淺談計算機應(yīng)用中的excel教學(xué)方法及應(yīng)用技巧

普春林

摘 要：本文分析了Excel軟件教學(xué)現(xiàn)狀，闡述Excel軟件教學(xué)過程中所采用的教學(xué)方法，并著重介紹幾種數(shù)據(jù)處理實用且有效的應(yīng)用技巧。

關(guān)鍵詞：Excel 教學(xué)方法 應(yīng)用技巧

Microsoft Excel是微軟開發(fā)的辦公軟件，具有強大的數(shù)據(jù)處理能力，許多行業(yè)在處理數(shù)據(jù)時都采用它，學(xué)生熟練掌握Excel軟件的應(yīng)用對于他們將來的發(fā)展有很大的幫助。Excel軟件的應(yīng)用是計算機應(yīng)用課程中的重要部分，為了提高學(xué)生的Excel軟件應(yīng)用能力，現(xiàn)結(jié)合筆者本人的實踐教學(xué)經(jīng)驗，對Excel軟件應(yīng)用的教學(xué)方法及應(yīng)用技巧進行了探討。

一、Excel軟件教學(xué)現(xiàn)狀

計算機應(yīng)用課程的教學(xué)目標是提高學(xué)生辦公軟件操作技能。筆者學(xué)校計算機應(yīng)用課程的教學(xué)計劃課時為160課時，其中Excel軟件的應(yīng)用部分為20課時。教師使用常規(guī)的教學(xué)方法，難以在20課時使學(xué)生達到熟練應(yīng)用水平。目前學(xué)校的Excel教學(xué)內(nèi)容主要包括四大部分，分別是Excel基礎(chǔ)知識、Excel的基本操作、編輯Excel作表、Excel數(shù)據(jù)處理。Excel基礎(chǔ)知識包括：啟動Excel、退出Excel、Excel的界面、Excel中常用術(shù)語，這些知識點簡單，學(xué)生容易掌握。Excel的基本操作和編輯Excel工作表內(nèi)容比較多，學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中容易出現(xiàn)遺忘。Excel數(shù)據(jù)處理包含公式與函數(shù)、排序、篩選、合并計算、分類匯總，其中函數(shù)是教學(xué)的重點，也是學(xué)生較難掌握的內(nèi)容，上機操作時無法正確運用函數(shù)，如COUNTIF函數(shù)、VLOOKUP函數(shù)、DATEDIF函數(shù)等。

二、Excel 教學(xué)基本方法

在課時不足的情況下，要想提高學(xué)生對Excel軟件的熟練度，應(yīng)采取以下的教學(xué)方法。

1.合理設(shè)計教學(xué)進度，循序漸進學(xué)習(xí)

據(jù)筆者調(diào)查了解，筆者學(xué)校90%學(xué)生來自農(nóng)村，他們在初中教育階段雖然學(xué)習(xí)接觸過計算機，但對計算機知識的掌握沒要求達到應(yīng)用水平，僅僅是簡單了解，更談不上數(shù)據(jù)處理。所以在進行Excel教學(xué)前，應(yīng)先向?qū)W介紹Excel軟件功能及在工作生活中的應(yīng)用，舉一些與生活相關(guān)的案例，如用Excel軟件統(tǒng)計學(xué)生成績、Excel軟件輔助設(shè)計課程表。通過這些例子向?qū)W生簡單地Excel軟件的作用和意義，以便提高了他們的學(xué)習(xí)興趣。然后向?qū)W生介紹excel基礎(chǔ)知識，教學(xué)中多留點時間給學(xué)生練習(xí)。當(dāng)學(xué)生熟練掌握了excel基礎(chǔ)知識，再進行一下教學(xué)階段，整個教學(xué)進度不能急于求成，要與學(xué)生的接受能力一致，做到由易到難，循序漸進學(xué)習(xí)。

2.應(yīng)用任務(wù)驅(qū)動教學(xué)法，增強學(xué)生學(xué)習(xí)的主動性

任務(wù)驅(qū)動教學(xué)法指的是將培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)習(xí)能力及職業(yè)能力作為Excel教學(xué)出發(fā)點及目標，并在發(fā)揮教師的主導(dǎo)作用及保障學(xué)生的主體地位的基礎(chǔ)上，讓學(xué)生在任務(wù)的驅(qū)動力下不斷嘗試、不斷進步的一種教學(xué)方式。

在Excel教學(xué)中，教師適當(dāng)應(yīng)用任務(wù)驅(qū)動教學(xué)方法，會得到意想不到的教學(xué)效果，如在Excel的基本操作、編輯Excel作表就最適合采用任務(wù)驅(qū)動教學(xué)法。雖然這兩部分內(nèi)容多，但也容易理解，學(xué)生自學(xué)也能掌握。所以在教學(xué)過程中，教師給學(xué)生做個人簡歷的任務(wù)。學(xué)生在這個任務(wù)的驅(qū)動下不斷學(xué)習(xí)，當(dāng)學(xué)生完成這個任務(wù)時，也就完全掌握了相關(guān)知識技能，自學(xué)能力也得到了提升。

