公路工程建設(shè)電子檔案工作的思考

魏建軍

摘 要：由于信息技術(shù)在全社會的應(yīng)用，檔案信息管理也向著上電子化的方向發(fā)展，對于檔案工作來說，這是一次里程碑式的改變。另外由于檔案載體的更換，對檔案信息化的要求越來越高，而實現(xiàn)這一目標的途徑是建立和完善電子檔案體系。

關(guān)鍵詞：公路工程 電子檔案 建設(shè)

1、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特征分析

1.1電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理共性分析

（1）在電子檔案與傳統(tǒng)檔案發(fā)展中，二者之間存在基本的原理共通性，其中，電子檔案是傳統(tǒng)檔案中的產(chǎn)物，在一定程度上，可以將傳統(tǒng)檔案與電子檔案整合到一起，并且充分將信息技術(shù)作用發(fā)揮出來。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比較，具有較高質(zhì)量的管理水平與技術(shù)水平，可以有效提升其管理效率。但是，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理方式存在較大的共通性特點。

（2）電子檔案不可以孤立存在，與傳統(tǒng)檔案管理之間，存在較大的聯(lián)系，主要因為傳統(tǒng)檔案信息較為真實，具有一定的準確性優(yōu)勢，是社會實踐數(shù)據(jù)的體現(xiàn)。而電子檔案管理受到網(wǎng)絡(luò)安全性影響，存在較為嚴重的安全隱患，難以提升信息的真實性與可靠性，需要傳統(tǒng)檔案管理資料為其提供準確數(shù)據(jù)。

（3）電子檔案管理方式在實際發(fā)展的過程中，可以建立出基本信息技術(shù)體系，提升檔案信息容量，在各類信息實際儲存的情況下，可以有效的對電子檔案進行存儲。同時，電子檔案儲存方式較為便利，可以有效對實體的檔案信息進行記錄，能夠增強其管理效果。

1.2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理差異分析

（1）管理方式存在差異。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的管理差異還存在較大的差異。電子檔案的管理是通過計算機與互聯(lián)網(wǎng)開展相關(guān)工作，在一定程度上，可以提升檔案存儲的有效性與便利性，增強其發(fā)展效果。傳統(tǒng)檔案管理需要利用紙質(zhì)方式開展管理工作，難以提升傳統(tǒng)檔案管理有效性，無法提升檔案管理工作質(zhì)量。

（2）保管方式存在的差異。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的保管方式有所不同，在實際發(fā)展的過程中，電子檔案保存方式是將硬盤與電子光盤作為載體，在長期存儲的情況下，硬盤與光盤也會逐漸老化，對其進行技術(shù)的更新處理。而傳統(tǒng)的檔案管理是利用紙張開展管理工作，難以保證檔案信息的安全性，經(jīng)常會出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（3）歸檔措施有所不同。電子檔案歸檔與傳統(tǒng)檔案歸檔方式不同，電子檔案歸檔是利用光盤等開展歸檔工作，減少其中尋找的錯誤信息，提升電子檔案信息的準確性。傳統(tǒng)檔案歸檔方式較為復(fù)雜，需要對各個科目等進行查找，會增加檔案管理工作量，難以提升其工作效率與工作質(zhì)量。

2、加強電子檔案管理的重要意義

2.1對電子檔案進行有效管理可以提高工作效率，節(jié)省大量的人力物力

傳統(tǒng)檔案管理的難度較大，檔案工作需要管理人員堅持原則，認真負責，由于紙質(zhì)檔案易失易破碎等特點，在管理過程中投入大量的人力物力和財力，但是損壞仍然不可避免。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，檔案管理的質(zhì)量和檢索速度顯著提升，工作效率提高，人力物力的投入減少，尤其對檔案管理實施電子化后，工作效率顯著提升。

2.2電子檔案管理的加強，對提高服務(wù)質(zhì)量具有促進作用

檔案管理的目的明確，即為了使用者提供高效、高質(zhì)服務(wù)。為了實現(xiàn)這一目標，要加強對電子檔案的管理，使資源信息電子化，促進服務(wù)質(zhì)量不斷提高。電子檔與紙質(zhì)檔案相比，最大特點是把實物資料信息化變?yōu)楝F(xiàn)實。大量的原始檔案可以集中起儲存在計算機中，通過網(wǎng)絡(luò)傳播，使用者在查閱時可以利用現(xiàn)代技術(shù)進行篩選，提高工作效率。

