分析如何實(shí)現(xiàn)銀行檔案集約化管理

徐海燕

【摘 要】 隨著中國(guó)銀行業(yè)務(wù)不斷的快速發(fā)展，銀行檔案的管理工作也出現(xiàn)了一些或大或小的問(wèn)題，除了沒(méi)有科學(xué)管理檔案、對(duì)職責(zé)分配不明確、管理流程不順暢、檔案庫(kù)房尚未達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)之外，還存在由檔案數(shù)量激增導(dǎo)致的檔案庫(kù)容緊張，一定程度上增加管理和存儲(chǔ)成本等問(wèn)題。因此，推行銀行檔案集約化管理工作迫在眉睫，本文將對(duì)如何實(shí)現(xiàn)銀行檔案集約化管理進(jìn)行分析，并總結(jié)提出相應(yīng)幾點(diǎn)策略及措施，希望對(duì)各位銀行檔案管理工作人員有所幫助。

【關(guān)鍵詞】 銀行檔案 集約化 管理

在實(shí)行銀行檔案集約化之前，為了加強(qiáng)內(nèi)控防范風(fēng)險(xiǎn)，銀行需要將主要業(yè)務(wù)的檔案都建立相關(guān)制度規(guī)范，并且要求從分散化的檔案管理模式慢慢向?qū)Ｈ斯芾韺?kù)分設(shè)檔案室的模式發(fā)展。各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)不僅要管理好相關(guān)檔案，還要對(duì)對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)線的檔案管理負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查。通過(guò)對(duì)管理機(jī)制及其流程來(lái)看，可以發(fā)現(xiàn)存在各條業(yè)務(wù)線多頭指導(dǎo)、各自為政的情況，綜合檔案室沒(méi)有充分發(fā)揮其統(tǒng)籌管理的作用。從管理的成本角度進(jìn)行分析，以條線實(shí)施小集中進(jìn)行檔案管理會(huì)在一定程度上浪費(fèi)或重復(fù)配置資源，這種做法明顯不夠經(jīng)濟(jì)。因此，要實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案大集中管理，要求管理層高度重視檔案管理工作，并且還需要人力資源部門(mén)對(duì)流程整合和機(jī)構(gòu)、人員配置方面的問(wèn)題給予一定幫助，還有財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該確保集約化所需庫(kù)房等硬件設(shè)施的經(jīng)費(fèi)支持，以上所述都是銀行檔案實(shí)現(xiàn)集約化管理的基本要求，下文將對(duì)銀行如何實(shí)現(xiàn)檔案集約化管理的目標(biāo)提出幾點(diǎn)建議：

一、對(duì)如何實(shí)現(xiàn)銀行檔案集約化管理進(jìn)行相關(guān)分析

（一）因地制宜，從實(shí)際出發(fā)

為了豐富檔案集約化管理的內(nèi)涵，在不斷深化對(duì)集約化管理的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐下，逐步地將集約化管理發(fā)展成一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程。中國(guó)銀行在十多年前早已嘗試開(kāi)展這項(xiàng)工作，其旗下一家分行在2004年便成立了檔案管理中心，將包含主要業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的各類檔案全部實(shí)施集中保管的方案，在制定了相應(yīng)的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)制度的同時(shí)，對(duì)庫(kù)房安保人員的管理也制定了相關(guān)策略。該分行的管理模式和做法得到了一定的認(rèn)可，但由于各單位的資源配置方面的條件有所不同，檔案管理的水平也各有差異，無(wú)法采取統(tǒng)一的管理模式，只能夠自上而下地進(jìn)行分類規(guī)劃并指導(dǎo)，注重因地制宜，從實(shí)際出發(fā)[1]。積極倡導(dǎo)各行不斷探索、大膽實(shí)踐，努力尋找出合適的集約化管理模式。

（二）調(diào)解矛盾，統(tǒng)籌規(guī)劃

在銀行檔案種類越來(lái)越豐富的情況下，其中幾類主要業(yè)務(wù)檔案先后被歸入全行規(guī)范管理的范圍，形成了一個(gè)部門(mén)牽頭管理檔案的模式，不再是由單一部門(mén)主導(dǎo)，而是多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)共同管理的復(fù)雜局面。在實(shí)現(xiàn)集約化的目標(biāo)指引下，科學(xué)合理對(duì)各部門(mén)進(jìn)行分工是十分必要的，還應(yīng)該健全溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，保證在政令一致和暢通的情況下工作。此外，檔案化的管理還要注意避免本位主義，努力突破條線限制，對(duì)全局統(tǒng)籌規(guī)劃、并且將時(shí)效性低、簡(jiǎn)單的檔案資料整合納入電子化管理。

