高校教育基金會捐贈經費管理信息化的研究

毛月煥

摘要：高校教育基金會籌集的社會捐款已成為高校重要的資金來源之一。捐贈收入作為高?；饡杖氲闹饕獊碓?，數(shù)額日益龐大，然而高?；饡诰栀浗涃M管理上卻仍然是傳統(tǒng)的“人工+Excel”管理模式。為了更好地對捐贈經費進行管理，我通過分析傳統(tǒng)模式下高?；饡栀浗涃M管理的現(xiàn)狀及存在的問題，著力從信息化角度著眼來梳理捐贈經費管理的流程，并基于此提出改進捐贈經費管理的具體思路，為捐贈經費精細化管理提供指引和建議。

關鍵詞：信息化；高校教育基金會；捐贈經費；管理

當今世界，信息技術創(chuàng)新日新月異，以數(shù)字化、網絡化、智能化為特征的信息化浪潮蓬勃興起。捐贈收入作為高校教育基金會收入的主要來源，數(shù)額日益龐大，比如2016年度我校教育基金會接收捐贈15.89億元，然而在捐贈經費管理上卻仍然停留在“人工+Excel” 傳統(tǒng)的管理模式上，存在信息傳遞和溝通不暢、重復勞動等問題。信息化的蓬勃發(fā)展為高校教育基金會捐贈經費精細化管理提供了很好的條件，如何利用信息化手段加強對捐贈經費的管理愈來愈值得我們探討。

一、傳統(tǒng)模式下高校教育基金會捐贈經費管理的現(xiàn)狀分析

高?；饡ǔζ涫盏降木栀浛铐棸凑枕椖窟M行核算和管理。高?；饡木栀涰椖渴侵父咝；饡邮茇泿呕驅嵨锞栀浰纬傻木唧w項目。捐贈項目一般由基金會項目管理部門和財務部門共同管理，每個項目單獨設立財務項目號核算，?？顚Ｓ?，并實行項目負責人制度。

高校教育基金會捐贈經費管理以捐贈協(xié)議的簽訂為起點。由高?；饡炗喌木栀泤f(xié)議涉及到三方即高校基金會、院系、捐贈方。其中高校基金會為受贈方，其項目管理部為捐贈協(xié)議的歸口管理部門；院系為捐贈款項的受益方，對捐贈經費的使用負直接責任；財務部門為捐贈收入入賬和經費支出的審核部門，是捐贈收入的歸口管理部門。傳統(tǒng)模式下捐贈經費管理流程具體見圖1。

根據圖1所示，捐贈經費管理主要涉及到捐贈協(xié)議簽訂及管理、銀行到款的管理及查詢、捐贈收入的確認、捐贈票據的開具及領取、項目印鑒的備案等工作。捐贈經費管理主要涉及到院系、基金會項目管理部、財務部門三個部門。主要職能部門在捐贈經費管理中主要職責及分工如下。

