檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)專業(yè)人員技術(shù)檔案的管理

楊蓉++趙玉絨

專業(yè)人員技術(shù)檔案是非常重要的動(dòng)態(tài)信息，必須認(rèn)真管理和充分利用，才能有效地為人民群眾飲食用藥安全有效服務(wù)、為食品藥品監(jiān)督執(zhí)法管理服務(wù)、為食品藥品產(chǎn)業(yè)健康發(fā)展服務(wù)。

食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的職能和任務(wù)要求，其依法出具的檢驗(yàn)報(bào)告書必須科學(xué)、真實(shí)、準(zhǔn)確，而決定實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)/校準(zhǔn)的正確性和可靠性的因素有很多，包括人員、設(shè)施和環(huán)境條件、檢測(cè)和校準(zhǔn)方法及方法確認(rèn)、設(shè)備、測(cè)量的溯源性、抽樣、檢測(cè)和校準(zhǔn)物品的處置等各個(gè)方面，其中第一要素為人員的科學(xué)管理，要求省級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)必須擁有一支各類專業(yè)人才齊全、技術(shù)全面、能快速應(yīng)對(duì)食品藥品突發(fā)安全事件的精英隊(duì)伍。如何科學(xué)管理和規(guī)范建設(shè)這支隊(duì)伍是食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)面臨的一項(xiàng)重要問題。加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案的管理，是實(shí)施人力資源技術(shù)信息儲(chǔ)備和人才發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)。人員技術(shù)檔案是全面反映人力資源整體情況，充分發(fā)掘人力資源的基礎(chǔ)，現(xiàn)就專業(yè)人員技術(shù)檔案的管理作以探討。

一、做好專業(yè)人員技術(shù)檔案管理的作用

1.滿足食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)事業(yè)發(fā)展的要求。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，公眾飲食用藥安全意識(shí)不斷提高，對(duì)食品藥品監(jiān)管工作的要求也愈來(lái)愈高。做好專業(yè)人員技術(shù)檔案工作，能便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解和掌握食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)隊(duì)伍各類專業(yè)人員現(xiàn)有的狀況，為合理使用、培養(yǎng)和開發(fā)利用各類專業(yè)急需人才，提高專業(yè)人員隊(duì)伍整體素質(zhì)，提高專業(yè)人員快速應(yīng)對(duì)和處理各種飲食用藥安全突發(fā)事件能力，提供重要的參考依據(jù)。

2.滿足食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人才管理要求。專業(yè)人員技術(shù)檔案能夠完整地記載各類專業(yè)人員的資歷、能力、業(yè)績(jī)和專業(yè)技術(shù)水平。管理并運(yùn)用好專業(yè)人員技術(shù)檔案，能為各項(xiàng)科技工作招聘、人才交流、推薦科技人才、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升評(píng)聘、人力資源儲(chǔ)備提供詳實(shí)、可靠的材料依據(jù)。

3.滿足社會(huì)服務(wù)的需求。在食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)和科學(xué)研究工作中，各省級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)必須按照相關(guān)準(zhǔn)則和法規(guī)，建立規(guī)范的質(zhì)量管理體系，對(duì)人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)與管理，確保出具的檢測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠，滿足服務(wù)社會(huì)的需求。

4.滿足實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可/認(rèn)證工作的要求?！稒z測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》要求：“實(shí)驗(yàn)室管理者應(yīng)確保所有操作專門設(shè)備、從事檢測(cè)和/或校準(zhǔn)、評(píng)價(jià)結(jié)果、簽署檢測(cè)報(bào)告和校準(zhǔn)證書的人員的能力。當(dāng)使用在培員工時(shí)，應(yīng)對(duì)其安排適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督。對(duì)從事特定工作的人員，應(yīng)按要求根據(jù)相應(yīng)的教育、培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)和/或可證明的技能進(jìn)行資格確認(rèn)”。“實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保留所有技術(shù)人員（包括簽約人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄，并包含授權(quán)和/或能力確認(rèn)的日期。這些信息應(yīng)易于獲取?！彼?，完善的、行之有效的專業(yè)人員技術(shù)檔案管理程序，也是滿足質(zhì)量管理體系及實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可/認(rèn)證工作要求的重要條件之一。

