基于BPR理論的采購(gòu)效率提升研究

任寧

摘要：文章通過(guò)對(duì)某國(guó)有企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)例統(tǒng)計(jì)分析和研究，識(shí)別采購(gòu)業(yè)務(wù)流程審核環(huán)節(jié)中的瓶頸環(huán)節(jié)和操作，應(yīng)用業(yè)務(wù)流程重組的理論和方法，提出流程優(yōu)化的解決方案，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)效率提升有重要借鑒意義。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)效率；流程重組；BPR

1.采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展背景

采購(gòu)業(yè)務(wù)是隨著企業(yè)發(fā)展，為了降低企業(yè)成本，提高響應(yīng)效率，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)規(guī)模效益而逐漸匯聚成一種集中業(yè)務(wù)形態(tài)。企業(yè)成立早期或者較小規(guī)模的企業(yè)一般不設(shè)立獨(dú)立采購(gòu)機(jī)構(gòu)，由需求部門(mén)自行采購(gòu)。隨著采購(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大，管理層級(jí)的增加以及精細(xì)化運(yùn)營(yíng)的要求，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)設(shè)獨(dú)立采購(gòu)部門(mén)，匯總所有需求進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化操作和及時(shí)響應(yīng)。

業(yè)務(wù)流程重組（Business Process Reengineering，BPR）其主旨是通過(guò)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略、增值運(yùn)營(yíng)流程以及支撐它們的系統(tǒng)、政策、組織和結(jié)構(gòu)的重組與優(yōu)化，達(dá)到工作流程和生產(chǎn)力最優(yōu)化的目的。本文研究的主要內(nèi)容就是通過(guò)BPR應(yīng)用提高采購(gòu)業(yè)務(wù)效率，為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)增值。

2.公司采購(gòu)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

2.1采購(gòu)業(yè)務(wù)流程概述

本文研究的公司采購(gòu)業(yè)務(wù)是指從需求部門(mén)提交有效需求起至采購(gòu)合同簽署。有采購(gòu)需求的業(yè)務(wù)部門(mén)在尋源系統(tǒng)上按照固定的格式和要求填寫(xiě)所需產(chǎn)品或服務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，包括但不限于數(shù)量、性能、關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)、供應(yīng)商資格條件等，經(jīng)需求部門(mén)和采購(gòu)部審核后，編制對(duì)應(yīng)的采購(gòu)方案并審核，方案審核通過(guò)后提交采購(gòu)實(shí)施。采購(gòu)實(shí)施可由采購(gòu)人自行組織也可委托代理。評(píng)審委員會(huì)提交評(píng)審報(bào)告后，采購(gòu)結(jié)果經(jīng)確認(rèn)后進(jìn)行公示，公示無(wú)異議的進(jìn)入合同簽署環(huán)節(jié)。

整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及需求部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、采購(gòu)決策領(lǐng)導(dǎo)層、招標(biāo)代理和供應(yīng)商等多方協(xié)調(diào)，同時(shí)還受到外部招投標(biāo)法規(guī)、上級(jí)集團(tuán)公司監(jiān)管以及公司自身內(nèi)控要求，對(duì)采購(gòu)效率形成了一定的制約。

2.2公司內(nèi)控管理要求

公司內(nèi)控管理是針對(duì)供應(yīng)鏈采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程的風(fēng)險(xiǎn)防范和規(guī)范化管理，其總體要求是采購(gòu)申請(qǐng)和立項(xiàng)的審批人員、執(zhí)行采購(gòu)的人員，對(duì)供應(yīng)商名錄進(jìn)行維護(hù)的人員、接收服務(wù)或貨物入庫(kù)的人員、向供應(yīng)商支付款項(xiàng)的審批人員和執(zhí)行付款人員之間相互獨(dú)立，確保職責(zé)分工。針對(duì)采購(gòu)需求、采購(gòu)方案、采購(gòu)實(shí)施、采購(gòu)結(jié)果和采購(gòu)合同各環(huán)節(jié)的審核及流程流轉(zhuǎn)均提出了明確的控制要求，如部門(mén)之間的工單流轉(zhuǎn)必須經(jīng)部門(mén)總經(jīng)理或副總經(jīng)理審核，采購(gòu)金額達(dá)到一定規(guī)模的方案、結(jié)果還需經(jīng)公司“三重一大”會(huì)議決策等，規(guī)模大到一定程度需要公司分管領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)題會(huì)議決策后再經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)決策，相應(yīng)的決策紀(jì)要仍需進(jìn)行線上的簽批。

