數(shù)字檔案管理中存在的問題與對(duì)策分析

孫燕

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代，檔案已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案邁進(jìn)。檔案的管理是一項(xiàng)重要的工作，目前檔案管理模式也發(fā)生了很大的變化，在檔案管理的過程中需要有效的制度支撐，我國(guó)各地逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。在管理的過程中可能會(huì)遇到很多的問題，人們享受到數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也面臨著許多問題。比如有時(shí)效性更強(qiáng)，內(nèi)容更加真實(shí)可信的優(yōu)勢(shì)，但是其中又伴隨著數(shù)字化的一些問題，本文對(duì)數(shù)字檔案管理中存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析和研究，結(jié)合實(shí)際情況提出了有效的解決對(duì)策。對(duì)于檔案管理人員而言不僅需要提高一定的專業(yè)技能，還要有頑強(qiáng)的毅力以及強(qiáng)大的耐心，積極采取具有針對(duì)性的解決措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案管理；存在的問題；對(duì)策分析

目前在我國(guó)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，作為網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的重要標(biāo)志，數(shù)字檔案管理被廣泛應(yīng)用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)被數(shù)字檔案代替，數(shù)字檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，通過網(wǎng)絡(luò)連接，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，方便存儲(chǔ)，方便資源共享，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，這是數(shù)字檔案非常重要的優(yōu)勢(shì)。但是事物是有兩面性的，數(shù)字檔案也存在著一定的弊端，直接限制了數(shù)字檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)數(shù)字檔案管理的未來發(fā)展來說，解決并完善問題是十分必要的。本研究將找出數(shù)字檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞，并針對(duì)每一個(gè)問題提出相對(duì)合理可實(shí)施的解決對(duì)策，提高數(shù)字檔案的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化的高速發(fā)展。

一、數(shù)字檔案管理中存在的問題。

1、檔案數(shù)字化管理工作未得到足夠的重視，部分職工電腦操作能力不強(qiáng)。政府財(cái)政每年都有檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，但是在真正落實(shí)的時(shí)候，有些企業(yè)并沒有安排專人進(jìn)行檔案管理，資金的投入力度存在差距，在信息化快速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化的“軟”“硬”條件不能充分滿足發(fā)展的需要。目前計(jì)算機(jī)成為主要的辦公工具，我國(guó)正面臨人口結(jié)構(gòu)老齡化的趨勢(shì)，他們雖然熟悉業(yè)務(wù)工作、經(jīng)驗(yàn)豐富，但是對(duì)計(jì)算機(jī)的操作卻不熟練，阻礙了辦公自動(dòng)化，影響了檔案數(shù)字化管理的正常推行。部分單位安排即將退休人員負(fù)責(zé)文件收發(fā)這項(xiàng)工作，由于年齡的原因，學(xué)習(xí)新技能比較困難，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)掌握的不夠透徹。

2、數(shù)字檔案管理中缺乏專業(yè)的人才。檔案數(shù)字化管理并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，其專業(yè)性非常的強(qiáng)，因此要求檔案管理從業(yè)人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并熟練掌握較高的計(jì)算機(jī)技能，具備較強(qiáng)的信息處理能力。但是目前許多單位檔案管理人員并非檔案專業(yè)畢業(yè)，大部分人沒有掌握相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)操作也不熟練，沒有接受過檔案數(shù)字化相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)重影響了工作效率。

3、數(shù)字檔案缺乏永久性、安全性，不能確保真實(shí)性。

在真實(shí)記錄了檔案文件后，數(shù)字檔案的儲(chǔ)存很難實(shí)現(xiàn)永久性，隨著多媒體的普遍應(yīng)用，保存的介質(zhì)變得復(fù)雜化，存儲(chǔ)介質(zhì)容易受到磁場(chǎng)的影響，數(shù)字文件的保存內(nèi)容容易受到破壞。因此，必須有更高的技術(shù)，目前在我國(guó)技術(shù)發(fā)展不一致，沒有一致的標(biāo)準(zhǔn)化管理，阻礙了數(shù)字檔案的內(nèi)容流通。數(shù)字檔案管理的過程中，由于計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客和系統(tǒng)不穩(wěn)定等因素存在，直接阻礙了數(shù)字檔案管理的發(fā)展。在傳輸?shù)倪^程中，需要保密的檔案文件，容易受到病毒的侵襲或者網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，甚至被他人盜用，不能確保檔案文件的保密性，造成很大的損失。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的不安全性，阻礙了數(shù)字檔案管理的正常發(fā)展，數(shù)字檔案缺乏紙質(zhì)文件所具有的真實(shí)性，容易受周圍環(huán)境影響。某種利益的驅(qū)使個(gè)人可能在不被察覺的情況下對(duì)檔案進(jìn)行改動(dòng)，造成文件的不真實(shí)，導(dǎo)致儲(chǔ)存的困難。

