大數(shù)據(jù)時代智慧城市建設(shè)中的檔案工作

馮嚴 潘巖

（沈陽航空航天大學(xué)檔案館 沈陽 110136）

大數(shù)據(jù)時代智慧城市建設(shè)中的檔案工作

馮嚴 潘巖

（沈陽航空航天大學(xué)檔案館 沈陽 110136）

首先從字面、研究層面、認知三個角度理解“智慧檔案”，并加以圖解。然后，分析數(shù)據(jù)、大數(shù)據(jù)和未來檔案三者之間的關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，闡述了智慧城市建設(shè)中，智慧檔案如何發(fā)展、大數(shù)據(jù)時代對目前檔案工作所提出的新要求以及智慧檔案館建設(shè)過程可能遇到的難題。

智慧檔案 數(shù)據(jù) 大數(shù)據(jù) 智慧城市

對于“智慧檔案”這一檔案學(xué)界新的研究領(lǐng)域，事實上，目前還沒有十分明確、嚴格的定義，現(xiàn)在僅僅是一個理念式的概念?！爸腔蹤n案”理念的由來是從智慧城市的建設(shè)、發(fā)展以及要求而衍生出來的。本文試著從多角度理解“智慧檔案”，并闡述大數(shù)據(jù)時代，智慧城市建設(shè)將如何助力檔案工作。

一、基于不同角度的智慧檔案

1.單從字面上看，智慧檔案和智慧檔案館，現(xiàn)在還很難下一個很標(biāo)準(zhǔn)、明確的定義。從狹義上講，檔案和智慧檔案是有區(qū)別的。也就是說，智慧檔案中的“檔案”并不是指每一份檔案是智慧的，而是指管理檔案的手段、方式、方法是一種智慧性的，是傳統(tǒng)檔案館實體管理的智慧化。那么，從這個角度看，智慧檔案是利用現(xiàn)代技術(shù)手段，對傳統(tǒng)可公開檔案進行數(shù)字化，經(jīng)過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等大數(shù)據(jù)手段通過互聯(lián)網(wǎng)傳送到公共服務(wù)共享平臺，可實現(xiàn)隨時隨地加以利用的數(shù)字檔案。如圖1：

圖1 智慧檔案的表述圖解

2.從面上講，智慧檔案館建設(shè)工作的研究層面：第一，關(guān)于信息層面的研究，也就是如何智慧地分析和管理現(xiàn)有檔案。比如，面對海量且無需的檔案信息資源時，可以通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的隱性知識；跟蹤用戶的信息檢索等活動并加以分析后，將用戶最關(guān)心、最感興趣的檔案信息資源即時推送，進而大大提高檔案館的服務(wù)質(zhì)量。第二，關(guān)于社會、設(shè)施層面的研究。就是跟城市建設(shè)、智能樓宇相互結(jié)合，運用智能化的設(shè)備、技術(shù)手段去管理現(xiàn)有檔案。智能樓宇，一般指的是通過樓宇自控系統(tǒng)，采用先進的計算機控制技術(shù)、管理軟件和節(jié)能系統(tǒng)程序，使建筑物機電或建筑群內(nèi)的設(shè)備有條不紊、綜合協(xié)調(diào)、科學(xué)地運行，從而達到有效地保證建筑物內(nèi)有舒適的工作環(huán)境、實現(xiàn)節(jié)能、節(jié)省維護管理工作量和運行費用的目的[1]67-69。第三，關(guān)于信息共享平臺的研究。目前，國內(nèi)多數(shù)的檔案信息管理系統(tǒng)都是滿足于政府、企事業(yè)單位檔案管理工作，而面向大眾的系統(tǒng)或平臺很少。智慧城市的建設(shè)要以滿足人的需求為根本出發(fā)點，以實現(xiàn)人的發(fā)展為落腳點[2]50。所以，智慧檔案館需要提供開放的信息共享平臺，目的是為公眾提供優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。公眾可以通過各種手段獲得共享的信息，就像現(xiàn)在可以通過手機得到很多信息，也包括在手機上獲得相當(dāng)?shù)臋n案信息。

