巧用COUNTIF函數(shù)進(jìn)行審計(jì)查詢

■吳長勇

巧用COUNTIF函數(shù)進(jìn)行審計(jì)查詢

■吳長勇

審計(jì)經(jīng)常需要查詢大量數(shù)據(jù)，如果采用手工方法，不僅耗時(shí)耗力，而且容易發(fā)生差錯(cuò)。如果能夠熟練應(yīng)用SQL等數(shù)據(jù)庫自然是好，但要求審計(jì)人員都掌握SQL語句編程又有較大難度，在許多案例中WPS（EXCEL）表格常用函數(shù)也可以解決數(shù)據(jù)查詢問題。現(xiàn)以COUNTIF函數(shù)為例說明。

一、COUNTIF函數(shù)語法說明

在WPS（EXCEL）表格中，COUNTIF函數(shù)，可以用于計(jì)算滿足特定條件的單元格的個(gè)數(shù)，其語法是COUNTIF（Range，Criteria），Range，是指查詢范圍，即需要計(jì)算其中滿足特定條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。Criteria，是指查詢條件，即哪些單元格將被計(jì)算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本，例如，條件可以表示為600、“＞10000“或”某公司“。

示例如下，其中A列為姓名，B列為考試分?jǐn)?shù)。

序列號(hào) A B C（公式） 說明（結(jié)果）1 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù) ＝COUNTIF（A2：A6，”張三“） 計(jì)算第一列中“張三”所在單元格的個(gè)數(shù)，即張三出現(xiàn)了幾次，結(jié)果是“2”。2 張三 61 ＝COUNTIF（B2：B6，”＞80“） 計(jì)算第二列中值大于80分的單元格個(gè)數(shù)，結(jié)果是“2”。3 李四 55 4 王五 75 5 趙六 86 6 孫七 96

二、COUNTIF函數(shù)應(yīng)用案例

審計(jì)中經(jīng)常會(huì)拿到兩份名單，其中一份是真實(shí)的，另一份包含一些不符合條件的人員（虛假人員），需要從中找出不符合條件的人員（虛假人員）。在名單人數(shù)少時(shí)，可以采用手工比對方法，在人數(shù)眾多時(shí)手工比對方法就會(huì)事倍功半了。

如，匯通科技公司（本文中的公司及人員均為虛構(gòu)）為多獲取“服務(wù)外包企業(yè)財(cái)政專項(xiàng)資金”，把非本公司人員（假員工）作為本單位員工進(jìn)行了申報(bào)，審計(jì)需要找出哪些人員不是該公司的員工（假員工）。示例如下：

匯通科技公司申報(bào)名單（997人，含不是該公司的人員，即假員工）

匯通科技公司員工表（581人，真實(shí)名單）

這時(shí)可以使用COUNTIF函數(shù)快速查詢哪些人員不是匯通科技公司員工，將 C1單元格公式設(shè)定為COUNTIF（$F$1：$F$581，B1），即查詢范圍是“$F$1：$F $581”（匯通科技公司員工表，真實(shí)名單），查詢條件是“51010519870628017X”（匯通科技公司申報(bào)名單），其中“$F$1：$F$581”是絕對引用，目的是為了在C列復(fù)制公式時(shí)保證比較范圍不變化（即保證申報(bào)名單的每個(gè)人員都與匯通科技公司員工表中的全部人員比較一遍），比較結(jié)果在C列標(biāo)出，如下圖所示。如果在“$F $1：$F$581”中包含“51010519870628017X”，則 C1值為1，即趙博誠“51010519870628017X”是匯通科技公司員工，反之值如為0則不是匯通科技公司員工（假員工），如趙培嶺（身份證號(hào) 510123197906035732）出現(xiàn)在“服務(wù)外包企業(yè)專項(xiàng)資金”申報(bào)名單中，但不是匯通科技公司員工（未出現(xiàn)在員工表中），即假員工。

查詢結(jié)果（如果C列值為0，則所在行——AB列信息為假員工）

（作者單位：審計(jì)署駐濟(jì)南特派員辦事處）