數(shù)字化時代檔案管理信息化建設途徑

曹武權

摘 要：檔案管理工作規(guī)范化、現(xiàn)代化建設的主要途徑就是信息化建設。現(xiàn)代檔案管理不但要強化硬件建設，還要推動信息化建設，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范有序發(fā)展。數(shù)字化時代檔案管理通過信息化建設，提高自身市場競爭力。本文分析數(shù)字化時代下檔案管理信息化建設途徑，希望通過本文論述為行業(yè)水平提高貢獻一份力量。

關鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息化建設

數(shù)字化時代背景下，檔案管理工作的模式與內(nèi)容發(fā)生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設。數(shù)字化時代下檔案工作人員應該樹立信息服務的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進檔案管理信息化建設，充分滿足客戶不同階段的需求。

一、檔案管理信息化的必要性

新時期下各行業(yè)領域都發(fā)生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發(fā)展為基礎，改革檔案管理工作，有效改變傳統(tǒng)管理方法的局限與不足。數(shù)字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措及發(fā)展狀況等。檔案管理工作有助于協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、提高工作效率，整理、歸類、統(tǒng)計及保存原始檔案信息。目前企業(yè)改制不斷深入，面臨著新機遇與新挑戰(zhàn)，相關企業(yè)要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新工作機制。接下來筆者主要分析數(shù)字化時代下檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及存在問題。

二、檔案信息化建設現(xiàn)狀與問題

數(shù)字化時代下檔案管理信息化建設過程中存在一些問題，筆者結合實際工作經(jīng)驗將這些問題歸納總結如下。

（一）資金規(guī)模有限

檔案信息化建設以基礎設施投資與建設為基礎，也是實現(xiàn)檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎設施建設質(zhì)量與水平直接影響到信息化建設成敗與高低。信息化建設過程中需要購入大量基礎設備與設施，但這些設備與設施價值較高，檔案部門往往經(jīng)費來源有限，造成相關配置與設置較低，不能滿足網(wǎng)絡信息化建設的標準要求，阻礙檔案信息化建設。

（二）缺乏系統(tǒng)規(guī)劃

檔案信息化建設很長時間以來，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業(yè)務與技術缺乏通用性，對檔案信息共享產(chǎn)生阻礙。分析市場中存在的檔案管理軟件，可以發(fā)現(xiàn)多以單機版為主，并沒有聯(lián)網(wǎng)功能，不能滿足數(shù)字化與網(wǎng)絡化發(fā)展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統(tǒng)。

（三）安全意識缺失

檔案信息化建設需要信息技術的支持，而信息技術的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護意識，都簡單的以為只要有了安全防護體系就能確保信息安全，必要的風險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數(shù)字化工作外包給相關信息企業(yè)進行，沒有嚴格的管理制度，不能進行實時監(jiān)控，容易發(fā)生信息泄密和丟失的危險。

（四）業(yè)務素質(zhì)不足

目前大多數(shù)檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態(tài)度，要求其具備一定的計算機知識以滿足工作需求。但現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員來源復雜，專業(yè)素質(zhì)存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責，造成實際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計算機時，受到自身學識限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現(xiàn)代化設備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。

三、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設途徑

數(shù)字化時代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據(jù)上文分析中存在的問題，給出具體的應對解決措施。分別從五個角度展開分析：拓寬資金渠道、規(guī)范建設方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質(zhì)。

（一）拓寬資金渠道

檔案管理部門在原有資金來源的基礎上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預算中納入檔案信息化建設，可以通過擴大電子政務建設規(guī)模增加專項資金的規(guī)模，保證信息化建設過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設過程中可以引入社會組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費網(wǎng)絡資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術及資源等因素支持。

（二）規(guī)范建設方式

需要建立統(tǒng)一標準與規(guī)范進行檔案信息化建設，有效整合內(nèi)外資源，實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)檔案資源的長期保存。信息資源整理、數(shù)據(jù)庫建設及網(wǎng)絡建設等都需要得到相關標準規(guī)范?，F(xiàn)階段需要不斷完善與優(yōu)化建設標準，推動檔案信息化建設工作，實現(xiàn)共享、共用檔案信息，優(yōu)化檔案業(yè)務流程，提高檔案管理整體水平。

（三）保證資源安全

在信息化建設過程中由于計算機技術和應用網(wǎng)絡的使用，導致網(wǎng)絡安全問題經(jīng)常發(fā)生，對數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)產(chǎn)生嚴重損壞，面對這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風險防范意識，處理好相關方面的安全建設工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關系，做好重要數(shù)據(jù)的備份處理工作，提高系統(tǒng)安全防范。

（四）完善備份管理

對于企業(yè)檔案信息，完善檔案數(shù)據(jù)的備份機制非常重要。首先，精細化檔案數(shù)據(jù)備份流程，明確檔案人員的備份工作職責。檔案人員應當重視日常檔案數(shù)據(jù)的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規(guī)則，建立數(shù)據(jù)備份和恢復方案。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數(shù)據(jù)備份的重要性，缺乏完善的備份機制；最后，制定數(shù)據(jù)一致性監(jiān)控方案。企業(yè)檔案業(yè)務日趨復雜，業(yè)務量也越來越大，檔案數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)修正等情況，或是出現(xiàn)資料類型合并增減等數(shù)據(jù)屬性變更的情況，從而備份數(shù)據(jù)和生產(chǎn)數(shù)據(jù)的結構和數(shù)值可能有所不同。

（五）提高人員素質(zhì)

控制檔案從業(yè)人員素質(zhì)，聘用具有相關從業(yè)資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經(jīng)驗與高素質(zhì)，在內(nèi)部形成良好的工作氛圍，人人按照規(guī)則辦事，樹立正確的職業(yè)觀與道德觀，通過制度規(guī)范行為避免發(fā)生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓工作，確認檔案管理人員熟練掌握檔案管理實務技能，從業(yè)資格證并不能說明相關人員具備相應的實務能力，各類人員素質(zhì)參差不齊，企業(yè)在聘用后加強培養(yǎng)，提高檔案管理技能以適應企業(yè)檔案管理工作方式。與此同時，企業(yè)明確各部門職責，推行崗位責任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執(zhí)行工作力度，提升互聯(lián)網(wǎng)實際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實現(xiàn)檔案管理工作與數(shù)字化時代有效結合，促進檔案管理工作更好發(fā)展。

四、結語

總而言之，檔案信息化建設過程中應用高科技技術，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務，這也是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。除此之外，提高檔案信息化安全建設、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動檔案管信息化建設。

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