教育檔案管理問題與優(yōu)化方式探尋

郭路檳

摘要：受到電子信息技術(shù)不斷發(fā)展的影響，新時期為了能夠進一步適應(yīng)社會建設(shè)發(fā)展需求，在檔案管理領(lǐng)域，電子檔案逐漸成為新時期搜集和整理信息的重要形式，并且在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。在教育檔案管理工作中，電子檔案也得到了適當(dāng)?shù)膽?yīng)用，這在一定程度上造成傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時期電子檔案管理工作需求，對檔案管理方式進行優(yōu)化創(chuàng)新勢在必行。

關(guān)鍵詞：教育檔案 電子檔案 檔案管理

教育檔案管理在我國高等教育事業(yè)中占據(jù)著極其重要的地位，合理開展教育檔案管理工作、逐步提升教育檔案管理水平不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對學(xué)生教育信息的全面記錄，并且還可以掌握學(xué)生在校表現(xiàn)情況，為教育管理工作提供相應(yīng)的輔助。所以在新時期受到電子檔案技術(shù)應(yīng)用的影響檔案管理工作發(fā)生一定變化的情況下，教育檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合教育檔案管理需求積極探索相應(yīng)的管理創(chuàng)新措施，希望能夠為教育檔案管理質(zhì)量的提升提供良好的支持。

一、當(dāng)前教育檔案管理工作中存在的問題

受到信息技術(shù)進一步發(fā)展的影響，在電子檔案應(yīng)用到檔案管理工作中后，教育檔案管理工作發(fā)生了一定的變化，導(dǎo)致傳統(tǒng)的教育檔案管理出現(xiàn)問題，對整體管理水平的提升產(chǎn)生了嚴重的不良影響。綜合分析，教育檔案管理工作中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）教育檔案管理系統(tǒng)缺乏完善性

新時期受到計算機行業(yè)飛速發(fā)展的影響，不同的信息系統(tǒng)逐漸出現(xiàn)并且在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。在教育檔案管理領(lǐng)域，在信息技術(shù)的支持下教育檔案管理信息系統(tǒng)也得到了一定的建立，對教育檔案管理工作產(chǎn)生了一定的影響。但是在運行教育檔案管理系統(tǒng)的過程中發(fā)現(xiàn)，由于教育檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)技術(shù)還不夠科學(xué)，安全性不足，造成在應(yīng)用教育檔案管理系統(tǒng)的過程中極易出現(xiàn)信息丟失或者管理無序問題，極大增加了教育檔案管理工作難度，不利于教育檔案管理水平的提升。

（二）教育檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及電子檔案成為檔案管理工作的重要組成部分，教育檔案管理工作發(fā)生了新的變化，對檔案管理人員的信息化管理素質(zhì)提出了新的要求。但是與電子檔案廣泛應(yīng)用不契合的是教育檔案管理部門管理人員計算機素養(yǎng)相對偏低，部分教育檔案管理人員無力承擔(dān)先進的電子檔案管理工作，導(dǎo)致教育檔案管理水平低，嚴重限制了教育檔案管理工作的發(fā)展。

（三）教育檔案管理工作服務(wù)意識不足

新時期受到新檔案管理思想的影響，在檔案管理工作中一般高度重視檔案管理服務(wù)工作的開展，希望借助良好的檔案管理服務(wù)能夠進一步提升檔案資源的利用率，為檔案管理工作質(zhì)量的進一步提升提供相應(yīng)的保障。但是在我國教育檔案管理工作中，部分管理人員高度重視管理卻缺乏服務(wù)意識，不注意為檔案使用者提供高質(zhì)量的檔案資源服務(wù)，嚴重影響了檔案資源的利用率，對檔案管理工作水平的提升產(chǎn)生了一定的不良影響。所以新時期應(yīng)該注意結(jié)合實際情況探索教育檔案管理創(chuàng)新的措施，真正發(fā)揮教育檔案的重要作用，為教育改革工作、教育教學(xué)工作提供相應(yīng)的支持。

