河南能源化工集團物資采購管理模式的思考

張文霞

物資采購管理制度是保證企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營運行的重要環(huán)節(jié)，是對企業(yè)生產(chǎn)過程中所需要的各種物資采購、儲備、供應等所進行的計劃、組織和控制，物資采購能有效地加強企業(yè)采購成本的降低、效率的提高，更多地吸收外部資源，提高企業(yè)競爭力。本文試著從法律的角度對物資采購管理進行思考，分析其采購模式、程序、監(jiān)督等方面法律實務，并對河南能源物資采購法律模式提出幾點建議。

一、河南能源化工集團物資采購管理基本情況

河南能源化工集團有限公司作為一家集煤炭、化工、有色金屬、裝備制造、物流貿(mào)易、建筑礦建、現(xiàn)代服務業(yè)等產(chǎn)業(yè)多元化發(fā)展的國有能源化工集團，下設457家子分公司，經(jīng)營結構成多元化，管理方式制度化。作為一家大型的集團公司，其內(nèi)部的物資采購管理模式也有自己采購流程。對于內(nèi)部通用類設備采取的招標方式是：自有的招標單位對外公開采購招標；對具有尖端科技所屬的設備由委托招標公司招標。

河南能源下設物資供應管理中心、供應處等職能部門，主要負責物資采購功能，主管物資采購的計劃、采購、合同、庫存調劑、結算、修舊利廢、物資成本等管理與協(xié)調工作。根據(jù)標的大小以及難易度分類：集團層面的統(tǒng)一采購；設備使用人（下屬的生產(chǎn)經(jīng)營單位物資采購職能部門）的自行采購模式。在面對信息化的今天，河南能源于2014年成立電子招標平臺，在更加公開、公平、公正的環(huán)境下，集團的物資采購管理更上一層樓。

二、河南能源化工集團物資采購管理與招標法的一致性

河南能源作為一家國有企業(yè)集團，其國有控制權的性質，決定了其不能按照小型企業(yè)的物資采購模式管理。其性質指示物資采購作為招投標的一種類型，必須嚴格按照《招標法》以及《招投標法實施細則》的規(guī)定進行物資采購。

1.更加公開、公平、公正的管理模式。《招標法》第五條規(guī)定“招標投標活動應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則”。河南能源在2014年電子采購平臺成立前，通常采用的是邀請招標的模式，雖符合招投標法的總體規(guī)定，但真正的公開、公平、公正方面存在欠妥之處。具體體現(xiàn)在：河南能源通用類物資采購由具體使用物資單位，根據(jù)自身物資需求情況，通過考察存在潛力的供應商邀請其參與投標，其只是在部分范圍能公開，但在這種招標模式下，雖不違背招投標的邀請招標的有關規(guī)定，但真正的公開尚不到位。實施公開的物資采購招標，不但能避免 “暗箱操作”行為，增加采購的透明度，堵塞物資采購漏洞，而且能直接享受有競爭帶來的大幅度的成本降價，減少流通環(huán)節(jié)對價格的影響。從物資采購管理制度上直接避免違規(guī)行為，不僅是對自身企業(yè)建設的完善，并且也是對企業(yè)員工保障。2014年河南能源電子采購平臺成立，真正的公開環(huán)境上升到更高的境界。河南能源電子采購平臺公開簡稱“中原云商”，是河南能源物資采購的公開平臺，除涉及專利類型設備外，所有物資采購均應當在電子平臺上公開招標。至此，按照《河南能源物資采購管理制度》的規(guī)定，河南能源所有物資采購招標公告在平臺上進行發(fā)布，同時，按照法律法規(guī)的規(guī)定在政府指定的媒介上同步發(fā)布。

2.物資采購程序的合法性。物資采購程序的合法性，保障物資采購實體權利能夠實現(xiàn)?！墩袠朔ā返诙臈l規(guī)定“招標人應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間；但是，依法必須進行的項目，自招標文件開始發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物資采購管理制度》第十三條第三項規(guī)定“公開招標自招標文件開始發(fā)出（即招標文件開始發(fā)售）之日起至投標人提交投標文件截止之日不得少于20日，其中出售標書的時間不得少于5日。在招標文件具備對外發(fā)售條件的前提下招標文件發(fā)售期的首日可與招標公告公布的首日為同一日”。物資管理制度的規(guī)定與招投標的一致性，充分體現(xiàn)了采購程序的合法化，并避免了企業(yè)集團法律風險的發(fā)生。其次，河南能源物資采購管理規(guī)范招標行為比招標法更加明細，比如，在規(guī)避招標方面，物資管理制度列舉了一系列諸多違背法律法規(guī)的行為。