（一）院系職責

1.與捐贈方溝通、達成初步捐贈意愿，向基金會項目部遞交捐贈協(xié)議初稿。

2.與捐贈方溝通捐贈款項的匯出情況，向財務部門查詢銀行到賬情況，必要時還需就到款信息與捐贈協(xié)議信息告知基金會項目部。

3.從財務部門領取已經開具的捐贈票據，并郵寄給捐贈方。

4.對新設捐贈項目，及時向財務部門履行項目印鑒備案手續(xù)。

5.按照協(xié)議約定捐贈用途，合理安排支出。

（二）基金會項目部職責

1.審核、審批院系遞交的捐贈協(xié)議初稿，簽訂正式的捐贈協(xié)議。

2.捐贈款項到賬后，匹配捐贈協(xié)議與銀行到款，確定捐贈款項的財務入賬項目號，把銀行到款信息錄入到相應的協(xié)議管理中。

3.對新設立的捐贈項目向財務部門下達立項通知書，明確捐贈項目的性質、部門、負責人等信息。

4.必要時向財務部門遞交捐贈協(xié)議復印件。

（三）財務部門職責

1.根據銀行賬戶到款情況維護銀行到款信息，錄入Excel，并郵件給項目管理部。

2.根據項目管理部反饋的入賬信息認領銀行到款，設立財務項目號，開具捐贈票據。

3.根據相關信息在賬務系統(tǒng)制單，收入入賬，計提項目執(zhí)行費等，完成收入確認工作。

4.通知院系項目負責人或經辦人某一捐贈款項已入賬和辦理項目印鑒備案手續(xù)。

5.審核項目支出是否與捐贈意愿相符、支出的合理性、合法性、合規(guī)性等。

二、傳統(tǒng)模式下高校教育基金會捐贈經費管理中存在的問題

（一）信息傳遞方式落后，信息失真及準確性差

目前，高校教育基金會捐贈經費管理中的信息傳遞方式主要為在電話傳遞、面對面口頭傳遞、紙質傳遞等傳統(tǒng)傳遞方式。比較信息化的傳遞方式為郵件傳遞，而郵件傳遞也是需要人工操作。信息在傳遞過程中失真現(xiàn)象嚴重，有時候確認一筆捐贈收入需要三方反復溝通，工作效率和效果欠佳。

（二）信息共享性差，容易造成重復勞動

高?；饡栀浗涃M管理涉及到多個業(yè)務環(huán)節(jié)，比如捐贈協(xié)議管理、銀行到款管理、捐贈收入認領及確認、捐贈票據管理等，目前各個模塊比較獨立，僅實現(xiàn)了簡單的信息共享，共享的信息不夠系統(tǒng)和完整。

（三）捐贈項目收支管理與協(xié)議管理脫鉤，缺乏動態(tài)監(jiān)控機制

因為財務部門在收入確認和支出審核時不能夠實時查看相關的捐贈協(xié)議文本，項目支出存在與捐贈意愿不符的情形。財務部門的項目支出明細信息不能夠及時反饋給項目管理部及院系以供動態(tài)監(jiān)控和管理。

三、信息化模式下的高?；饡栀浗涃M管理的流程梳理與改進

基于以上分析，傳統(tǒng)模式下的高?；饡栀浗涃M管理模式已經不能適應高效精細化管理的需要，應該以信息化為手段對捐贈經費管理進行流程梳理，找到捐贈經費管理的關鍵業(yè)務控制點，通過系統(tǒng)間的數(shù)據的共享及傳遞來實現(xiàn)對捐贈經費的系統(tǒng)化控制，做到精細化管理。

（一）信息化模式下的捐贈經費管理流程梳理

高?；饡栀浗涃M管理涉及到多個業(yè)務環(huán)節(jié)，主要有捐贈協(xié)議簽訂及管理、銀行到款的查詢及管理、捐贈收入的確認、捐贈票據的開具、捐贈項目印鑒的備案等工作。每個模塊的工作都可以由相應的信息管理系統(tǒng)作為支撐，具體有捐贈項目管理系統(tǒng)、銀行匯款系統(tǒng)、賬務系統(tǒng)、票據管理系統(tǒng)、項目經費查詢平臺。我認為做好上述各個系統(tǒng)的數(shù)據傳遞及信息共享工作是做好捐贈經費管理信息化的關鍵。其中捐贈項目管理系統(tǒng)是核心，其前端是銀行到款管理系統(tǒng)，與其進行銀行到款數(shù)據的共享與交換，中端是票據管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，與捐贈項目管理系統(tǒng)進行捐贈項目信息與入賬信息的共享與交換，后端是捐贈項目查詢平臺，所有的信息需要都匯總在該平臺上為捐贈項目信息使用者提供信息支持。各系統(tǒng)之間的關系見圖2。

（二）信息化模式下的捐贈經費管理流程改進

根據上述院系、基金會項目部、財務部門三方在捐贈經費管理中的職責，結合各系統(tǒng)之間的數(shù)據傳遞及共享情況，我提出了信息化模式下捐贈經費管理流程的改進思路，見圖3。

根據圖3，我們可以看到原來需要通過電話、口頭、郵件、紙質傳遞的信息，通過系統(tǒng)之間數(shù)據的共享和傳遞而實現(xiàn)了捐贈經費管理的信息化，使得信息的傳遞更快、更準，減少了人工出錯的概率，提高了工作效率。具體的改進思路如下。

1.建立和完善捐贈項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)捐贈項目全過程管理

捐贈經費管理信息化需要高?；饡椖抗芾聿拷⒑屯晟凭栀涰椖抗芾硐到y(tǒng)，把捐贈協(xié)議簽訂的申請和審核、審批、捐贈協(xié)議的管理、捐贈協(xié)議到款認領以及項目收支控制等都融入其中，做到對捐贈項目的全過程管理。其中最為重要的是做好與銀行到款管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)的數(shù)據交換工作。

