新形勢下加強(qiáng)城建檔案管理的對策與建議

馬洪艷

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著城市化進(jìn)程的腳步日益加快，城建檔案管理工作便變得尤為地艱巨和困難，充分做好城建檔案管理工作能夠進(jìn)一步完善城市的發(fā)展。本文分析了加強(qiáng)城建檔案管理的必要性，并提出了加強(qiáng)城建檔案管理的有效對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；城建檔案；管理；重要性；對策

一、加強(qiáng)城建檔案管理的必要性

第一，加強(qiáng)城建檔案管理是見證城市發(fā)展的必然要求。任何一座城市發(fā)展過程中，都會留下一些歷史、文化、資源等寶貴財富，特別是一個城市的建設(shè)，更能彰顯城市的風(fēng)格、特色和內(nèi)涵。因此，從這個意義上講，城建檔案管理可以較好地見證城市發(fā)展，為后人留下一筆寶貴的財富。

第二，加強(qiáng)城建檔案管理是推動城市發(fā)展的必然要。城市發(fā)展是一個循序漸進(jìn)的過程，需要遵循一定的規(guī)律，并符合城市發(fā)展的階段性特征。這就要求必須對城市發(fā)展的歷史和各種大型建設(shè)有深入的了解，顯然，了解這些內(nèi)容，離不開城市建設(shè)檔案。同時，城市建設(shè)檔案也可以為城市發(fā)展積累一定的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而促進(jìn)城市更好地發(fā)展。

第三，加強(qiáng)城建檔案管理是應(yīng)對突發(fā)事件的必然要求。城建檔案對于應(yīng)對突發(fā)事件、保障居民生命財產(chǎn)安全具有十分重要的意義。例如，城建檔案中，就會保存整個城市地下管網(wǎng)設(shè)施的資料，一旦遇到地震、洪水等自然災(zāi)害，或者遇到煤氣泄漏等應(yīng)急事件后，檔案資料的完整可以為實(shí)施營救、制定對策提供參考依據(jù)。

二、新形勢下加強(qiáng)城建檔案管理的對策與建議

1、以思想為根本，高度重視城建檔案管理

想要加強(qiáng)城建檔案管理，就需要在思想上高度重視城建檔案管理工作。城建檔案管理需要從長期謀略和監(jiān)督檢查兩方面做好。對于長期謀略，首先需要在高度重視的基礎(chǔ)，將檔案管理與城市建設(shè)相融合，共同謀略、共同發(fā)展，讓城市建設(shè)工作做到日益完善的同時檔案管理工作也能夠盡量完善化。做好這方面的工作城建檔案管理部門需要制定相應(yīng)的工作計劃，以此確保在城建檔案管理工作中能夠得到有效地保障。對于監(jiān)督檢查，它是工作落實(shí)的前提，監(jiān)督檢查應(yīng)該歸納于整體部門的考核體系，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度考核工作人員的績效，對優(yōu)秀的員工進(jìn)行物質(zhì)上和精神上的獎勵與鼓舞，讓他們能夠充分地激發(fā)出工作的積極性與創(chuàng)新性。

2、強(qiáng)化檔案收集工作

檔案收集工作是檔案工作的前提條件，沒有檔案的收集工作，就不可能有完整的檔案，也就不可能有健全的檔案工作，它的具體工作就是按照國家家有關(guān)規(guī)定把分散在各單位、各單位內(nèi)部、各機(jī)構(gòu)和個人手中的檔案以及散失在社會上的零散檔案通過接收和征集，分別集中到有關(guān)的檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。首先作為市級城建檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)下級各部門對檔案立卷的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使檔案收集工作合理、合法，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員定期或不定期地上門服務(wù)，按照城建檔案管理要求，幫助各部門建立檔案的工作流程，建立健全歸檔和保管措施，并健全內(nèi)部管理制度，并加強(qiáng)對檔案整理、分類編目等管理基礎(chǔ)工作的指導(dǎo)，做到檔案主動上門收集與單位定期上繳相結(jié)合，做好嚴(yán)密的檔案移交手續(xù)的規(guī)定。其次是加強(qiáng)城建檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建設(shè)系統(tǒng)各局及其下層單位檔案工作人員組成若干個緊密協(xié)作網(wǎng)，各協(xié)作組應(yīng)經(jīng)?；顒樱M織檔案基礎(chǔ)知識、業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，開展學(xué)術(shù)交流研究、交流工作信息。最后是城建檔案工作者要不斷提高自身素質(zhì)，要有奮發(fā)進(jìn)取、克服困難、積極開拓進(jìn)取的精神，努力創(chuàng)造一流的工作成績，來贏得社會各界對城建檔案工作的重視和關(guān)注。

