高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的不足與改進(jìn)

羅劍平+李雄軍

從傳統(tǒng)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬向網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換，在促進(jìn)高校教學(xué)、行政、科研等工作和諧有序開(kāi)展的同時(shí)也存在一些不足。圍繞這些不足，提出改進(jìn)高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的若干建議。

一、高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)替代傳統(tǒng)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬的必然性

隨著高校各類(lèi)經(jīng)費(fèi)的增長(zhǎng)、本科與研究生的擴(kuò)招、新老校區(qū)兩地辦學(xué)，報(bào)賬難已成為高校財(cái)務(wù)部門(mén)面臨的突出難題。傳統(tǒng)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬方式，對(duì)報(bào)賬老師遞交來(lái)的報(bào)銷(xiāo)單，財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)要做審核、手工錄入報(bào)賬信息、制作憑證、憑證審核、直至支付等環(huán)節(jié)的工作，而報(bào)賬老師則在一旁等待并依次將報(bào)銷(xiāo)單或憑證傳遞至各環(huán)節(jié)，因而參與了報(bào)銷(xiāo)的全過(guò)程。傳統(tǒng)方式的優(yōu)點(diǎn)是，報(bào)銷(xiāo)單有問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬老師當(dāng)面溝通解決，或調(diào)整票據(jù)或增加簽名；缺點(diǎn)是報(bào)賬高峰期排隊(duì)時(shí)間大大延長(zhǎng)，一方面，極大地浪費(fèi)了老師的寶貴時(shí)間，另一方面，工作強(qiáng)度大，給相應(yīng)制作會(huì)計(jì)憑證的財(cái)務(wù)人員帶來(lái)極大困擾，且易在制單中出現(xiàn)失誤。另外，報(bào)賬高峰期，因?yàn)闀r(shí)間緊張而激發(fā)財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬老師雙方的急躁心理，遇到問(wèn)題容易發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)卻不利于問(wèn)題的解決。

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，推進(jìn)了高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作，對(duì)內(nèi)與國(guó)資處、科研院、研究生院、學(xué)工處等其他校園數(shù)字化平臺(tái)相銜接，對(duì)外與國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)、銀?；ヂ?lián)管理系統(tǒng)相匹配，是現(xiàn)行較為先進(jìn)、科學(xué)的報(bào)賬方法，較好地解決了上述難題。

首先，它發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)世界不受工作時(shí)間和實(shí)體辦公空間限制的優(yōu)勢(shì)，報(bào)賬老師可根據(jù)需要在任意一臺(tái)校園網(wǎng)終端預(yù)約，進(jìn)行申請(qǐng)、錄入、打印等操作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，遞交到財(cái)務(wù)處，打印的報(bào)銷(xiāo)單及相關(guān)單據(jù)初審?fù)ㄟ^(guò)后，就不再參與后續(xù)報(bào)賬流程。此舉改變了傳統(tǒng)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬下財(cái)務(wù)人員在審核、手工錄入報(bào)賬信息、制作憑證、復(fù)核憑證、支付等業(yè)務(wù)時(shí)，報(bào)賬老師只能無(wú)謂等待，省去了財(cái)務(wù)人員手工錄入報(bào)賬信息等方面的工作時(shí)間，而報(bào)賬老師也可利用下班后的空閑時(shí)間錄入報(bào)賬信息，所以是雙贏；其次，制單會(huì)計(jì)人員可以在相對(duì)安靜的會(huì)計(jì)環(huán)境下制作會(huì)計(jì)憑證，減少失誤，審核后在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中制作憑證，再到復(fù)核處審核，遞交出納處支付，進(jìn)行內(nèi)部的傳遞工作，完成剩余工作流程。同時(shí)，報(bào)賬老師可以通過(guò)該系統(tǒng)，及時(shí)了解項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支動(dòng)態(tài)和最新結(jié)余情況；再其次，科目預(yù)算的適度剛性化。財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以對(duì)各科目預(yù)算的進(jìn)行一定的額度控制，一旦報(bào)賬老師填寫(xiě)的金額超過(guò)相應(yīng)科目預(yù)算的一定比例，則不能通過(guò)，從而從源頭上實(shí)現(xiàn)了對(duì)各類(lèi)經(jīng)費(fèi)支出的適度控制；最后，報(bào)賬過(guò)程全程可追溯。高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)里留下了各類(lèi)操作人員的痕跡，每一張報(bào)銷(xiāo)單從申報(bào)到報(bào)銷(xiāo)，全程可追溯，資金流向也十分的清晰，無(wú)論對(duì)于學(xué)校財(cái)務(wù)的稽核監(jiān)督、審計(jì)還是對(duì)于教師項(xiàng)目的結(jié)算與學(xué)校各部門(mén)的決算都帶來(lái)極大的方便，從而提高管理效率、提升財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)高校管理的服務(wù)能力。