3.實施案例教學(xué)，提高課堂學(xué)習(xí)效率

Excel操作知識具有一定的抽象性，因此可以在課堂中采用具有真實性、典型性、針對性及啟發(fā)性的案例教學(xué)法，以便讓學(xué)生在理解操作過程的基礎(chǔ)上熟練掌握基本知識，并由此提高課堂中的學(xué)習(xí)效率。

例如，教師講授Excel數(shù)據(jù)處理中的求和函數(shù)（SUM）、平均值函數(shù)（AVERAGE）、最大值函數(shù)（Max）、最小值函數(shù)（MIN）的應(yīng)用時，可選用學(xué)生考試成績的統(tǒng)計作為案例，向?qū)W展示如何使用SUM函數(shù)來求每個學(xué)生的成績總分，使用AVERAGE函數(shù)求平均分，使用Max函數(shù)求最高分，使用Min函數(shù)求最低分。學(xué)生通過此案例的學(xué)習(xí)，對函數(shù)的應(yīng)用理解就不再抽象，也就能容易掌握函數(shù)的應(yīng)用，自然提高課堂學(xué)習(xí)效率。

4.運用分層教學(xué)法，優(yōu)化整體教學(xué)效果

筆者學(xué)校學(xué)生的計算機學(xué)習(xí)基礎(chǔ)參差不齊，大部分男生在Excel教學(xué)中的理解接受能力和操作能力比女生強，為避免出現(xiàn)學(xué)習(xí)效果兩極分化及教學(xué)質(zhì)量不均衡的問題，則可運用分層教學(xué)法，在考慮學(xué)生學(xué)習(xí)能力及學(xué)習(xí)興趣的基礎(chǔ)上實現(xiàn)因材施教。以Excel數(shù)據(jù)中公式與函數(shù)的應(yīng)用知識點為例，對計算機基礎(chǔ)知識較強的男生要求掌握使用公式和函數(shù)兩種方法來求總分和平均分，而計算機基礎(chǔ)知識相對薄弱女生要求掌握使用函數(shù)求總分和平均分。教學(xué)目標設(shè)定上女生掌握用常用函數(shù)，而男生的教學(xué)目標定位更高，要求不僅掌握常用函數(shù)的應(yīng)用，而且要求掌握VLOOKUP函數(shù)、COUNTIF函數(shù)、DATEDIF函數(shù)的使用。

5.多做練習(xí)，提高實際操作水平

Excel知識比較零散、不集中，學(xué)生難于把所有知識融合在一起，連成一條線。為提高學(xué)生excel軟件的應(yīng)用水平，教學(xué)中教師合理安排時間，一堂課只能講授三分之一時間，剩下的三分之二時間留給學(xué)生做題。學(xué)生在做題過程中，教師應(yīng)巡回進行輔導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題，幫助分析解決問題。另外學(xué)生練習(xí)做題不能僅局限于課堂，課后也進行溫習(xí)鞏固定，否則很快就忘記所學(xué)過的知識。

三、 Excel應(yīng)用技巧

教材內(nèi)容是基礎(chǔ)知識，學(xué)生要掌握Excel軟件的應(yīng)用，還得學(xué)習(xí)教材外的知識。以下是幾種Excel軟件的應(yīng)用技巧，是課本外的知識，工作中進行數(shù)據(jù)處理有很大幫助，值得讓學(xué)生去掌握。

1.數(shù)據(jù)格式的設(shè)置

Excel中單元數(shù)據(jù)格式的設(shè)置是非常關(guān)鍵。如果單元的數(shù)據(jù)格式設(shè)置不正確，有時則無法進行計算、統(tǒng)計，例如工資表中的數(shù)據(jù)若設(shè)置為文本型，使用公式或函數(shù)進行計算時結(jié)果會出錯，所以在單元中錄入數(shù)據(jù)之前，必須考慮清楚需要什么類型的數(shù)據(jù)。例如，在工作中，單元中的數(shù)據(jù)需要進行計算時，單元格格式設(shè)置為數(shù)值型。如果單元格存放身份證號碼，則格式必須設(shè)為文本型。單元格的數(shù)據(jù)涉及日期，格設(shè)為日期型。

2.對數(shù)據(jù)查找、排序前刪除空格符

在工作表中查找數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會碰到這樣的情況：數(shù)據(jù)存在，但用查找命令無法查到，當(dāng)表中的數(shù)據(jù)少時用眼查看都找到，但表中的數(shù)據(jù)上百上千時，誤認為查找的數(shù)據(jù)不存在。還有另外一種情況：數(shù)據(jù)進行排序，但得到排序結(jié)果不符合要求。造成這兩種情況最有可能的原因就是數(shù)據(jù)中有空格符。Excel軟件把空格作為一種字符處理，所以對數(shù)據(jù)進行查找或排序時，必須刪除表中的所有空格符。方法：選中數(shù)據(jù)區(qū)或，選擇替換命令，在替換選項卡中“查找內(nèi)容”欄內(nèi)輸入一個空格符，“替換”欄內(nèi)不輸入任何字符，最后單擊“替換”命令按鈕后，表中所有空格符自然消失。

