優(yōu)化操作流程對(duì)藥庫(kù)管理工作效果的影響

曾波

近年來(lái),隨著疾病或疫情突發(fā)狀況頻現(xiàn),藥品等醫(yī)療物資的供應(yīng)保障成為一項(xiàng)重要的工作。而醫(yī)院藥庫(kù)是集藥品等醫(yī)療物資采購(gòu)、保障供應(yīng)與管理等一系列綜合性保證醫(yī)療物資使用、治療可及性、臨床用藥工作順利開(kāi)展的重要部門(mén)[1]。藥庫(kù)管理是保證藥品等醫(yī)療物資質(zhì)量和供應(yīng),保障醫(yī)療安全的重要環(huán)節(jié)。但藥庫(kù)管理工作涉及面廣、工作環(huán)節(jié)多、流轉(zhuǎn)工序多等特性,導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理模式存在諸多不足和局限性,主要表現(xiàn)為供應(yīng)不及時(shí)、藥物等醫(yī)療物資存放混亂、積壓/短缺/工作強(qiáng)度大及操作失誤率高等,均能直接或間接影響藥品等醫(yī)療物資保障工作,從而關(guān)系患者的醫(yī)療物資使用、用藥治療可及性與用藥安全問(wèn)題。因此,臨床上須針對(duì)傳統(tǒng)藥庫(kù)管理中存在的問(wèn)題,優(yōu)化操作流程,加強(qiáng)藥品精細(xì)化管理,使藥庫(kù)管理更加科學(xué)化、規(guī)范化,在保證藥品等醫(yī)療物資安全供應(yīng)基礎(chǔ)上,提升周轉(zhuǎn)速度及管理質(zhì)量,節(jié)約成本及降低資源的浪費(fèi)[2]。本研究以藥庫(kù)管理工作情況作為對(duì)象,觀察優(yōu)化操作流程在藥庫(kù)管理工作中的應(yīng)用及對(duì)工作效果的影響,報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 資料來(lái)源 選擇2020年6月—2022年5月江西省贛州市腫瘤醫(yī)院藥庫(kù)管理工作情況作為研究對(duì)象,根據(jù)時(shí)間點(diǎn)分為優(yōu)化前(2020年6月—2021年5月,藥品1 004件)和優(yōu)化后(2021年6月—2022年5月,藥品1 004件),優(yōu)化前后藥品的種類(lèi)相同。涉及藥庫(kù)管理工作人員30名,男11名,女19名,年齡25～47(31.59±4.53)歲;工作年限1～24(12.19±2.42)年。

1.2 方法

1.2.1 優(yōu)化前階段:采用常規(guī)操作流程管理。藥庫(kù)在計(jì)劃進(jìn)行藥品采購(gòu)時(shí),藥品采購(gòu)員檢索醫(yī)院上個(gè)月各藥房藥品使用數(shù)量,預(yù)算并初步確定本月藥品的采購(gòu)數(shù)量,并制定詳細(xì)的藥品采購(gòu)計(jì)劃[3-5]。采購(gòu)計(jì)劃制定完畢后,上報(bào)醫(yī)院藥事管理部門(mén)與藥物治療學(xué)委員會(huì)進(jìn)行審核,待審核通過(guò)后由主管院長(zhǎng)審批,最終確定藥品的采購(gòu)。藥物采購(gòu)后對(duì)藥品進(jìn)行詳細(xì)的插隊(duì),并將其分門(mén)別類(lèi)的置于藥庫(kù)中,加強(qiáng)對(duì)藥庫(kù)中藥品的管理,根據(jù)住院藥房、門(mén)診藥房及急診藥房的請(qǐng)領(lǐng)計(jì)劃等發(fā)放藥品。同時(shí),采用手工輸入的方式進(jìn)行記賬,并按驗(yàn)收記賬日期進(jìn)行擺放。

