改進單位行政管理的幾點想法

肖峰

摘 要：一個單位的行政機構(gòu)，作為人群高度集中，團隊目的性明確的群體，其行政管理有一定的特殊性。行政管理在一定時期，會出現(xiàn)種種問題，需要對行政管理中存在的諸多制度、環(huán)節(jié)、程序、形式等進行合理的調(diào)整，使之變得更加實用、便利、節(jié)約時間和金錢。該文通過對行政管理工作的重要性、務實性、數(shù)據(jù)性進行分析，提出行政管理中加強溝通、完善制度、提高人員素質(zhì)和引入數(shù)字化辦公等措施，以期讓行政管理工作更加高效、務實、方便、完善。

關鍵詞：行政管理 管理人員 規(guī)章制度

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（b）-0106-02

一個單位的行政機構(gòu)，無論是營利性的企業(yè)還是非營利性的機關事業(yè)單位，是人們?nèi)后w化工作的必然產(chǎn)物。作為一個人群高度集中，團隊目的性明確的群體，行政管理有其特殊性。

行政管理在一定時期出現(xiàn)種種問題，這也是一個單位管理工作運行的普遍規(guī)律。根據(jù)單位運作的具體實際要求，對行政管理中存在的諸多制度、環(huán)節(jié)、程序、形式等進行合理的調(diào)整，使之變得更加實用、便利、節(jié)約時間和金錢，能夠達到更好的為單位服務的目的。

根據(jù)筆者工作實踐，建議通過一些具體措施，來解決行政工作中的這些問題和矛盾。

1 認識到行政管理工作的重要性，調(diào)整完善行政管理機構(gòu)

首先一個單位要對自身的狀況和運作目的有個清楚的認識。再根據(jù)這一評估對自身的行政管理機構(gòu)進行評估，看其是否能夠滿足現(xiàn)階段運作的需求。如目前的行政管理機構(gòu)是太大還是太小，職權是過大還是不足，管理的職責劃分是否合理。

對行政管理而言，必須使行政管理人員清楚地認識到行政管理的目的和實質(zhì)在于為單位的運轉(zhuǎn)而服務，為單位的領導和各個部門、職工服務，不可本末倒置，“為管理而管理”。否則同樣會降低職工士氣和工作效率，損害單位利益。應該提高行政管理人員的思想意識，意識到行政管理必須時刻著眼于為單位的社會經(jīng)濟效益服務，必須擯棄形式主義，切實講究實效。

對目前行政機構(gòu)臃腫，管理混亂的，單位應盡可能整合管理機構(gòu)的人力資源，完善行政管理機構(gòu)，規(guī)范行政管理行為。對機構(gòu)力量明顯不足，人員數(shù)量和能力不夠的，應當在規(guī)模和人事上有所加強。

2 增強行政部門與其他部門之間的溝通

行政部門要將管理職能注入自身，以增強其管理職能，深入各部門進行工作。行政管理部門為了使其所制訂的管理制度符合實際并切實可行，就必須要深入、跟蹤各部門業(yè)務的進展并且與各部門保持良好的合作關系。比如說對于各部門人員的工作表現(xiàn)和工作能力了解得更多、更深入，這對搞好人員考核和任用有很大助益，也有利于搞好行政部門與各部門的協(xié)調(diào)，改善雙方的關系。

3 完善單位規(guī)章制度

單位的規(guī)章制度是用來規(guī)范整合各部門、各成員，調(diào)控每個職工的個體需求多樣性和差異性，確立和界定各部門、各級管理人員的權責關系，引導和規(guī)范企業(yè)職工利益的。

單位應該建立以行政領導負責制為主的行政管理體制，充分利用現(xiàn)有的資源，對現(xiàn)有的規(guī)章制度進行梳理、完善，對不符合發(fā)展方向，在實踐中證明對運營有妨礙的部分予以取消；強調(diào)行政管理措施的執(zhí)行力，做到有章可循，有章必循；確保制度的權威性，逐步提高企業(yè)的行政管理效率。

首先，要積極健全行政管理領導體制。一個單位要想獲得發(fā)展，就必須擁有完善的行政管理領導體制。制定一套符合自身實際情況的監(jiān)督體制，以確保監(jiān)督各部門的實際工作情況，使得各部門各司其職。

積極完善行政管理中的規(guī)章制度。良好的管理制度一定會保證單位健康有效地發(fā)展。通過制度建設正本清源，成為職工明確遵守的信條，從而保證社會經(jīng)濟效益的不斷提升。

規(guī)章制度在實施中必須“具文化”，以書面的形式將其固定下來。諸如《規(guī)章制度》《職工守則》《崗位職責》等。將其規(guī)范化、標準化、制度化、程序化，有助于減少企業(yè)運營中的摩擦，做到職權責分明。

規(guī)范化的目的是就是更大地降低成本、提高效率。所謂無規(guī)矩不成方圓，規(guī)范化了，任何工作都有了規(guī)范，制定崗位職責和薪資待遇才能夠有所依據(jù)。標準化的作用是通過比較來促進內(nèi)部管理。每一件事情，因為做該工作的人不同，效率自然也不同。如果崗位有一個標準來衡量其工作量，那么做該工作的人就可以通過比較來衡量自己的工作能力和工作水平。制度化為內(nèi)部管理提供制度保證。有了具體的制度規(guī)定之后，任何事情的評判標準更加客觀，可以減少其中因“人”管理存在的一些主觀因素，保證公平、公開。程序化就是根據(jù)程序來辦事，這樣能夠保證上傳下達的暢通，也能夠避免很多因為職能不清而帶來的工作失誤。

