淺談如何做好工程公司清欠部門的會(huì)計(jì)工作

丁軍明

【摘要】工程公司清欠部門的會(huì)計(jì)工作是工程項(xiàng)目結(jié)束后清欠部門的主要工作，是清收清欠工作的主要組成部分。該文分析了工程公司清欠部門會(huì)計(jì)工作的重要性及存在的問題，并從會(huì)計(jì)工作實(shí)務(wù)角度論述了做好工程公司清欠部門會(huì)計(jì)工作的方法和措施。

【關(guān)鍵詞】清欠部門 清收清欠 會(huì)計(jì)工作

一、工程公司清欠部門會(huì)計(jì)工作的重要性

2016年上半年，國(guó)家發(fā)改委、交通運(yùn)輸部聯(lián)合印發(fā)的《交通基礎(chǔ)設(shè)施重大工程建設(shè)三年行動(dòng)計(jì)劃》提出，2016-2018年，擬重點(diǎn)推進(jìn)鐵路、公路、水路、機(jī)場(chǎng)、城市軌道交通項(xiàng)目303項(xiàng)，涉及項(xiàng)目總投資約4.7萬億元，隨之而來的是建筑業(yè)工程公司的產(chǎn)值規(guī)模上升，工程項(xiàng)目結(jié)束后債權(quán)的清收金額和債務(wù)的償付金額增大，工程公司清欠部門會(huì)計(jì)人員的工作量加大，作為清收清欠工作主要組成部分的會(huì)計(jì)工作也就顯得更為重要，筆者所在工程公司清欠部門會(huì)計(jì)人員主要有如下重要工作職責(zé)：

（一）負(fù)責(zé)公司工程項(xiàng)目主體完工后，項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬的回收、會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作

項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬回收是公司增收節(jié)支的一項(xiàng)重要舉措和有效措施，是清欠部門進(jìn)行項(xiàng)目后續(xù)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的前提。清欠部門的會(huì)計(jì)人員收回該工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬后，繼續(xù)對(duì)該回收項(xiàng)目進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，為公司管理提供該工程項(xiàng)目準(zhǔn)確有效的會(huì)計(jì)信息，為公司的各項(xiàng)決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。收回項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬后，清欠部門會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)目收付款的財(cái)務(wù)管理工作，可以實(shí)現(xiàn)公司回收項(xiàng)目的資金和公司日常經(jīng)營(yíng)資金的有效融通，提高資金使用效率，降低資金成本，從而降低了財(cái)務(wù)費(fèi)用，間接提升了公司利潤(rùn)水平，為公司的穩(wěn)定健康發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（二）負(fù)責(zé)已結(jié)算項(xiàng)目的剩余計(jì)量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權(quán)的清收工作

（三）負(fù)責(zé)回收項(xiàng)目留守人員薪酬發(fā)放等管理工作

回收項(xiàng)目根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)和后期工作量安排留守人員，留守人員名單的確定由項(xiàng)目部報(bào)公司人力資源部批準(zhǔn)后確定，留守人員常駐項(xiàng)目所在地，負(fù)責(zé)回收項(xiàng)目的后續(xù)工作，其工資薪酬由公司清欠辦會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)制表發(fā)放。

（四）建立回收項(xiàng)目的債權(quán)債務(wù)臺(tái)賬，制定清收償付計(jì)劃并負(fù)責(zé)組織實(shí)施，妥善解決財(cái)務(wù)遺留問題

（五）會(huì)同經(jīng)濟(jì)管理部、工程管理部等部門開展公司已竣工待決算項(xiàng)目的與業(yè)主和施工隊(duì)伍的結(jié)算工作

（六）協(xié)同法律事務(wù)部做好經(jīng)濟(jì)糾紛的處置工作

（七）做好與機(jī)關(guān)相關(guān)職能部門的信息傳遞與溝通工作

公司財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、經(jīng)濟(jì)管理部等部門需要從清欠部門獲取會(huì)計(jì)信息或清欠部門需要從其他部門獲取信息時(shí)，由清欠部門會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)信息的傳遞與溝通工作。

