淺談企業(yè)采購風(fēng)險的識別與防范

陸旭石

摘要：現(xiàn)代企業(yè)采購越來越注重風(fēng)險管理，江陰興澄特種鋼鐵有限公司（以下簡稱“興澄公司”）在采購風(fēng)險管理過程中從供應(yīng)商的選擇與評價、采購風(fēng)險的識別與防范采取了一系列的措施，從而有效地確保了物資的正常供應(yīng)，為興澄公司創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益奠定了堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；采購風(fēng)險；識別與防范

一、采購風(fēng)險的種類

采購風(fēng)險分為供應(yīng)商造成的風(fēng)險、企業(yè)采購人員造成的風(fēng)險、企業(yè)采購管理失控的風(fēng)險、企業(yè)在采購過程中操作不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險、法律風(fēng)險、政治變動和自然災(zāi)害影響企業(yè)采購的風(fēng)險六類。

二、回避與防范采購風(fēng)險的措施

（一）明確采購目標(biāo)

1.保證采購業(yè)務(wù)合法有效

興澄公司在采購過程中對采購物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量都有明確的規(guī)定。明確了采購標(biāo)準(zhǔn)是國際標(biāo)準(zhǔn)或者是國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。采購標(biāo)準(zhǔn)意味著可以簡化采購工作量，意味著采購雙方就明確的尺寸、型號、質(zhì)量、規(guī)格所達成的協(xié)議。通過加強采購的標(biāo)準(zhǔn)化工作，可以減少采購的品種、降低庫存，從而降低采購的成本。采購物資還要符合國家的產(chǎn)業(yè)政策，對明令禁止的、淘汰落后的設(shè)備不能采購。

2.適時、適量、保證質(zhì)量、費用最省

經(jīng)過長期的摸索與總結(jié)，人們提出的“5R”原則用以指導(dǎo)采購活動，已經(jīng)取得了良好的效果?！?R”采購就是在適當(dāng)?shù)臅r侯以適當(dāng)?shù)膬r格從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商處購買所需數(shù)量商品的活動。采購工作必須要圍繞價、質(zhì)、量、地、時等基本要素來開展。

3.保證采購成本核算正確

興澄公司對采購成本進行了明確的核算。采購成本的構(gòu)成有維持成本、訂購成本、缺貨成本、物料的訂購成本等組成。

維持成本是指為保持物料原樣而發(fā)生的成本，分為固定成本和變動成本。

訂購成本是指向供應(yīng)商發(fā)出采購合約或訂單的成本費用。如辦公費、差旅費、郵資、電話費等支出。訂購成本的大小主要與下列活動發(fā)生的相關(guān)費用有關(guān)，檢查存貨水平所發(fā)生的費用；編制并提出采購申請所發(fā)生的開支；對多個供應(yīng)商進行調(diào)查比較，選擇最合適的供應(yīng)商所發(fā)生的費用；填寫并發(fā)出采購單所發(fā)生的費用；填寫、核對收貨單所發(fā)生的費用；結(jié)算資金并進行付款。

缺貨成本是因采購不及時而造成的，它是指由于物品供應(yīng)中斷而造成的損失，包括停工損失、延遲發(fā)貨損失和失去銷售機會損失、商譽損失等。如果失去客戶，還可能給企業(yè)造成間接損失或長期損失，包括保險儲備及其成本、延期交貨成本、失銷成本、失去客戶的成本。

物料的訂購成本包括請購成本、采購成本、進貨驗收成本、進庫成本、其他成本、會計入賬支付款項等所花費的成本等。

（二）保證采購記錄真實完整

興澄公司對采購的計劃、訂單、供應(yīng)商的送貨單、質(zhì)量保證書、產(chǎn)品使用說明書、計量碼單、抽樣檢驗化驗單、結(jié)算清單、倉庫簽字接收回單、入庫報驗單、供應(yīng)商的評價等都有詳細(xì)的記錄。

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（三）采取必要的措施進行風(fēng)險防范

1.健全組織明確職責(zé)