二、新時期對教育檔案管理工作進行全面優(yōu)化的措施

基于信息時代背景下教育檔案管理工作中存在的問題，新時期要想積極促進教育檔案管理工作的發(fā)展，有效提升管理質(zhì)量，為教育檔案資源的合理利用提升相應(yīng)的支持，就應(yīng)該積極探索教育檔案工作的優(yōu)化措施，為教育檔案管理創(chuàng)造良好條件。

（一）對教育檔案管理制度加以完善

教育檔案管理制度的完善是對教育檔案管理工作進行改革創(chuàng)新的必要措施，只有結(jié)合教育檔案管理需求探索科學(xué)合理的教育檔案管理制度，才能夠為教育檔案管理提供相應(yīng)的制度保障，進而有效提升教育檔案管理水平。首先，建立健全教育檔案查閱制度。由于教育檔案中的學(xué)生檔案一般具有一定的保密性，所以在通常情況下檔案不能外借，如果要對學(xué)生檔案進行查閱，則必須提供相關(guān)介紹信。所以基于教育檔案的特殊性，在制度建設(shè)中首先應(yīng)該保障查閱制度的完善性，加強對教育檔案的管理。其次，對檔案移交制度加以完善。在對學(xué)生檔案進行移交的過程中需要明確移交工作的主要負責(zé)人和移交流程，因此為了提升移交工作的規(guī)范性，還可以結(jié)合移交工作實際情況對教育檔案移交工作進行完善，避免出現(xiàn)教育檔案流失問題的出現(xiàn)。最后，對教育檔案轉(zhuǎn)遞制度進行合理完善。當(dāng)前學(xué)校中教育檔案的轉(zhuǎn)遞一般都會委派專人負責(zé)，并且在轉(zhuǎn)遞工作前必須要對檔案進行仔細的檢查和密封，保證學(xué)生在領(lǐng)取畢業(yè)證后能夠順利領(lǐng)取檔案。所以針對教育檔案轉(zhuǎn)遞工作需求，應(yīng)該合理對教育檔案轉(zhuǎn)遞制度加以完善，逐步提升教育檔案轉(zhuǎn)遞工作的規(guī)范性，切實提升教育檔案的管理和應(yīng)用效果。

（二）有效提升教育檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)

教育檔案管理工作的全面優(yōu)化離不開優(yōu)秀管理隊伍的支持，在對教育檔案管理工作進行改革創(chuàng)新的過程中應(yīng)該加強對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，不僅要逐步提升其檔案管理專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)結(jié)合信息時代的需求對其計算機素養(yǎng)加以培養(yǎng)，保證其能夠勝任檔案管理工作。同時，在教育檔案管理服務(wù)日漸受到重視的情況下，在對教育檔案管理工作者實施教育培訓(xùn)的過程中也應(yīng)該注意培養(yǎng)其服務(wù)意識，保證其可以在工作中滲透服務(wù)思想，提供良好的檔案管理服務(wù)，為教育檔案資源的有效利用提供相應(yīng)的支持。

（三）結(jié)合電子檔案管理需求對檔案管理工作進行創(chuàng)新

在組織開展教育檔案管理工作的過程中應(yīng)注意結(jié)合信息時代的發(fā)展需求對檔案管理模式進行創(chuàng)新，所以在電子檔案成為教育檔案重要組成部分的社會背景下，檔案管理人員應(yīng)該注意結(jié)合電子檔案特點和管理需求等創(chuàng)新檔案管理模式，提升教育檔案管理的信息化水平，為教育檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

三、結(jié)語

綜上所述，受到信息技術(shù)的發(fā)展和我國檔案利用意識不斷提升的影響，教育檔案管理工作發(fā)生了新的變化，對教育檔案管理工作人員提出了新的要求。所以新時期結(jié)合教育檔案管理新形式，檔案管理人員應(yīng)該積極探索教育檔案優(yōu)化管理措施，增強教育檔案管理的時代性，為教育檔案的有效利用提供相應(yīng)的支持和保障。

參考文獻：

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[2]于旭升.高校教育培訓(xùn)數(shù)字化檔案管理問題初探[J].亞太教育，2015，（13）.

（作者單位：遼源市學(xué)校后勤管理中心）