采購(gòu)全面控制誤區(qū)及對(duì)策研究

滕遂林??

摘要：實(shí)踐中，采購(gòu)管理部門和采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)全面控制內(nèi)涵的理解和在采購(gòu)全面控制措施和目標(biāo)制定等方面容易出現(xiàn)一些誤區(qū)，探討了比較容易出現(xiàn)的一些主要誤區(qū)，提出了糾正的對(duì)策建議，對(duì)促進(jìn)采購(gòu)管理部門和采購(gòu)人員全面準(zhǔn)確把握采購(gòu)全面控制工作的關(guān)鍵，最大化發(fā)揮采購(gòu)控制的價(jià)值，保證采購(gòu)控制目標(biāo)的切實(shí)合理實(shí)現(xiàn)具有重要推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)控制；存在誤區(qū)；對(duì)策建議；發(fā)揮價(jià)值

中圖分類號(hào)：F23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.12.041

“控制”是管理的重要職能之一，是保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)必不可少的活動(dòng)，對(duì)控制的充分運(yùn)用對(duì)解決企業(yè)管理瓶頸問題具有重要意義。一般，各單位為了更好地實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理目標(biāo)，會(huì)開展不同形式的采購(gòu)控制工作，甚至開展采購(gòu)全面控制工作，以最大化地實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的價(jià)值貢獻(xiàn)。但是，很多單位由于控制資源投入不足、缺乏深入研究和缺乏整體部署等原因，在開展采購(gòu)全面控制中容易出現(xiàn)一些誤區(qū)，因而影響控制效能的發(fā)揮。筆者通過此文探討分析采購(gòu)全面控制中的幾個(gè)誤區(qū)并提出對(duì)策建議，希望能助力于促進(jìn)相關(guān)單位采購(gòu)控制水平的提升。

1采購(gòu)全面控制工作中的誤區(qū)淺析

1.1混淆“內(nèi)部控制”和“外部監(jiān)督”的內(nèi)涵

“內(nèi)部控制”是指由企業(yè)董事會(huì)、管理層和全體員工共同實(shí)施的，旨在合理保證實(shí)現(xiàn)企業(yè)基本目標(biāo)的一系列控制活動(dòng)。有人甚至控制管理部門對(duì)“內(nèi)部控制”的內(nèi)涵存在誤解，容易把內(nèi)部控制的部分范疇誤視為“外部控制”，把其與外部監(jiān)督混為一談。主要表現(xiàn)為錯(cuò)誤把控制部門本部門的控制工作視為“內(nèi)部控制”，而把本單位管理層、其他部門和員工的控制工作與單位外部環(huán)境的控制一并視為“外部控制”。由于此種誤解的存在，采購(gòu)管理部門在制定采購(gòu)內(nèi)部控制策略和措施時(shí)，往往會(huì)把本部門的策略和措施與單位管理層、其他部門和員工的控制策略和措施割裂開來，導(dǎo)致淡化單位管理層、其他部門和員工控制工作的主體責(zé)任，弱化其控制作用，因而會(huì)大大地弱化采購(gòu)內(nèi)部控制工作的成效。

1.2對(duì)采購(gòu)“全面控制”內(nèi)涵的理解比較片面

筆者發(fā)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)管理中“全面控制”的內(nèi)涵，有人理解為對(duì)與采購(gòu)相關(guān)的費(fèi)用、進(jìn)度、質(zhì)量等各方面進(jìn)行全面控制；有人理解為對(duì)采購(gòu)的立項(xiàng)、招評(píng)標(biāo)、談判、簽訂合同等過程進(jìn)行全面控制等，這些理解都不夠全面。滕遂林在其《全面控制在服務(wù)采購(gòu)中的應(yīng)用分析》一文中指出“‘全面控制即以提高效能為中心，實(shí)行全員工、全過程、全方位的‘大控制”，并對(duì)服務(wù)采購(gòu)中的“全員工”、“全過程”和“全方位”給出了詳細(xì)見解，該理解比較全面。除此之外，對(duì)“全面控制”的理解還不能忽視其“全面性”特點(diǎn)，除了要做到采購(gòu)控制的內(nèi)容、主體要具有全面性外，還要做到采購(gòu)控制的標(biāo)準(zhǔn)和效果等具有全面性。

1.3把采購(gòu)成本控制誤解為單向地降低成本

部分采購(gòu)人員錯(cuò)誤地認(rèn)為采購(gòu)成本控制的目標(biāo)在于窮盡一切辦法為單位最大可能地降低成本、節(jié)省費(fèi)用，更不用說其他員工會(huì)有此種誤解。誠(chéng)然，降低采購(gòu)成本應(yīng)作為采購(gòu)成本控制的一項(xiàng)最重要內(nèi)容和主要目標(biāo)，但對(duì)采購(gòu)成本的控制，絕不可一味地只追求降低成本，不能一味地以節(jié)省費(fèi)用多少來論英雄、言成敗。采購(gòu)成本控制重在合理，既要有基于降低成本的正向控制，也需根據(jù)質(zhì)量保證等實(shí)際需要進(jìn)行負(fù)向修正。