1.2.2 優(yōu)化后階段:采用優(yōu)化操作流程管理。(1)計(jì)劃階段:基于現(xiàn)有的信息系統(tǒng),調(diào)查醫(yī)院藥庫(kù)管理工作情況,并初步確定藥庫(kù)管理工作的目標(biāo)(本研究中藥庫(kù)管理過(guò)程中將工作目標(biāo)設(shè)定為藥品報(bào)損率為3%,藥品明確去向率及有效使用率>99.0%)。尋找?guī)齑婀芾磉^(guò)程中存在的問(wèn)題(存在的問(wèn)題包括出入庫(kù)建檔不規(guī)范、藥品采購(gòu)流程存在漏洞、藥品貯存不當(dāng)?shù)?,并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。(2)優(yōu)化操作流程[6]:針對(duì)上述存在的問(wèn)題制定相應(yīng)的優(yōu)化操作流程:①出入庫(kù)模式的優(yōu)化。優(yōu)化后采用基于現(xiàn)有的信息系統(tǒng),對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,并引入條形碼技術(shù)掃描的記賬模式,提高工作效率。同時(shí),藥品出入庫(kù)必須嚴(yán)格核對(duì)其有效期、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、批號(hào)及單價(jià)等,并準(zhǔn)確的錄入計(jì)算機(jī)中,建立藥品的入庫(kù)檔案;藥品出庫(kù)時(shí),嚴(yán)格按照先入先出、近效期先出、按批號(hào)發(fā)貨的原則出庫(kù);藥品出庫(kù)前,由藥房填寫(xiě)領(lǐng)藥申請(qǐng)單,藥庫(kù)的工作人員查對(duì)申請(qǐng)單上藥品的庫(kù)存,對(duì)于藥品庫(kù)存重組,開(kāi)具出庫(kù)單,并嚴(yán)格按照相關(guān)要求核對(duì)藥品,進(jìn)一步完善出庫(kù)所需的票據(jù)、賬目;對(duì)于庫(kù)存不足時(shí),需要及時(shí)告知領(lǐng)藥部門(mén),記錄好缺貨并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貨,待藥品補(bǔ)足后通知領(lǐng)藥部門(mén)進(jìn)行取藥。②藥品等物資擺放的優(yōu)化?？刹捎镁幋a定位、品種批次進(jìn)行歸類(lèi),并在6S管理模式及防范下進(jìn)行整頓,利用可視化表示管理藥品擺放模式。藥物貯存時(shí),按照藥物的品種、規(guī)格、批號(hào)、生產(chǎn)日期及有效期的遠(yuǎn)近進(jìn)行分開(kāi)擺放。同時(shí),按照藥品貯存所需的溫度及濕度要求,將其分別貯存在陰涼庫(kù)(溫度控制0～20 ℃)、常溫庫(kù)(溫度控制0～30 ℃)及低溫庫(kù)(溫度控制2～10 ℃),不同的庫(kù)房相對(duì)濕度保持45%～75%。將口服藥與針劑分庫(kù)或分區(qū)存放,并將不合格的藥品放置于不合格區(qū),并嚴(yán)格按照《不合格藥品管理制度》進(jìn)行管理。③藥品等物資采購(gòu)優(yōu)化。優(yōu)化后,基于信息系統(tǒng)對(duì)庫(kù)存數(shù)據(jù)情況進(jìn)行收集與整合分析,并采用6S管理手段,按照藥品等物資的重要程度及急需程度等,實(shí)行ABC法劃分的采購(gòu)方法及模式。

1.3 觀察指標(biāo) (1)藥品供應(yīng)質(zhì)量:比較優(yōu)化前后月平均庫(kù)存金額、庫(kù)存周轉(zhuǎn)時(shí)間、過(guò)期發(fā)生次數(shù)、庫(kù)存不足發(fā)生次數(shù)[7];(2)管理效果:比較優(yōu)化前后管理期間缺貨率、滯銷(xiāo)率、差錯(cuò)率、藥品等物資破損率[8];(3)管理質(zhì)量:比較優(yōu)化前后藥品存放不合理、藥品過(guò)期、口頭醫(yī)囑不規(guī)范、藥品備用量不合規(guī)發(fā)生率;(4)藥房工作效率:比較優(yōu)化前后貼簽(包括貼簽時(shí)間及差錯(cuò)率)、排藥(包括排藥時(shí)間及差錯(cuò)率)情況;(5)管理滿(mǎn)意度:采用通用滿(mǎn)意度調(diào)查問(wèn)卷評(píng)估藥品周轉(zhuǎn)、醫(yī)療物品與藥品使用的可及性、醫(yī)療資源占用及患者投訴滿(mǎn)意度,各項(xiàng)總分100分,得分越高,管理滿(mǎn)意度越高[9]。

