中職學(xué)校人事檔案管理工作開(kāi)展的探索

張惠玲

摘 要：中職院校首先需要對(duì)人事檔案管理工作予以高度重視，才能夠在工作中探索到更好地管理路徑，才能夠讓中職院校的人事管理工作更加高效。基于此，本文就中職學(xué)校人事檔案管理工作開(kāi)展進(jìn)行分析研究，希望可以為中職院校人事檔案管理質(zhì)量的提升提供借鑒。

關(guān)鍵詞：中職院校；人事檔案；管理工作

前言：在諸多的資料管理類(lèi)工作中，人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性與專(zhuān)業(yè)性。檔案管理水平，在一定程度上也代表著學(xué)校的管理水平與教學(xué)質(zhì)量，對(duì)于學(xué)校技能人才培訓(xùn)的要求，起著決定性的作用，特別是在人才的開(kāi)發(fā)、引進(jìn)以及使用過(guò)程中，具有舉足輕重的作用。伴隨著中職教育管理體制改革的不斷深入，各個(gè)學(xué)校在人力資源方面的競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，只有做好了人事檔案管理工作，才能擁有各類(lèi)的高素質(zhì)人才，才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。

一、中職學(xué)校人事檔案管理重要性

隨著時(shí)代的發(fā)展和變化，中職院校一方面注重在教學(xué)質(zhì)量上予以不斷探索，以期能夠更好地傳遞具有實(shí)用性的知識(shí)，另一方面也非常注重人事工作的開(kāi)展，注重人事管理的夯實(shí)。而真正促進(jìn)中職院校人事管理工作予以高校進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，便是人事檔案管理工作的開(kāi)展。通過(guò)人事檔案管理的優(yōu)化，可以讓院校對(duì)于人員產(chǎn)生宏觀性的認(rèn)識(shí)，能夠讓院校在人事安排上更加合理，也有助于更好地培養(yǎng)具有專(zhuān)業(yè)性的人才，從而促使院校能夠更進(jìn)一步，無(wú)論在教學(xué)質(zhì)量還是在人事優(yōu)化方面的得以更大進(jìn)步。

二、中職學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.工作制度不健全，落實(shí)不到位

部分中職學(xué)校對(duì)相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)沒(méi)有進(jìn)行明確的規(guī)定，相關(guān)的管理規(guī)章及制度缺乏完整性、具體性、系統(tǒng)性，導(dǎo)致制度不健全的情況時(shí)有發(fā)生。有些中職院校則是相關(guān)的制度健全、完備，但是對(duì)相關(guān)的人事檔案管理工作缺乏重視，致使在現(xiàn)實(shí)的工作中，許多制度都沒(méi)有得到落實(shí)，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。

2.材料收集不齊全，整理不規(guī)范

各單位的管理人員對(duì)國(guó)家的有關(guān)的法律法規(guī)與政策，缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有予以高度重視，在關(guān)于執(zhí)行理解的程度水平方面，也存在著許多差異。此外，部分中職院校的有關(guān)管理人員也不固定，經(jīng)常發(fā)生更換的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致各個(gè)中職學(xué)校，在檔案材料的收集和整理方面，缺乏嚴(yán)重的完整性、系統(tǒng)性與規(guī)范性。

3.新建材料多，失真情況嚴(yán)重

在人事檔案中，確保材料的真實(shí)，這是院校生存的前提條件。然而，在實(shí)際的人事檔案管理工作中，履歷表中所填寫(xiě)的信息不真實(shí)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這就極容易導(dǎo)致檔案材料的失真，部分單位為了發(fā)展與競(jìng)爭(zhēng)，普遍存在著新建檔案的現(xiàn)象，使中職學(xué)校人事檔案的部分功能被削減，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人員考察的全面性。

