提高醫(yī)院檔案管理工作效率的途徑分析

聞鈺婷

[摘要]醫(yī)院檔案是醫(yī)院不可缺少的一部分，是醫(yī)院的寶貴財富，是醫(yī)院建設和發(fā)展的歷史憑證，它是衡量醫(yī)院醫(yī)療質量及管理水平的重要標志之一。它不僅對維護醫(yī)院自身權益有重要的作用，而且對醫(yī)院繼續(xù)發(fā)展也有十分重要的意義。本文主要對提高醫(yī)院檔案管理工作的效率提幾點建議。它能優(yōu)化醫(yī)院檔案信息資源的管理，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的意義。隨著社會的逐步發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也在日益低揭露其存在的缺點。要想高效地管理醫(yī)院檔案必須要改變檔案的管理方式。本文分析了數字化時代醫(yī)院檔案管理所存在的問題，并針對相關問題列出了提高醫(yī)院檔案管理工作效率的方法，希望能對醫(yī)院檔案管理起到有效作用。

[關鍵詞]醫(yī)院 檔案管理 工作效率

引言

當前醫(yī)院進行全民公益性醫(yī)改，發(fā)展處在社會經濟變革的突變時期，全民醫(yī)保和醫(yī)保政策的改變，為醫(yī)院發(fā)展提供了新的機遇，但同時也面臨著更嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，如何進一步提高醫(yī)院檔案的管理水平，提高工作效率顯得愈發(fā)重要。為使醫(yī)院檔案在醫(yī)院的日常工作中發(fā)揮重要而獨特的作用，就必須認真做好醫(yī)院檔案管理工作。那如何在醫(yī)院檔案管理的過程中，發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，使得醫(yī)院在社會主義市場經濟體制下更好地發(fā)展，檔案的管理模式也得到相應的提高？怎樣在發(fā)展新時期醫(yī)院檔案管理工作中使檔案規(guī)范化、科學化的管理，更好的為醫(yī)院事業(yè)、醫(yī)院管理及患者服務，提高檔案的使用價值？現(xiàn)就如何提高醫(yī)院檔案管理工作效率的途徑進行以下分析。

一、當前醫(yī)院檔案管理工作所出現(xiàn)的問題

醫(yī)院不同于政府部門，醫(yī)院檔案的種類繁多，形式多樣，在現(xiàn)實的管理中，有部分醫(yī)院只重視病歷的檔案管理，忽視了醫(yī)院行政文件的檔案管理保存，從而在綜合性檔案管理的軟件設施、硬件設施、相關設備、管理條例、人員配置等等不夠重視、以至于檔案丟失、泄密、保存不全等情況發(fā)生，嚴重降低檔案管理的工作效率，影響了醫(yī)院管理質量。加上傳統(tǒng)的檔案管理方式操作起來較為麻煩，以至于檔案無實質性的利用價值，同時醫(yī)院對檔案重視不夠，出現(xiàn)有文不歸的現(xiàn)象，導致一些病歷檔案、行政文件擱置一旁并沒有實現(xiàn)它對醫(yī)療方面的價值和意義，以致浪費了一些寶貴的科研、學習信息及歷史資料。嚴重地影響檔案管理工作的效率。

二、有利于提高醫(yī)院檔案管理工作效率的方法

檔案管理創(chuàng)新是提高其效率的有效途徑。現(xiàn)如今我國社會正處于轉型期，有些行業(yè)的老舊工作方式和規(guī)章制度已經無法滿足日新月異的社會發(fā)展需求，國家又陸續(xù)出臺了信宜改方案和配套政策，在這樣的大背景下，信息在社會的作用顯得極為重要，這不僅是新的挑戰(zhàn)還是個很好的機遇。為了更好地利用醫(yī)院檔案，讓醫(yī)院在飛速發(fā)展的社會中更好的發(fā)展，在衛(wèi)生醫(yī)療行業(yè)中超凡入勝，這就需要醫(yī)院檔案管理工作走向創(chuàng)新。

（1）提高檔案管理者的意識

這就需要醫(yī)院的各級領導更新自己的管理觀念，提高對檔案工作的認識，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，只有領導大力支持醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，以及素質過高的檔案管理人員，才能盡早地完成創(chuàng)新的艱巨任務。各部門也需加強意識，配備兼職檔案收集員，只有從上而下，層層有人負責，環(huán)環(huán)相扣，鼎力配合，才能全方位做好檔案收集工作的基礎。

（2）提升管理人員專業(yè)的素質

醫(yī)院檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，需專人專工，而把統(tǒng)籌管理醫(yī)院檔案的管理員簡稱為“綜合檔案員”。綜合檔案員需要檔案專管人員需要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，并有著扎實的檔案管理理論知識、各部門基礎業(yè)務知識和熟悉的電子操作技能。

檔案管理人員需不斷的對自身專業(yè)進行培訓、學習，養(yǎng)成良好的習慣。對檔案借閱和移交的檔案進行登記、簽名，并對移交檔案每個環(huán)節(jié)，要層層把關，每個細節(jié)，重重把關；多舉行院內學習、外出交流等活動來提升管理員的能力，提高個人素質更出色地完成管理工作。

（3）檔案管理實現(xiàn)數字化

如今是數字化信息時代，數字化管理模式相比傳統(tǒng)的檔案管理方法更加高效，不僅成為了醫(yī)院檔案管理的熱捧，還順應了時代的發(fā)展。醫(yī)院檔案數字化管理的優(yōu)勢主要有以下幾點。首先，大大地簡化了工作流程。數字化檔案管理大多采用現(xiàn)代化技術等，數字化的檔案信息取代了傳統(tǒng)紙質的資源、相比傳統(tǒng)的人工整理、登記，節(jié)省了大量的人力、物力以及財力。其次，數字化的儲存模式可以讓資源得到及時利用、有效共享，不但滿足了內部信息交流的需要，而且還連接各方面的資源。靈活、直觀性強的數字化管理讓我們方便快捷地查詢檔案的借記情況、及時地獲取想要的信息。不僅提高了管理人員的效率，還大大提高了檢索的準確率。然而，任何事物都具有兩面性，數字化技術也有其缺點，因為其不受實踐以及地域的限制，電子文件不受載體的限制，而數字化的信息內容的位置可能會隨著時間和空間的變化而發(fā)生改變，如果在沒有做好安全措施的情況下，很有可能會引起信息泄露等安全問題的發(fā)生。在使用信息化管理時，安全防范意識要落實到位，可以通過安裝防病毒軟件、建立網關、防火墻等措施來維持電子檔案網絡管理的正常運行。

三、總結

總而言之，我們只有完善一系列的管理制度、不斷提高管理者的自身素質和檔案的管理質量、采用現(xiàn)代化高科技技術，使檔案管理工作能夠順利的發(fā)展，更好更快地利用檔案資料，物盡其用，提高醫(yī)院檔案管理的效率，為醫(yī)院帶來更大的效益，更好地服務百姓。