2.3采購(gòu)業(yè)務(wù)效率現(xiàn)狀

本文從尋源系統(tǒng)中提取了累計(jì)近一年的采購(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，共涉及采購(gòu)項(xiàng)目965個(gè)，采購(gòu)項(xiàng)目平均周期89天，滿足公司采購(gòu)效率總體控制要求。其中超時(shí)項(xiàng)目553個(gè)，占比57%，且超時(shí)主要集中在合同方案和實(shí)施階段。經(jīng)分析得出，不需要通過(guò)三重一大會(huì)議決策的項(xiàng)目，對(duì)所有項(xiàng)目的超時(shí)影響率達(dá)到69%，單一來(lái)源采購(gòu)的項(xiàng)目對(duì)所有項(xiàng)目超時(shí)影響率為46%，服務(wù)類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目的超時(shí)影響率為81%，可見(jiàn)不同類(lèi)型的采購(gòu)業(yè)務(wù)或流程，因流程長(zhǎng)度差異，對(duì)總體超時(shí)的影響并未呈現(xiàn)規(guī)律性變化，但實(shí)際上相同的決策環(huán)節(jié)呈現(xiàn)出規(guī)律性變化。

2.3.1需求審核環(huán)節(jié)效率分析

分析案例中，在整個(gè)采購(gòu)需求審核階段采購(gòu)需求需要經(jīng)過(guò)8個(gè)人審核和8次點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改，統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)每個(gè)案例在采購(gòu)需求審核階段將采購(gòu)需求提交給審核人后審核人提出審核修改意見(jiàn)的平均頻率為2.22次，表明審核人要求需求管理人員修改的頻率并不高。

2.3.2方案審核環(huán)節(jié)效率分析

在整個(gè)采購(gòu)方案審核階段采購(gòu)方案會(huì)簽審核需要經(jīng)過(guò)4個(gè)人審核和1次會(huì)簽，專(zhuān)題會(huì)審核需要經(jīng)過(guò)6個(gè)人審核和1次專(zhuān)題會(huì)，“專(zhuān)題會(huì)+總辦會(huì)”審核需要經(jīng)過(guò)8個(gè)人審核、1次專(zhuān)題會(huì)和1次總辦會(huì)，統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)每個(gè)案例在采購(gòu)方案審核階段將采購(gòu)方案提交給審核人后審核人提出審核修改意見(jiàn)的平均頻率為1.64次，表明審核人要求采購(gòu)員修改方案的頻率也不高。

2.3.3結(jié)果確認(rèn)環(huán)節(jié)效率分析

在整個(gè)采購(gòu)結(jié)果審核階段采購(gòu)需求需要經(jīng)過(guò)5個(gè)人審核，統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)每個(gè)案例在整個(gè)采購(gòu)結(jié)果階段將采購(gòu)結(jié)果提交給審核人后審核人提出審核修改意見(jiàn)的平均頻率為0.5次，表明審核人要求采購(gòu)員修改的頻率很低。