二、工程公司清欠部門會(huì)計(jì)工作存在的問題

（一）規(guī)章制度不健全

為進(jìn)一步加強(qiáng)工程公司項(xiàng)目管理，規(guī)范工程項(xiàng)目竣工后的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，提高工程項(xiàng)目盈利水平，更好的做好工程公司的清收清欠工作，結(jié)合公司對(duì)工程項(xiàng)目的管理現(xiàn)狀，筆者所在單位在公司層面制定出臺(tái)了《工程項(xiàng)目竣工后管理暫行辦法》，對(duì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬的回收及回收后的管理機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行了明確，明確由公司清欠部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。隨著清欠部門工作的有序開展，針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問題和新情況，又制定出臺(tái)了《工程項(xiàng)目竣工后管理補(bǔ)充規(guī)定》。針對(duì)回收項(xiàng)目間接費(fèi)用報(bào)賬不規(guī)范的情況，下發(fā)了《關(guān)于規(guī)范回收項(xiàng)目間接費(fèi)審批流程的通知》，對(duì)間接費(fèi)用報(bào)賬流程進(jìn)行了規(guī)范。

但是有關(guān)清收清欠工作獎(jiǎng)懲的相關(guān)規(guī)章制度還不是很健全，導(dǎo)致回收工程款的清收工作的獎(jiǎng)懲措施“無法可依”，影響剩余計(jì)量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權(quán)的清收，進(jìn)而降低了資金使用效率，提高了資金使用成本，對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和效益的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生不利影響。

（二）會(huì)計(jì)人員配備不足

筆者所在單位很重視清欠部門的工作，2008年在公司成立了清欠部門，定員編制兩人，后期隨著回收項(xiàng)目的增多，清欠部門會(huì)計(jì)人員的工作量不斷加大，原有兩人已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足工作的需要，截至目前，公司為清欠部門增加編制3人，清欠部門會(huì)計(jì)人員人數(shù)達(dá)到5人，且會(huì)計(jì)職稱全部為會(huì)計(jì)師，大大增強(qiáng)了清欠部門的力量，一定程度上緩解了人員不足的狀況。

但隨著公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大和公司管理活動(dòng)的日益細(xì)化，加上筆者所在公司推行財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，現(xiàn)有5名會(huì)計(jì)人員不能滿足清收清欠工作的需要，如年度回收項(xiàng)目計(jì)劃完成困難等，必然影響到清欠部門職能的有效發(fā)揮。

三、做好工程公司清欠部門會(huì)計(jì)工作的方法和措施

（一）建立健全規(guī)章制度

兵馬未動(dòng)，糧草先行。作為清欠部門的會(huì)計(jì)工作亦是如此，要做好清欠部門的會(huì)計(jì)工作，必須先建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，目前筆者所在單位已制定出臺(tái)了《工程項(xiàng)目竣工后管理暫行辦法》，對(duì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬的回收及回收后的管理機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行了規(guī)定明確。

制定出臺(tái)了《工程項(xiàng)目竣工后管理補(bǔ)充規(guī)定》，對(duì)回收項(xiàng)目留守人員的差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)和回收項(xiàng)目管理用車進(jìn)行了規(guī)范，項(xiàng)目交賬時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況向公司物資設(shè)備部上報(bào)管理用車計(jì)劃，經(jīng)公司同意后，確定回收項(xiàng)目管理用車。清欠部門根據(jù)公司批復(fù)的用車計(jì)劃辦理費(fèi)用報(bào)銷，未經(jīng)公司同意擅自租用車輛及超批復(fù)計(jì)劃用車的費(fèi)用不予報(bào)銷。管理用車費(fèi)用報(bào)銷范圍包括：保險(xiǎn)費(fèi)、油料費(fèi)、修理費(fèi)、過路過橋費(fèi)等。實(shí)際用車費(fèi)用必須與項(xiàng)目部所在地、出差目的地和路途相符，支出金額合理，與以上要求不一致的不予報(bào)銷。車輛單次維修費(fèi)用5000元以上的必須事前報(bào)請(qǐng)公司物資設(shè)備部登記、核實(shí)、批準(zhǔn)，否則發(fā)生費(fèi)用不予報(bào)銷。

