大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理探討

許建麗

摘要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理面臨著很多新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員必須與時俱進(jìn)，充分利用大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)優(yōu)勢與資源優(yōu)勢，探討更好的檔案管理工作模式，以期進(jìn)一步提高檔案管理工作的科學(xué)性與有效性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；對策

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各行業(yè)都面臨著不小的挑戰(zhàn)。人們開始認(rèn)識到加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理有著十分重要的意義，對于檔案行業(yè)來說也不例外。檔案行業(yè)的一項重任就是保存檔案，并為社會公眾提供檔案服務(wù)。隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，每天都有海量的原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)，不僅種類多，范圍廣，而且給檔案人員增加了很多工作壓力。因此，如何做好大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作是值得我們深思的一個重要問題。

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理的關(guān)系

伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的大量應(yīng)用，社會組織所形成的海量信息衍生出巨大數(shù)據(jù)，從而迎來了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)是指巨量與海量信息，超出傳統(tǒng)工具所能處理分析能力的數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)具有四個特點，包括規(guī)模性、多樣性、高速性、價值性[1]。隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案數(shù)量與種類也非常多。隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，國內(nèi)很多地方檔案管理已實現(xiàn)信息化管理。全國檔案行業(yè)形成了海量的數(shù)字信息，這些新數(shù)據(jù)來源于各級各類檔案館、各級黨政機(jī)關(guān)檔案室、企事業(yè)單位檔案部門等。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案歸檔后，建立起數(shù)字檔案資源庫。利用云計算、云存儲、移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等新興網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理的信息化。但是這依然難以滿足我國高速發(fā)展的檔案管理需要。大數(shù)據(jù)時代的到來比其它信息技術(shù)更契合檔案管理的需要，特別是在當(dāng)今信息時代，把檔案信息轉(zhuǎn)化為知識資源，必將成為新時期檔案管理工作的重要發(fā)展方向。其中，大數(shù)據(jù)必將發(fā)揮出關(guān)鍵的推動作用。

二、大數(shù)據(jù)背景下做好檔案管理工作的對策

（一）以數(shù)字檔案館（室）建設(shè)為平臺，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)

國家檔案局根據(jù)科學(xué)發(fā)展觀，并結(jié)合國內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，提出了“三個體系”建設(shè)的要求，其中就包含了“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”。對此，各級檔案部門應(yīng)與時俱進(jìn)，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，樹立“大檔案”觀念。在兼顧成本與效益的前提下，加快建設(shè)數(shù)字檔案館（室），以此為載體，加強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)資源建設(shè)。一要根據(jù)“存量數(shù)字化”原則，加快推進(jìn)傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化進(jìn)程。目前，很多檔案仍是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)、音頻載體為主，數(shù)量龐大。因此，數(shù)字化任務(wù)比較艱巨，需全面規(guī)劃、循序漸進(jìn)，逐步進(jìn)行。二要根據(jù)“增量電子化”原則，加強(qiáng)對原生電子材料的歸檔、接收管理。伴隨著辦公自動化的普及，大多數(shù)檔案室收集的新檔案都有數(shù)字副本。對此，必須從源頭抓起，將新生成的電子文檔及時接收、保存到檔案館[2]。這要求各級單位部門將新生成的電子文檔集中歸檔，確保應(yīng)歸盡歸，并按時移交給檔案館。

（二）構(gòu)建大數(shù)據(jù)資源平臺，實現(xiàn)資源共享

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理要實現(xiàn)檔案資源共享，充分發(fā)揮出檔案的利用價值。若只采用幾臺電腦聯(lián)網(wǎng)，是根本達(dá)不到這一目的的。為了讓檔案資源能夠最大限度發(fā)揮出作用，建議構(gòu)建一個以省級單位為中心的檔案數(shù)據(jù)管理中心。這個中心涵蓋了系統(tǒng)內(nèi)全部檔案資源，能為用戶提供檔案檢索、查閱、下載等不同服務(wù)。同時，建立這個中心也能有效避免不必要的重復(fù)歸檔立卷工作，節(jié)省人力物力。對于省級單位下發(fā)的問卷，各市級單位無需進(jìn)行歸檔，可直接從數(shù)據(jù)中心借閱查看，經(jīng)審批后可對檔案進(jìn)行利用。市級單位將本單位的相關(guān)文件與檔案做好歸檔上交工作即可。此外，各省之間通過網(wǎng)站的形式，實現(xiàn)不同地區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)的對接，從而實現(xiàn)檔案資源的全國聯(lián)網(wǎng)。

（三）改進(jìn)檔案管理方式方法，滿足大數(shù)據(jù)時代檔案管理的需要

基于大數(shù)據(jù)時代下的數(shù)字化檔案管理工作不同與傳統(tǒng)的手工檔案管理，這要求我們檔案人員必須轉(zhuǎn)變觀念，改進(jìn)檔案管理方式方法。我們可參考國家檔案局推廣的《歸檔文件整理規(guī)則》，探索大數(shù)據(jù)下的檔案信息化管理思路。通過改進(jìn)人事檔案、聲像檔案、文書檔案等各種檔案的整理辦法與規(guī)則，以盡量滿足信息化檔案管理的需要。對當(dāng)前不適應(yīng)信息化檔案管理要求的一些規(guī)則與方法，應(yīng)適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整[4]。比如，對是否參照組卷的方式整理檔案這一問題，我們應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)管理的特點，在明確工作目標(biāo)是提供檔案利用與服務(wù)后，將重點落在簡化整理流程，將聯(lián)系密切的文件排列在一起歸檔即可。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理的重心從原來的整理、保存檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shù)據(jù)的分析、挖掘，使檔案得到更充分的利用，獲得更多的數(shù)據(jù)信息利用價值。此外，為了適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要，必須加強(qiáng)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)微機(jī)操作、檔案信息化管理技能，熟悉大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理特點與要求，使其成為復(fù)合型檔案管理人才。

（四）建立健全大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的準(zhǔn)入與監(jiān)管機(jī)制

盡管大數(shù)據(jù)時代給檔案事業(yè)帶來了很多機(jī)遇，也使檔案管理更加便捷、高效、但與此同時，我們不能忽視大數(shù)據(jù)時代給檔案事業(yè)帶來的挑戰(zhàn)。隨著檔案信息日益多元化與開放性，檔案數(shù)據(jù)的安全問題也愈發(fā)突出。因此，有必要抓好檔案安全管理，確保檔案資源的安全性。這需要建立大數(shù)據(jù)背景下檔案信息的準(zhǔn)入制度，并建立健全對檔案的日常監(jiān)管制度。通過對各類檔案資源進(jìn)行梳理與分類，實施不同安全管理級別，加強(qiáng)對檔案資源的保護(hù)，盡量避免檔案資源發(fā)生泄露、丟失等問題。這也需要政府相關(guān)部門加大對檔案工作的投入力度，引入更先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，提高檔案管理的安全性。

三、結(jié)語

總之，大數(shù)據(jù)時代的到來是信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，也給檔案行業(yè)帶來了很多新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)。這要求檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立大數(shù)據(jù)觀念，圍繞自身檔案管理現(xiàn)狀，探索適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的檔案信息化管理之路，從而促使檔案管理水平的不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

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