科研院所科研設(shè)備采辦經(jīng)費風(fēng)險管理研究

張鵬

摘要：采購環(huán)節(jié)對于各個企業(yè)事業(yè)單位都存在一定的采購經(jīng)費風(fēng)險，科研院所作為一個主要以科學(xué)研究為主的科研機構(gòu)，其采購工作會因為項目的頻繁而頻繁。科研項目不管在何種領(lǐng)域都離不開科研設(shè)備和材料的支持，而在科研設(shè)備采購過程中往往會出現(xiàn)因為科研項目的需求變動而導(dǎo)致采購物資的變動，也會出現(xiàn)合同簽訂過程不嚴謹規(guī)范導(dǎo)致合同風(fēng)險，還會出現(xiàn)因為管理流程不透明等導(dǎo)致費用使用風(fēng)險等，各個風(fēng)險都可能給科研院所的財務(wù)管理帶來資金損失。因此，針對科研院所中對科研設(shè)備的采辦經(jīng)費存在的風(fēng)險進行了研究，進而提出了相應(yīng)的解決措施，以期研究結(jié)論能為科研院所的采辦經(jīng)費管理工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

關(guān)鍵詞：科研院所；科研設(shè)備；采辦經(jīng)費；風(fēng)險

中圖分類號：F23

文獻標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.12.053

1科研設(shè)備采辦經(jīng)費風(fēng)險分析

1.1采購計劃不合理，資金利用率較低

科研設(shè)備的采購存在多而散的特性，部分科研設(shè)備根據(jù)研究項目而計劃性采購，部分常用的科研設(shè)備，比如試管、燒杯、計算機等則會根據(jù)計劃適量進行儲存?？蒲袉挝坏脑O(shè)備采購?fù)ǔＳ刹少彶块T的人員負責(zé)，對于采購需求則主要由科研項目人員根據(jù)科研計劃提出。這種情況下，一方面，采購人員缺乏科研設(shè)備方面的專業(yè)知識，對科研設(shè)備的采購情況主要依據(jù)科研人員的需求而定，采購計劃設(shè)定較為被動；另一方面，科研計劃可能會因為一些外在或內(nèi)在的原因發(fā)生需求變動，在項目招標(biāo)、采購到完成的過程中存在著因需求變動給采購計劃準確性帶來一定的風(fēng)險，使得采購物資要么不滿足科研需要，要么物資采購與項目進度不匹配，造成科研費用使用的不合理現(xiàn)象。

1.2經(jīng)費管理不透明，費用去向難掌握

采購費用的設(shè)定會根據(jù)市場環(huán)境的變化而變化。盡管現(xiàn)在部分科研單位的物資采購采取網(wǎng)上公開招標(biāo)的模式，使采購供應(yīng)商范圍擴展到全國，不再局限在本地區(qū)采購供應(yīng)商范圍內(nèi)。從招標(biāo)模式上分析，采購確實做到了一定程度的公開化，但是采購的物資仍存在質(zhì)量劣質(zhì)、不符合用物標(biāo)準的情況，僅憑投標(biāo)標(biāo)書難以準確地判定物資的質(zhì)量是否符合標(biāo)準，采購人員對競標(biāo)對象的實地考察，同樣存在著責(zé)任風(fēng)險和道德風(fēng)險。采購經(jīng)費的高效管理需要一個龐大的體系，將采購部門、財務(wù)部門、科研部門等緊密聯(lián)系起來。科研機構(gòu)獨立的、缺乏透明性的經(jīng)費管理模式，使得部分經(jīng)費存在違規(guī)使用或低效使用的風(fēng)險。

1.3流程管理不完善，采購合同存風(fēng)險

采購合同涉及諸多采購細節(jié)和法律風(fēng)險。對于采購合同的管理，科研機構(gòu)一方面在人力資源方面缺乏專業(yè)性的合同管理人員，從而難以識別合同條款中存在的風(fēng)險責(zé)任條款；另一方面合同管理的水平較低，且未形成合同閉環(huán)式管理模式，使得合同中存在的風(fēng)險難以被及時識別和規(guī)避。當(dāng)前，在科研設(shè)備采辦過程中，合同風(fēng)險主要為欺詐風(fēng)險和法律風(fēng)險，比如：乙方以虛假合同主體身份與甲方簽訂合同，最后出現(xiàn)采購設(shè)備無法及時準確地供貨，或者后續(xù)的服務(wù)問題難以保障等；合同條款中存在難以察覺的細微法律漏洞，給購買方造成資金損失等?？蒲袡C構(gòu)在對合同管理不完善，審核不嚴格的情況下，在采購過程中必然存在對合同簽訂中的風(fēng)險難以及時識別和規(guī)避問題，進而給采購經(jīng)費管理帶來較大的資金損失。

