民政專業(yè)檔案的特點(diǎn)與類別

◎ 李欣

民政專業(yè)檔案的特點(diǎn)與類別

◎ 李欣

民政檔案記錄了民政事業(yè)發(fā)展的詳細(xì)過(guò)程，對(duì)民政部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)決策、理論研究、文化建設(shè)等方面起到了重要的支撐作用。在國(guó)家檔案局2011年先后發(fā)布的兩批《全國(guó)專業(yè)檔案目錄》100類專業(yè)檔案中，民政部一共有9類，在涉及到的33個(gè)中央部委中數(shù)量最多，可見(jiàn)民政專業(yè)檔案在國(guó)家檔案資源體系中不可小視。隨著民政專業(yè)檔案政策創(chuàng)制的不斷進(jìn)展，特別需要加強(qiáng)相關(guān)的理論升華和經(jīng)驗(yàn)提煉。為此，本文就民政專業(yè)檔案的特點(diǎn)與類別談點(diǎn)個(gè)人思考。

民政專業(yè)檔案的特點(diǎn)

民政專業(yè)檔案是指在各級(jí)民政機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位履行職能過(guò)程中形成的以一個(gè)組織或一個(gè)人或一個(gè)物質(zhì)實(shí)體為單位整理的檔案，是民政領(lǐng)域獨(dú)有的檔案類型的總稱。

與文書(shū)檔案相比，民政專業(yè)檔案在以下六個(gè)方面有明顯的不同：

（一）在內(nèi)容上：文書(shū)檔案一般都是政策性文件或稱管理性文件，政策性強(qiáng)；而民政專業(yè)檔案則大多涉及民生，是切實(shí)維護(hù)老百姓合法權(quán)益的憑證，事務(wù)性強(qiáng)。

（二）在分類上：文書(shū)檔案一般按照年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限或者保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）來(lái)分類；而民政專業(yè)檔案是按照來(lái)源結(jié)合職能和業(yè)務(wù)歸口機(jī)關(guān)分別設(shè)類。

（三）在整理上：文書(shū)檔案是一文一事，按“件”整理；而民政專業(yè)檔案是以一個(gè)社會(huì)組織或一個(gè)人或一個(gè)物質(zhì)實(shí)體為一“卷”整理，符合檔案整理的成套性原則。

（四）在利用上：按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，文書(shū)檔案要在形成之后滿30年對(duì)社會(huì)開(kāi)放（現(xiàn)在提倡現(xiàn)行文件公開(kāi)，但還是需要一定程序花費(fèi)一定時(shí)間來(lái)對(duì)社會(huì)開(kāi)放）；而民政專業(yè)檔案是隨時(shí)形成隨時(shí)公開(kāi)，檔案室的檔案隨時(shí)可以提供社會(huì)利用。

（五）在保管期限上：文書(shū)檔案分為10年、30年和永久，而民政專業(yè)檔案每一類都有明確具體的保管期限，涉及人的檔案保管期限可以延長(zhǎng)至100年。

（六）在歸屬流向上：文書(shū)檔案中保管期限30年和永久的檔案，需要按照縣級(jí)10年、省級(jí)20年、中央級(jí)30年全部移交同級(jí)綜合性檔案館保管；而民政專業(yè)檔案并非全部移交同級(jí)綜合性檔案館，一般是抽樣移交或者不移交，即使移交，具體移交時(shí)間是由民政部門(mén)與同級(jí)檔案行政管理部門(mén)協(xié)商確定。

與文書(shū)檔案相比民政專業(yè)檔案有以下六個(gè)特點(diǎn)：

（一）內(nèi)容的豐富性。民政業(yè)務(wù)工作涉及面寬，覆蓋社會(huì)人群廣，形成的民政專業(yè)檔案種類繁多，數(shù)量龐大，如反映社會(huì)組織登記情況的社會(huì)組織登記檔案、反映兒童收養(yǎng)情況的收養(yǎng)登記檔案、反映婚姻登記情況的婚姻登記檔案等，構(gòu)成了民政專業(yè)檔案內(nèi)容豐富多彩的特色。

（二）形式的多樣性。一方面，載體和記錄方式呈現(xiàn)多樣性特點(diǎn)，在載體上既有紙質(zhì)檔案，又有特殊載體檔案，記錄方式上既有文字、圖表檔案，又有聲像和電子檔案；另一方面，民政專業(yè)檔案中包含了民政部門(mén)使用的各種特定格式種類的專業(yè)文件材料，各種專業(yè)文件材料的規(guī)格式樣各異，形成了文件材料種類的多樣性。