二、提高數(shù)字檔案管理的有效對(duì)策。

1、提高對(duì)數(shù)字檔案管理工作的重視程度，提升員工電腦操作能力。嚴(yán)格按照規(guī)定，單位檔案必須定期向本單位相關(guān)部門檔案室移交，集中管理，重視收集檔案的工作。嚴(yán)格按照規(guī)定認(rèn)真的貫徹執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案管理工作的投入。進(jìn)一步推進(jìn)檔案數(shù)字化的快速發(fā)展，逐步加大館藏檔案數(shù)字化建設(shè)投入，引進(jìn)專業(yè)人才，為檔案管理員量身訂制培訓(xùn)計(jì)劃，為工作人員組織專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不但要對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用理論知識(shí)學(xué)習(xí)進(jìn)行培訓(xùn)，更重要的是系統(tǒng)文件管理，常用辦公軟件的實(shí)際操作，強(qiáng)化檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)，確保相關(guān)的工作人員掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的同時(shí)提高實(shí)際操作能力。并將檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政預(yù)算，確保完全的落實(shí)。

2、培養(yǎng)數(shù)字檔案管理專業(yè)化人才，強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識(shí)？。國(guó)家高度重視檔案管理學(xué)科建設(shè)，開設(shè)檔案專業(yè)的學(xué)校，開設(shè)檔案專業(yè)的課程，有電子文件方式管理檔案的相關(guān)知識(shí)。從事數(shù)字檔案管理的相關(guān)人員一定要接受過相關(guān)的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，成為檔案管理教育的專業(yè)型人才。在實(shí)際的工作中，組織檔案管理人員定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員的職責(zé)意識(shí)和法律意識(shí)，加強(qiáng)其知識(shí)儲(chǔ)備量，全面提升檔案管理人員的文化素質(zhì)，促使管理人員更好地進(jìn)行管理工作。

3、在數(shù)字檔案管理中加強(qiáng)數(shù)字檔案的永久性、安全性、真實(shí)性。建立并完善數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，在第一時(shí)間備份新的數(shù)字檔案信息，提高數(shù)字檔案的利用率，組織人員定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行必要的維護(hù)，堅(jiān)決避免出現(xiàn)信息泄露的情況。保證檔案信息的完整性能夠方便信息交流，資源共享。建立完善的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)信息內(nèi)容、收集時(shí)間、數(shù)據(jù)類型等分類保存，在查找的時(shí)候能夠更加的方便，保證數(shù)據(jù)信息的永久性。采用高質(zhì)量的介質(zhì)存儲(chǔ)數(shù)字檔案，加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，安裝安全防護(hù)措施。定期清理計(jì)算機(jī)垃圾，及時(shí)的清除病毒。及時(shí)進(jìn)行備份，定期檢查，將儲(chǔ)存數(shù)字檔案的介質(zhì)妥善保管到安全處。防止檔案信息被盜用或者篡改，及時(shí)升級(jí)防護(hù)軟件，進(jìn)一步確保檔案信息的安全性。建立完整全面的規(guī)章制度，在工作人員整理數(shù)字檔案的過程中，在排除人為因素的情況下，嚴(yán)格監(jiān)控周圍環(huán)境，合理運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)措施來解決，運(yùn)用不可逆存儲(chǔ)介質(zhì)來最大程度的防范數(shù)據(jù)文件被修改，確保檔案文件的真實(shí)性和完整性。

三、結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，數(shù)字檔案管理的過程中，電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，是客觀存在的，數(shù)字檔案的風(fēng)險(xiǎn)是不確定的，因此數(shù)字檔案的管理部門和管理者一定要提高對(duì)數(shù)字檔案的管理，提高對(duì)數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，避免由于風(fēng)險(xiǎn)引起的重大損失。在管理的過程中把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)作為工作的重中之重，相關(guān)的管理人員應(yīng)該積極的提高專業(yè)水平，根據(jù)現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理制度，制定并完善有效的風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，提高數(shù)字檔案管理水平，提高數(shù)字檔案的利用率，有效的規(guī)避數(shù)字檔案的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步降低損失。