2.3加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

由于社會的發(fā)展和進步，對檔案的使用要求體現(xiàn)出多樣化的特征，不但要查閱原始文件資料，還需要查看圖像或視頻，顯然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已無法滿足需求，退出歷史舞臺只是時間的問題。電子檔案替代傳統(tǒng)檔案是發(fā)展的必然趨勢，這是由于電子檔案所具備的強大功能所決定的，可以滿足不同使用者的多元化需求。

3、公路工程建設(shè)電子檔案工作應(yīng)對措施

3.1建立電子檔案全過程管理制度

公路工程建設(shè)所涉及到的部門、人員眾多，形成的檔案資料也非常的多，在這一過程當中極易形成數(shù)據(jù)丟失等情況，因此必須建立健全一套明確電子檔案責任，統(tǒng)一收集、整理、處理以及歸檔的制度，對電子檔案的建立、分類、內(nèi)容等有明確的說明以及解釋。在整個過程中，增加電子檔案檢查步驟，對于一切準備歸檔的文件進行進一步檢查，尤其是對那些曾進行借閱、重新編輯的電子檔案要進行全面的檢查，對不符合原來存檔內(nèi)容的，要求相關(guān)人員做出解釋，并采取一定的有效措施，如事先備份等，以保證在數(shù)據(jù)丟失、修改等不可追溯的情況下，保證檔案的原始性。同時，要求同一個公路工程建設(shè)涉及的部門、人員使用同一個電子檔案處理系統(tǒng)，對存儲的載體、格式等也要做出準確、清晰的說明，及時檢查、核對數(shù)據(jù)庫保存下來的數(shù)據(jù)。

3.2加大投入，不斷強化公路電子檔案管理工作的手段和能力

公路工程建設(shè)過程當中，應(yīng)當對現(xiàn)代化設(shè)施、相關(guān)技術(shù)資料、檔案管理系統(tǒng)軟件等必要的物品進行采購，同時做好各單位電子檔案管理人員的系統(tǒng)知識以及操作的培訓，使其對檔案的收集管理能力得到不斷的加強，更好、更快的熟練操作系統(tǒng)，在這一過程中要樹立起“對歷史負責，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的理念，不斷提高工作效率，從而保證電子檔案的原始性以及真實性。

3.3加強電子文件的安全性管理

首先對于電子文檔本身，對于需要借閱等的文件要進行文檔保護措施，構(gòu)建一套安全保障的系統(tǒng)體系，對于借閱人員以及部門做好詳細登記，防止由于意外等對文檔造成破壞、修改或者丟失。其次做好軟硬件的安全管理，遵守國家關(guān)于保密工作的相關(guān)規(guī)定，杜絕相關(guān)的計算機直接或間接的與公共信息網(wǎng)絡(luò)連接，減少被黑客或者病毒攻擊的可能性。同時在有關(guān)的計算機系統(tǒng)上要及時安裝有效的殺毒，防黑客的軟件工具等，做好電子文檔的備份，采取數(shù)據(jù)加密、來源跟蹤等有效的安全機制，確保文檔在整個使用過程中環(huán)境都是安全的。

3.4完善電子文件一體化管理系統(tǒng)

公路工程建設(shè)過程中，有關(guān)部門以及人員在保證統(tǒng)一使用的電子檔案系統(tǒng)與自身局域網(wǎng)達到高度共融的狀態(tài)下，進一步完善電子檔案的一體化管理，使得電子檔案工作過程中，不僅能夠提前介入每一項電子文件的生成。還能夠保證在整個的過程中都能夠按照國家規(guī)定的檔案工作的原則和要求進行。整個一體化系統(tǒng)必須能夠保留文件的完整性以及清晰度，提高電子檔案考察以及審核的工作效率，同時在整個系統(tǒng)構(gòu)建的過程當中，必須要有相應(yīng)的電子檔案管理者共同參與，使整個系統(tǒng)具有更強的實用性。

4、結(jié)語

公路工程建設(shè)作為一項周期長、投資量大、涉及環(huán)節(jié)眾多的系統(tǒng)工程，形成的數(shù)據(jù)檔案也非常的多，只有對相關(guān)的數(shù)據(jù)檔案進行真實有效地記錄才能夠更好地保證工程的質(zhì)量鑒定，為后期可能產(chǎn)生的諸如合同糾紛、工程事故鑒定等問題提供有效的法律依據(jù)。因此必須保證電子檔案的原始性、真實性以及安全性。雖然目前電子檔案的使用還存在著一定的問題，但是只要采取積極的應(yīng)對措施，一定能夠逐步進行克服，從而讓電子檔案更具有效性。

參考文獻

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