人事檔案管理與醫(yī)院人才信息服務(wù)

李黎

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入與推進(jìn)，醫(yī)療市場的競爭也日趨激烈。人才是第一生產(chǎn)力，醫(yī)院之間的競爭是人才的競爭，人才高低是醫(yī)院建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展的制高點(diǎn)，人事檔案管理工作對醫(yī)院人才信息服務(wù)及人才資源有效利用顯得尤為重要。

一、醫(yī)院人事檔案的概念及其意義

（一）人事檔案是醫(yī)院有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件資料。醫(yī)院人事檔案大致可分為三類，即人事檔案、科技檔案、工資檔案。人事檔案主要記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想等方面的材料，科技檔案主要記錄專業(yè)技術(shù)人員開展科研、新技術(shù)新項(xiàng)目的應(yīng)用、職稱晉升等方面的內(nèi)容，工資檔案主要記錄職工工資及福利歷次變動情況。

（二）人事檔案既是真實(shí)反映職工個(gè)人經(jīng)歷的依據(jù)，也是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，更是單位及有關(guān)部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據(jù)。人事檔案工作是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分。

二、現(xiàn)行人事檔案管理工作中存在的主要問題

（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規(guī)范管理

在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。

1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場所的條件限制，較為普遍地存在“多頭分散管理”的現(xiàn)象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財(cái)務(wù)部門管理的。

2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財(cái)、物的消耗相對較大，大量檔案卷宗存檔導(dǎo)致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴(yán)肅性和多樣性。

（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用

1.現(xiàn)行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對人事檔案的開發(fā)利用。

2.對人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。

三、利用人事信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對人事檔案的科學(xué)管理，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務(wù)

（一）數(shù)字化為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實(shí)現(xiàn)條件基礎(chǔ)

1.目前人事檔案與其他管理方式中的個(gè)人信息存在著較多的交叉或重復(fù)，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內(nèi)容，既可以優(yōu)化人事檔案信息，也有利于節(jié)約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。

2.充分發(fā)揮目前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部已運(yùn)行成熟的醫(yī)院信息化系統(tǒng)（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現(xiàn)有資源，提高服務(wù)性能。

（二）利用現(xiàn)代信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)人員信息資源共享，建立結(jié)構(gòu)完整、操作便捷、系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性能較高的人事檔案管理系統(tǒng)

1.計(jì)算機(jī)管理檔案具有協(xié)作性、開放性，能夠更加便捷的進(jìn)行及時(shí)更新、查閱，同時(shí)還可利用計(jì)算機(jī)判別、診斷、篩選的功能進(jìn)行檔案鑒定工作。

2.運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，極大地提高了工作效率。

3.電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在人事檔案管理領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。

4.人事檔案管理工作要在管理實(shí)踐中開拓創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，對人事檔案信息內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新與維護(hù)，實(shí)行動態(tài)化管理，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供強(qiáng)有力的保障。