二、食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員組成與技術(shù)檔案材料分類

省級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍以食品、藥學(xué)（含中藥學(xué)）專業(yè)人員為主，同時(shí)應(yīng)有醫(yī)療、生物、藥物制劑、分析化學(xué)、生物醫(yī)學(xué)工程、計(jì)算機(jī)、檔案管理、圖書情報(bào)、會(huì)計(jì)、法律等各類專業(yè)人員，以確保各學(xué)科互為補(bǔ)充，合理配置。

省級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)各類專業(yè)技術(shù)人員檔案應(yīng)全面、客觀、真實(shí)，其主要內(nèi)容包括以下五個(gè)方面：

1.基礎(chǔ)材料。主要包括專業(yè)人員履歷表、學(xué)歷和學(xué)業(yè)證書（含畢業(yè)、結(jié)業(yè)、修業(yè)、肄業(yè)）及后繼學(xué)歷證書；各種專業(yè)技能考試、考核合格證、資格證；參加各種科技研討會(huì)、專業(yè)技術(shù)會(huì)議、出國(guó)考察、進(jìn)修學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)；繼續(xù)教育及能反映專業(yè)人員個(gè)人資歷和技能水平的各種材料。

2.任職資格材料。主要包括專業(yè)人員歷次任職資格評(píng)審表、任職資格證書、任職聘書及檢定員證、操作員證、上崗證、上機(jī)證、內(nèi)審員證、監(jiān)督員證、審核員證、評(píng)審員證等相關(guān)的任職證書。

3.科研技術(shù)成果材料。主要包括反映專業(yè)人員業(yè)績(jī)的專業(yè)工作總結(jié)、技術(shù)報(bào)告；發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、論著；主持或參與各項(xiàng)科研課題鑒定證書、獲獎(jiǎng)證明、證書及完成者證書；發(fā)明創(chuàng)造專利證書及外語(yǔ)等級(jí)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書等。

4.考核材料。主要指每年度對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行考核的考核登記表。內(nèi)容包括：本人述職；培訓(xùn)進(jìn)修學(xué)習(xí)情況；著作論文及重要技術(shù)報(bào)告情況；完成主要專業(yè)技術(shù)工作；創(chuàng)造發(fā)明及成果情況；工作失誤、失職情況等。

5.其他材料。指專業(yè)人員參加各種專業(yè)學(xué)會(huì)、學(xué)術(shù)團(tuán)體的聘書、聘任證及各類榮譽(yù)證書等。每一卷技術(shù)檔案應(yīng)具備的基本信息有：檔案號(hào)、姓名、科室、最高學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、第一學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、第二學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、工作時(shí)間、職稱、任職時(shí)間。論文信息管理：檔案號(hào)、題名、出版時(shí)間、責(zé)任者、級(jí)別、（標(biāo)有ISSN或CN）收錄、數(shù)量、歸檔時(shí)間。論著信息管理：檔案號(hào)、書名、出版項(xiàng)、出版時(shí)間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數(shù)量、歸檔時(shí)間。參加科研工作情況信息管理：檔案號(hào)、項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、課題來(lái)源、類別、經(jīng)費(fèi)、研究起止時(shí)間、承擔(dān)單位、負(fù)責(zé)人、參加者名次、歸檔時(shí)間?？蒲姓n題完成情況信息管理：檔案號(hào)、課題名稱、研究起止時(shí)間、鑒定時(shí)間、鑒定單位、證書編號(hào)、科室、負(fù)責(zé)人、參加者名次、歸檔時(shí)間。獲獎(jiǎng)情況信息管理：檔案號(hào)、獲獎(jiǎng)名稱（科技成果、醫(yī)療成果、優(yōu)秀論文、專利證書、榮譽(yù)證書）、授獎(jiǎng)單位、授獎(jiǎng)時(shí)間、級(jí)別（國(guó)家、省、部、市）、證書號(hào)、歸檔時(shí)間。學(xué)術(shù)會(huì)議情況信息管理：檔案號(hào)、會(huì)議內(nèi)容、參加地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時(shí)間。培訓(xùn)、進(jìn)修情況信息管理：檔案號(hào)、起止時(shí)間、專業(yè)內(nèi)容、進(jìn)修單位、參加者、培訓(xùn)鑒定歸檔時(shí)間。學(xué)術(shù)職務(wù)情況信息管理：檔案號(hào)、學(xué)術(shù)團(tuán)體、職務(wù)、任職時(shí)間、聘任單位、科室、受聘者、歸檔時(shí)間等。

