民政專業(yè)檔案的特點與類別

◎ 李欣

民政專業(yè)檔案的特點與類別

◎ 李欣

民政檔案記錄了民政事業(yè)發(fā)展的詳細(xì)過程，對民政部門領(lǐng)導(dǎo)決策、理論研究、文化建設(shè)等方面起到了重要的支撐作用。在國家檔案局2011年先后發(fā)布的兩批《全國專業(yè)檔案目錄》100類專業(yè)檔案中，民政部一共有9類，在涉及到的33個中央部委中數(shù)量最多，可見民政專業(yè)檔案在國家檔案資源體系中不可小視。隨著民政專業(yè)檔案政策創(chuàng)制的不斷進展，特別需要加強相關(guān)的理論升華和經(jīng)驗提煉。為此，本文就民政專業(yè)檔案的特點與類別談點個人思考。

民政專業(yè)檔案的特點

民政專業(yè)檔案是指在各級民政機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位履行職能過程中形成的以一個組織或一個人或一個物質(zhì)實體為單位整理的檔案，是民政領(lǐng)域獨有的檔案類型的總稱。

與文書檔案相比，民政專業(yè)檔案在以下六個方面有明顯的不同：

（一）在內(nèi)容上：文書檔案一般都是政策性文件或稱管理性文件，政策性強；而民政專業(yè)檔案則大多涉及民生，是切實維護老百姓合法權(quán)益的憑證，事務(wù)性強。

（二）在分類上：文書檔案一般按照年度-機構(gòu)（問題）-保管期限或者保管期限-年度-機構(gòu)（問題）來分類；而民政專業(yè)檔案是按照來源結(jié)合職能和業(yè)務(wù)歸口機關(guān)分別設(shè)類。

（三）在整理上：文書檔案是一文一事，按“件”整理；而民政專業(yè)檔案是以一個社會組織或一個人或一個物質(zhì)實體為一“卷”整理，符合檔案整理的成套性原則。

（四）在利用上：按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，文書檔案要在形成之后滿30年對社會開放（現(xiàn)在提倡現(xiàn)行文件公開，但還是需要一定程序花費一定時間來對社會開放）；而民政專業(yè)檔案是隨時形成隨時公開，檔案室的檔案隨時可以提供社會利用。

（五）在保管期限上：文書檔案分為10年、30年和永久，而民政專業(yè)檔案每一類都有明確具體的保管期限，涉及人的檔案保管期限可以延長至100年。

（六）在歸屬流向上：文書檔案中保管期限30年和永久的檔案，需要按照縣級10年、省級20年、中央級30年全部移交同級綜合性檔案館保管；而民政專業(yè)檔案并非全部移交同級綜合性檔案館，一般是抽樣移交或者不移交，即使移交，具體移交時間是由民政部門與同級檔案行政管理部門協(xié)商確定。

與文書檔案相比民政專業(yè)檔案有以下六個特點：

（一）內(nèi)容的豐富性。民政業(yè)務(wù)工作涉及面寬，覆蓋社會人群廣，形成的民政專業(yè)檔案種類繁多，數(shù)量龐大，如反映社會組織登記情況的社會組織登記檔案、反映兒童收養(yǎng)情況的收養(yǎng)登記檔案、反映婚姻登記情況的婚姻登記檔案等，構(gòu)成了民政專業(yè)檔案內(nèi)容豐富多彩的特色。

（二）形式的多樣性。一方面，載體和記錄方式呈現(xiàn)多樣性特點，在載體上既有紙質(zhì)檔案，又有特殊載體檔案，記錄方式上既有文字、圖表檔案，又有聲像和電子檔案；另一方面，民政專業(yè)檔案中包含了民政部門使用的各種特定格式種類的專業(yè)文件材料，各種專業(yè)文件材料的規(guī)格式樣各異，形成了文件材料種類的多樣性。

（三）形成的單元性。由于不同的民政業(yè)務(wù)工作各自獨立，自成體系，互不牽連，因此，所形成的各類民政專業(yè)檔案，無論在專業(yè)文件材料形成、積累、歸檔方面，還是在檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用以及歸屬流向等方面，都各具特色，表現(xiàn)出自己獨有的單元性特點。