3.從認知角度講，建設(shè)智慧檔案，首先要樹立大檔案的概念。也就是說，必須放開思維、解放思想。過去，文書檔案就是一些紅頭文件，之后隨著檔案工作不斷拓展，每個部門開展的工作事務(wù)都是檔案，包括行政管理、行政權(quán)力運行檔案。社會發(fā)展過程當(dāng)中，生成很多記憶，也都是檔案。檔案的目的就是為了利用，每個人在利用檔案的時候都希望能夠觸手可及、隨時想要得到所需求的信息資源，但都欲取之，必先予之。事先不予之，智慧不是想象來的，而是共同努力構(gòu)建出來的，才能得到信息資源。因此，在信息資源建設(shè)上，智慧檔案建設(shè)更重要的是探討關(guān)于感知、互聯(lián)、整合以及利用的問題。

二、數(shù)據(jù)、大數(shù)據(jù)和未來檔案的關(guān)系

大數(shù)據(jù)，其實就是數(shù)據(jù)的集合，這些數(shù)據(jù)一直都客觀存在，并不是伴隨著信息化時代的到來而新產(chǎn)生的，只是從不同角度看所呈現(xiàn)的形式不同而已。從計算機人員看，這些數(shù)據(jù)就是0和1二進制碼；從檔案人員看，就是我們每天工作面對的檔案；從老百姓看，可能就是一些個人的信息等等，這些都是數(shù)據(jù)。而大數(shù)據(jù)，從檔案角度看，具有兩個自身特征：第一，海量。即信息量、數(shù)據(jù)量特別大，數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)維度高；第二，實時。即數(shù)據(jù)流動的速度特別快，也就是進出數(shù)據(jù)的速度特別快，實時性強。數(shù)據(jù)，對于智慧檔案、智慧城市而言，它只是一個基礎(chǔ)性工具。比如，檔案庫房的數(shù)據(jù)，也是相當(dāng)龐大。但是庫房中的館藏數(shù)據(jù)，用大數(shù)據(jù)的理念來理解，它又是一個小數(shù)據(jù)。

要想達到智慧檔案，作為小數(shù)據(jù)的館藏檔案，首先要達到數(shù)字檔案。大數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)和計算機為核心的一項系統(tǒng)工程，如果不能將館藏資源轉(zhuǎn)化為可識別的數(shù)字資源，那么檔案館建設(shè)與大數(shù)據(jù)也將無法接軌[3]67-68。因為只有利用現(xiàn)代技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，才能很快、很好地把數(shù)字資源進行挖掘。比如，原來傳統(tǒng)意義上的文書檔案，發(fā)展到科技檔案，再發(fā)展到權(quán)力運行檔案，現(xiàn)在可以涉及家家戶戶，包括家庭檔案，如果把家庭檔案、個人檔案、社會檔案以及整個社會所有的數(shù)據(jù)融合到一個信息共享資源平臺，通過大數(shù)據(jù)的積累，加以數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)利用，就可以在方方面面、隨時隨地得到我們所需的信息資源。事實上，很多事情的結(jié)論都是經(jīng)過數(shù)據(jù)分析得出的。數(shù)據(jù)越集中，數(shù)據(jù)挖掘的價值就越大，所得到結(jié)論的參考價值就越大，數(shù)據(jù)發(fā)揮的作用也就越大。所以說，大數(shù)據(jù)時代，獨立的館藏資料價值有限，但如果把所有館藏數(shù)據(jù)集中到一個點上，再進行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，才會有可能產(chǎn)生更大價值的情報。

三、智慧城市的建設(shè)與智慧檔案館的發(fā)展

智慧檔案館是以運用新一代信息技術(shù)為基本手段,以全面感知、智能協(xié)同、深度融合為運行基本方式，以提高檔案管理和服務(wù)效益為基本目標(biāo)，以實現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和促進人的全面和諧發(fā)展為根本目標(biāo)的檔案信息化的高級形態(tài)，是未來檔案館發(fā)展的必然趨勢[4]6-9。同時，智慧城市建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循幾個基本原則：一是要少用能源多用信息；二是要多用信息少用管制；三是要多用信息多利民眾[5]。所以說，大數(shù)據(jù)時代下，智慧城市建設(shè)和智慧檔案館的發(fā)展，二者之間并不是誰支撐誰，誰制約誰，傳統(tǒng)檔案是數(shù)字檔案的根本，數(shù)字檔案是智慧城市建設(shè)的重要基礎(chǔ)，智慧城市建設(shè)的過程中必然產(chǎn)生很多具有保存價值的史料，是促進智慧檔案館發(fā)展的內(nèi)在動力。因此，智慧檔案和智慧城市之間，二者是密不可分的。

