醫(yī)院檔案管理的信息化與科學(xué)化管理對(duì)策

徐慧中

（濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，山東 濰坊 261000）

[摘 要] 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的作用日益顯現(xiàn)出來，醫(yī)院檔案管理可以真切反應(yīng)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和資金運(yùn)行狀況。隨著醫(yī)院管理的加強(qiáng)，探討醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化及信息化管理策略勢(shì)在必行。本文在分析了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上提出了醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化及信息化管理策略。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；檔案管理；科學(xué)化；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 095

[中圖分類號(hào)] G271；R197.324 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）05- 0180- 01

0 引 言

醫(yī)院檔案管理可以真切反應(yīng)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和資金運(yùn)行狀況。隨著醫(yī)院管理的加強(qiáng)，探討醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化及信息化管理策略勢(shì)在必行。本文在分析了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上提出了醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化及信息化管理策略。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

首先，醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為對(duì)員工資料進(jìn)行收集、整理、保管是員工人員的職責(zé)，很少過問。有的醫(yī)院雖然重視員工業(yè)務(wù)，但是忽視檔案管理，導(dǎo)致員工業(yè)務(wù)、檔案管理分離。還有的檔案管理部門忽視檔案管理，沒有制定相關(guān)的管理措施，更沒有對(duì)其進(jìn)行有效的指導(dǎo)，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)行。

其次，檔案管理信息不完整。有的醫(yī)院在檔案管理過程中沒有及時(shí)完善相關(guān)的信息，缺乏有效的考核制度、網(wǎng)絡(luò)信息搜集平臺(tái)等，導(dǎo)致了檔案信息缺乏可靠性，其他部門的工作受到一定阻礙，對(duì)檔案的利用率也相對(duì)較低，這樣醫(yī)院檔案就失去存在的意義。

最后，檔案管理人員專業(yè)能力不足，信息化水平低。有的醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，也沒有對(duì)檔案管理人員提供必要的專業(yè)培訓(xùn)，造成了檔案管理人員專業(yè)能力不足，阻礙了檔案管理的進(jìn)行和醫(yī)院的整體運(yùn)營。有的醫(yī)院的檔案管理人員年齡偏大，雖然工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但是在傳統(tǒng)檔案管理模式的影響下，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展緩慢；而有的醫(yī)院雖然有很多擁有信息化知識(shí)的新人，但是他們由于工作經(jīng)驗(yàn)不足，有沒有得到有效的培訓(xùn)，也導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理的信息化。

2 醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化及信息化管理策略

首先，加強(qiáng)醫(yī)院管理者對(duì)檔案管理科學(xué)化及信息化的重視，通過不同形式的講座，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)等，改變他們以往的觀念，促使他們?cè)卺t(yī)院檔案管理工作中發(fā)揮帶頭作用。在醫(yī)院管理者意識(shí)到檔案管理的重要性的同時(shí)，也會(huì)對(duì)檔案管理的相應(yīng)制度進(jìn)行一定的完善。這樣就進(jìn)一步激發(fā)了醫(yī)院檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)了他們的專業(yè)能力，也為醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化及信息化管理奠定了基礎(chǔ)。為了促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，使醫(yī)院獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院在實(shí)施科學(xué)化及信息化檔案管理的同時(shí)，會(huì)將其與增強(qiáng)醫(yī)院的核心競爭力有機(jī)結(jié)合起來，最終促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展。

其次，完善醫(yī)院檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化。醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容包括搜集、歸檔、保管、利用、轉(zhuǎn)移、銷毀等，通過對(duì)這一系列內(nèi)容的制度化，醫(yī)院檔案的信息就具備了一定完整性，在使用時(shí)也會(huì)更加便捷。醫(yī)院在完善檔案管理制度時(shí)一定要充分了解國家對(duì)檔案管理工作的相關(guān)法律法律以及本院檔案管理的實(shí)際情況，然后對(duì)檔案管理工作中的檔案立卷、保管等具體工作作出確切的規(guī)定，保證醫(yī)院檔案科學(xué)化及信息化管理的有效性。例如，醫(yī)院把檔案“雙備份”以及定期檢查等內(nèi)容歸納到檔案管理制度中，避免檔案管理信息丟失等問題的發(fā)生；對(duì)于檔案的歸檔，要把歸檔包括的具體的內(nèi)容（員工憑證等紙質(zhì)檔案材料、硬盤等業(yè)務(wù)記錄治療、應(yīng)用軟件等配套軟件）作出明確規(guī)定；在整理檔案的時(shí)候要分門別類，保證他們的真實(shí)性，在保管的時(shí)候，要將這些檔案分類（可以根據(jù)年度、種類等）、編號(hào)。此外，醫(yī)院也應(yīng)該以本院檔案管理的實(shí)際情況為依據(jù)，建立內(nèi)部控制制度、責(zé)任制度，從而增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理者的責(zé)任意識(shí)和醫(yī)院檔案科學(xué)化及信息化管理的有效性。

再次，醫(yī)院要完善檔案管理的信息化體系。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，面對(duì)醫(yī)院檔案信息數(shù)量的日益增加，創(chuàng)建信息化管理體系勢(shì)在必行。為此，醫(yī)院檔案管理人員必須認(rèn)真搜集日常治療病史，對(duì)醫(yī)療器械以及藥品的采購做好記錄，討論出確切的檔案信息指標(biāo)等。加強(qiáng)配套軟件系統(tǒng)的建立，對(duì)系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期維護(hù)和備份；對(duì)于軟件的系統(tǒng)設(shè)置與操作手冊(cè)也要保管好，在信息管理系統(tǒng)不斷升級(jí)和完善的同時(shí)，及時(shí)更新操作手冊(cè)；在進(jìn)行檔案的歸檔等工作時(shí)，嚴(yán)格圍繞已經(jīng)確立的相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行，增強(qiáng)檔案的利用率。

最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性及信息化，必須對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，使他們?cè)谡莆栈緳n案管理理論與技能，了解必備的財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，擁有計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)。通過一系列培訓(xùn)使他們提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，更新檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理能力，最終促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化及信息化。

3 結(jié) 語

促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化及信息化有利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，是順應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院改革發(fā)展的需要。因此，醫(yī)院必須不斷探索和創(chuàng)新，尋求促進(jìn)其發(fā)展科學(xué)化及信息化管理策略。