，并總結出工作中的經(jīng)驗，再以此促進辦公室工作人員的水平，從而達到辦公室精細化行政的目的。

（三）提升員工專業(yè)水平與綜合素質水平

員工的專業(yè)素質水平和綜合能力的培養(yǎng)是在企業(yè)內部建設過程中受到高度重視的。其中，充分發(fā)揮員工的潛能，將員工自身素質和綜合能力融入實際工作中就是辦公室行政管理精細化的主要目的。由此可見，若想要加快促精細化管理的實現(xiàn)步伐，應該特別的重視專業(yè)水平高、素質高人才的培養(yǎng)，另外，還應該加強員工的職業(yè)培訓，進而在一定程度上增強管理工作的標準化和精細化，以便提高行政工作的質量和效率。就企業(yè)而言，應當做好細節(jié)管理工作，并將工作任務進行量化，合理評估員工業(yè)績，并將各項工作落實到具體的員工身上。所以，提高企業(yè)員工的專業(yè)水平、職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力十分重要。

（四）加大企業(yè)文化建設力度

目前，在許多企業(yè)的建設過程中，在管理人員重視企業(yè)員工培養(yǎng)的情況下，管理人員自然而然對員工的工作特點以及個性有一定的了解，進而在管理過程中，也就有一定的掌握性，所以在很大程度上也就避免了影響工作或防止了影響工作的事件發(fā)生。

五、結語

綜上所述，辦公室是企業(yè)中不可缺少的一部分，也是不可或缺的管理部門。而在這個部門中，其管理的事項也較多且責任重大，發(fā)揮著不可替代的作用。因此，實行辦公室精細管理制度，提高辦公室的工作效率就顯得非常有必要了。在很大程度上，不僅確保了工作流程的正常運轉，也使得各項戰(zhàn)略目標得以實現(xiàn)。但是，就目前已知的情況而言，仍然存在諸多的問題，比如，管理目標不明確，員工職業(yè)素養(yǎng)不高，管理人員管理意識不強，管理缺乏科學量化方式等。好在，面對這些問題，可以從提升員工專業(yè)水平與綜合素質水平，以制度化推進精細化，深度精細化管理等方面入手，創(chuàng)建一個良好的辦公室精細化行政管理制度。

參考文獻：

[1] 李還美.辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].企業(yè)改革與管理，2015（20）：12.

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