建立健全企業(yè)采購組織，明確采購部門及其人員的職責(zé)。

2.加強采購人員和管理人員的風(fēng)險防范意識

采購人員是采購項目的責(zé)任人，要在增強職業(yè)素質(zhì)、提高工作技能、加強職業(yè)道德約束等方面控制風(fēng)險。興澄公司將采購崗位作為關(guān)鍵敏感崗位，公司與采購人員通過簽訂關(guān)鍵敏感崗位廉潔從業(yè)協(xié)議與保密協(xié)議來防范采購人員的道德風(fēng)險。建立健全采購崗位責(zé)任制，誰簽訂合同誰負(fù)責(zé)。加強職業(yè)道德約束，定期對關(guān)鍵敏感崗位人員進行廉潔從業(yè)教育，定期實行采購人員輪崗制度，一般為五年進行輪崗一次。定期對采購人員進行采購知識和技能的培訓(xùn)，風(fēng)險管理知識的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)知識，提高采購風(fēng)險意識。

3.建立健全供方管理制度

企業(yè)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)人制度，科學(xué)確定供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)。興澄公司制定了供方管理制度，對供應(yīng)商的選擇與評價和供應(yīng)商的管理作了比較祥細(xì)的規(guī)定，對與產(chǎn)品質(zhì)量直接或間接有關(guān)的一、二類物資的供應(yīng)商進入興澄公司要進行準(zhǔn)人評審、檢查其是否具有質(zhì)量管理體系證書、產(chǎn)品首先要進行試用、簽訂試用協(xié)議、試用合格，使用分廠必須出具試用報告，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)同意后方可逐步進行小批量試供，供需雙方還要簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。每年年底興澄公司會對所有供應(yīng)商的供貨業(yè)績進行年度綜合評價，包括外觀質(zhì)量、使用狀況、合同到貨情況、服務(wù)、風(fēng)險管控等多個維度，綜合評分≥80分的為c級，綜合評分≥85分的為B級，綜合評分≥90分的為A級，綜合評分≤80分的將降為試供方并納人下一年度的供方現(xiàn)場質(zhì)量能力評審計劃，凡是試供方的供應(yīng)商，全年供貨比例不得超過10%。綜合評分≥90分的供應(yīng)商有資格參與年度優(yōu)秀供應(yīng)商的評價，如果獲得優(yōu)秀供應(yīng)商資格，則供貨比例會相應(yīng)的增加。

4.建立供應(yīng)鏈的采購體系，運用先進的采購技術(shù)

供應(yīng)鏈?zhǔn)侵竾@核心企業(yè)，將供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商，直到最終用戶連成一個整體的功能網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式。供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)是在參加供應(yīng)鏈的企業(yè)之間建立起一個齊心協(xié)力、統(tǒng)籌兼顧、責(zé)任共擔(dān)、利益共享的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

5.建立健全采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和請示制度

制定標(biāo)準(zhǔn)化采購操作流程，編制詳細(xì)的采購作業(yè)手冊，明確規(guī)定采購人員的權(quán)限范圍，建立采購評價制度，評定采購工作業(yè)績。對因生產(chǎn)、檢修或研發(fā)急需采購的物資，經(jīng)請示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后采購部門可以進行臨時應(yīng)急采購，保證物資供應(yīng)。