（四）來源的涉民性。民政業(yè)務(wù)工作關(guān)系到千家萬戶，在服務(wù)人民群眾過程中形成的工作軌跡——民政專業(yè)檔案，如婚姻登記、低保、五保、傷殘撫恤人員、烈士評定（批準(zhǔn)）、殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)等檔案，已經(jīng)成為廣大人民群眾維護自身利益的有力憑據(jù)，其發(fā)揮作用的范圍惠及社會各個群體。

（五）整理的成套性。每一類民政專業(yè)檔案都有特定的專業(yè)文件材料歸檔范圍，納入同一類歸檔范圍的各種文件材料之間在內(nèi)容上的聯(lián)系十分緊密，按照成套性原則去整理各類民政專業(yè)檔案，既方便保管，又便于利用，因而，成套性成為民政專業(yè)檔案整理的一條基本原則。

（六）管理的動態(tài)性。民政業(yè)務(wù)工作的連續(xù)性和動態(tài)性決定了其部分文件材料的形成以及檔案管理是個動態(tài)過程。如社會組織登記管理工作、城鄉(xiāng)低保審批工作、行政區(qū)域界線管理工作等具有較強的連續(xù)性、動態(tài)性，相應(yīng)的檔案管理也必然具有動態(tài)性的特點。

民政專業(yè)檔案的類別

按照來源結(jié)合職能特點，民政專業(yè)檔案可以分為兩大類：保障民生類和社會管理類。

在保障民生類中，根據(jù)其形成的業(yè)務(wù)領(lǐng)域可再分為以下幾個類別：

1.優(yōu)撫安置類，指在優(yōu)撫安置業(yè)務(wù)中形成的專業(yè)檔案，包括傷殘撫恤人員檔案、烈士評定檔案、烈士紀(jì)念設(shè)施評定檔案；2.社會救助類，指在社會救助業(yè)務(wù)中形成的專業(yè)檔案，包括城鄉(xiāng)最低生活保障檔案、農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助檔案、臨時救助檔案；3.社會福利和慈善事業(yè)管理類，指在社會福利和促進慈善事業(yè)發(fā)展業(yè)務(wù)中形成的專業(yè)檔案，包括福利彩票檔案、慈善捐贈檔案、社會福利機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案、福利企業(yè)認(rèn)定檔案、康復(fù)輔具業(yè)務(wù)檔案；4.社會事務(wù)類，指在專項社會事務(wù)管理中形成的專業(yè)檔案，包括殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案、婚姻登記檔案、收養(yǎng)登記檔案、生活無著的流浪乞討人員救助檔案、公墓審批檔案、殯葬環(huán)境監(jiān)測檔案；5.救災(zāi)類，指在自然災(zāi)害救助過程中形成的專業(yè)檔案，包括自然災(zāi)害救助檔案、救災(zāi)捐贈檔案。

在社會管理類中，根據(jù)其形成的業(yè)務(wù)領(lǐng)域可再分為以下幾個類別：

1.社會組織管理類，指在社會組織管理中形成的專業(yè)檔案，包括社會組織登記檔案、社會組織評估檔案、中央財政支持社會組織參與社會服務(wù)項目檔案；2.基層政權(quán)和社區(qū)建設(shè)類，指在基層政權(quán)和社區(qū)建設(shè)過程中形成的檔案，包括城市社區(qū)檔案、村級組織檔案、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案；3.行政區(qū)劃和地名管理類，指在行政區(qū)劃和地名管理工作中形成的專業(yè)檔案，包括行政區(qū)域界線檔案、地名檔案、地名普查檔案；4.社會工作類，指在社會工作者隊伍建設(shè)過程中形成的專業(yè)檔案，包括社會工作者執(zhí)業(yè)水平證書登記檔案、志愿服務(wù)記錄檔案。

附：民政專業(yè)檔案分類表

上述類目將隨著民政業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展可以隨時增加。

(作者單位：民政部檔案資料館)