看得見的信息化管理：改善企業(yè)體質(zhì)的利器

黎曉紅

（中國石油集團(tuán)川慶鉆探工程有限公司重慶運(yùn)輸總公司，重慶 401120）

[摘 要] 看得見的管理是指利用信息技術(shù)和現(xiàn)代管理方式，讓企業(yè)的各種經(jīng)營管理活動(dòng)變得透明的各種舉措，從而降低運(yùn)輸業(yè)務(wù)流動(dòng)性強(qiáng)、不穩(wěn)定性高帶來的風(fēng)險(xiǎn)，讓管理者有效掌握企業(yè)信息，實(shí)現(xiàn)管理上的透明化。近幾年，公司全面構(gòu)建以車輛管理透明化為核心的基礎(chǔ)信息管理平臺(tái)，從流程可視化、問題可視化、結(jié)果可視化、設(shè)備狀態(tài)可視化入手，擴(kuò)大基礎(chǔ)管理透明化的深度和廣度，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)運(yùn)輸任務(wù)進(jìn)行有效跟蹤和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的有效管理，取得了較好的管理實(shí)效。

[關(guān)鍵詞] 可視化；基礎(chǔ)管理；信息化；單車

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 041

[中圖分類號(hào)] F272 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）05- 0076- 02

0 前 言

物流運(yùn)輸?shù)奶攸c(diǎn)是點(diǎn)多、面廣、戰(zhàn)線長，流動(dòng)性大，駕駛員多單兵作戰(zhàn)，原始單據(jù)回收難，運(yùn)行狀況跟蹤難，車輛狀況檢查難，基礎(chǔ)管理因?yàn)榭床灰姸鴿摬匚C(jī)。

近幾年，精細(xì)化管理作為一種先進(jìn)的管理理念和管理文化為各企業(yè)所認(rèn)可，成為提高效益和效率的重要途徑。但精細(xì)化只是一種理念，要充分發(fā)揮其作用，就必須首先建立一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕诳陀^事實(shí)和數(shù)據(jù)決策的管理體系?？吹靡姷墓芾恚枪靖鶕?jù)管理實(shí)際，使精細(xì)化理念落地的管理支撐工具。通過看得見的管理，使管理者有效掌握企業(yè)信息，準(zhǔn)確掌控生產(chǎn)經(jīng)營的現(xiàn)狀和問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)人和事的精準(zhǔn)、精確、細(xì)致和細(xì)化的管理。公司將單車運(yùn)行動(dòng)態(tài)信息管理系統(tǒng)（以下簡稱單車信息系統(tǒng)）的優(yōu)化升級(jí)作為突破口，從流程可視化、問題可視化、結(jié)果可視化、設(shè)備狀況的可視化四個(gè)層面，搭建基礎(chǔ)信息管理平臺(tái)，打造看得見的管理環(huán)境，使公司能夠快速對(duì)資源進(jìn)行整合、對(duì)市場做出響應(yīng)，以獲得更高效率、更高效益和更強(qiáng)競爭力。

1 流程可視化，搭建看得見的業(yè)務(wù)流程鏈

企業(yè)的運(yùn)營是很多單元的共同作業(yè)，是由多個(gè)部門和各管理層級(jí)合力進(jìn)行的，它們一起構(gòu)成類似鏈條狀的一氣呵成的工作流程。為打通各部門崗位之間的壁壘，破除頭頂?shù)牟Ａ旎ò?，從而真正達(dá)成公司內(nèi)部日常工作的高效及整合，我們需要構(gòu)建跨部門、全公司統(tǒng)一的可視化管理平臺(tái)。單車信息系統(tǒng)按照公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以信息采集為基礎(chǔ)，梳理管理流程，以過程可視化為核心，實(shí)現(xiàn)從生產(chǎn)指令下達(dá)到運(yùn)輸任務(wù)執(zhí)行、費(fèi)用結(jié)算、成本核算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表輸出等一體化閉環(huán)式的信息管理，將生產(chǎn)運(yùn)行、成本管控、結(jié)算管理、車輛維護(hù)等各環(huán)節(jié)整合到一起，變不可見為可見，達(dá)到工作效果最優(yōu)化。在看得見的業(yè)務(wù)流程鏈上，能夠動(dòng)態(tài)直觀地看到每一個(gè)生產(chǎn)任務(wù)的狀態(tài)，各部門可根據(jù)訂單在業(yè)務(wù)流程鏈上的位置，恰當(dāng)履行職責(zé)，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。