此外，在檔案工作者看來，大數(shù)據(jù)一定會伴隨著智慧檔案的發(fā)展不斷壯大，檔案可以說是大數(shù)據(jù)的一部分，智慧檔案館會促進智慧城市的建設(shè)，反之，智慧城市建設(shè)也會作用于智慧檔案的發(fā)展，智慧城市的發(fā)展會積累很多的智慧檔案，為智慧城市保存更多具有保存價值的數(shù)據(jù)，城市記憶也會永久。

四、大數(shù)據(jù)時代對目前檔案工作的新要求

1.要做好知識、技能儲備。過去傳統(tǒng)檔案基本都是紙質(zhì)的，現(xiàn)在可能有圖像檔案，將來可能還會有行為檔案，也就是說，社會事務(wù)存在的方式在改變，留下的記憶形態(tài)也會改變。當(dāng)社會形態(tài)發(fā)生變化的時候，新的檔案工作任務(wù)也隨之而來。所以，面對這種形勢，作為檔案工作者，要積極做好知識、技能儲備。未來智慧檔案館發(fā)揮的作用，就是要把目前的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如何讓社會上更多的人、更多的企業(yè)去利用它，幫助我們?nèi)シ治龈嗪玫男畔?、好的?shù)據(jù)，最終形成價值更大的檔案，進一步回流到我們的平臺上，再做以報存。

2.要搭建一個公共服務(wù)平臺。目的是為了把更多的數(shù)據(jù)放到一個平臺上。因為單個數(shù)據(jù)是沒有價值的。比如說，某個人的個人信息對于本人可能是保密的，但對于其他人來講卻是沒有用的。但是反過來，如果能夠把一個社區(qū)的人群數(shù)據(jù)集中在一起，然后進行數(shù)據(jù)分析，這個社區(qū)老人有多少，小孩有多少，進而研究什么樣的產(chǎn)品，推送什么樣的產(chǎn)品，如果再了解到這些人的醫(yī)療數(shù)據(jù)，就會考慮給這些人推送什么樣的健康產(chǎn)品。

3.要把紙質(zhì)檔案全部實現(xiàn)數(shù)字化?？梢苑植竭M行，先進行文件級目錄，在此基礎(chǔ)上，實現(xiàn)全部紙質(zhì)館藏全文數(shù)字化。

五、智慧檔案館建設(shè)過程中可能遇到的難題

對于我國目前檔案工作實際情況，實現(xiàn)隨時隨地獲取信息資源這樣的目標(biāo)面臨最大的難題是檔案鑒定問題。由于過去國家政治運動比較多，過去檔案中存在大量隱私，還有一些沒有開放的檔案，實現(xiàn)全部檔案數(shù)字化、全文檢索、網(wǎng)上查詢，首要前提是做好檔案鑒定工作。明確哪些檔案可公開、可供普遍利用，哪些檔案不可公開，但由于檔案鑒定量特別大，加之專業(yè)人力有限、經(jīng)費有限、鑒定準(zhǔn)確率等客觀原因，全面實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變需要相當(dāng)長的一段時間，如果這個問題解決好了，隨著人工智能化的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化檔案館向百姓提供檔案利用的目標(biāo)也就指日可待了。

[1]陶水龍.智慧檔案館建設(shè)思路研究[J].中國檔案，2014（6）：67-69.

[2]王娟.基于城市特征需求的南京智慧城市建設(shè)模式分析[J].南京工程學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版）,2014（9）：50.

[3]楊文剛.大數(shù)據(jù)背景下檔案館的建設(shè)研究[J].山西檔案，2016（4）：67-68.

[4]莫家莉，史仕新，許楊.智慧檔案館頂層設(shè)計研究[J].浙江檔案，2016（8）：6-9.

[5]智慧城市建設(shè)存在的問題及解決策略分析[EB/OL].[2016-05-24]. http://blog.sina.com.cn/s/blog_4e8b3bb30102wsux.htm l.

ArchivalWork in the Construction of Smart City in the Age of Big Data

Feng Yan,Pan Yan

(Archives of Shenyang Aerospace University,Shenyang 110136,China)

Firstly, this paper understands and illustrates smart archives from three angles of literal meaning, research level and cognition. Secondly, the relationship between data, big data and future archives is analyzed. On the above basis, this paper expounds how to develop smart archives in the construction of smart city, new requirements for present archival work in the age of big data and problems that may be encountered in the process of smart archives construction.

mart archives; data; big data; smart city

馮嚴，沈陽航空航天大學(xué)檔案館館員，科長，研究方向為檔案管理與信息資源管理。

G270.7

A

2017-01-14