檔案信息物聯(lián)網(wǎng)管理與檔案信息化管理創(chuàng)新途徑和方式

陳興強

（四平市鐵東區(qū)山門鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 吉林 四平 136002）

引言

物聯(lián)網(wǎng)是一種新興的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)連接物品是通過借助信息傳感設(shè)施完成的，借此可運用于檔案信息管理。檔案信息化是時代發(fā)展的必然要求，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的嚴峻挑戰(zhàn)；同時檔案信息化也是檔案管理工作的主要趨勢，是重大機遇。在機遇和挑戰(zhàn)并存的實際工作中，需要檔案管理人員勇于接受挑戰(zhàn)，抓住機遇，重視物聯(lián)網(wǎng)在檔案信息化管理中的應(yīng)用，通過創(chuàng)新管理途徑和方式，切實推動檔案數(shù)字化進程，奠定開發(fā)利用檔案信息的堅實基礎(chǔ)，更好地服務(wù)于經(jīng)濟社會發(fā)展。

1 物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用

1.1 充足資金的投入

硬件設(shè)備設(shè)施是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的充要條件。應(yīng)投入充足資金，為優(yōu)化檔案信息物聯(lián)網(wǎng)管理提供支持。為保證檔案信息管理系統(tǒng)具有良好的兼容性和運行效率，要定期更新和升級已應(yīng)用檔案管理設(shè)備設(shè)施。要努力提高現(xiàn)代設(shè)備設(shè)施與先進軟件操作技能，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)適應(yīng)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高管理人員整體素養(yǎng)，高效完成檔案信息管理工作。

1.2 正確認識管理人員在檔案信息化的重要性

檔案管理人員要根據(jù)工作需要，合理運用信息化技術(shù)開展檔案物聯(lián)網(wǎng)管理工作。檔案管理人員結(jié)構(gòu)相對穩(wěn)定，部分資歷深且年齡大，不甚了解物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，要轉(zhuǎn)變檔案管理工作服務(wù)方向，樹立信息化和物聯(lián)網(wǎng)管理意識，合理設(shè)定檔案信息化管理流程，借助信息化管理平臺，全面提升檔案管理工作的綜合水平。

1.3 強化檔案信息安全管理

應(yīng)采用備份（在不同存儲介質(zhì)中至少備份兩份）、數(shù)據(jù)加密、限制訪問等技術(shù)，保證數(shù)字化檔案信息安全。應(yīng)為檔案信息管理系統(tǒng)配置法律法規(guī)要求的防火墻和殺毒軟件，保證密級不同的檔案（設(shè)置不同的標(biāo)識）在不同的網(wǎng)絡(luò)中區(qū)別使用，同時合理確定不同管理者和應(yīng)用者的訪問、閱讀、信息化和下載權(quán)限。實踐表明，有效提升數(shù)字化智能檔案管理系統(tǒng)的安全性的措施包括權(quán)限分離、數(shù)據(jù)加密、雙因子認證等技術(shù)[1]。

2 檔案信息化管理創(chuàng)新途徑

2.1 重視檔案信息化管理工作

檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展，管理人員務(wù)必重視檔案信息化管理，管理層和領(lǐng)導(dǎo)者必須深刻認識檔案信息化管理的重要性，以便做出正確決策，檔案管理制度制訂的更趨科學(xué)更符合實際，促進檔案信息化管理工作的順利開展。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善

檔案管理應(yīng)采取現(xiàn)代化信息化智能管理模式，必須做到防火、防潮、防霉、防高溫、防塵、防鼠、防蟲、防光和防盜，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)等為指引，合理利用現(xiàn)代科技設(shè)備和管理系統(tǒng)進行檔案信息管理，不斷更新和利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、科技設(shè)備，更加系統(tǒng)化信息化視頻監(jiān)控、紅外線警報、空氣消毒、漏水警報，更加安全方便地完成檔案收集、整理和儲存工作，進一步提高工作質(zhì)量和工作效率。必須加大資金投入，引進適應(yīng)檔案信息化管理的新設(shè)備，進一步完善基礎(chǔ)設(shè)施，升級管理軟件，適應(yīng)促進檔案信息化數(shù)字化科學(xué)管理的需要。

2.3 安全管理的創(chuàng)新

必須強化創(chuàng)新檔案信息安全管理。要構(gòu)建檔案信息管理體系并不斷進行完善，運用RFID技術(shù)進行檔案實體安全管理[2]，切實維護管理軟件正常運行，避免丟失檔案數(shù)據(jù)信息。為保證網(wǎng)絡(luò)安全運行，要做到機房物理環(huán)境符合要求，專人管理并定期檢查主機、服務(wù)器、UPS電源和儲存設(shè)備存放區(qū)，尤其要實時在線自動更新病毒庫。要建立保證檔案信息安全的保密規(guī)范、管理方式和使用權(quán)限，強化安全保密教育，不斷完善科學(xué)規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)使用流程。

2.4 重視檔案信息資源共享

檔案信息資源共享是促進經(jīng)濟社會發(fā)展的關(guān)鍵。必須構(gòu)建檔案信息資源共享平臺，創(chuàng)新檔案信息化管理理念，實現(xiàn)搜集和整合檔案數(shù)據(jù)，創(chuàng)設(shè)良好的檔案信息化管理內(nèi)部環(huán)境，充分利用檔案信息資源，滿足不同利用者的實際需要；要樹立科學(xué)發(fā)展和與時俱進觀，將檔案信息化管理與現(xiàn)代科技有機結(jié)合起來，構(gòu)建并不斷完善和優(yōu)化檔案信息管理平臺，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)發(fā)展。

3 創(chuàng)新檔案信息化管理方式

3.1 建立信息資源數(shù)據(jù)庫

信息資源庫的建立能滿足信息檢索要求，這是信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)條件。信息資源數(shù)據(jù)庫可以實現(xiàn)信息大量的存儲、分類、查詢與檢索，提升信息檢查效率。如信息數(shù)據(jù)庫能夠和外部連接，應(yīng)進行電子檔案歸類與存儲，能提升信息使用效率，通過網(wǎng)絡(luò)查詢資料，明顯提升工作速率。要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分利用檔案信息管理平臺構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，推進檔案信息化管理進程。

3.2 區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，提高服務(wù)范圍

利用區(qū)域聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以實現(xiàn)資源共享和應(yīng)用，保證檔案信息資料能夠有效的應(yīng)用到實踐中，促進信息利用率的提升。檔案管理部門積極與教育部門、政府機構(gòu)以及其他相關(guān)單位來建設(shè)區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，以達到信息使用標(biāo)準。應(yīng)探索區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用路徑，拓寬服務(wù)范圍。

3.3 提高服務(wù)能力

要提升檔案管理部門服務(wù)能力，應(yīng)全面提升整體素質(zhì)水平，保證團隊工作效率和質(zhì)量，以便于提供更高服務(wù)；要購置必要的基礎(chǔ)設(shè)施，提供便利條件，有效開展利用業(yè)務(wù)，提高檔案管理部門標(biāo)準和要求。高水平的工作團隊、高質(zhì)量的基礎(chǔ)設(shè)施，這是提升檔案管理水平的基礎(chǔ)，參與式管理方式可提升檔案職業(yè)認同感。

4 結(jié)語

綜上所述，為適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展，要合理運用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行檔案信息管理，通過創(chuàng)新管理途徑和方式，實現(xiàn)檔案信息資源綜合開發(fā)利用，更好地服務(wù)于經(jīng)濟社會發(fā)展。