三、專業(yè)人員技術(shù)檔案材料的收集管理

1.實(shí)施“一人一檔”。為便于檔案管理，了解每一位專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)背景及崗位變動(dòng)情況，需要建立包括專業(yè)技術(shù)人員和管理人員在內(nèi)的每人一套的技術(shù)檔案。

2.將文件的收集貫穿到日常工作中。業(yè)務(wù)報(bào)告、年終工作總結(jié)，國(guó)內(nèi)外各種刊物發(fā)表或會(huì)議交流的論文等材料，醫(yī)學(xué)科技成果，都屬于收集的范圍，應(yīng)該隨時(shí)注意收集；還可以制定規(guī)章制度，規(guī)定外出人員學(xué)習(xí)結(jié)束后及時(shí)向培訓(xùn)管理部門上交培訓(xùn)資料，由培訓(xùn)歸口管理部門再向人員技術(shù)檔案管理部門移交等。

3.把好專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘材料關(guān)。技術(shù)人員檔案大部分是技術(shù)職稱評(píng)聘過程中形成的，評(píng)聘工作為個(gè)人技術(shù)能力和業(yè)績(jī)的集中展示提供了機(jī)會(huì)，它比較全面地反映了技術(shù)人員在專業(yè)技術(shù)工作中的經(jīng)歷、品德、業(yè)務(wù)專長(zhǎng)、工作能力和管理水平，所以在專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升評(píng)定和技術(shù)職務(wù)聘任時(shí)同步收集材料，大量的專業(yè)技術(shù)證明材料可以通過這一渠道來(lái)收集。

4.在完整收集各類資料的基礎(chǔ)上，檔案管理人員逐人、逐項(xiàng)進(jìn)行整理、編目、著錄，整理完畢的技術(shù)檔案材料，存放檔案盒歸檔。有條件的機(jī)構(gòu)，在保存文本技術(shù)檔案的同時(shí)，還可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，采用電子表格錄入，將專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案的全部信息建立關(guān)聯(lián)，集中表達(dá)在一個(gè)窗中的各頁(yè)面內(nèi)，直觀地展示個(gè)人的基本信息、技術(shù)信息，專業(yè)人員可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)點(diǎn)擊查閱本人的技術(shù)檔案材料，最終達(dá)到技術(shù)檔案管理自動(dòng)化的目標(biāo)。

5.對(duì)每個(gè)專業(yè)技術(shù)人員收集的論文、成果等個(gè)人技術(shù)材料，要建立嚴(yán)格的登記手續(xù)，同時(shí)，對(duì)散失在外沒有登記的文件材料，各有關(guān)科室要集中收到檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免遺漏，定期收集。要做好這方面的收集工作，還需要各部門之間通力合作，共同完成。

綜上所述，專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案是專業(yè)技術(shù)人員在長(zhǎng)期的檢驗(yàn)實(shí)踐和科研活動(dòng)中，積累的大量技術(shù)資料，是技術(shù)人員經(jīng)過創(chuàng)造勞動(dòng)所取得的，是具有科學(xué)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的科學(xué)技術(shù)研究結(jié)果。這些資料微觀上記載了各類專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)發(fā)展的過程和德、能、勤、績(jī)?nèi)?，宏觀上反映著省級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)的整體水平和科研能力，也可以說是檢驗(yàn)單位的重要財(cái)富。因此，要把專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案管理工作納入單位全面管理軌道。檔案管理部門要與各部門互通信息，密切配合，協(xié)助將檔案的歸檔工作納入日常管理中去；廣泛宣傳，增強(qiáng)全體科技人員的檔案意識(shí)，確?？萍紮n案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性；同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的教育，大力宣傳檔案工作的意義、目的和作用，提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)工作責(zé)任心，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度，恪盡職守，使專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（作者單位：陜西省食品藥品檢驗(yàn)所）