二、高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)運(yùn)行中存在的不足

1.目前，大部分采用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的高校還沒(méi)有改變財(cái)務(wù)制度層層把關(guān)的現(xiàn)場(chǎng)簽名問(wèn)題，報(bào)賬老師網(wǎng)上填報(bào)報(bào)銷(xiāo)單，但仍需相關(guān)負(fù)責(zé)人的線下現(xiàn)場(chǎng)簽名。由于新老校區(qū)或者各分校區(qū)來(lái)回奔波，僅僅尋求相關(guān)負(fù)責(zé)人的現(xiàn)場(chǎng)簽名，就耗費(fèi)了報(bào)賬老師的寶貴時(shí)間。而相關(guān)負(fù)責(zé)人，有時(shí)僅僅因?yàn)橐o報(bào)賬老師簽名而專(zhuān)門(mén)在辦公室等待，從而也是時(shí)間、精力的浪費(fèi)。

2.高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)啟用后，大部分高校依然保留了傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬方式，由此引發(fā)兩種方式之間的矛盾，帶來(lái)兩種方式科學(xué)統(tǒng)籌的新矛盾。由于以下原因，一些老師樂(lè)意采用現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬，而這些老師的這種選擇又倒逼財(cái)務(wù)部門(mén)多開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬窗口，使更多的老師樂(lè)意采用現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬，如此使網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的效能不能充分發(fā)揮。一方面，高校預(yù)約報(bào)賬存在初審環(huán)節(jié)且由專(zhuān)職財(cái)務(wù)人員審核，而專(zhuān)職審核財(cái)務(wù)人員由于只負(fù)責(zé)審核，無(wú)形中強(qiáng)化了其審核壓力，使其審核趨嚴(yán)；另一方面，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬到款時(shí)間晚于現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬且不能拿到現(xiàn)金，而現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬能現(xiàn)場(chǎng)到款且可以要求現(xiàn)金報(bào)賬。

3.由于預(yù)約憑證模板內(nèi)容的維護(hù)、更新不及時(shí)，造成自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證頻繁出現(xiàn)差錯(cuò)，會(huì)計(jì)人員需大量進(jìn)行修正，導(dǎo)致財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有達(dá)到所預(yù)期的高效運(yùn)行狀態(tài)。高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)涉及教學(xué)、行政、科研等多個(gè)方面，是報(bào)銷(xiāo)涉及面廣、報(bào)賬內(nèi)容復(fù)雜的大系統(tǒng)；針對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)接入報(bào)賬老師的錄入信息時(shí)，現(xiàn)在還沒(méi)有注意到不同資金來(lái)源單位在管理方面的要求不一樣，報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目、報(bào)賬的科目也不盡相同。因此，導(dǎo)入預(yù)約憑證模板還比較單一，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的多樣化和精細(xì)化管理。

4.高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)報(bào)賬老師的財(cái)經(jīng)制度知識(shí)要求較高，也需要報(bào)賬老師花費(fèi)一些時(shí)間來(lái)熟悉該系統(tǒng)。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)票據(jù)整理、分類(lèi)匯總及相應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入是有要求的，不像現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬可由財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行微調(diào)。因而，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬對(duì)報(bào)賬老師的財(cái)務(wù)知識(shí)要求較高。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)里面的各個(gè)步驟，比如算錯(cuò)匯總數(shù)據(jù)如何更改、預(yù)約時(shí)間如何修改、預(yù)約失敗如何處理等問(wèn)題也需要報(bào)賬老師花費(fèi)時(shí)間來(lái)熟悉，一些報(bào)賬老師覺(jué)得比較麻煩，不愿意耗費(fèi)寶貴的時(shí)間來(lái)熟悉而執(zhí)意采用傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬方式。

5.高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)也帶來(lái)一些新的安全隱患。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)屬于機(jī)密信息，對(duì)某些犯罪分子來(lái)說(shuō)也更有價(jià)值。高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)內(nèi)與國(guó)資處、科研院、研究生院、學(xué)工處等其他校園數(shù)字化平臺(tái)相銜接，對(duì)外與國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)、網(wǎng)上銀行相匹配，其受到黑客程序、網(wǎng)絡(luò)病毒或網(wǎng)絡(luò)詐騙攻擊的途徑也相應(yīng)增多，因而高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的運(yùn)行需要更加注意安全性、保密性。