三、加強(qiáng)中職學(xué)校人事檔案管理的措施

1.建立檔案管理制度，健全管理模式

在中職學(xué)校的人事檔案管理工作中，對(duì)于《檔案管理責(zé)任追究制度》、《干部檔案管理制度》等有關(guān)的制度，在建立的同時(shí)要不斷進(jìn)行完善，使中職學(xué)校的認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有關(guān)檔案登記方面，必須要做到規(guī)范化和系統(tǒng)化，人事檔案管理的工作，必須依據(jù)相關(guān)的管理制度，嚴(yán)格依據(jù)對(duì)檔案保管期限及歸檔范圍方面的有關(guān)規(guī)定來(lái)開(kāi)展人事檔案的管理工作。與此同時(shí)，對(duì)于現(xiàn)行的人事檔案管理制度，也要注重加強(qiáng)其規(guī)范化建設(shè)工作，不斷推進(jìn)與深化人事檔案管理制度工作的改革，使人事檔案管理制度不斷朝著具體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、合理化的方向發(fā)展，促使認(rèn)識(shí)檔案管理制度更加的完善，在服務(wù)體制的轉(zhuǎn)變方面，要注重突破傳統(tǒng)的服務(wù)體制，使服務(wù)體制朝著以人為本的方向發(fā)展，使人事檔案管理建設(shè)工作朝著規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

2.及時(shí)跟進(jìn)，做到檔案的齊全完整

在中職學(xué)校人事檔案的收集方面，一定要注重定期開(kāi)展收集工作，與此同時(shí)，也要不定期的開(kāi)展人事檔案的整理，并注重將二者結(jié)合起來(lái)，在人事檔案的收集過(guò)程中，要不斷加強(qiáng)相關(guān)的監(jiān)督和管理，確保人事檔案收集管理的正常、有序、規(guī)范的開(kāi)展與進(jìn)行，對(duì)于人事檔案的收集范圍也要進(jìn)行進(jìn)一步的明確，只有這樣，才能使人事檔案的完整性予以保障，有利于推進(jìn)人事檔案管理建設(shè)的動(dòng)態(tài)化發(fā)展。此外，計(jì)劃的指定也非常重要，結(jié)合收集計(jì)劃對(duì)一些相關(guān)資料進(jìn)行收集，這些資料包括工資普調(diào)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、職稱(chēng)評(píng)定、年度考核材料等等。為了方便組織人事部門(mén)對(duì)檔案查閱工作的開(kāi)展，對(duì)于零散的材料，要不定期對(duì)其進(jìn)行收集整理，對(duì)于相關(guān)的信息要做到及時(shí)地掌握，在對(duì)這些信息進(jìn)行歸檔之前，必須注重開(kāi)展相關(guān)的鑒定工作，鑒定工作一定要認(rèn)真嚴(yán)格進(jìn)行，杜絕工作人員的掉以輕心，只有這樣，才能保證材料的客觀性、具體性與真實(shí)性，才能為相關(guān)查閱工作提供切實(shí)可行的依據(jù)。此外，要定期對(duì)材料的登記與傳遞制度進(jìn)行檢查，使監(jiān)督機(jī)制不斷的完善，使檔案材料的完整性得到保障。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案利用率

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入到各行各業(yè)，已經(jīng)滲透到人們的工作和生活中去，并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。這就要求中職學(xué)校的人事檔案管理方面，必須認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，要不斷深入認(rèn)識(shí)與加強(qiáng)，中職業(yè)學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)，利用規(guī)范的電子文本，將使用率高及文本格式相似的個(gè)人信息進(jìn)行保存，認(rèn)真做好檔案資源的整合與區(qū)別工作。要充分利用各種的終端設(shè)備，為使用者提供自動(dòng)化的服務(wù)，滿(mǎn)足他們的需求，注重共享機(jī)制建立的階段性與層次性。與此同時(shí)，要不斷提高自己的服務(wù)意識(shí)與能力，利用人才信息資源，加大對(duì)人才的開(kāi)發(fā)與利用，使人事檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用，在促進(jìn)學(xué)校人事制度改革的同時(shí)，為人才的評(píng)聘工作提供重要依據(jù)。

結(jié)語(yǔ)：

伴隨著社會(huì)時(shí)代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，中職學(xué)校的人事檔案管理工作也必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)管理觀念進(jìn)行不斷更新與轉(zhuǎn)變，對(duì)建立極具現(xiàn)代化的檔案管理模式，并不斷探索更好地管理形式，注重把握其特點(diǎn)，注重有關(guān)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，使檔案的管理水平得到真正意義上的提高，使檔案管理工作發(fā)揮更重要的作用。

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