淺談ERP系統(tǒng)中的供應(yīng)商管理

張立偉

摘 要：在工業(yè)信息化時代，借助先進(jìn)的ERP系統(tǒng)，建立健全供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)信息和臺帳記錄，強(qiáng)化供應(yīng)商信息的集中管理。再依據(jù)各職能部門的業(yè)務(wù)需求，對供應(yīng)商信息按業(yè)務(wù)類型、地域和記帳方式進(jìn)行分類管理，以方便各職能部門的快速檢索和使用。

關(guān)鍵詞：供應(yīng)商管理；ERP系統(tǒng)；主數(shù)據(jù)

中圖分類號：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）09-0210-01

1 供應(yīng)商管理概述

在實施ERP系統(tǒng)以前，公司各職能部門分管自己的供應(yīng)商信息，沒有集中統(tǒng)一的管理平臺。實施ERP系統(tǒng)以后，所有的供應(yīng)商信息都集中到系統(tǒng)中，實現(xiàn)了對供應(yīng)商信息的完整性、一致性、及時性、統(tǒng)一性的管理。

在ERP系統(tǒng)中，習(xí)慣上把供應(yīng)商的信息數(shù)據(jù)稱為供應(yīng)商主數(shù)據(jù)（Vendor Master Data）。它包括供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息（如：廠家的名稱，稅號，地址，聯(lián)系電話，法人等等），公司財務(wù)部門對供應(yīng)商的記帳信息（如記帳科目）和公司業(yè)務(wù)部門對供應(yīng)商的采購信息（如交貨計劃）。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)在整個ERP系統(tǒng)中是共享的，權(quán)限范圍內(nèi)的職能部門都能查看和使用。

2 供應(yīng)商管理的總體思路

隨著公司業(yè)務(wù)的拓展和供需關(guān)系的調(diào)整，ERP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)也會進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，凍結(jié)甚至刪除那些淘汰的供應(yīng)商，增加新入圍的供應(yīng)商，以及修改那些在工商局變更信息的供應(yīng)商。

隨著供應(yīng)商數(shù)量的增多，各種類型的廠家都納入到了ERP系統(tǒng)中。為了更快捷有效地篩選和提取供應(yīng)商信息，使業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門都能方便快捷地掌握供應(yīng)商的情況，了解供應(yīng)商的信息動態(tài)，滿足各職能部門對供應(yīng)商的評價，公司采取了對供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的分類管理和臺帳管理。

2.1 供應(yīng)商的分類管理

從供應(yīng)商的使用情況分析，可以對供應(yīng)商從以下幾個角度進(jìn)行分類：

2.1.1 按業(yè)務(wù)類型分類

根據(jù)業(yè)務(wù)類型的不同，可將供應(yīng)商分為原料供應(yīng)商、設(shè)備備件供應(yīng)商、設(shè)備檢修供應(yīng)商、能源供應(yīng)商、運(yùn)輸供應(yīng)商、基建工程供應(yīng)商等等，具體的類型是由公司自身的實際情況決定的。這種分類方案能快捷有效地對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，對業(yè)務(wù)部門來說，是很重要的方案之一。

但是，需要注意的是，這種分類方案中，有些廠家在可能屬于多個業(yè)務(wù)類型。如有些廠家既是原料供應(yīng)商，也是設(shè)備備件供應(yīng)商，還可能是運(yùn)輸供應(yīng)商。所以，這種分類方案并不是剛性的。于是，我們將每種業(yè)務(wù)類型用一個符號（如英文字母）表示，在維護(hù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)時，將業(yè)務(wù)類型符號填寫到檢索字段中，屬于哪幾種業(yè)務(wù)類型，就填幾個符號。這樣既能滿足分類的需要，又能方便業(yè)務(wù)部門的使用，一舉兩得。

2.1.2 按地域分類

根據(jù)供應(yīng)商的地域不同，可將供應(yīng)商分為本市供應(yīng)商、本省外市供應(yīng)商和外省供應(yīng)商。其中，本市供應(yīng)商所占的比例往往是最大的，因為從物資供應(yīng)的時效角度來說，本市的供應(yīng)商的供貨速度無疑是最快的。而外省供應(yīng)商，可根據(jù)企業(yè)自身的實際情況進(jìn)行細(xì)化。如一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)（如：北京、上海等地）的供應(yīng)商數(shù)量一般會比較集中，這樣就可以將這些地區(qū)的供應(yīng)商集中起來進(jìn)行管理。

在ERP系統(tǒng)中，可對國家和地區(qū)進(jìn)行編碼管理，使其規(guī)范化，而后，將國家和地區(qū)的編碼維護(hù)到供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的基本信息中，以實現(xiàn)對供應(yīng)商地域的分類。

2.1.3 按記帳方式分類

根據(jù)財務(wù)記帳方式的不同，可將供應(yīng)商分為企業(yè)內(nèi)供應(yīng)商、國內(nèi)供應(yīng)商和國外供應(yīng)商。對于企業(yè)來說，企業(yè)內(nèi)部的一些部門自身就具備生產(chǎn)供貨能力，這些部門就成為的其它一些部門的供應(yīng)商。但從財務(wù)記帳的角度來說，這些部門往往不會單獨記帳，而是與公司的帳套合并處理，所以這部分供應(yīng)商要單獨分類。國內(nèi)供應(yīng)商是以廠家為主體進(jìn)行分別記帳。而國外供應(yīng)商往往會遇到使用外幣結(jié)算的情況，所以常常會進(jìn)行貨幣換算，所以這類供應(yīng)商也要單獨區(qū)分。

2.2 供應(yīng)商的臺帳管理

供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息和評價信息并不是一成不變的。當(dāng)供貨廠家自身的信息發(fā)生變更，或者公司各職能部門對供應(yīng)商的評價發(fā)生變化時，系統(tǒng)都要對其進(jìn)行記錄。為此，公司建立了一套供應(yīng)商的管理臺帳。有了這套臺帳，各職能部門可以清晰地了解供應(yīng)商信息的動態(tài)，掌握公司各職能部門對供應(yīng)商的評價情況。這套臺帳為職能部門在篩選和使用供應(yīng)商方面提供了有利的支持。

3 結(jié)語

依托強(qiáng)大的ERP信息化系統(tǒng)，和公司集中管控的指導(dǎo)思想，公司的供應(yīng)商管理第一次真正地實現(xiàn)了統(tǒng)一管理，供應(yīng)商信息也滿足了完整性、準(zhǔn)確性、唯一性和及時性的要求。這是一次質(zhì)的飛躍。這個管理思想不僅能滿足公司各職能部門的實際需求，還能在一定程度上幫助公司合理地規(guī)避市場風(fēng)險，匯攏資金，為公司贏得更大的利益。