文書與檔案管理

王漢華

摘要：文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿。本文從正確認(rèn)識文書處理與檔案管理的關(guān)系談起，分析文書工作與檔案管理工作中存在的一些普遍問題，并提出加強文書工作與檔案管理工作的有效措施。

關(guān)鍵詞：文書；檔案管理；問題；措施

中圖分類號：G272 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）007-0-01

文書是檔案的前身，檔案由文書轉(zhuǎn)化而來。一個單位或部門檔案管理的水平高低取決于本單位文書處理工作水平的高低。筆者從事檔案管理工作多年，現(xiàn)就文書與檔案管理工作談?wù)勛约旱挠^點。

一、正確認(rèn)識文書處理與檔案管理的關(guān)系

文書處理與檔案管理是文檔工作中緊密聯(lián)系的兩個階段。正確認(rèn)識和處理好兩者關(guān)系，使之有機結(jié)合，對于做好文檔工作及其重要。

（一）文書與檔案管理工作職責(zé)與任務(wù)不同

文書處理工作的主要職責(zé)是文件材料的制作、傳遞、使用、督辦、保存等。而檔案管理工作的主要職責(zé)是收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和銷毀等。

（二）文書與檔案管理相輔相成

文書處理與檔案管理雖屬于文檔工作中不同的工作和階段，但兩者卻相輔相成、互為聯(lián)系。檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上，對有保存價值的各類文件載體進行歸檔、保管、利用，是文書處理工作的延伸。而通過歸檔工作可以發(fā)現(xiàn)平時文書處理中忽視的一些問題，如：文件材料是否完整、齊全、規(guī)范，系統(tǒng)，是否屬于歸檔范圍之內(nèi)的，是否為同一年度的等，這些對各部門做好文書處理工作將會起到一定的促進作用。

（三）做好文書工作，是提高檔案工作質(zhì)量的前提

收集工作是檔案工作的起點，一般由部門文秘人員承擔(dān)。要做好檔案工作就必須首先做好文件材料的收集工作，文書工作做好了，就能為檔案工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。因此，做好文書工作，是提高檔案工作質(zhì)量的前提。

二、文書與檔案管理工作容易忽視的問題

（一）文件材料收集歸檔不完整齊全

歸檔材料不完整齊全。一是有些歸檔文件材料只有定稿，沒有修改稿。造成定稿缺乏相應(yīng)的依據(jù)，而這個依據(jù)就是領(lǐng)導(dǎo)修改的痕跡，是最有保存價值的東西。這樣以來發(fā)文原始稿件的保存就出現(xiàn)了漏存的現(xiàn)象。有些歸檔文件只有文頭，沒有附件，而這些附件往往是文件的核心所在，造成歸檔文件不完整，沒有查考的價值。二是由于文書人員工作的疏忽，造成文件重號、漏號等現(xiàn)象，給文件歸檔帶來了一些麻煩和困擾。三是由于部分人員缺乏檔案意識，為了完成任務(wù)而歸檔，僅僅只把手頭一些普發(fā)性的文件整理上交，而把一些有價值的檔案遺漏，如：部門領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、參加會議帶回來的一些重要的文件資料，導(dǎo)致有的材料經(jīng)久遺失，使文件材料無法實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

（二）文秘與檔案工作人員缺乏溝通，使檔案收集渠道還不夠暢通

文書工作與檔案管理分屬不同的主管部門管理，由于文秘人員在平時的工作中常常忙于本部門事務(wù)性工作，與檔案館（室）工作人員交集較少，很難做到相互溝通、步調(diào)一致，造成檔案收集渠道不夠暢通，以致運行過程中經(jīng)常出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，使檔案材料得不到很好的收集。

（三）文秘人員歸檔意識淡薄

文書工作具有很高的時效性和很強的靈活性，職能部門工作人員往往面臨工作頭緒繁雜、任務(wù)重、壓力大，且多數(shù)文秘人員常常是身兼數(shù)職。一方面是要把主要精力投入到完成本部門的主要工作任務(wù)上，沒有把文件材料歸檔工作擺上議事日程中。另一方面是缺乏專業(yè)的檔案管理知識的指導(dǎo)和培訓(xùn)，沒有獨立完成立卷歸檔的能力，甚至認(rèn)為把文件放在自己手邊使用起來更便捷，往往造成檔案延誤、遺漏或“玉”“石”不分，統(tǒng)統(tǒng)上交的現(xiàn)象。