2.3.4效率短板總結(jié)和分析

經(jīng)分析，公司采購(gòu)業(yè)務(wù)及流程處理主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：（1）審核內(nèi)容相似、職責(zé)不清，層層串聯(lián)審核影響效率。主要存在采購(gòu)需求、采購(gòu)方案的審核。每級(jí)審核人審核所有內(nèi)容，且流程為串行，一方面容易產(chǎn)生推諉，另一方面任何環(huán)節(jié)延時(shí)會(huì)造成總流程的延時(shí)。（2）存在一定的無(wú)效步驟。主要是需求和方案審核過(guò)程中，系統(tǒng)功能或權(quán)限過(guò)于開(kāi)放，部分流程雖然存在但從未使用，部分流程僅停留在系統(tǒng)操作層面，無(wú)實(shí)際價(jià)值等。（3）點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)設(shè)置多，利用率不高。主要存在需求和方案審批環(huán)節(jié)，各級(jí)審核人均可與需求提出人發(fā)起點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改，而點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改之后，發(fā)起人也可以選擇不提交給修改發(fā)起人，可能存在多級(jí)審核閉環(huán)，導(dǎo)致效率較低。（4）協(xié)同流程普遍耗時(shí)較多。主要是方案、合同涉及其他相關(guān)部門(mén)會(huì)簽審批時(shí)，由于單據(jù)流轉(zhuǎn)至其他業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部審核，可能存在任務(wù)的多級(jí)轉(zhuǎn)派審核，也可能存在因?yàn)槠渌麡I(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接不順暢導(dǎo)致單據(jù)的掛起。

3.BPR理論及應(yīng)用

BPR作為一種重新設(shè)計(jì)工作方式、設(shè)計(jì)工作流程的思想，是具有普遍意義的，但在具體做法上，必須根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行。本文針對(duì)公司具體流程和業(yè)務(wù)需求，主要采用的流程優(yōu)化方法有以下幾種：（1）流程刪除。針對(duì)全業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，涉及無(wú)效流程直接刪除。特殊業(yè)務(wù)流程或小概率業(yè)務(wù)流程，可設(shè)置單獨(dú)的業(yè)務(wù)支撐手短，以提高系統(tǒng)匹配性。（2）流程合并。針對(duì)相同內(nèi)容不同角色的審核或?qū)徟?，合并審批流，打破層?jí)壁壘，不設(shè)定嚴(yán)格的先后順序，但審批意見(jiàn)及時(shí)推送先行審批人，不同審批人有矛盾意見(jiàn)的，轉(zhuǎn)采購(gòu)專(zhuān)委會(huì)裁決，形成匯總意見(jiàn)后反饋至發(fā)起人修改。（3）反饋優(yōu)化。根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要或流程隱形層級(jí)較多時(shí)，可改串行審批為并行審批，已審批的意見(jiàn)通知給待審批人參考，同時(shí)設(shè)定審批時(shí)效和超時(shí)預(yù)警及通知。審批人數(shù)達(dá)到合理要求時(shí)，未審批人延遲審批視為認(rèn)同其他審批意見(jiàn)。（4）剔除支路。針對(duì)系統(tǒng)中設(shè)置的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改，限制修改后可提交審批人為修改發(fā)起人，修改內(nèi)容推送給其余審批人，從而減少操作路徑，避免無(wú)增值作用審批帶來(lái)的效率損失。

4.采購(gòu)流程優(yōu)化的建議

4.1需求審核流程優(yōu)化

（1）精簡(jiǎn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改。根據(jù)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)的作用和實(shí)際統(tǒng)計(jì)的使用率，經(jīng)優(yōu)化后需求部門(mén)設(shè)置需求部門(mén)總經(jīng)理審核后點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改一個(gè)節(jié)點(diǎn)，采購(gòu)部設(shè)置采購(gòu)部室經(jīng)理審核后點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改和總經(jīng)理審核后點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改兩個(gè)節(jié)點(diǎn)。將采購(gòu)需求審核階段原有8個(gè)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)通過(guò)合并優(yōu)化成3個(gè)節(jié)點(diǎn)。（2）需求部門(mén)審核流程合并。根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，采購(gòu)需求審核階段中需求部門(mén)室經(jīng)理審核需求步驟的占比僅為6.25%，即絕大多數(shù)采購(gòu)需求都沒(méi)有經(jīng)過(guò)該步驟，結(jié)合后續(xù)步驟需求部門(mén)副總經(jīng)理和總經(jīng)理審核的力度，可將需求部門(mén)室經(jīng)理、部門(mén)副總和總經(jīng)理審核環(huán)節(jié)合并。