2優(yōu)化科研院所科研設(shè)備采辦經(jīng)費風(fēng)險管理途徑

2.1設(shè)立項目采購人員，最大化控制資金效率

要全面控制科研設(shè)備采購計劃制定過程中出現(xiàn)的風(fēng)險，需要將采辦部門與項目組緊密聯(lián)系起來，讓采購人員融入科研項目需求制定及實施的全過程，保障兩個部門之間的信息能夠及時有效地溝通。對此，一方面采購人員相對科研設(shè)備的專業(yè)知識還存在一定的欠缺，因此，需要科研項目人員對采購人員針對具體項目進行科研設(shè)備知識的培訓(xùn)與講解，讓采購人員能夠準確判別所需采購的科研設(shè)備的質(zhì)量；另一方面采購部門可以靈活地根據(jù)科研項目安排項目采購人員全程跟蹤項目起始過程，對科研項目所需要采購的物品和存在的采購風(fēng)險及時給予專業(yè)化意見，同時及時保持與采購項目組的有效溝通，對科研項目中出現(xiàn)的因項目需求變動而導(dǎo)致的采購計劃變動，及時予以反饋和終止相應(yīng)的采購計劃，將因變動造成的損失降低到最小化，保障閑置資金不被積壓，確保能最大化利用采購經(jīng)費。

2.2建立部門聯(lián)動機制，準確管理經(jīng)費去向

采購招標(biāo)方式無論是采取線上公開招標(biāo)，還是線下邀請招標(biāo)，均需要建立公開透明并與其他部門緊密相連的聯(lián)動機制，并利用信息技術(shù)建立聯(lián)合各相關(guān)部門的管理工作的信息系統(tǒng)。線上招標(biāo)在電子商務(wù)平臺上的整體操作過程可以由相應(yīng)的平臺提供相應(yīng)的采購依據(jù)，采購人員必須將相關(guān)依據(jù)、發(fā)票、合同等上傳至信息系統(tǒng)中，按公司管理制度，待相關(guān)負責(zé)人審核通過后，財務(wù)部門才可支付相關(guān)采購費用。同時，對招標(biāo)中的技術(shù)文件編制、開標(biāo)評標(biāo)、定標(biāo)和合同簽訂等環(huán)節(jié)必須嚴格按照公開公平公正透明的要求，來對供應(yīng)商進

行選擇。并將各個環(huán)節(jié)中必要的信息在相關(guān)平臺中進

行公開、保存，便于后期查看和審核，以及及時對不符合要求的信息予以駁回，確保采購經(jīng)費的合法合規(guī)使用。

2.3完善合同管理流程，規(guī)避合同簽訂風(fēng)險

采辦部門對于在采購環(huán)節(jié)中頻繁出現(xiàn)的合同簽訂工作，往往由于頻繁性和暫時沒有體現(xiàn)出的風(fēng)險，而忽視了合同內(nèi)容的嚴謹性和風(fēng)險性。在合同簽訂過程中，對內(nèi)容規(guī)定不細致，對合同組成部分中的費用明細、稅務(wù)責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)分配、提交成果等缺乏明確具體的規(guī)定，導(dǎo)致后期在合同執(zhí)行過程中易出現(xiàn)相關(guān)糾紛。同時，在各種糾紛產(chǎn)生之后，采購部門為了和部分存在長期合作關(guān)系的供應(yīng)商（或者強勢供應(yīng)商）繼續(xù)保持合作的狀態(tài)，而采取掩蓋問題、犧牲單位利益的方式來化解矛盾。因此，對于合同的簽訂過程，需要專業(yè)人士對其進行審核，最大化規(guī)避合同中存在的矛盾和風(fēng)險，同時明確合同風(fēng)險責(zé)任追究制度，以責(zé)任倒逼合同簽訂及審核人員嚴格制定及審核合同內(nèi)容。對于后期合同中產(chǎn)生的糾紛等，需建立完善的閉環(huán)機制，將糾紛和問題合理解決，避免糾紛和問題給采辦經(jīng)費帶來進一步的損失。

3結(jié)束語

在非電子商務(wù)或互聯(lián)網(wǎng)還未普及的時代，采購環(huán)節(jié)中的經(jīng)費時長存在較大的風(fēng)險，市場風(fēng)險、道德風(fēng)險、責(zé)任風(fēng)險、法律風(fēng)險等都時時圍繞著采購工作，其中道德風(fēng)險在部分單位內(nèi)部成了一種潛在的規(guī)則。信息技術(shù)和電子商務(wù)普及之后，科研單位可以建立公開透明的信息平臺，讓采購的每一個環(huán)節(jié)都曬在陽光下，經(jīng)費的使用去向可以較好地被系統(tǒng)記錄、合同內(nèi)容能實時地被查詢、采購價格能夠在市場價格的指導(dǎo)下進行對比分析、供應(yīng)商不再局限于本地區(qū)范圍內(nèi)等，這些都使得科研單位能夠更好地規(guī)避科研設(shè)備在采辦過程中出現(xiàn)的經(jīng)費風(fēng)險問題，使得財務(wù)部門能夠更加有效地控制預(yù)算經(jīng)費的使用情況。

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