利用VBA進(jìn)行結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)審計研究

王永磊

摘要：通過VBA編制宏程序，可以高效完成對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的篩選、統(tǒng)計、分析，快速鎖定審計重點(diǎn)、疑點(diǎn)，同時與使用軟件相比，VBA具有簡單易用、開發(fā)便捷、節(jié)約資金等優(yōu)勢，用好VBA可以提高審計質(zhì)量和效率，節(jié)省審計人力物力。

關(guān)鍵詞：VBA；結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；會計科目；詢證函

中圖分類號：TB

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.13.093

1什么是VBA和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

VBA是“Visual Basic for Applications”的簡稱，它是微軟 Visual Basic 的宏語言版本，也可以說是一種應(yīng)用程式視覺化的Basic腳本，用于編寫基于Windows 的應(yīng)用程序，內(nèi)置于多個微軟程序，特別是office系列的excel、word、power point中。通過Visual Basic 編輯器可以通過編寫或修改代碼來創(chuàng)建宏，宏是一系列命令和指令的組合，可以作為單個命令執(zhí)行來自動完成某項任務(wù)，特別是需要頻繁使用的任務(wù)。掌握了VBA，可以將多個步驟的手工操作變得簡單迅速，而且通過可視化的界面，可以將結(jié)果更清晰的呈現(xiàn)出來。例如，企業(yè)的銷售部門有統(tǒng)計合同信息的excel表格，相應(yīng)的采購、生產(chǎn)倉儲部門都有自己的統(tǒng)計信息表格，每月為了統(tǒng)計合同執(zhí)行情況，分析人員可以先抓取合同統(tǒng)計表中的合同號，然后在其他表格中按合同號篩選對應(yīng)記錄，再把相關(guān)信息手工粘貼到新的表格中，如果合同較多的話，這一過程將十分繁瑣。如果使用了VBA編制的宏，可以從多個表中，自動生成按合同號來跟蹤采購量、入庫量、出庫量、生產(chǎn)量、銷售量和庫存量的統(tǒng)計清單，統(tǒng)計分析任務(wù)將會十分輕松。

結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是信息的集合，這類信息能夠用數(shù)據(jù)或同一的結(jié)構(gòu)來表示，如典型的excel表格中，一行或一列是一類數(shù)據(jù)，行首或列首為標(biāo)題欄，列出的是這類數(shù)據(jù)的屬性，如“姓名、年齡”等，下面是具體數(shù)據(jù)，如“張三、李四”等。對應(yīng)的是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)無法構(gòu)成典型的表格，而是離散的，如視頻、音頻、圖片等形式。

2利用VBA進(jìn)行結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)審計的優(yōu)勢

（1）功能強(qiáng)大。企業(yè)財務(wù)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)不論使用的是ERP系統(tǒng)還是用友或其他系統(tǒng)，數(shù)據(jù)都是存儲在數(shù)據(jù)庫中的，典型的數(shù)據(jù)庫如SQL Server、Oracle存儲的都是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。為發(fā)現(xiàn)問題或疑點(diǎn)，審計人員往往要從大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中尋找線索，確定審計重點(diǎn)和方向，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、比對，完成審計目標(biāo)。這一過程可以通過審計軟件完成，同樣也可以通過VBA完成，因為VBA是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理的利器，它的設(shè)計初衷就是自動處理大量重復(fù)的工作，這與審計工作需求相一致。可以說，使用VBA可以處理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)審計中的絕大部分工作。

（2）簡單易用。審計軟件要使用專門的數(shù)據(jù)抓取工具從企業(yè)的信息系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，再轉(zhuǎn)化為審計軟件可以識別的數(shù)據(jù)，這一過程非常復(fù)雜，且耗時較長；使用VBA可以直接在excel上操作，只要從企業(yè)信息系統(tǒng)中把數(shù)據(jù)導(dǎo)出到excel表格即可，審計人員均可操作，簡單快捷。審計軟件往往甚至很多功能，如果沒有較好的操作手冊，很難完全掌握，容易給人復(fù)雜難用的印象；使用VBA可以就一項功能編寫一個宏，通過增加注釋可以進(jìn)行傻瓜操作，目的性強(qiáng)，操作直接。

