事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探究

劉瑜

摘 要：近年來，在我國(guó)的事業(yè)單位中檔案的數(shù)量和內(nèi)容逐漸擴(kuò)大，因此對(duì)檔案管理的要求提高，需要針對(duì)事業(yè)單位中檔案管理的模式進(jìn)行有效地改革。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，為了提高我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理的質(zhì)量與效率，應(yīng)開展與完善檔案管理的信息化模式。目前，在我國(guó)的事業(yè)單位中開展檔案管理的信息化模式存在一定的問題與不足，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量較低。針對(duì)這一現(xiàn)象，本文進(jìn)行分析與總結(jié)，論述在我國(guó)事業(yè)單位中開展檔案管理的信息化模式存在的問題與不足，并提出針對(duì)性的方案。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；問題；信息化模式；方案

事業(yè)單位屬于保證我國(guó)教育、醫(yī)療、經(jīng)濟(jì)等重要公共領(lǐng)域正常發(fā)展的系統(tǒng)，對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有非常重要的作用。事業(yè)單位的檔案管理是維持公共服務(wù)系統(tǒng)正常的重要環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，為了提高我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理的質(zhì)量與效率，應(yīng)開展與完善檔案管理的信息化模式[1]。開展檔案管理的信息化模式可為保障檔案的有效性和完整性奠定基礎(chǔ)，為各類檔案資料的整理、分類、提取、搜集與查詢提供便利，提高相關(guān)管理者的辦事效率與質(zhì)量事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)支出與存儲(chǔ)空間[2]。

一、在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化中存在的問題

1.事業(yè)單位檔案信息的開發(fā)與安全防范不足

近年來，在我國(guó)事業(yè)單位的檔案信息中充分開發(fā)的數(shù)量較低，存在嚴(yán)重的重復(fù)信息問題，信息的質(zhì)量較低，無法滿足實(shí)際的需求。另一方面，在我國(guó)的事業(yè)單位的檔案信息化管理中安全防范不足，缺少防范意識(shí)與合理地保障措施[3]。在事業(yè)單位的信息化檔案中存在一部分的國(guó)家機(jī)密資料，而事業(yè)單位在管理過程中沒有嚴(yán)格開展公開信息的審核管理工作，日常工作中沒有建立風(fēng)險(xiǎn)防范規(guī)程，可能會(huì)造成我國(guó)相關(guān)機(jī)密信息的泄露。

2.事業(yè)單位檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)不足與檔案信息化檢索的效率不足

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的職業(yè)選取觀念發(fā)生一段的改變，大多數(shù)人們傾向于富有活力的企業(yè)，而在事業(yè)單位的檔案管理中工作相對(duì)單一重復(fù)，缺乏競(jìng)爭(zhēng)性與活力，導(dǎo)致管理者的職業(yè)素養(yǎng)不足。檔案管理者大多數(shù)沒有管理經(jīng)驗(yàn)，換崗現(xiàn)象較為普遍，不利于事業(yè)單位的檔案信息化整理的正常開展，降低檔案管理的效率，易于發(fā)生管理失誤問題[4]。另一方面，在我國(guó)的事業(yè)單位中實(shí)施檔案信息化檢索的效率不足，檢索設(shè)備沒有根據(jù)實(shí)際工作需求合理地配置。

二、在我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理信息化的問題的解決方案

1.制定完善化的檔案管理制度

由于我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的特殊性，既需要一段程度上的開發(fā)性，又需保證相關(guān)信息的保密性，因此針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)制定完善化的檔案管理制度。檔案管理制度不但應(yīng)符合我國(guó)法律規(guī)范的內(nèi)容，而且應(yīng)結(jié)合各事業(yè)單位的實(shí)際工作出發(fā)，針對(duì)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)制定合理地規(guī)程，同時(shí)應(yīng)根據(jù)各單位的發(fā)展?fàn)顩r確立短期與長(zhǎng)期的發(fā)展目標(biāo)與方向，保證檔案管理信息化工作的有效運(yùn)行[5]。

2.加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制

為了提高事業(yè)單位檔案信息化管理工作的積極性與責(zé)任意識(shí)，應(yīng)加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制建設(shè)，提高監(jiān)督管理的力度，確保檔案信息化管理工作合法開展，增強(qiáng)管理者的工作效率。檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制應(yīng)包含事業(yè)單位內(nèi)的監(jiān)督和其他部門的監(jiān)督兩方面，保證監(jiān)督的有效性。

3.增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)與技能

由于在事業(yè)單位檔案信息化管理中大多數(shù)的工作需借助計(jì)算機(jī)開展，因此檔案管理者除具備事業(yè)單位檔案常規(guī)管理知識(shí)之外，還需具備信息化管理知識(shí)和技能，所以為了保證檔案信息化管理的高質(zhì)量和高效率，應(yīng)增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)與技能。對(duì)原有的工作者應(yīng)組織新型檔案管理模式系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)管理者的綜合職業(yè)素養(yǎng)與信息化技能水平。

4.構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系

為了提高我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理的效率，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系。檔案信息化管理的網(wǎng)站是查詢檢索信息服務(wù)的主要模式，其不但能夠方便信息的傳遞，而且便于信息的管理。在網(wǎng)站的建設(shè)中應(yīng)保證其不斷升級(jí)完善，以便于滿足時(shí)代發(fā)展的需要。另外，在日常管理工作中可借助掃描儀將信息進(jìn)行完整的復(fù)制，并儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，減少管理的費(fèi)用。同時(shí)，還可構(gòu)建檔案全文與目錄的數(shù)據(jù)庫，方便檔案的管理與分類[6]。在檔案信息化管理中，需同傳統(tǒng)管理模式結(jié)合，彌補(bǔ)信息化管理的弱項(xiàng)，增強(qiáng)管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂峰.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].蘭臺(tái)世界，2016（15）：57-58.

[2]姜柏春.事業(yè)單位檔案管理人員的檔案管理意識(shí)培養(yǎng)對(duì)策探討[J].中外交流，2016（28）：127.

[3]劉俊.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及其創(chuàng)新措施分析[J].新聞研究導(dǎo)刊，2016，7（16）：382-383.

[4]張洪冰，王秋菊.基于新形勢(shì)下如何改革事業(yè)單位檔案管理制度[J].卷宗，2016，6（6）：203.

[5]許莉莉.探究事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)思路及舉措[J].黑龍江科技信息，2016（8）：173-173.

[6]劉建陽.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施策略探討[J].小作家選刊，2016，（29）：222.