下發(fā)了《關(guān)于規(guī)范回收項(xiàng)目間接費(fèi)審批流程的通知》，對(duì)間接費(fèi)用報(bào)賬流程進(jìn)行了規(guī)范?；厥枕?xiàng)目間接費(fèi)用開支實(shí)行“預(yù)算控制、及時(shí)辦理、從嚴(yán)審批”的原則，各回收項(xiàng)目留守人員根據(jù)本月將要開展的主要工作內(nèi)容科學(xué)合理編制間接費(fèi)用預(yù)算，于每月3號(hào)之前上報(bào)公司清欠部門，每月28號(hào)將實(shí)際開支的間接費(fèi)用發(fā)票和經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽批的報(bào)告?zhèn)鬟f給公司清欠辦，清欠辦負(fù)責(zé)審核每張發(fā)票的真實(shí)有效性，并與經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的預(yù)算表逐項(xiàng)比對(duì)報(bào)銷。月初沒有上報(bào)間接費(fèi)用預(yù)算的項(xiàng)目和超過預(yù)算控制沒提前匯報(bào)發(fā)生的間接費(fèi)用不予報(bào)銷，通過此項(xiàng)措施，降低了間接費(fèi)用發(fā)生額，降低了成本。

針對(duì)有關(guān)清收清欠工作獎(jiǎng)懲的相關(guān)規(guī)章制度還不健全的問題，公司清欠部門將推動(dòng)形成公司層面的文件，使回收工程款的清收工作獎(jiǎng)懲措施“有法可依”，催進(jìn)剩余計(jì)量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權(quán)的清收，提高資金使用效率，降低資金使用成本。

（二）提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)

針對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大和公司管理活動(dòng)日益細(xì)化，現(xiàn)有5名會(huì)計(jì)人員不能滿足清收清欠工作需要的問題，目前公司財(cái)務(wù)人員緊缺，短時(shí)間內(nèi)不可能擴(kuò)大清欠部門會(huì)計(jì)人員編制，清欠部門的會(huì)計(jì)人員需全面提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)與兄弟單位的溝通交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)兄弟單位的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短；定期進(jìn)行工作總結(jié)，舉一反三，提高工作效率；熟練掌握公司現(xiàn)行各項(xiàng)規(guī)章制度，夯實(shí)工作依據(jù)；積極參加會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)資格考試，提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)。

（三）依據(jù)回收項(xiàng)目交賬要求，及時(shí)回收工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬

筆者所在單位管理層高瞻遠(yuǎn)矚，制定了回收項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬先經(jīng)過內(nèi)部審計(jì)后回收到清欠部門的原則。經(jīng)過內(nèi)部審計(jì)，合理確定了項(xiàng)目預(yù)計(jì)總產(chǎn)值、預(yù)計(jì)總成本和預(yù)期效益，使項(xiàng)目回收后據(jù)建造合同確認(rèn)收人成本的會(huì)計(jì)核算有了依據(jù)；經(jīng)過內(nèi)部審計(jì)，審計(jì)部門的專業(yè)人員會(huì)對(duì)項(xiàng)目后續(xù)工作提出合理化建議，催進(jìn)回收項(xiàng)目增收節(jié)支；經(jīng)過內(nèi)部審計(jì)，審計(jì)人員會(huì)對(duì)項(xiàng)目存在的問題提出解決建議，催進(jìn)回收項(xiàng)目遺留問題的有效解決。

回收工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬流程措施：

1.清欠部門根據(jù)公司管理決策下發(fā)回收項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬通知，通知列明各項(xiàng)目交賬時(shí)間及交賬要求。