（3）易于開發(fā)。審計軟件功能固化、系統(tǒng)封閉，使用者無法接觸原始代碼，如果想要增加新的功能，只能求助于原開發(fā)者繼續(xù)開發(fā)或購買新的升級版本；VBA是完全開放的，只要需求發(fā)生改變，任何人、任何時間都可以修改或新建代碼去滿足需求，而且因為VB語言邏輯性強(qiáng)，開發(fā)者并不需要特別高的要求，經(jīng)過一定學(xué)習(xí)就能掌握，也利于開發(fā)新的應(yīng)用。

（4）節(jié)省資金。審計信息化建設(shè)必須足夠的建設(shè)經(jīng)費(fèi)作保障，購買服務(wù)器和軟件、搭建審計信息化網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等都需要大量資金投入。而且，重建設(shè)、輕應(yīng)用，重硬件、輕軟件等現(xiàn)象普遍存在，相關(guān)硬件與軟件購置之后束之高閣，造成很大的浪費(fèi)。VBA是基于office辦公軟件的編程工具，只要有可以正常使用的excel或word軟件，除了編寫VBA程序的投入外，幾乎不需要多余投入。

3應(yīng)用舉例

3.1對應(yīng)科目分析

在財務(wù)報表審計中，審計人員往往需要查找某科目的對應(yīng)科目，以判斷會計處理是否正確、是否使用正確科目、是否存在疑點(diǎn)等，如“收入”、“應(yīng)收（付）賬款”、“銀行存款”、“其他應(yīng)收（付）款——其他”等。在excel中可以先篩選出包含本科目的記錄，再查找憑證號，然后通過具體憑證看到對方科目，這一過程繁瑣低效，容易出錯。使用VBA可以實現(xiàn)這一功能，

代碼中sRow代表數(shù)據(jù)起始行，初始值=2，eRow代表數(shù)據(jù)終止行，Range（i，3）代表月份，Range（i，4）代表憑證號，kName代表擬查詢的科目名稱，sTure為判斷標(biāo)志，i為查憑開始數(shù)，j為查憑結(jié)束數(shù)，初始值均為sRow。

內(nèi)在邏輯為：從sRow開始，如果下一行的月份加憑證號=本行的月份加憑證號，說明它們是一張憑證上的，此時查憑結(jié)束數(shù)j+1，指向下一行，同時再判斷本行或下一行的科目名稱是否等于kName，如果等于，sTure=1，表示這張憑證是要抽取的；如果下一行的月份加憑證號不等于本行的月份加憑證號，說明一張憑證查完了，此時判斷sTure如果等于1，把第sRow行到第j行的第9列都設(shè)為1，然后讓sRow指向i+1行，同時清零sTure，如果sTure不等于1，不做操作。如此循環(huán)一遍，包含科目名為kName的憑證都被標(biāo)記出來，就可以很輕松的看到對方科目了。

3.2生成詢證函

當(dāng)企業(yè)客戶、供應(yīng)商、銀行賬戶較多時，可能需要編制上百件詢證函，通過手工復(fù)制、粘貼耗時耗力，此時可以使用VBA自動插入功能。首先設(shè)計好詢證函模板，如單元格h3代表編號，單元格a5代表單位名稱，單元格c12代表金額；然后把統(tǒng)計信息填入“函證信息”表格，每行第1列代表編號，第2列代表單位名稱，第3列代表金額。在詢證函模板后面復(fù)制一張新表，在新表單元格h3、a5、c12分別賦值函證信息中的一行數(shù)據(jù)，然后打印新表，打印后刪除，完成一份詢證函后，計數(shù)器加1，再循環(huán)生成下一張詢證函。主要代碼如下：

除了上面舉例以外，VBA還可以應(yīng)用于審計抽樣、實質(zhì)性測試、審計底稿編制等方面，如果用好用精，可以幫助審計人員從龐大的數(shù)據(jù)梳理出審計疑點(diǎn)，鎖定審計目標(biāo)，通過實時的或動態(tài)的檢查和監(jiān)控，大幅提高審計效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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