1.4把采購(gòu)進(jìn)度控制誤解為單向地提高速度

采購(gòu)進(jìn)度控制的主要目標(biāo)在于通過控制避免合同進(jìn)度延遲，但是，減少或避免延遲并非進(jìn)度控制的唯一目標(biāo)。采購(gòu)控制人員要認(rèn)識(shí)到合理的采購(gòu)進(jìn)度控制并非是一味地為提高合同執(zhí)行的速度而對(duì)進(jìn)度進(jìn)行單向控制，應(yīng)避免使項(xiàng)目單位覺得項(xiàng)目無法延期而強(qiáng)趕工期，進(jìn)而對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行產(chǎn)生負(fù)面影響，同時(shí)，應(yīng)避免無形中誘使項(xiàng)目單位為了避免延期審批而有意設(shè)置過長(zhǎng)的不合理工期，從而反而導(dǎo)致采購(gòu)服務(wù)或貨物等標(biāo)的物的延遲交付。

1.5為凸顯主動(dòng)而不當(dāng)?shù)靥峁氨Ｄ肥椒?wù)”

當(dāng)前，各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域都在追求“精細(xì)化管理”，由此衍生出提供全面貼心服務(wù)的理念，有的單位提出管理部門要增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，持續(xù)提升服務(wù)態(tài)度、服務(wù)能力和服務(wù)水品。對(duì)此，管理部門為體現(xiàn)自身服務(wù)的積極主動(dòng)，提出要深入具體業(yè)務(wù)提供全面、全方位、全維度、無死角的服務(wù)，筆者將前述服務(wù)歸結(jié)為“保姆式服務(wù)”。“保姆式服務(wù)”強(qiáng)調(diào)由管理部門深入最基層提供全面、全方位、全過程、全維度、無死角服務(wù)，會(huì)嚴(yán)重淡化“全面控制”的“全員性”，而沒有了主要表現(xiàn)為決策層、管理層、其他部門和員工參與的“全員性”做保障，采購(gòu)全面控制的“全面、全方位、全過程”特性和效果將因資源投入不足而被大大削弱。

1.6忽視控制資源的稀釋和“效力衰減”問題

在采購(gòu)控制管理中，由于精細(xì)化管理的需要，難免遇到由于需要控制的項(xiàng)目和內(nèi)容的增多但控制人力資源無法配套投入而導(dǎo)致控制資源被稀釋的問題，控制資源被稀釋在一定程度上必然會(huì)導(dǎo)致控制效果的下降，這是容易被忽視的一個(gè)問題。此外，有人認(rèn)為針對(duì)費(fèi)用控制、進(jìn)度控制、風(fēng)險(xiǎn)控制等的資源投入應(yīng)持續(xù)加強(qiáng)，而容易忽視“邊際收益遞減”的法則，即當(dāng)控制資源投入到一定程度、控制力度加強(qiáng)到一定程度后，再多新投入的資源獲取的回報(bào)是逐步衰減的，以至于后續(xù)投入過多的資源，并不會(huì)獲得前期投入資源所獲得的等值回報(bào)。如果忽視此問題，而沒有限制地持續(xù)加強(qiáng)資源投入很容易造成資源投入價(jià)值不高甚至資源浪費(fèi)。

2走出采購(gòu)全面控制誤區(qū)的對(duì)策建議

2.1營(yíng)造環(huán)境，切實(shí)保障控制資源的投入

采購(gòu)全面控制作為“內(nèi)部控制”的重要內(nèi)容，其實(shí)施主體必須明確，責(zé)任設(shè)定必須清晰，為了合理保證實(shí)現(xiàn)采購(gòu)控制的基本目標(biāo)，必須保證有足夠的控制資源投入。一方面，參與采購(gòu)全面控制的人員要有保障，而且要為單位管理層、專職采購(gòu)控制人員、其他部門和員工參與采購(gòu)全面控制提供良好的制度保證和實(shí)踐環(huán)境；另一方面，采購(gòu)控制部門和采購(gòu)控制人員必須深化“內(nèi)部控制”相關(guān)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，只有理清了內(nèi)部控制和外部監(jiān)督的概念，全面準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)“全面控制”的全部?jī)?nèi)涵，才能合理地制定企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的方案和措施，形成跨部門控制一盤棋和全員控制一盤棋，真正有效地發(fā)揮全面控制的體系化作用。通過在“軟”和“硬”資源兩方面配套投入、協(xié)同發(fā)展，才能有效消除對(duì)采購(gòu)全面控制的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。

2.2端正認(rèn)識(shí)，合理制定控制手段和目標(biāo)

采購(gòu)控制的目標(biāo)在于合理實(shí)現(xiàn)企業(yè)相關(guān)目標(biāo)，無論是控制手段還是控制目的都應(yīng)該更注重合理性、平衡性和可持續(xù)性。既要有正向控制，也要有負(fù)向控制。