三、高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的改進(jìn)

1.系統(tǒng)內(nèi)啟用數(shù)字簽名。數(shù)字簽名技術(shù)已經(jīng)較為成熟，在資金不出校外的情況下，在高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)里加入審批系統(tǒng)環(huán)節(jié)，而一名教師也因之可選擇審批人、經(jīng)辦人等多種角色，在不同角色下有不同的權(quán)限。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單可設(shè)計(jì)為自動(dòng)推送至下一個(gè)審批人，審批人的審批也可以根據(jù)需要在家里隨時(shí)通過(guò)校園網(wǎng)登錄預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)完成審批工作，從而解決報(bào)賬老師在新老校區(qū)或者各分校區(qū)來(lái)回奔波尋求相關(guān)負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)簽名的難題和相關(guān)負(fù)責(zé)人因?yàn)橐o報(bào)賬老師簽名而專(zhuān)門(mén)在辦公室等待的不便，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬過(guò)程真正的全網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)。對(duì)于資金進(jìn)出校外的報(bào)銷(xiāo)或走賬，為保證資金安全性，建議暫時(shí)不啟用數(shù)字簽名。

2.積極引導(dǎo)教職工使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)。只有網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)成為全校教職工的首選，才能發(fā)揮其最大的功效。對(duì)于不習(xí)慣不愿意的報(bào)賬老師，不能強(qiáng)迫，但需采取有效措施積極進(jìn)行引導(dǎo)，從制度上對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行適度的傾斜。例如，現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬窗口要逐步縮小，而不能因?yàn)閳?bào)賬高峰而增加，這樣又回到以前的老路上去，喪失了財(cái)務(wù)信息化改造的意義。

3.及時(shí)做好預(yù)約財(cái)務(wù)系統(tǒng)相應(yīng)模塊的維護(hù)和更新工作。針對(duì)不同資金來(lái)源單位在管理方面的要求，并基于政策性和實(shí)效性，報(bào)銷(xiāo)的項(xiàng)目、報(bào)賬的會(huì)計(jì)科目也不同，預(yù)約憑證模板的導(dǎo)入需要多樣化。同時(shí)，進(jìn)一步做好不同項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的模塊前置工作，做好導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)會(huì)計(jì)科目的維護(hù)，有效避免自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證頻繁出現(xiàn)差錯(cuò)的現(xiàn)象，大幅提升網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的效率和精細(xì)化管理水平，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理工作。

4.強(qiáng)化網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)和網(wǎng)上填報(bào)的培訓(xùn)。報(bào)賬也是一門(mén)需要花費(fèi)精力學(xué)習(xí)的技術(shù)。高校內(nèi)學(xué)科眾多，許多學(xué)科確實(shí)跟財(cái)經(jīng)類(lèi)專(zhuān)業(yè)相差甚遠(yuǎn)。加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的宣傳與培訓(xùn)，包括操作流程的演示、網(wǎng)上填報(bào)報(bào)銷(xiāo)單的培訓(xùn)與輔導(dǎo)、必要的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等。同時(shí)，編制網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬小貼士，將報(bào)賬老師必須掌握的票據(jù)整理、分類(lèi)匯總及相應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入用簡(jiǎn)練形象的語(yǔ)言歸納之，讓所有教職工都掌握；進(jìn)一步編制校內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)賬手冊(cè)，以簡(jiǎn)練的語(yǔ)言、生動(dòng)的圖像向所有教職工宣傳更廣泛的財(cái)務(wù)知識(shí)，同時(shí)注意把大的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)法律條文隱藏在手冊(cè)背后，使教職工掌握必備但無(wú)需精通的報(bào)賬知識(shí)，報(bào)賬老師可以知其然而不需要知其所以然，會(huì)使用就好。

5.更加注意安全與保密。在現(xiàn)有的安全措施，包括防火墻技術(shù)、虛擬網(wǎng)技術(shù)以及在高校校園網(wǎng)專(zhuān)網(wǎng)運(yùn)行的基礎(chǔ)上，健全網(wǎng)絡(luò)日志、加密口令、數(shù)字證書(shū)等安全措施的落實(shí)，強(qiáng)化教職工的保密意識(shí)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，隨時(shí)防范可能的網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。同時(shí)，完善財(cái)務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。各類(lèi)人員設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和密鑰，形成相互監(jiān)督、相互制約而又集成協(xié)同的操作體系，防范各類(lèi)人員的道德風(fēng)險(xiǎn)。

（作者單位：西安電子科技大學(xué)）