6.招投標(biāo)過程的風(fēng)險防范

對于下達采購計劃、安排采購計劃、制定采購文件、發(fā)布采購信息到簽訂合同、合同履行、業(yè)務(wù)資料歸檔等環(huán)節(jié)的工作程序都作出明確的規(guī)定，有效地避免采購風(fēng)險。興澄公司在招投標(biāo)過程中，一般采用邀請招標(biāo)的方式進行招標(biāo)采購，對供應(yīng)商資格進行預(yù)審，對于來源單一，或有自主知識產(chǎn)權(quán)，取得專利證書的物資進行議標(biāo)采購，對于五十萬元以上的標(biāo)的物資必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實行招標(biāo)，對于所有新進供應(yīng)商投標(biāo)時必須交納投標(biāo)保證金，投標(biāo)保證金的數(shù)額根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定，一般不少于兩萬元人民幣，或不超過標(biāo)的額的10%，防止惡意低價投標(biāo)，防范風(fēng)險。對于招投標(biāo)過程中供應(yīng)商之間相互串標(biāo)的或者是招標(biāo)人與投標(biāo)人之間相互串標(biāo)的一旦發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理，追究責(zé)任，興澄公司還對參與開標(biāo)的招標(biāo)小組成員簽訂保密承諾書，嚴(yán)防評標(biāo)過程泄密，造成不良影響。嚴(yán)格審查評標(biāo)報告是定標(biāo)過程中防范風(fēng)險至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)。對于中標(biāo)后棄標(biāo)的供應(yīng)商將納人黑名單，取消下一次投標(biāo)資格，并扣除投標(biāo)保證金。建立質(zhì)量體系認(rèn)證制度，以完善采購工作的程序和標(biāo)準(zhǔn)，通過認(rèn)證制度進一步規(guī)范采購業(yè)務(wù)操作程序，建立健全相互制約的內(nèi)部監(jiān)督機制，提高采購工作的質(zhì)量和效率。在采購過程中一般會采取一主供、二輔供的供應(yīng)商模式，防止供貨出現(xiàn)中斷的風(fēng)險。在市場價格波動較大的大宗原輔材料的采購上或季節(jié)性較強的物資，制定采購物資的應(yīng)急預(yù)案，防范和化解可能出現(xiàn)的供貨中斷風(fēng)險。

7.簽訂合同和履行合同過程中的風(fēng)險防范

對于新進供應(yīng)商中標(biāo)以后簽定合同之前必須交納一定金額的履約保證金來防范合同過程中出現(xiàn)的履約風(fēng)險，履約保證金的額度一般控制在標(biāo)的額20%以內(nèi)，在合同簽訂過程中通過合同條款來轉(zhuǎn)移風(fēng)險，對于違約不履行合同義務(wù)按時交付標(biāo)的的按相關(guān)條款進行追責(zé)。對于在履約過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，將根據(jù)質(zhì)量狀況的不同程度進行處理，根據(jù)不合格品控制程序，供應(yīng)商必須提供質(zhì)量改進報告，對于大宗原輔材料例如礦砂、煤焦、石灰石、石灰等出現(xiàn)的質(zhì)量問題，會采取讓步接收的方式予以結(jié)算。對于投標(biāo)過程中沒有仔細(xì)核對備品備件質(zhì)量要求，中標(biāo)后在履約過程中不能滿足使用部門要求的供應(yīng)商將給予警告并納入黑名單，減少其供貨數(shù)量，嚴(yán)重的直接停止其供貨資格。對與產(chǎn)品質(zhì)量直接有關(guān)的一類或二類物資，出現(xiàn)質(zhì)量異議的供應(yīng)商將納入下一年度供方現(xiàn)場質(zhì)量能力評審計劃進行復(fù)審，復(fù)審達不到八十分的將降為試供方或停止其供貨業(yè)務(wù)。

8.建立健全資金使用、運輸進貨控制制度

對倉庫接收的物資，供應(yīng)商在開具增值發(fā)票，進行財務(wù)入賬后，采購部門將根據(jù)合同要求的相關(guān)付款條件進行申報，財務(wù)部門簽具資金余額，經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可付款，有效地防范資金支付風(fēng)險。對于采購物資要根據(jù)庫存狀況進行運輸進貨控制，以避免庫存物資過多，造成資金積壓，影響生產(chǎn)流動資金，確保資金風(fēng)險與安全。

三、結(jié)語

興澄公司在采購風(fēng)險意識與防范過程中對供應(yīng)商的評價與選擇，通過資金及時支付的良好信譽，與供應(yīng)商建立了良好的長期合作伙伴關(guān)系，穩(wěn)定了供應(yīng)商隊伍，保證了采購渠道及采購物資的質(zhì)量，有效地防范和化解了采購風(fēng)險，不僅為企業(yè)創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟效益，而且創(chuàng)造了良好的社會效益。采購人員將不忘初心，加強對市場及供應(yīng)商的了解，加強主人翁的責(zé)任性，不斷提高自己的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險意識，有效防范采購風(fēng)險，保障企業(yè)物資正常供應(yīng)。