3.使用“&”連接兩個單元格的內(nèi)容

數(shù)據(jù)處理中，有時需要把兩個單元格的內(nèi)容放在一起，選擇合并單元格命令，只會留下最左上角內(nèi)容，重新錄入數(shù)據(jù)費時費力。把兩個單元格的內(nèi)容合并放在一起，使用“&”字符。如圖1所示，將A1和B1單元格的內(nèi)容合并在C1單元中，方法：在C1單元格輸入“A1&B1”后按回車，結(jié)果如表1所示。

4.應(yīng)用COUNTIF（）函數(shù)進行數(shù)據(jù)重

如表2是一個學(xué)生信息表，整個表的數(shù)據(jù)錄入是由多人完成，數(shù)據(jù)匯總后，難免會出重復(fù)記錄。如何查找重復(fù)記錄，然后進一步刪除，是數(shù)據(jù)處理中必須解決一個問題。在excel中進行數(shù)據(jù)查重，如果我們用眼來查看重復(fù)記錄，不準確，而且效率極低。若我們使用COUNTIF函數(shù)進行數(shù)據(jù)查重，則速度快，效率高，而且不會出錯。

以表2學(xué)生信表中姓名查重為例。操作方法：在圖3的D2單元中輸入“=COUNTIF（$A$2：$A$10，A2）”， 按回車后，COUNTIF函數(shù)在D2單元格自動統(tǒng)計出“王平”這個名字在A$2：$A$10中出現(xiàn)2次，通過下拉快速復(fù)制函數(shù)計算出所有名字在表中出現(xiàn)的次數(shù)，如表3所示，如果數(shù)字為2，則對應(yīng)的姓名重復(fù)，若數(shù)字為1，則姓名不重復(fù)。

5.應(yīng)用多條件函數(shù) COUNTIFS進行成績分析統(tǒng)計

學(xué)校學(xué)生每次考完試，教務(wù)處要求任課教師對所承擔(dān)課程的考試成績進行分析。教從成績分析表中能了解學(xué)生掌握知識的程度，以及自己在教學(xué)中的存在不足，從而進一步調(diào)整自己的教學(xué)方法。

例如，表4是筆者學(xué)校某個班電工基礎(chǔ)科目期末考試成績表和分析表，任課教師根據(jù)電工基礎(chǔ)成績表來統(tǒng)計各分段的人數(shù)，然后把數(shù)據(jù)填寫在成績分析表中。統(tǒng)計各分數(shù)段的人數(shù)使用COUNTIFS函數(shù)，操作方法：在E3單元格的條件區(qū)域為B3：B15，條件為“<>”（“<>”表示非空），然后在E3單元格中輸入“=COUNTIFS（C3：C15，“<>”），輸完后按回車鍵，COUNTIFS函數(shù)在條件區(qū)域中統(tǒng)計滿足條件的人數(shù)，即考試人數(shù)為10。同理，分析得出表中“不及格人數(shù)”“60至90分以下人數(shù)”“90分以上人數(shù)分”條件區(qū)域分別為C3：C15，條件分別為“<60”“>=60”和“<90”“>=90”，然后在F3、H3、G3、單元格中分別輸入“=COUNTIFS （C3：C12，”<60”）” “=COUNTIFS（C3：C12，“<60”）”“=COUNTIFS （C3：C12，“>=60”， C3：C12，“>90”）”輸完后得到如表2所示統(tǒng)計的結(jié)果。

6.VLOOKUP 函數(shù)的應(yīng)用

在筆者學(xué)校教學(xué)管理中，學(xué)生考完試后，教務(wù)員要把各科考試成績進行合并，如圖6所示，有機械基礎(chǔ)成績、電工基礎(chǔ)成績、學(xué)生成績表三個表，教學(xué)管理員將機械基礎(chǔ)成績和電工基礎(chǔ)成績合并在學(xué)生成績表中，由于三個表中的學(xué)生姓名順序不一致，記錄多時，使用常規(guī)方法非常麻煩，使用VLOOKUP 函數(shù)，就能輕易解決問題，VLOOKUP 函數(shù)是個查找函數(shù)，操作方法如下。

在E3單元格輸入“=VLOOKUP（D3，$A$3：$B$8，2，F(xiàn)ALSE）”；

按回車后向下填充至E8單元格；

在F3單元格輸入“=VLOOKUP（D3，$A$12：$B$17，2，F(xiàn)ALSE）”，按回車后向下填充至F8單元格，結(jié)果如表5所示。

四、小結(jié)

熟練使用Excel軟件是一門專業(yè)技能，學(xué)生掌握該軟件的應(yīng)用，對他們將來進入社會工作有很大幫助。教師要結(jié)合教材特點，運用各種教學(xué)方法，以便取得良好的教學(xué)效果。同時，教師要向傳授學(xué)生自己的Excel軟件應(yīng)用經(jīng)驗和應(yīng)用技巧，拓寬學(xué)生的知識面。

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（作者單位：楚雄技師學(xué)院）