2.完善銀行到款管理系統(tǒng)，做到銀行到款數(shù)據的自動推送

鑒于高?；饡^大部分銀行到款為捐贈收入，財務部門銀行崗位應該以銀行網銀數(shù)據為基礎，對數(shù)據進行管理和維護，對每一筆銀行到款形成一個唯一識別標簽“匯款號”，并定期將未認領的銀行到款信息（包括匯款號、到款日期、付款單位、金額、備注）自動通過系統(tǒng)交換數(shù)據推送到捐贈項目管理系統(tǒng)，為下一步在捐贈項目管理系統(tǒng)中認領款項打下基礎。同時項目管理系統(tǒng)中的已認領信息及項目情況定期反饋給匯款到款管理系統(tǒng)，以方便銀行到款系統(tǒng)數(shù)據進一步維護以及后續(xù)賬務處理。

3.完善賬務系統(tǒng)，實現(xiàn)賬務系統(tǒng)自動導入制單和反饋

財務部門應完善賬務系統(tǒng)，在賬務系統(tǒng)中設置在賬務系統(tǒng)中設置數(shù)據接口接收捐贈項目管理系統(tǒng)中的認領信息，包括銀行匯款號、協(xié)議編號、付款單位、收入金額、院系、財務項目號、捐贈票據號等，通過制單模板，實現(xiàn)自動生成賬務憑證功能。另外，通過相應的識別標識（銀行匯款號、協(xié)議編號、捐贈票據號、財務項目號）自動向銀行到款系統(tǒng)、捐贈項目管理系統(tǒng)、捐贈票據管理系統(tǒng)、信息查詢平臺反饋捐贈款項的入賬詳情。

假設某院系A通過高校教育基金會與捐贈方B公司簽訂了一份三方捐贈協(xié)議，約定每年捐贈10萬以支持院系發(fā)展基金項目，項目管理部對該協(xié)議編號為201720001。假設1月份收到B公司銀行匯款10萬元。在銀行到款系統(tǒng)中生成的該筆到款的匯款號為2017010008。捐贈票據號為1101123，財務項目號為202001假設基金會提取項目執(zhí)行費比例為2%。發(fā)生項目支出2萬。

賬務憑證設計如下：

借：銀行存款10萬 B公司捐贈款

（在賬務系統(tǒng)中自動寫入該筆到款的唯一識別碼——銀行匯款號2017010008）

貸：捐贈收入10萬 B公司捐贈款 A院系 財務項目號202001

（在財務系統(tǒng)中自動寫入捐贈協(xié)議編號2017010008、捐贈票據號1101123）

貸：捐贈收入——項目執(zhí)行費 -0.2萬 A院系 財務項目號202001 協(xié)議編號2017010008

貸：捐贈收入——項目執(zhí)行費 0.2萬 基金會 財務項目號203001

借：業(yè)務活動成本 2萬 A院系 財務項目號202001 協(xié)議編號2017010008

貸：銀行存款

賬務系統(tǒng)的自動導入制單極大地減少審核人員手工錄入的工作量，避免了金額和計提項目執(zhí)行費造成的錯誤，會很大程度上提高了工作效率。賬務系統(tǒng)制單后，通過系統(tǒng)間的數(shù)據交換，即財務系統(tǒng)將生成的憑證編號、票據編號等信息自動反饋至捐贈項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)間的信息互動和共享，以便于后續(xù)的項目管理

和決策。

4.完善信息披露機制，建立統(tǒng)一的信息查詢平臺

高校教育基金會應該以信息使用者需求為出發(fā)點，完善信息披露機制，構建一個統(tǒng)一的信息查詢平臺，并自動通過各個信息管理系統(tǒng)向其共享需要披露的信息，為信息使用者做出科學決策提供依據。

四、結束語

總之，信息化是當今世界發(fā)展的必然趨勢，高校基金會捐贈經費管理也不例外，捐贈經費管理信息化會對高?；饡目沙掷m(xù)發(fā)展產生積極的影響。各高?；饡Y合自身實際情況，綜合多方面因素考慮，選擇適合自己的捐贈經費管理信息化流程及模式，加快捐贈經費管理的信息化進程，使高?；饡栀浗涃M管理更加高效、規(guī)范。

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（作者單位：清華大學會計核算中心）