例如，在進(jìn)行采購(gòu)成本控制時(shí)，我們不能一味地只追求降低成本。首先，必須要遵守基本的市場(chǎng)規(guī)律，尊重合理的市場(chǎng)價(jià)格；其次，必須堅(jiān)持分類管理原則，當(dāng)我們購(gòu)買同一品牌同一型號(hào)的產(chǎn)品時(shí)，在不考慮服務(wù)等情況下，當(dāng)然是費(fèi)用控制得越低越好，但是如果購(gòu)買一項(xiàng)科研服務(wù)，我們就必須考慮是技術(shù)方案最優(yōu)秀的更滿足需要還是價(jià)格最低的更滿足需要，這個(gè)時(shí)候?yàn)樽顑?yōu)秀的技術(shù)方案支付更高的價(jià)格可能會(huì)是一種更好的選擇；再次，必須堅(jiān)持“雙贏”原則，要考慮供應(yīng)商的盈利問題，不可打擊其提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)和貨物的積極性，只有實(shí)現(xiàn)了自身和供應(yīng)商的雙贏，才能更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身的可持續(xù)發(fā)展。因此，采購(gòu)管理部門在制定和執(zhí)行采購(gòu)成本控制策略時(shí)，必須做全面、周全考慮，通過綜合分析做到綜合最優(yōu)；采購(gòu)人員在采購(gòu)活動(dòng)中，必須不懈地?fù)Q位思考，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的采購(gòu)結(jié)果。

又如，采購(gòu)進(jìn)度控制的核心要義在于保證合同進(jìn)度的合理性和均衡性。在采購(gòu)合同實(shí)施過程中要結(jié)合實(shí)際情況，持續(xù)對(duì)各計(jì)劃節(jié)點(diǎn)進(jìn)行正向或反向調(diào)整，出現(xiàn)延遲時(shí)，除了通過控制措施，促進(jìn)執(zhí)行提速以實(shí)現(xiàn)按原定計(jì)劃外，對(duì)于無法提速或者提速也無法平衡工期的，則要主動(dòng)干預(yù)、準(zhǔn)許延期。在采購(gòu)過程中，對(duì)于計(jì)劃進(jìn)度的制定，既不能一味地要求壓縮工期，也不能過于放任延長(zhǎng)計(jì)劃工期。通過進(jìn)度控制實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目進(jìn)度的均衡、合理，才能保證項(xiàng)目執(zhí)行的質(zhì)量。

2.3合理分工，充分發(fā)揮采購(gòu)控制全員性

筆者認(rèn)為在采購(gòu)全面控制的諸多特性中，“全員性”是根本，只有實(shí)現(xiàn)了“全員性”，有了治理機(jī)構(gòu)、管理層和全體員工的共同努力和全體參與，全面控制的“全過程”、“全方位”和“全面性”才能有效實(shí)現(xiàn)。采購(gòu)控制部門體現(xiàn)自身服務(wù)的全面性和主動(dòng)性，并不需要推行具有本文前述內(nèi)涵的“保姆式服務(wù)”，不能在控制工作中大包大攬，以一個(gè)部門或極少數(shù)專職控制人員之力，不切實(shí)際地提供全面服務(wù)。而應(yīng)該做好控制職責(zé)的合理分工，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)單位的主觀能動(dòng)性，充分發(fā)揮管理層、其他部門和員工實(shí)施采購(gòu)控制的推動(dòng)力，要通盤考慮、周全部署，通過全面控制和關(guān)鍵控制，提高采購(gòu)全面控制的針對(duì)性和控制效率。

2.4適可而止，適時(shí)轉(zhuǎn)變采購(gòu)控制的重心

在開展采購(gòu)全面控制時(shí)，要消除控制效果可以持續(xù)無限提升的誤解，而必須認(rèn)識(shí)到控制工作存在“效力衰減”問題，要制定合理的控制效果“上限目標(biāo)”，該“上限目標(biāo)”不應(yīng)以百分之百為基準(zhǔn)。要認(rèn)識(shí)到無論是費(fèi)用控制、進(jìn)度控制和質(zhì)量控制，前期控制資源的投入往往會(huì)帶來非常明顯的控制效力提升，但是當(dāng)控制成效達(dá)到一定程度后，雖尚未實(shí)現(xiàn)百分之百“完美”，在客觀上卻已無法繼續(xù)提升或者即便投入再多資源也會(huì)收效甚微，在此情況下，我們必須適時(shí)做出調(diào)整，轉(zhuǎn)變控制工作重心，要把“好鋼用在刀刃上”，不必為了甚微的繼續(xù)提升或者無法實(shí)現(xiàn)的繼續(xù)提升而投入不必要的控制資源，從而造成資源浪費(fèi)。

3結(jié)論

全面準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)采購(gòu)全面控制工作的內(nèi)涵是全面有效開展控制工作的重要基礎(chǔ)，各單位，尤其是采購(gòu)控制部門和全體采購(gòu)人員在工作中，只有做到積極持續(xù)消除各種誤區(qū)，才能把握住采購(gòu)全面控制工作的關(guān)鍵，才能保證采購(gòu)控制目標(biāo)的切實(shí)合理實(shí)現(xiàn)，使采購(gòu)全面控制最大化地發(fā)揮價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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