2.項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬移交之前原項(xiàng)目人員需要做好以下工作。計(jì)劃人員到經(jīng)濟(jì)管理部辦理合同、結(jié)算等資料的移交。物資人員到物資設(shè)備部辦理資產(chǎn)移交或列銷手續(xù)。工程技術(shù)人員到工程部辦理技術(shù)資料的移交或存檔工作。項(xiàng)目經(jīng)理到審計(jì)部匯報(bào)溝通安排項(xiàng)目審計(jì)時(shí)間。項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員到財(cái)務(wù)部辦理賬戶撤銷、對(duì)賬工作；準(zhǔn)備好清欠辦要求填報(bào)的資料和移交的資料，按通知時(shí)間移交財(cái)務(wù)賬，同時(shí)補(bǔ)充、完善各部門要求提供的資料；項(xiàng)目賬務(wù)賬移交后，按財(cái)務(wù)部要求及時(shí)整理、打印、裝訂會(huì)計(jì)檔案等資料，與檔案室聯(lián)系檔案移交事宜。

3.清欠部門具體收賬措施。

⑴回收項(xiàng)目財(cái)務(wù)交賬人員按要求填報(bào)項(xiàng)目信息臺(tái)賬，信息臺(tái)賬內(nèi)容包括：涵蓋項(xiàng)目合同金額等基本情況的項(xiàng)目概況表，項(xiàng)目利潤(rùn)表，合同成本明細(xì)表，間接費(fèi)用開支明細(xì)表，隊(duì)伍計(jì)價(jià)撥款表，業(yè)主撥款表，債權(quán)債務(wù)表，未銷戶的銀行賬戶表，留守人員名單表等。信息臺(tái)賬填報(bào)數(shù)據(jù)全面、完整，所有數(shù)據(jù)與賬面一致。并需移交截至交賬時(shí)的科目余額表和情況說明。移交的信息臺(tái)賬、科目余額表、情況說明等資料需項(xiàng)目財(cái)務(wù)主管簽證，并提供電子數(shù)據(jù)。

⑵項(xiàng)目交賬前撤銷項(xiàng)目銀行賬戶。因故不能撤銷的，報(bào)公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)。未撤銷銀行賬戶的所有資料全部移交清欠部門，包括不限于以下資料：開戶許可證、支付密碼器、網(wǎng)銀登錄人員編號(hào)及密碼等。

⑶公司調(diào)撥固定資產(chǎn)、實(shí)驗(yàn)儀器等交賬前辦理調(diào)出手續(xù)，自購(gòu)固定資產(chǎn)、臨時(shí)設(shè)施、原材料、周轉(zhuǎn)材料等按公司規(guī)定程序全部處理（調(diào)撥或列銷）。對(duì)外支付的各類押金、保證金等交賬前要盡可能收回，無法收回的妥善處理不留余額；對(duì)內(nèi)支付的各類押金、保證金等要單獨(dú)說明并與對(duì)方簽認(rèn)。備用金除留守人員（需簽認(rèn)）外，其他人員或全額收回或轉(zhuǎn)賬到新項(xiàng)目，不得留有余額。

⑷項(xiàng)目賬面所有債權(quán)需要簽認(rèn)，與業(yè)主的債權(quán)和結(jié)算核對(duì)一致，并取得書面對(duì)賬單，提供末次對(duì)上驗(yàn)工計(jì)價(jià)批復(fù)表復(fù)印件、稅費(fèi)繳納及發(fā)票開具情況統(tǒng)計(jì)表。

債務(wù)也要核對(duì)簽認(rèn)一致，并注明是否欠發(fā)票及其金額；項(xiàng)目確定不需支付的債務(wù)，請(qǐng)?jiān)诮毁~前履行必要程序處理。

⑸已結(jié)算隊(duì)伍的所有合同及結(jié)算資料原件隨同會(huì)計(jì)檔案移交檔案室。未結(jié)算隊(duì)伍移交時(shí)要做階段性結(jié)算（需對(duì)方簽認(rèn)）并說明不能結(jié)算的原因，所有資料（合同、已簽認(rèn)工程量等）移交經(jīng)濟(jì)管理部。