（三）形成的單元性。由于不同的民政業(yè)務(wù)工作各自獨(dú)立，自成體系，互不牽連，因此，所形成的各類民政專業(yè)檔案，無(wú)論在專業(yè)文件材料形成、積累、歸檔方面，還是在檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用以及歸屬流向等方面，都各具特色，表現(xiàn)出自己獨(dú)有的單元性特點(diǎn)。

（四）來(lái)源的涉民性。民政業(yè)務(wù)工作關(guān)系到千家萬(wàn)戶，在服務(wù)人民群眾過(guò)程中形成的工作軌跡——民政專業(yè)檔案，如婚姻登記、低保、五保、傷殘撫恤人員、烈士評(píng)定（批準(zhǔn)）、殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)等檔案，已經(jīng)成為廣大人民群眾維護(hù)自身利益的有力憑據(jù)，其發(fā)揮作用的范圍惠及社會(huì)各個(gè)群體。

（五）整理的成套性。每一類民政專業(yè)檔案都有特定的專業(yè)文件材料歸檔范圍，納入同一類歸檔范圍的各種文件材料之間在內(nèi)容上的聯(lián)系十分緊密，按照成套性原則去整理各類民政專業(yè)檔案，既方便保管，又便于利用，因而，成套性成為民政專業(yè)檔案整理的一條基本原則。

（六）管理的動(dòng)態(tài)性。民政業(yè)務(wù)工作的連續(xù)性和動(dòng)態(tài)性決定了其部分文件材料的形成以及檔案管理是個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程。如社會(huì)組織登記管理工作、城鄉(xiāng)低保審批工作、行政區(qū)域界線管理工作等具有較強(qiáng)的連續(xù)性、動(dòng)態(tài)性，相應(yīng)的檔案管理也必然具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。

民政專業(yè)檔案的類別

按照來(lái)源結(jié)合職能特點(diǎn)，民政專業(yè)檔案可以分為兩大類：保障民生類和社會(huì)管理類。

在保障民生類中，根據(jù)其形成的業(yè)務(wù)領(lǐng)域可再分為以下幾個(gè)類別：

1.優(yōu)撫安置類，指在優(yōu)撫安置業(yè)務(wù)中形成的專業(yè)檔案，包括傷殘撫恤人員檔案、烈士評(píng)定檔案、烈士紀(jì)念設(shè)施評(píng)定檔案；2.社會(huì)救助類，指在社會(huì)救助業(yè)務(wù)中形成的專業(yè)檔案，包括城鄉(xiāng)最低生活保障檔案、農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助檔案、臨時(shí)救助檔案；3.社會(huì)福利和慈善事業(yè)管理類，指在社會(huì)福利和促進(jìn)慈善事業(yè)發(fā)展業(yè)務(wù)中形成的專業(yè)檔案，包括福利彩票檔案、慈善捐贈(zèng)檔案、社會(huì)福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案、福利企業(yè)認(rèn)定檔案、康復(fù)輔具業(yè)務(wù)檔案；4.社會(huì)事務(wù)類，指在專項(xiàng)社會(huì)事務(wù)管理中形成的專業(yè)檔案，包括殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案、婚姻登記檔案、收養(yǎng)登記檔案、生活無(wú)著的流浪乞討人員救助檔案、公墓審批檔案、殯葬環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案；5.救災(zāi)類，指在自然災(zāi)害救助過(guò)程中形成的專業(yè)檔案，包括自然災(zāi)害救助檔案、救災(zāi)捐贈(zèng)檔案。

在社會(huì)管理類中，根據(jù)其形成的業(yè)務(wù)領(lǐng)域可再分為以下幾個(gè)類別：

1.社會(huì)組織管理類，指在社會(huì)組織管理中形成的專業(yè)檔案，包括社會(huì)組織登記檔案、社會(huì)組織評(píng)估檔案、中央財(cái)政支持社會(huì)組織參與社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目檔案；2.基層政權(quán)和社區(qū)建設(shè)類，指在基層政權(quán)和社區(qū)建設(shè)過(guò)程中形成的檔案，包括城市社區(qū)檔案、村級(jí)組織檔案、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案；3.行政區(qū)劃和地名管理類，指在行政區(qū)劃和地名管理工作中形成的專業(yè)檔案，包括行政區(qū)域界線檔案、地名檔案、地名普查檔案；4.社會(huì)工作類，指在社會(huì)工作者隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中形成的專業(yè)檔案，包括社會(huì)工作者執(zhí)業(yè)水平證書(shū)登記檔案、志愿服務(wù)記錄檔案。

附：民政專業(yè)檔案分類表

上述類目將隨著民政業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展可以隨時(shí)增加。

(作者單位：民政部檔案資料館)