（三）集約高效，簡(jiǎn)約高能

允許分行采取不同的實(shí)施模式，這就要求在集約的管理基礎(chǔ)上為各分行提供多種備選方案，讓分行根據(jù)各行具體情況進(jìn)行集約化管理。例如，可以建立不同區(qū)域共享的檔案中心，讓毗鄰的分行可以共同享用，這在一定程度上降低了庫(kù)房在使用前期時(shí)空置的成本；還可以推行“一城一庫(kù)”的管理模式，合理規(guī)劃，同城集中；還可以選擇專租賃業(yè)化庫(kù)房或是外包整個(gè)檔案管理服務(wù)；還可以根據(jù)檔案的種類對(duì)庫(kù)房和裝具的類型進(jìn)行合理安排，比如說(shuō)預(yù)先做好數(shù)字化處理、調(diào)閱次數(shù)相對(duì)不多的檔案就可以選擇倉(cāng)儲(chǔ)式庫(kù)房，若是跳躍較為頻繁的檔案采用密集柜則更為妥帖。以上所述管理模式，皆以“集約高效、簡(jiǎn)約高能”為目標(biāo)，為持續(xù)提高檔案集約化管理的水平而努力。

二、集約化管理的具體內(nèi)容與實(shí)施重點(diǎn)

（一）以中國(guó)銀行為榜樣，做到“應(yīng)歸盡歸”

檔案管理的覆蓋面積應(yīng)該包括銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)一切有保存價(jià)值的文件資料，保證重要檔案的“應(yīng)歸盡歸” [2]。在中國(guó)銀行《檔案分類規(guī)則》中，對(duì)于檔案分類和歸檔要求都有明確的規(guī)范，并對(duì)集約化收集和管理工作的范圍也有詳細(xì)的介紹。因此，各行可以以中國(guó)銀行為榜樣，爭(zhēng)取對(duì)稱和同步其各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)發(fā)展所產(chǎn)生的信息。

（二）完善檔案集約化管理模式和構(gòu)架

明確集約化管理的職能，健全相關(guān)機(jī)構(gòu)，對(duì)管理流程有一定的了解，建立并完善檔案集約化管理模式與構(gòu)架?，F(xiàn)階段二級(jí)分行以下已經(jīng)開(kāi)始不設(shè)檔案管理單位，這是檔案管理構(gòu)架逐漸扁平化的結(jié)果。因此，對(duì)于各一級(jí)、二級(jí)分行在不同階段分步驟實(shí)現(xiàn)全部集中管理檔案實(shí)體的目標(biāo)給予鼓勵(lì)，條件相對(duì)較好的分行可以施行“人隨檔案走”的管理方針，對(duì)各業(yè)務(wù)分檔案室的職能和相關(guān)人員進(jìn)行整合，并設(shè)置檔案管理中心，對(duì)于所有檔案進(jìn)行集中、專業(yè)、規(guī)范的管理。這樣一來(lái)，不僅可以減少管理層級(jí)，還能夠?qū)︼L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

結(jié)束語(yǔ)z6

在推進(jìn)檔案集約化管理的進(jìn)程中，要充分發(fā)揮其專業(yè)、集中、仔細(xì)的管理優(yōu)勢(shì)，在優(yōu)化資源配置的同時(shí)，爭(zhēng)取降低成本，從而實(shí)現(xiàn)提高管理效能的目的。所以，推進(jìn)檔案管理的集約化也可以說(shuō)是貫徹落實(shí)“科學(xué)發(fā)展觀”，只有這樣才能確保銀行檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，真正為提高銀行核心競(jìng)爭(zhēng)力做出一定貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 王琳.淺談農(nóng)商銀行檔案管理工作的內(nèi)在價(jià)值功能[J].卷宗，2016，6（6）：22.

[2] 李小莉.郵儲(chǔ)銀行檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)電子商務(wù)，2014，10（5）：191.

[3] 牛娟娟.淺談商業(yè)銀行檔案管理[J].大陸橋視野，2015，7（12）：56-57.