3、要實(shí)現(xiàn)資源共享

在對城建檔案資源建設(shè)中要更好地構(gòu)建計算機(jī)檔案管理服務(wù)，管理者可以將檔案信息儲存到云計算中，通過自身的優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。在對檔案管理開展的過程中，主要是創(chuàng)新管理的觀念，在實(shí)現(xiàn)資源共享的檔案管理服務(wù)過程中，要根據(jù)人們生活中的需要進(jìn)行調(diào)節(jié)，對部分資源不足的現(xiàn)象進(jìn)行補(bǔ)充，更好地讓所擁有的資源進(jìn)行共享，為企業(yè)提供所需要的資源，同時使其享受到更加全面的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息利用的最大化。

4、加大資金投入力度

資金是加強(qiáng)城建檔案管理的基本保障，在具體運(yùn)作過程中，財政部門要充分考慮新形勢下城建檔案管理的重要性，在資金上加大投入力度，確保提供充足保障。同時，要避免投入的長期一成不變，應(yīng)該建立年度遞增機(jī)制，隨著政府財政收入的增長和城建檔案管理的實(shí)際需求，每年遞增財政投入。當(dāng)然，財政投入也并非無條件的、任意的。一是要科學(xué)評估資金需求，根據(jù)需求投入資金。二是要加強(qiáng)資金使用監(jiān)督，確保資金按照需求使用。三是要提高資金使用效率和效益，避免出現(xiàn)鋪張浪費(fèi)等問題。

5、搞好多元化服務(wù)

隨著城建檔案管理力度的加強(qiáng)，社會對城建檔案建設(shè)的需求呈現(xiàn)多元化的趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理也面臨巨大的挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，人們的需求也是多樣化的，想要得到人們的支持，也就要滿足企業(yè)的各項需求，基于計算機(jī)的檔案管理平臺也就應(yīng)該更具有特色，使用戶更加容易掌握，能更好更快地找到需求的信息資源，有更強(qiáng)大的搜索功能。新形勢下計算機(jī)對檔案管理服務(wù)可以根據(jù)用戶所需進(jìn)行分析，快速地將信息展現(xiàn)在用戶的眼前，讓用戶享受到高層次的服務(wù)。

6、做好檔案利用工作

城建檔案的利用是城建檔案工作的中心環(huán)節(jié)，城建檔案的價值只有通過利用者的利用才能充分體現(xiàn)出來，利用者越多，發(fā)揮作用越大。（1）主動服務(wù)。主動服務(wù)、追求檔案信息提供利用的廣度和深度，便成為城建檔案工作改革的重要內(nèi)容。（2）利用制度合理化。要達(dá)到利用合理化，應(yīng)注意處理好以下幾個問題：一是要正確處理保密和提供利用的關(guān)系；二是要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部閱覽和外借兩種選擇；三是要建立催還制度，加速檔案周轉(zhuǎn)。（3）變封閉為開放。城建檔案館（室）由封閉型轉(zhuǎn)向開放型，既是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是廣泛地開發(fā)檔案信息資源的需要。城建檔案的對外開放不是任意的，是有條件的，不能忽略保密安全工作，不能損害國家和單位的利益。（4）在重點(diǎn)檔案利用上下功夫。每個單位都有自己的重點(diǎn)和核心檔案。提高這部分檔案的利用率往往會帶來更大效益。一般說，城建單位新形成的檔案價值更高，因?yàn)樗某墙ǔ晒拢@與城建人員的求新心理是一致的。因此檔案人員要把最新的檔案作為重點(diǎn)，搞好提供利用。

三、結(jié)語

總之，新形勢下城建檔案管理可以有效提升服務(wù)水平，可以更好地完善檔案管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新具有十分重要的意義。保證檔案數(shù)據(jù)儲存的安全性，為人們提供不間斷的服務(wù)，通過對城建檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新，能夠更全面地滿足企業(yè)日常多樣化的需求，更有效地提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

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