論行政體系中非正式溝通的作用及控制

張坤

摘要：溝通是兩個人或以上的人群互相傳遞與交換信息與思想的過程。由此，行政溝通可以解釋為國家行政體系與外界環(huán)境、行政體系各個部分、層級進行信息的傳遞，相互了解的過程，在任何組織或團體中都存在著非正式溝通。本文分析了在行政體系中，非正式溝通的優(yōu)勢與缺點，并針對利與弊如何進行揚長避短的對策與建議。

關鍵詞：行政體系；非正式溝通；正式溝通

前言：

在一個行政體系中，必然存在著正式溝通與非正式溝通。正式溝通指的是，依據(jù)相關規(guī)定，信息通過行政體系的正視機構與權限關系進行傳遞與交流。正式溝通要嚴格依照法律法規(guī)進行，有一定的持續(xù)與穩(wěn)定性。而非正式溝通則指的是，不在正式行政組織之內的信息傳遞與交流，這種建立在行政人員的感情與社交基礎上的溝通方式以人與人之間的交互行為而產生，例如在行政人員之間，或與其他社會人員的日常接觸，非正式的閑談、聚餐等。

一、行政體系中非正式溝通存在的文化背景

（一）行政體系中非正式溝通存在的文化背景

非正式的行政溝通與以往行政文化有一定的關聯(lián)性。傳統(tǒng)的行政活動往往具有封閉性，以正式的溝通方式并不能充分表達出有效的信息，這使得行政人員之間的非正式溝通提供了必要性。在傳統(tǒng)的行政工作當中，個人的言論受到了嚴重的限制，自己的真實思想與見解并不能良好的傳遞給其他人，這就使得行政人員在私人場合下表達自己的看法，發(fā)泄自己的不滿。行政活動的封閉性給行政生活帶來了極大的限制，這勢必加快了非正式溝通的產生。

（二）行政體系中非正式溝通產生的原因

任何組織或團體因體制問題，都會存在非正式溝通。有部分人認為，隨著正式溝通方式的完善，非正式溝通會隨之消失。但結合實際情況來看，這種理解實際上是錯誤的，事實上要清晰的一點是，非正式溝通是因正式溝通的存在而存在的，不論正式溝通有多完善，其本身的“正式”帶來了無法彌補的缺陷，所以非正式溝通才會順勢而生。值得一提的是，現(xiàn)代行政管理對人員的限制與規(guī)則過多，這就使得行政人員不可避免的進行私下交流與溝通。

二、非正式溝通的利弊分析

人們在涉及有關非正式溝通的話題是，總會下意識的與謠言和一些流言蜚語結合到一起，因此在這種非正式渠道下傳播的消息，人們總是對其保持懷疑的態(tài)度。但這種習慣其實是一種誤解，在現(xiàn)代的行政活動中，非正式溝通相比較正式溝通有著速度快，溝通方式靈活多樣等特點，非正式溝通如果使用得當，作為正式溝通的補充，將起到十分重要的作用[1]。

（一）彌補正式溝通渠道的不足

通常情況下，人們在無法得到明確的利益或避免不必要的沖突與麻煩時，往往會在正式場合隱藏自己的想法與觀點，但在非正式溝通的渠道下，人們可以了解對方所表達的真實觀點與含義，真實的表達出人們的真實想法與動機，從而更加有效的解決問題。

（二）減少正式溝通渠道的負能量

可以使得正式溝通的效率得到有效提升，隨著世界上行政國家的不斷涌現(xiàn)與全球經濟化的來臨，政府的職責不斷增加，需要管理的事物越來越紛繁復雜，再加上上層管理階層對政府不斷提高效率的要求，使得真實溝通嚴重負荷超載，而現(xiàn)在臨時加了一輛非正式溝通的列車，則可以有效的控制正式溝通的壓力，合理的幫助政府提升效率[2]。

（三）減少人際沖突、密切人際關系

非正式的溝通通常是在一個較為舒適輕松的環(huán)境下進行的，在這種環(huán)境下，人們更樂于將自己內心深處的一些想法與觀念表達出來，自由不受束縛的交流想法與觀點，沒有顧慮得發(fā)泄自己的不滿情緒。非正式溝通可以有效緩解在行政生活中，領導者與工作人員或工作人員之間的緊張氛圍，使得任務得以高效快速的的完成。

（四）使信息傳遞者有更大的參與欲望

通常來看，在某一項信息發(fā)布出去前夕，人們總是能在其他非正式渠道獲取到一定的相關信息。人們通常會對此信息作出相應的反應，當信息與自身的利益緊密相連時，人們會對此信息的變化更加關注，等待最新消息的更新。甚至主動向有關部門詢問其真實性與進展程度。

（五）非正式溝通的弊端

因為非正式溝通所傳遞出來的信息是不可控、不固定的。因此，信息極有可能經過篡改、歪曲、斷章取義，從而導致信息的真實性受到嚴重威脅。例如：妨礙或削弱正式權利的行使效力、行政命令產生阻力，或被不法分子利用而造成大規(guī)模惡性事件的導火索。

三、行政體系中非正式溝通的有效控制

任何事物都有其兩面性，已知非正式溝通是永遠都無法消失的，那么關鍵就在于我們如何將其揚長避短的利用好。

（一）消除謠言傳播

傳播謠言的原因有三：一是不清晰組織的信息，而是員工缺乏安全感，三是對工作有一定的不良情緒。此外，如果人們在正式渠道獲取不到想要了解的信息時，那些非正常溝通渠道中所傳播出來的信息接受度是非常高的，若想去除非正式溝通中存在的消極氛圍，從本質上講，首先就要清除這些不利因素。

（二）提升行政人員評判能力

流言的傳播完全取決于行政人員的評判能力。行政人員的綜合素質越高、評判能力越強，流言的流傳速度就會越慢，反之則越快。因此，行政人員應強化自身的思考能力，做到理性思考，不被外界因素所刺激[3]。

（三）暢通正式溝通渠道

針對溝通渠道的實際情況，比如擴寬渠道范圍，增加渠道數(shù)量或延長開放時間，都會將謠言扼殺在非正式渠道之中。多渠道的溝通制度可以有效避免以往單通道溝通時的缺陷，保障了信息的真實性、完整性，有效制止了傳播人員對信息內容的斷章取義，惡意曲解或增加虛假信息內容。積極推出政務公開制度，提高民眾所關注問題的透明度，加深民眾對政府的了解，政府各部分依法公開辦公制度，將其形成一種制度辦公模式，尤其是關于國計民生的決策時，政府就更加有義務將其細節(jié)公布給民眾，這是的政府可以隨時受到社會輿論的監(jiān)督，減少因流言盛行而導致政府在人民心中失去公信力。

結語：

總而言之，在行政生活中，領導階層應對非正式溝通的有效控制予以重視，學會揚長避短，同時還應加強對渠道的把握與正確利用，在日常行政工作中，應對非正式溝通的消息進行收集與分析，在具體的決策時應注意到非正式溝通的影響，做到萬無一失。

參考文獻：

[1]張衛(wèi)娜.論行政體系中非正式溝通的作用及控制[N].湖北函授大學學報，2012，12：83-84.

[2]何利華.淺論非正式溝通[J].長沙大學學報，2011，01：42-43.

[3]李充.我國地方政府運行中非正式溝通的利弊分析[D].河南大學，2012.endprint