2 結(jié) 果

2.1 藥品供應(yīng)質(zhì)量比較 優(yōu)化后月平均庫(kù)存金額、過(guò)期發(fā)生次數(shù)、庫(kù)存不足發(fā)生次數(shù)少于優(yōu)化前,庫(kù)存周轉(zhuǎn)時(shí)間短于優(yōu)化前(P<0.01),見(jiàn)表1。

表1 優(yōu)化前后藥品供應(yīng)質(zhì)量比較

2.2 管理效果比較 優(yōu)化后缺貨率、滯銷(xiāo)率、差錯(cuò)率、藥品等物資破損率低于優(yōu)化前(P<0.05),見(jiàn)表2。

表2 優(yōu)化前后管理效果比較 (%)

2.3 管理質(zhì)量比較 優(yōu)化后藥品存放不合理、藥品過(guò)期、口頭醫(yī)囑不規(guī)范、藥品備用量不合規(guī)發(fā)生率低于優(yōu)化前(P<0.05),見(jiàn)表3。

表3 優(yōu)化前后管理質(zhì)量比較 [件(%)]

2.4 管理效率比較 優(yōu)化后貼簽及排藥時(shí)間短于優(yōu)化前(P<0.01),貼簽及排藥差錯(cuò)率低于優(yōu)化前(P<0.01),見(jiàn)表4。

2.5 管理滿(mǎn)意度比較 優(yōu)化后藥品周轉(zhuǎn)、醫(yī)療物品與藥品使用的可及性、醫(yī)療資源占用及患者投訴滿(mǎn)意度評(píng)分高于優(yōu)化前(P<0.01),見(jiàn)表5。

3 討 論

藥庫(kù)作為醫(yī)院的藥品等醫(yī)療物資質(zhì)量保障與供應(yīng)的重要部門(mén),藥庫(kù)管理在保證臨床醫(yī)療物資使用、用藥治療可及性、用藥安全中均發(fā)揮重要的作用。同時(shí),藥庫(kù)亦是控制醫(yī)院管理成本、節(jié)約資料的關(guān)鍵。通過(guò)檢索我院藥庫(kù)發(fā)現(xiàn),藥物傳統(tǒng)的管理模式雖然能滿(mǎn)足醫(yī)院的發(fā)展,但管理過(guò)程中存在的問(wèn)題相對(duì)較多,主要表現(xiàn)為以下方面:醫(yī)療資源積壓/缺庫(kù)存、出入庫(kù)時(shí)間較長(zhǎng)、工作量相對(duì)較大等,不僅影響管理質(zhì)量,亦在一定程度上影響工作效率。既往研究表明,ABC分類(lèi)法在物質(zhì)周轉(zhuǎn)率、庫(kù)存量等方面具有明顯的改善作用。近年來(lái),隨著醫(yī)院發(fā)展的需要和新醫(yī)改“低成本、科學(xué)高效、提升服務(wù)理念”的深入,導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理模式已不能滿(mǎn)足新形勢(shì)下藥庫(kù)管理的需要[10]。同時(shí),由于藥庫(kù)管理工作涉及面廣、工作環(huán)節(jié)多、流轉(zhuǎn)供需多等特性,再加上順應(yīng)優(yōu)化醫(yī)院管理模式,提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量管理的背景下,如何提高藥庫(kù)管理工作成為當(dāng)前研究的熱點(diǎn)。

表4 優(yōu)化前后管理效率比較

表5 優(yōu)化前后管理滿(mǎn)意度比較分)

