新時(shí)期檔案管理工作的優(yōu)化策略探討

李文芬

摘要：檔案管理是企業(yè)日常管理不可或缺的重要部分，良好的檔案管理不僅能幫助企業(yè)管理者更好地了解企業(yè)過(guò)去、掌握企業(yè)現(xiàn)在以及規(guī)劃企業(yè)未來(lái)，還能幫助企業(yè)外部人員更好地對(duì)企業(yè)進(jìn)行評(píng)估，為各項(xiàng)合作活動(dòng)的開展提供依據(jù)。尤其是在新時(shí)期，各企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，檔案管理工作的重要性就更加突顯。故優(yōu)化檔案管理策略，提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，是當(dāng)前應(yīng)首要解決的問(wèn)題。本文就主要探討新時(shí)期檔案管理工作的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；優(yōu)化策略；水務(wù)局

檔案是對(duì)客觀事實(shí)的真實(shí)記錄，具備法律意義和憑證意義，對(duì)水務(wù)局而言，檔案管理工作承擔(dān)著“傳輸信息”的職責(zé)，具備依附性、階段性、封閉性等特點(diǎn)。在新時(shí)期，水務(wù)局工作面臨著很多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要準(zhǔn)確把握機(jī)遇、戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)，除了依靠自身的管理能力和人員水平外，還需要完善的檔案管理工作作支撐。而要確保檔案管理工作的完善，就要不斷優(yōu)化檔案管理工作策略。因此，探討新時(shí)期檔案管理工作的優(yōu)化策略極具現(xiàn)實(shí)意義。

一、水務(wù)局檔案管理特點(diǎn)

水務(wù)局屬于政府的水行政主管部門，主要負(fù)責(zé)水利工程建設(shè)管理、防汛抗旱、水資源管理等工作。水務(wù)局檔案管理特點(diǎn)主要表現(xiàn)為兩點(diǎn)：一是周期長(zhǎng)，就以水利工程建設(shè)為例，受技術(shù)、資金、施工條件等因素的影響，水利工程從初始規(guī)劃到竣工驗(yàn)收，周期為幾年到幾十年不等，有的工程還可能受地質(zhì)條件影響，需要重新規(guī)劃設(shè)計(jì)，這無(wú)疑就使得建設(shè)周期更長(zhǎng)了。二是檔案種類繁多，水務(wù)局涉及的檔案種類繁多，單水利工程而言就包含了現(xiàn)場(chǎng)勘察、測(cè)量、規(guī)劃、設(shè)計(jì)方案等環(huán)節(jié)的檔案資料，再加上防汛抗旱、水資源管理等工作形成的檔案資料，不僅形成的檔案種類繁多，數(shù)量也是極其龐大的[1]。

近幾年來(lái)，水利工程的建設(shè)、各地洪澇災(zāi)害的發(fā)生、水資源短缺等使得水務(wù)局不得不面臨更多的工作壓力，需要解決的問(wèn)題和難題也層出不窮，同時(shí)形成的檔案資料也越發(fā)多元化，數(shù)量也越來(lái)越多。加之，水務(wù)局檔案管理工作本就存在不足之處，因此，水務(wù)局有必要積極探索檔案管理工作的優(yōu)化策略，確保檔案管理工作能順利、高效開展，能夠?yàn)樗畡?wù)局各項(xiàng)工作的開展提供可靠、真實(shí)、完整的信息支撐。

二、新時(shí)期水務(wù)局檔案管理工作優(yōu)化策略

1.優(yōu)化檔案管理意識(shí)。良好的檔案管理意識(shí)是開展檔案管理工作的前提。水務(wù)局一方面應(yīng)優(yōu)化檔案部門工作人員的檔案管理意識(shí)，讓他們明確自身崗位職責(zé)，全身心投入到檔案管理工作中，做好檔案管理工作的整體規(guī)劃；另一方面應(yīng)優(yōu)化其他部門人員的檔案管理意識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作并不只是檔案管理部門的責(zé)任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他們積極參與檔案管理工作。只有雙管齊下，才能真正創(chuàng)建一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，才能為檔案管理工作的后續(xù)開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.優(yōu)化檔案管理制度。完善的制度是檔案管理工作的保護(hù)屏障。水務(wù)局有必要結(jié)合實(shí)際工作和檔案管理需求，優(yōu)化檔案管理制度，提高檔案管理工作的效率。具體而言，在設(shè)置內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)時(shí)，有必要強(qiáng)調(diào)檔案管理部門的獨(dú)立性，給檔案管理部門提供足夠資源；在內(nèi)部管理時(shí)，檔案管理部門也必須嚴(yán)格進(jìn)行自我監(jiān)督，完善并落實(shí)檔案歸檔制度、整理制度、崗位人員責(zé)任制度、考核制度、檔案保管制度、借閱制度、保密制度等相關(guān)制度。只有這樣，才能確保優(yōu)化的檔案管理制度能真正發(fā)揮作用，進(jìn)而確保任何一項(xiàng)檔案管理工作的開展都能有相應(yīng)的制度作支撐。