⑹公司刻制的項(xiàng)目公章、財(cái)務(wù)章等全部移交公司檔案室，項(xiàng)目后續(xù)使用按規(guī)定辦理借用手續(xù)。

⑺上報(bào)留守人員名單。留守人員要按公司集中管理的要求處理本項(xiàng)目或臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作。

⑻書面說明項(xiàng)目移交時(shí)遺留問題、強(qiáng)調(diào)事項(xiàng)，以前使用過的會(huì)計(jì)賬套登錄人員編碼及密碼。

⑼根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)要求或業(yè)務(wù)需要提供的其他資料。

（四）做好會(huì)計(jì)核算和清收清欠等日常工作

1.做好會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作。會(huì)計(jì)人員應(yīng)掌握最新企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，依法合規(guī)的做好會(huì)計(jì)核算工作，為公司管理提供準(zhǔn)確有效的會(huì)計(jì)信息，為公司的各項(xiàng)決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。會(huì)計(jì)人員合理制定收付款計(jì)劃，提前預(yù)計(jì)回收工程款金額、對(duì)內(nèi)對(duì)外支付款項(xiàng)金額和資金余缺情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公司回收項(xiàng)目的資金和公司日常經(jīng)營(yíng)資金的有效融通，提高資金使用效率，降低資金成本。

2.做好已結(jié)算項(xiàng)目的剩余計(jì)量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權(quán)的清收工作。依據(jù)原項(xiàng)目交賬人員移交的信息臺(tái)賬和最新的科目余額表上的數(shù)據(jù)信息，對(duì)已結(jié)算項(xiàng)目的剩余計(jì)量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權(quán)加大清收力度，及時(shí)進(jìn)行清收，增加公司現(xiàn)金流入，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作提供資金支持，降低公司資金成本。

3.做好回收項(xiàng)目留守人員薪酬發(fā)放工作?；厥枕?xiàng)目留守人員常駐項(xiàng)目所在地，負(fù)責(zé)回收項(xiàng)目的后續(xù)工作，生活條件相對(duì)差一些，清欠部門會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)編制工資表發(fā)放工資，為留守人員排憂解難，提高留守人員的工作積極性。

4.建立回收項(xiàng)目的債權(quán)債務(wù)臺(tái)賬，制定清收償付計(jì)劃并負(fù)責(zé)組織實(shí)施，妥善解決財(cái)務(wù)遺留問題?；厥枕?xiàng)目發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，清欠部門會(huì)計(jì)人員及時(shí)記賬，更新債權(quán)債務(wù)臺(tái)賬，根據(jù)準(zhǔn)確無誤的會(huì)計(jì)信息制定清收償付計(jì)劃并負(fù)責(zé)組織實(shí)施，妥善解決各種財(cái)務(wù)遺留問題。

5.會(huì)同經(jīng)濟(jì)管理部、工程管理部等部門開展公司已竣工待決算項(xiàng)目的與業(yè)主和施工隊(duì)伍的結(jié)算工作。項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬回收時(shí)，一般來說項(xiàng)目部與業(yè)主尚未結(jié)算，個(gè)別的在建施工隊(duì)伍也沒達(dá)到結(jié)算條件。項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬回收后，清欠部門會(huì)計(jì)人員就需要配合公司經(jīng)濟(jì)管理部、工程管理部等部門開展公司已竣工待決算項(xiàng)目的與業(yè)主和施工隊(duì)伍的結(jié)算工作。

6.協(xié)同法律事務(wù)部做好經(jīng)濟(jì)糾紛的處置工作。工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)賬回收后，個(gè)別項(xiàng)目可能涉及到與業(yè)主和施工隊(duì)伍的經(jīng)濟(jì)糾紛，公司法律事務(wù)部需要查詢財(cái)務(wù)資料時(shí)，清欠部門的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)配合。

7.做好與機(jī)關(guān)相關(guān)職能部門的信息傳遞與溝通工作。