近年來(lái),優(yōu)化操作流程在藥庫(kù)管理中得到應(yīng)用,且效果理想。優(yōu)化操作流程屬于是一種新型的管理模式,管理過(guò)程中以?xún)?yōu)化傳統(tǒng)管理為主,加強(qiáng)藥理精細(xì)化管理,使得藥庫(kù)的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化,在保證藥品安全供應(yīng)的基礎(chǔ)上,提升藥品周轉(zhuǎn)速度及管理質(zhì)量。同時(shí),該管理模式亦可節(jié)約成本,降低資源的浪費(fèi),且管理過(guò)程中融入精細(xì)化管理理念,基于現(xiàn)有的信息系統(tǒng),配合6S改進(jìn)措施,實(shí)施ABC分類(lèi)法,有助于優(yōu)化操作流程,改善藥庫(kù)管理工作效果。優(yōu)化操作流程實(shí)施過(guò)程中,將藥品劃分為重點(diǎn)及非重點(diǎn)管理兩大類(lèi),其中重點(diǎn)管理的藥品種類(lèi)相對(duì)較多,覆蓋面亦相對(duì)較廣,有助于提高數(shù)據(jù)分割的準(zhǔn)確性。優(yōu)化操作流程過(guò)程中重點(diǎn)管理的種類(lèi)通過(guò)掃碼、計(jì)算機(jī)錄入等方式,能彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理的不足。國(guó)內(nèi)學(xué)者研究發(fā)現(xiàn),將優(yōu)化操作流程用于醫(yī)院藥庫(kù)管理中,能及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題,并及時(shí)制定相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn),有助于提高藥庫(kù)管理工作中的規(guī)范性、系統(tǒng)性及科學(xué)性。本研究中,優(yōu)化后月后月平均庫(kù)存金額、庫(kù)存周轉(zhuǎn)時(shí)間、過(guò)期發(fā)生次數(shù)、庫(kù)存不足發(fā)生次數(shù)少于優(yōu)化前,提示優(yōu)化操作流程能降低月平均庫(kù)存金額、庫(kù)存周轉(zhuǎn)時(shí)間,亦可降低藥品的過(guò)期發(fā)生次數(shù)及庫(kù)存不足次數(shù),能保證醫(yī)院安全、合理用藥。既往研究表明,優(yōu)化操作流程用于醫(yī)院藥庫(kù)管理中,能最大程度發(fā)現(xiàn)潛在的差錯(cuò)事故,減少或避免差錯(cuò)事故向臨床蔓延,保證藥品等醫(yī)療物資質(zhì)量和供應(yīng)的及時(shí)性,降低醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn);能提高患者的醫(yī)療物資使用、用藥安全和科技性,提升患者治療滿(mǎn)意度,減少醫(yī)療糾紛[10]。本研究中,優(yōu)化后貼簽及排藥時(shí)間短于優(yōu)化前;貼簽及排藥差錯(cuò)率低于優(yōu)化前,提示優(yōu)化操作流程用于藥庫(kù)管理中能縮短貼簽及排藥所需時(shí)間,可降低差錯(cuò)率,有助于提升工作效率。同時(shí),優(yōu)化操作流程的實(shí)施能減少醫(yī)療資源的浪費(fèi),節(jié)約醫(yī)療成本,更加規(guī)范合理的管理藥品等醫(yī)療物資,更好的服務(wù)于患者。本研究中,優(yōu)化后缺貨率、滯銷(xiāo)率、差錯(cuò)率、藥品等物資破損率低于優(yōu)化前;優(yōu)化后藥品存放不合理、藥品過(guò)期、口頭醫(yī)囑不規(guī)范、藥品備用量不合規(guī)發(fā)生率低于優(yōu)化前,提示優(yōu)化操作流程能降低藥庫(kù)管理差錯(cuò)率、缺貨率,能促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展,有助于降低藥品不良反應(yīng)發(fā)生率。本研究中,優(yōu)化后藥品周轉(zhuǎn)、醫(yī)療物品與藥品使用的可及性、醫(yī)療資源占用及患者投訴滿(mǎn)意度高于優(yōu)化前,提示優(yōu)化操作流程有助于提高藥庫(kù)管理滿(mǎn)意度,能彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理存在的弊端和不足。但由于藥庫(kù)涉及內(nèi)容較多,再加上臨床藥品種類(lèi)、不同藥品的管理貯存要求不同,優(yōu)化操作流程實(shí)施過(guò)程中應(yīng)根據(jù)不同的藥品進(jìn)行干預(yù),避免疏忽造成缺貨或耽誤搶救試劑,危及患者生命安全。同時(shí),優(yōu)化操作流程管理過(guò)程中應(yīng)將重點(diǎn)藥品納入重點(diǎn)管理類(lèi),實(shí)時(shí)監(jiān)控,維持供應(yīng)。

綜上所述,優(yōu)化操作流程用于藥庫(kù)管理工作中,有助于提高藥品供應(yīng)質(zhì)量,提升醫(yī)療物品與藥品使用的可及性,降低醫(yī)療資源占用率,可獲得較高的管理滿(mǎn)意度,值得推廣應(yīng)用。

利益沖突:所有作者聲明無(wú)利益沖突。