4.2方案審核流程優(yōu)化

（1）協(xié)同流程優(yōu)化。涉及外部部門(mén)共同審核的內(nèi)容，一方面明確審核的要求，另一方面要求會(huì)審部門(mén)設(shè)置唯一接口人。另外，針對(duì)涉及線下操作的環(huán)節(jié)，線上需要補(bǔ)充確認(rèn)的，全部改為并行流程，且僅實(shí)際相關(guān)人審批流程，可選擇審批結(jié)果推送通知給其他人。（2）精簡(jiǎn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改。經(jīng)過(guò)對(duì)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)的職責(zé)和目的進(jìn)行分析和優(yōu)化，各環(huán)節(jié)的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)變化是：采購(gòu)部審核環(huán)節(jié)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)由2個(gè)減少為1個(gè)；會(huì)簽審核環(huán)節(jié)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)由2個(gè)減少為1個(gè)；專(zhuān)題會(huì)審核環(huán)節(jié)3個(gè)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)；總辦會(huì)審核環(huán)節(jié)2個(gè)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)。

4.3結(jié)果確認(rèn)流程優(yōu)化

（1）會(huì)簽流程優(yōu)化。采購(gòu)結(jié)果審核階段的會(huì)簽流程也是：采購(gòu)部副總經(jīng)理將采購(gòu)結(jié)果提交給會(huì)簽部門(mén)接口人，室經(jīng)理將結(jié)果分配給會(huì)簽人員，會(huì)簽人員詳細(xì)審核采購(gòu)結(jié)果后將會(huì)簽結(jié)果反饋給采購(gòu)部副總經(jīng)理，優(yōu)化后的會(huì)簽流程由3個(gè)層次減少為兩個(gè)層次。（2）流程分發(fā)優(yōu)化。采購(gòu)結(jié)果通過(guò)審核成為有效采購(gòu)結(jié)果后由采購(gòu)部總經(jīng)理將結(jié)果分發(fā)給合同起草人員進(jìn)入下一個(gè)流程合同簽訂階段，根據(jù)歷史采購(gòu)案例分析，合同起草人員和采購(gòu)結(jié)果編制人員并非同一個(gè)人，另外采購(gòu)結(jié)果審核后還需要采購(gòu)員在ES系統(tǒng)中錄入結(jié)果并發(fā)放中標(biāo)/選通知書(shū)，因此有效采購(gòu)結(jié)果分發(fā)流程優(yōu)化為采購(gòu)部總經(jīng)理將有效采購(gòu)結(jié)果分發(fā)給合同起草人員。同時(shí)，統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)有效采購(gòu)結(jié)果分發(fā)給合同起草人員過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)分配錯(cuò)人的情況，因此需要制定清晰的有效采購(gòu)結(jié)果分發(fā)規(guī)則，明確合同起草人員做好對(duì)接工作，并要求合同起草人員需在一天之內(nèi)點(diǎn)擊確認(rèn)收到有效采購(gòu)結(jié)果。

4.4流程優(yōu)化的效果

流程優(yōu)化方案經(jīng)系統(tǒng)實(shí)施固化后，經(jīng)統(tǒng)計(jì)，平均采購(gòu)周期降低為59天，相對(duì)于優(yōu)化前的89天，降低了34%；超時(shí)項(xiàng)目占比由原來(lái)的57%降低至21%，且超時(shí)項(xiàng)目平均周期由118天降低至82天，降幅31%，可見(jiàn)流程優(yōu)化效果較為明顯。

5.結(jié)語(yǔ)

本文結(jié)合企業(yè)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)流程案例，綜合分析了各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)審批流程中存在的效率數(shù)據(jù)，在滿足內(nèi)控管理要求的前提下，根據(jù)BPR相關(guān)的理論分析和判定標(biāo)準(zhǔn)，充分識(shí)別了當(dāng)前采購(gòu)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)中涉及的無(wú)效、冗余、可優(yōu)化的流程或操作，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)業(yè)務(wù)效率的有效提升，對(duì)其他類(lèi)似采購(gòu)業(yè)務(wù)的企業(yè)提高采購(gòu)效率提供了很好的借鑒。