三、加強文書處理與檔案管理工作的措施

（一）把好文書工作的審核關(guān)，保證歸檔文件的質(zhì)量

把好文書工作的審核關(guān)，是辦公室工作的一項重要內(nèi)容，也是保證文件質(zhì)量的重要一環(huán)。2012年4月，中辦和國辦聯(lián)合頒發(fā)了《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14號），許多部門都認(rèn)真執(zhí)行，并按文件要求堅持公文的審核制度，即：職能部門擬寫的文件，先由部門負(fù)責(zé)人核稿簽字后交辦公室審核，再送主管領(lǐng)導(dǎo)審核會簽后交主管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后由辦公室登記文號，打印。審核人員負(fù)責(zé)把好文件的政策關(guān)、格式關(guān)、文字關(guān)，杜絕不規(guī)范、不符合歸檔要求的文件流入檔案，保證了歸檔文件的質(zhì)量。

（二）強化文檔人員的檔案意識，保證歸檔文件的完整

文秘人員主要負(fù)責(zé)部門的文書處理工作，如文件的核發(fā)、會議記錄的整理、各種信息的處理等文件材料的形成工作，文秘人員起著至關(guān)重要的作用。如文件編號不準(zhǔn)確，會議記錄不標(biāo)議題，出席人員只記姓等，所有這些不規(guī)范，不僅影響今后的文書歸檔工作、歸檔文件質(zhì)量，還大大影響歸檔工作效率。因此，作為文秘工作者，應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理不只是檔案館（室）的事，而是文書工作的一部分，主動把文件歸檔工作納入到自己的工作范疇之內(nèi)，積極支持并做好檔案工作。

檔案管理人員主要負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，除此之外，還包括檔案庫房的溫濕度、燈光、除塵等各種管理、檔案管理系統(tǒng)的安全與維護、檔案數(shù)據(jù)的各種備份等，不僅僅要有較強的檔案意識，還需要具備一定的檔案專業(yè)知識，熟練的檔案管理工作的技能，才可能對兼職檔案員的歸檔工作進行正確的指導(dǎo)，只有這樣，文件材料的收集才會齊全、完整、系統(tǒng)。所以，檔案工作的質(zhì)量和管理水平的高低與文秘人員和檔案人員的檔案意識有著直接的關(guān)系。

（三）加強對文書部門歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)

《檔案法》明確規(guī)定，檔案管理部門對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。但實行部門歸檔并不是說歸檔工作與檔案部門毫無關(guān)聯(lián)，而是應(yīng)該派專職檔案人員根據(jù)歸檔要求，對部門歸檔工作中出現(xiàn)的具體業(yè)務(wù)、技術(shù)性問題，傳授一些方法、技能，幫助他們解決歸檔中遇到的問題。一是因為文秘人員沒有接受過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，二是因為文秘人員缺乏檔案歸檔的一些操作技巧，歸檔工作質(zhì)量得不到保證。筆者認(rèn)為，加強檔案部門對文書部門歸檔工作的指導(dǎo)與檢查，應(yīng)該在文件歸檔前從以下幾個方面進行：一是檢查部門歸檔文件材料是否完整、齊全，有無遺漏；二是歸檔文件是否在本年度、本部門歸檔范圍以內(nèi)；三是文件保管期劃分是否正確、合理；四是歸檔文件排列是否科學(xué)、有序；與此同時，檔案管理部門還應(yīng)加大對文書部門兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以減少對文書部門歸檔工作指導(dǎo)與檢查的工作量，確保歸檔文件質(zhì)量與數(shù)量。

總之，文書工作與檔案工作密切相關(guān)，規(guī)范文書處理，提高公文質(zhì)量，是做好檔案工作的前提和保證。

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