3.電子招標法律規(guī)定保障電子采購平臺有序開展。河南能源電子采購平臺根據(jù)《電子招標投標辦法》的法律法規(guī)開展物資采購，根據(jù)法律規(guī)定的：“數(shù)據(jù)電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效應”，肯定了電子采購平臺的確立，并依據(jù)確立電子簽名的法律效力，規(guī)范電子簽名行為，保障了電子采購平臺合法有序的開展。

三、河南能源化工集團物資采購管理模式的建議

1.加強物資采購的監(jiān)督。對物資采購實施全過程監(jiān)督。從采購計劃制訂開始，到采購物資的使用結束，包括計劃、審批、招（議）標、簽訂合同、驗收、付款和發(fā)放等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都進行監(jiān)督。河南能源下設物資供應管理部門，統(tǒng)管一切物資采購工作，包括監(jiān)督下屬單位招標部門。目前，隨著煤炭經(jīng)濟的發(fā)展滯后，河南能源發(fā)展前景困難的情況下，集團公司采取一些的措施節(jié)能減排、放權減壓，集團公司監(jiān)督管理部門不再參與物資采購管理監(jiān)督，而由物資供應管理職能部門統(tǒng)管一切下屬單位物資采購，及物資供應管理部門自身的物資采購。雖下級單位物資采購所有程序由上級主管部門監(jiān)督管理，但物資供應管理部門自身的監(jiān)督管理，監(jiān)督權利并不能完善實施。放權減壓和監(jiān)督管理并不相背離，相應的放權應更好地實施監(jiān)督管理。因此，個人建議，將集團監(jiān)督管理再次納入到物資采購的管理，并貫穿于物資采購活動的全過程，確保采購管理規(guī)范化、程序化、制度化，營造一道確保企業(yè)利益不受損的堅實防護墻。

2.增加物資采購的法律審核。河南能源作為國企，一切物資采購管理按照招標法的規(guī)定實施不容置疑。企業(yè)物資采購法務人員參與僅限在：一是審核合同時、合同出現(xiàn)糾紛時；二是物資采購后經(jīng)人舉報出現(xiàn)問題。上述基本是事后審核，不能及時發(fā)現(xiàn)存在的疏漏之處；物資采購程序是否規(guī)范；招標資料是否維護我方利益等等，諸多方面都需要法律的介入。然而，對于河南能源來說，法律服務局限于合同審核及處理訴訟糾紛，避免法律風險存在不足。因此，建議法律審核納入權過程物資采購的全過程。審核采購計劃的制定、合同的簽訂、質量的驗收資料處理以及往來信函的傳遞；審核合同的合法性、嚴密性；審核結算是否符合合同要求以及給我方會造成的不利因素。

3.建立信息“ 公開”共享的管理制度。信息系統(tǒng)的完整、暢通，直接影響到物資采購內(nèi)部管理的控制效率和效果，必須在采購部門中建立全方位的信息公開共享制度。所謂的“公開”不對全方位的，而是對內(nèi)的公開。

例如：河南能源不同的下屬單位購買同類的產(chǎn)品機率很高，如果在電子采購平臺上建立公開的價格共享制度，即便于同類產(chǎn)品有效的低價高質量購買優(yōu)勢，也有利于領導管理層有效的決策；因信息的公開共享，監(jiān)督部門也能一覽無余的對比監(jiān)管。建立信息“ 公開”共享制，不僅是在價格上，而且在其他領域都極其實用，信息共享保證信息快速有效傳遞。在企業(yè)內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡共享，通過信息平臺，根據(jù)企業(yè)的特點，將計劃管理、庫存管理、價格管理、合同管理等納入信息化管理當中，并采取準入制，根據(jù)職責分配權限，便于信息查看。降低采購成本，方便集團模式的集中采購，平衡整個集團庫存調劑，形成覆蓋物資采購鏈條的系統(tǒng)管理。信息“ 公開”共享制的建立，一方面由管理層利用信息公開及時的向業(yè)務人員發(fā)布決策，明確業(yè)務人員應認真履行的控制職責，業(yè)務人員明白自己在采購活動中所處地位和作用，知道如何進行一步工作；一方面業(yè)務人員根據(jù)自己掌握的工作一線的信息，及時反饋給管理層，有助于管理層的決策。

本文從法律以及個人工作情況的角度闡述了河南能源物資采購管理某些方面，對物資采購的公開、公正、公平、合法性進行分析，并利用電子采購平臺的建立，提出自己改善河南能源物資采購管理制度的建議，加強物資采購管理提升企業(yè)綜合實力，提高企業(yè)的競爭力。

（作者單位：河南能源化工集團有限公司）