繼文化之后，是保證規(guī)章的執(zhí)行力度。一切條文形式的規(guī)章制度當然不是用來“裝飾”的，是要求每一個職工按章辦事，按規(guī)定執(zhí)行的。不僅要求普通職工能夠遵守，包括領導干部、企業(yè)主、高管等也應該切實遵守這些制度。既要做到“有法可依”，又要做到“執(zhí)法必嚴”。

規(guī)章制度首先要明確職工的崗位責任、工作范圍、勞動紀律和具體的獎懲措施。這樣才能使職工對自己的定位和作用有清晰的了解，知道自己該做什么，不該做什么。

其次，在制度的制定和修訂方面要貫徹科學和民主相結(jié)合的態(tài)度。認真搜集職工在工作中的具體反應和呼聲。盡可能地杜絕“想當然”和教條主義的色彩。有了職工的參與，各種規(guī)章制度才會有足夠的合理性和可行性。

再次，建立起規(guī)章制度的反饋和評估渠道。使得規(guī)章制度在各個層次上執(zhí)行的效果和問題能夠盡快反映到高層，有了問題可以及時地加以解決。

最后，在完善規(guī)章制度上還應注重“人本”主義。目前的企事業(yè)單位，在管理上有濃厚的精英情緒，高層對普通職工的需求和情緒不重視，甚至認為只要有錢有編制，人要招多少有多少。不顧及職工的感受和承受能力，強制推行某些規(guī)章制度。有的企業(yè)工資待遇極低，規(guī)章制度卻又吹毛求疵，甚至以規(guī)章制度作為降低工資支出的“合理手段”，造成職工工作積極性差，對規(guī)章制度有抵觸情緒。有的單位則又失之于過度寬松，規(guī)章制度，勞動紀律幾乎成為形式，職工工作態(tài)度懶散。為了能讓制度得到有效執(zhí)行，達到好的領導效果，企業(yè)在這方面應該有所考慮。

4 提高行政管理人員的素質(zhì)

一個單位要想不斷發(fā)展，行政管理人員的素質(zhì)必須不斷提升，這樣才能有更長遠的進步和發(fā)展。許多管理問題的結(jié)癥，說到底還是人的問題的。擁有優(yōu)秀的行政管理人才，是企事業(yè)單位能長期穩(wěn)定發(fā)展的一個重要因素。

當前，要想更好地應對和適應社會發(fā)展的需求，創(chuàng)新行政管理體制機制非常重要，僅僅維持原狀是遠遠不夠的。對行政管理體系進行改革，引入新的技術和新的體制。制定出適合當前運營狀態(tài)且能夠提高職工工作效率的行政管理制度。對一些國外的最新管理體制機制要大膽地引入和試用，從中提煉、歸納出適合本單位的內(nèi)容。

在行政管理中，及時地引入新的技術。特別是推進信息化建設，使其成為企業(yè)發(fā)展的強大推動力。通過辦公自動化、ERP等軟件逐步實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，借助于無線上網(wǎng)的筆記本電腦、平板電腦、智能手機等隨身攜帶的終端設備，只要在網(wǎng)絡信號覆蓋的任何地方、任何時間均可上網(wǎng)辦公、處理事物。也就是說，辦公地點是在網(wǎng)絡覆蓋的任何地方。引入可視電話、可視聊天等網(wǎng)絡工具辦公?？梢?、語音等網(wǎng)絡工具可以使上級公司與下級公司、上級與下屬實現(xiàn)網(wǎng)上會議，既節(jié)約時間，彼此之間又實現(xiàn)了廣泛的互動。另外，網(wǎng)上點播、遠程教學、遠程醫(yī)療、電子圖書館、電子博物館等也可逐步引入行政管理領域，成為工作的一部分。

事實證明，凡是行政管理部門協(xié)調(diào)配合工作做得好的，內(nèi)部的紛爭就較少，生產(chǎn)業(yè)務部門就能將主要的精力放在工作上。

最后，良好的行政管理工作對企業(yè)文化的形成和發(fā)展有著重要的作用。企業(yè)文化并不僅僅存在于企業(yè)，任何單位都存在著企業(yè)文化。企業(yè)文化不是從天上掉下來的，不是經(jīng)營者可以輕易從書籍或者其他地方移植過來的，亦不是靠組織職工進行拓展運動，做操喊口號，或者給單位做出一套標志就算是單位文化了。

一個單位的運作思想、組織體系、選人用人本身就是人格化的選擇和文化取向。這些行政工作原本擔負的職能，一是加強職工的思想道德教育和綜合素質(zhì)培訓；二是做好本單位的文化定位和積累，對單位建立以來形成的歷史文化要素加以收集整理，用語言文字加以框定，形成口號、觀念、制度等體系；三是把單位的價值觀在實際工作中體現(xiàn)出來，豐富業(yè)余文化生活；四是以單位精神為內(nèi)核樹立單位形象，美化環(huán)境，改善面貌，設立統(tǒng)一的標識；五是塑造單位和職工行為，倡導良好文明的精神風貌，建立和諧的社會和人際環(huán)境等等。

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