公文函的寫作

李彬

摘要：函的應(yīng)用比較廣泛，是機(jī)關(guān)公務(wù)人員必須掌握的文種，本文以具體案例，談?wù)労奶攸c(diǎn)、類型和寫法。

關(guān)鍵詞：公文；函；寫作

按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第8條規(guī)定：函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。在公文大家庭中，函是為數(shù)不多的平行文，相對(duì)其他文種更為靈活、輕松一些，適用范圍也十分廣泛。

函具有幾個(gè)顯著的特點(diǎn)，第一是溝通性強(qiáng)。因?yàn)楹倪m用范圍是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，這種業(yè)務(wù)關(guān)系就決定了相對(duì)其他文種來說，它需要很高的溝通性；第二是靈活度高。

主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，其一是行文關(guān)系靈活，沒有上行文或者下行文那么嚴(yán)格級(jí)別關(guān)系的要求，在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，語言、語氣可以相對(duì)輕松一些；其二是寫作格式靈活，在《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中，函有其特殊的格式要求，不同于其他文種。

從不同的角度可以把函分為幾種類型：第一種，從性質(zhì)上劃分，函可以分為公函和便函。公函主要適用于各級(jí)機(jī)關(guān)之間比較正式的公務(wù)活動(dòng)；便函更多是用于單位之間或單位內(nèi)部，一些事務(wù)性工作的處理。第二種，從發(fā)文目的上分，函可以分為發(fā)函和復(fù)函。發(fā)函是發(fā)文機(jī)關(guān)由于某些具體工作要求，向受文機(jī)關(guān)發(fā)出的文件；復(fù)函是受文機(jī)關(guān)在收到發(fā)文機(jī)關(guān)函件后，按照文件內(nèi)容給予的回復(fù)。第三種，從發(fā)文內(nèi)容和用途上分，函可以分為商洽函，告知函，催辦函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示函等。

函的寫作結(jié)構(gòu)主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款四個(gè)部分。公文函的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成，在寫作的過程中可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種的完整寫法，也可以使用事由+文種的省略寫法。主送機(jī)關(guān)是接收此文件的單位，一般使用全稱或者規(guī)范化簡稱。

正文是函的核心部分，由開頭、主體、結(jié)尾組成。函的開頭一般是介紹發(fā)函的目的、原因，為什么要發(fā)此函，或者是發(fā)函的依據(jù)，根據(jù)國家的政策或者上級(jí)文件要求等發(fā)文。開頭介紹完之后，可以使用一句慣用承接語，比如“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函告如下”，結(jié)束開頭部分的寫作。如果是復(fù)函，在開頭部分要寫出對(duì)方來函已接收，并引出來函標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)。

函的主體是函的重要部分，主要寫函的具體事項(xiàng)。根據(jù)不同類型函的特點(diǎn)，如果是商洽函，就要寫明商洽的內(nèi)容，如果是告知函，就要寫明告知的事項(xiàng)，如果是請(qǐng)批函，就要寫明請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)。復(fù)函的正文部分，主要寫明來函已收悉，同時(shí)標(biāo)明對(duì)方來函的標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)，并表述我方的態(tài)度。如果是協(xié)商函，要寫明對(duì)方提出的協(xié)商問題，我方是否愿意協(xié)助；如果是征求意見函，就要寫明我方的意見和具體要求?？傊鶕?jù)對(duì)方來函的目的，予以回復(fù)。

函的結(jié)束語，通常有兩種，一種是以一句話或一段話的形式結(jié)束，一般是向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ蛞髸r(shí)使用；另一種是以慣用結(jié)束語作為結(jié)束，比如：“特此函告”、“請(qǐng)予函復(fù)”、“為盼函復(fù)”等。 結(jié)束后的落款包括發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

下面以一個(gè)具體例文，說明函的寫作方法和注意事項(xiàng)：

關(guān)于租用ⅩⅩ大學(xué)培訓(xùn)教學(xué)樓的函

ⅩⅩ大學(xué)黨委：

根據(jù)教育部《ⅩⅩ》（Ⅹ發(fā)〔ⅩⅩ〕Ⅹ號(hào)）文件要求，省教育廳準(zhǔn)備在8月中旬組織一次全省教育干部培訓(xùn)，但由于省教育廳場地資源有限?，F(xiàn)擬租用貴單位的培訓(xùn)教學(xué)樓，若貴單位可以提供場地，請(qǐng)于一周之內(nèi)將場地大小，容納人次，時(shí)間等相關(guān)事宜告知省教育廳，以方便我廳下一步工作的部署與展開。

ⅩⅩ省教育廳

ⅩⅩ年6月20日

通過對(duì)以上例文的閱讀，發(fā)現(xiàn)其在寫作中存在很多問題，分析如下：

第一，標(biāo)題沒有體現(xiàn)出商洽的口吻，應(yīng)改為：“關(guān)于商請(qǐng)租用ⅩⅩ大學(xué)培訓(xùn)教學(xué)樓的函”；第二，主送機(jī)關(guān)是單位而非部門，應(yīng)該為：“ⅩⅩ大學(xué)”；第三，正文中開頭句：“根據(jù)教育部文件要求，省教育廳準(zhǔn)備在8月中旬組織一次全省教育干部培訓(xùn)?！边@一句話本意是想表達(dá)發(fā)文的背景，但語氣過于高高在上，應(yīng)改為：“根據(jù)上級(jí)文件要求，我廳準(zhǔn)備在8月中旬，組織一次全省教育系統(tǒng)干部培訓(xùn)”；

下一句：“但由于省教育廳場地資源有限，現(xiàn)擬租用貴單位的培訓(xùn)教學(xué)樓，時(shí)間是ⅩⅩ月ⅩⅩ日到ⅩⅩ日”，這是正文中表述發(fā)文原因的一句，但過于簡短，不夠充分，應(yīng)改為：“但由于我廳現(xiàn)有場地不足，無法滿足此次培訓(xùn)要求，特向貴校租用ⅩⅩ教學(xué)樓”；下一句：“若貴單位可以提供場地，請(qǐng)于一周之內(nèi)將場地大小，容納人次，時(shí)間等相關(guān)事宜告知省教育廳，以方便我廳下一步工作的部署與展開”，明顯使用了上級(jí)對(duì)下級(jí)命令式的語氣，不符合函行文的不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽、詢問事項(xiàng)的文種適用范圍要求。應(yīng)該為：“特向貴校租用ⅩⅩ教學(xué)樓，租用時(shí)間為 ⅩⅩ月ⅩⅩ日到ⅩⅩ月ⅩⅩ日，培訓(xùn)期間產(chǎn)生的一切費(fèi)用，由我廳承擔(dān)。”最后為保證公文結(jié)構(gòu)的完整，需要加上結(jié)束語，如“為盼函復(fù)”或者“期盼貴單位能夠予以支持”。