3.優(yōu)化檔案管理人員。即便在新時(shí)期各行各業(yè)在檔案管理工作方面都或多或少融入了信息化技術(shù)和設(shè)備，大大提升了檔案管理工作的便捷性，但歸根究底信息化技術(shù)的使用及設(shè)備的操作還是要依靠人。因此，檔案管理人員的優(yōu)化是檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。具體而言，檔案管理人員必須明確檔案管理工作的重要性，不斷警示自己要實(shí)事求是、盡職盡責(zé)；熟練掌握部門職責(zé)、規(guī)章制度、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)等；積極參與相關(guān)培訓(xùn)，不斷提高自身專業(yè)知識(shí)、技能和素養(yǎng)；敢于正視自身不足，不斷學(xué)習(xí)和改進(jìn)。此外，水務(wù)局還可定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，通過(guò)者才能繼續(xù)從事原崗位工作，確保檔案管理隊(duì)伍整體質(zhì)量。

4.優(yōu)化檔案管理設(shè)施。在新時(shí)期水務(wù)局必須不斷優(yōu)化檔案管理設(shè)施設(shè)備才能滿足檔案管理工作需求。如檔案管理室應(yīng)避免陽(yáng)光直射，若需人工照明也應(yīng)使用防爆燈，以免長(zhǎng)時(shí)間用電造成火災(zāi)；檔案管理部門應(yīng)配備專門的庫(kù)房、閱覽室和辦公區(qū)，同時(shí)安裝必須的設(shè)備與器具；相關(guān)區(qū)域必須定期清潔打掃，保持干燥整潔；定期檢查和維護(hù)設(shè)施設(shè)備，及時(shí)修理或更換損壞零件或設(shè)備等。此外，檔案管理室的濕度、溫度、通風(fēng)也應(yīng)有所保障，做好通風(fēng)措施，溫度應(yīng)控制在14-24℃，濕度應(yīng)控制在45-60%，最好安裝濕度測(cè)量?jī)x器，以便實(shí)時(shí)掌握檔案管理室的濕度變化，及時(shí)做好調(diào)節(jié)[2]。

5.優(yōu)化檔案管理模式。在新時(shí)期信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展促使各行各業(yè)的檔案管理工作都逐漸步入信息化建設(shè)軌道，水務(wù)局檔案管理工作也不例外。要優(yōu)化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，首先必須認(rèn)清電子檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)；然后著重培養(yǎng)和引進(jìn)信息化管理人才，以及信息化設(shè)備的購(gòu)進(jìn)，但在此階段必須確保檔案資料的保密和安全工作到位，防止資料外泄、損壞等，尤其要做好電子資料的安全工作，如設(shè)置登錄密碼、安裝防火墻、定期殺毒等；最后要緊密結(jié)合實(shí)際情況和需求，及時(shí)更新檔案資料，提高檔案資料的利用率，確保檔案資料能更好地為水務(wù)局工作的開展提供服務(wù)[3]。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期水務(wù)局檔案管理工作面臨著諸多問(wèn)題和挑戰(zhàn)，同時(shí)也面臨著很多發(fā)展機(jī)遇，要抓住機(jī)遇、解決問(wèn)題、戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)，就必須不斷優(yōu)化檔案管理策略。本文主要從檔案管理意識(shí)、檔案管理制度、檔案管理人員、檔案管理設(shè)施和檔案管理模式五方面展開了論述。但在具體檔案管理工作中，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況和需求選擇相應(yīng)的優(yōu)化板塊，這樣才能確保優(yōu)化后能對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生積極作用，避免做無(wú)用功。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫利文.分析檔案管理工作中的疑難點(diǎn)及優(yōu)化策略[J].才智，2014（05）：337-337

[2]羅偉玲.水利工程檔案管理工作的優(yōu)化措施[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（20）：267-267

[3]李萬(wàn)剛.新時(shí)期實(shí)業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：101-101.endprint