2 問題可視化，讓異常無處躲藏的好工具

沒有一個(gè)企業(yè)不存在問題。成本的問題、質(zhì)量的問題、顧客滿意度的問題、品牌的問題等等，企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)在某種意義上說就是與各種問題的斗爭。一般我們?cè)谟谩皢栴}”這個(gè)詞的時(shí)候，往往用“應(yīng)該是這樣的”一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來衡量其與現(xiàn)實(shí)之間的差距。要使這些問題浮出水面，必須滿足兩個(gè)條件：一是能夠最大限度以數(shù)字形式反映現(xiàn)場的狀況，二是設(shè)定一個(gè)“應(yīng)該是這樣的”標(biāo)準(zhǔn)或基準(zhǔn)，當(dāng)所有流程數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)都有案可查，中間有什么問題一目了然。

單車信息系統(tǒng)的搭建使本來不易看見的數(shù)據(jù)和信息變得看得見。出勤率、完好率、設(shè)備保養(yǎng)率、里程利用率、GPS設(shè)備上線率等指標(biāo)體系自動(dòng)統(tǒng)計(jì)核算。能及時(shí)看見問題，才能重視問題，從而采取適當(dāng)?shù)拇胧┙鉀Q問題。公司一管理人員對(duì)此深有感觸，他們發(fā)現(xiàn)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)中隊(duì)的運(yùn)單審核率始終低于其他中隊(duì)。意識(shí)到問題，他們召開座談會(huì)，一個(gè)環(huán)節(jié)、一個(gè)崗位的討論，最后鎖定是單據(jù)回收人員與成本員之間銜接出了問題，立即理清工作界面，對(duì)單據(jù)交接回收職責(zé)進(jìn)行明確，運(yùn)單的審核上報(bào)明顯好轉(zhuǎn)。

3 結(jié)果的可視化，對(duì)標(biāo)管理由黑匣子變?yōu)椴ＡЦ?/p>

為進(jìn)一步提升基礎(chǔ)管理水平，公司長期開展以車隊(duì)為單位的生產(chǎn)經(jīng)營對(duì)標(biāo)競賽，按照車型，從生產(chǎn)運(yùn)行組織、安全保障、車輛技術(shù)管理、單車成本控制、油料考核等多角度、全方位進(jìn)行對(duì)標(biāo)。通過可數(shù)據(jù)看板模塊，公司相關(guān)部門能清晰看到準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可按年、月、日或規(guī)定時(shí)間段進(jìn)行橫向、縱向比對(duì)，對(duì)標(biāo)管理更加及時(shí)，且易于操作。對(duì)標(biāo)成為公司經(jīng)營分析的規(guī)定動(dòng)作，對(duì)標(biāo)結(jié)果從根本上促進(jìn)了基層管理人員有針對(duì)性地“比學(xué)趕幫超”。

4 設(shè)備狀況的可視化，突破設(shè)備管理薄弱環(huán)節(jié)

設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)一直是公司設(shè)備管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)。良好的車輛運(yùn)維能達(dá)到以保代養(yǎng)、以養(yǎng)代修，延長車輛使用壽命，減少故障損失。據(jù)統(tǒng)計(jì)，科學(xué)維護(hù)及保養(yǎng)的車輛能安全行駛60萬～80萬公里而無大修。我們通過系統(tǒng)中專門的設(shè)備模塊對(duì)設(shè)備的保養(yǎng)和油水更換進(jìn)行管理，系統(tǒng)根據(jù)車輛每日的運(yùn)行狀況，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)車輛的運(yùn)行公里、GPS公里、吊車作業(yè)臺(tái)時(shí)等，車輛到達(dá)保養(yǎng)周期，系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警提示，駕駛員可根據(jù)任務(wù)情況，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸隊(duì)保養(yǎng)、維護(hù)。

看得見的管理能讓企業(yè)的流程更加直觀，使企業(yè)內(nèi)部的信息可讀化，并能得到更有效的傳達(dá)。在公司的管理實(shí)踐中，我們以可視化信息平臺(tái)為依托，將流程可視化、問題可視化、結(jié)果可視化和設(shè)備狀況的可視化有機(jī)結(jié)合，從生產(chǎn)現(xiàn)場到經(jīng)營層，抓住運(yùn)營管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，努力實(shí)現(xiàn)必要的信息在必要的時(shí)機(jī)處于必要的可視狀態(tài)，不斷推進(jìn)精細(xì)管理持續(xù)深化，成為改善企業(yè)體質(zhì)的利器。

主要參考文獻(xiàn)

[1][日]遠(yuǎn)藤功.可視力：實(shí)現(xiàn)可視化管理的5種方法[M].林琳，譯.北京：中信出版社，2007.

[2]中村克己.走向管理透明化[J].21世紀(jì)商業(yè)評(píng)論，2007（2）：28-31.

[3][作者不詳]UPS的可視化管理之道[J].中國信息化，2009（13）：70-71.

[4]秦永菊.贏在透明成本管理[J].經(jīng)營與管理，2010（11）：24-25.