芻議醫(yī)院檔案的信息化管理要點

高雅茹

摘 要： 醫(yī)院信息科學(xué)化信息管理能夠有效促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展，目前很多醫(yī)院對于檔案信息化管理重視程度不夠，管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏專業(yè)性、責(zé)任心強的管理工作人員。所以，全新的思維方式、合理健全規(guī)范的檔案制度、專業(yè)的管理工作人員補充勢在必行，同時現(xiàn)代化全新的檔案管理工作設(shè)備也急需完善和提高，通過不斷努力有效促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理工作效率提高。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 信息化管理

中圖分類號：R19 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0064-01

當(dāng)代社會發(fā)展迅速，信息技術(shù)的發(fā)展也日新月異，社會各階層也越來越意識到信息技術(shù)對工作和生活方面的各種積極作用，醫(yī)院方面對于檔案信息化管理也更是初窺門徑。緊跟社會的形式發(fā)展走向，提高了醫(yī)院信息科學(xué)化管理的重視，摒棄陳舊檔案管理制度，積極完善醫(yī)院的工作方式，逐步健全管理制度。

一、醫(yī)院信息科學(xué)化管理的積極作用

1.方便初始資料的保存

初始資料對醫(yī)院來說是至關(guān)重要的。在醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式中，這些資料都是以最古老的方式被保存著[1]。時間流逝，這些紙質(zhì)的資料難免會面對越來越多的問題。比如需要存放的空間越來越大，溫度濕度氣候的改變以及其它的物理環(huán)境對紙張的影響越來越大，所以需要投入的更多資金進(jìn)行維護和保養(yǎng)，造成檔案管理工作難度大、可用率低、易損易壞。信息化管理的檔案制度就不會存在這些問題。初始資料經(jīng)過信息技術(shù)處理后，通過簡單的操作即可查閱，既省去了繁瑣的翻找過程，又不用擔(dān)心如反復(fù)查找紙質(zhì)資料對紙張產(chǎn)生的損壞，也省去了大量紙張的存放產(chǎn)生的空間，增加了醫(yī)院對空間的利用率。信息資料經(jīng)過備份處理后，不用再擔(dān)心資料的丟失或者破壞。

2.完善檔案的處理方法

對不同類別的檔案進(jìn)行分類處理是醫(yī)院的重要工作之一。傳統(tǒng)檔案處理方式需要投入大量的人力物力時間及空間[2]。信息化管理的檔案制度則可以完美的解決這些問題，可大大提高檔案管理工作人員的工作效率。檔案的信息化管理與人工歸檔方式相比有明顯的優(yōu)勢，比如即時存檔，即時查取，即時修改，即時轉(zhuǎn)換，能夠有效完善檔案管理制度。

3.方便醫(yī)院各部門之間對資料的交流和溝通

傳統(tǒng)的檔案處理模式不利于醫(yī)院各部門之間對資料的分享及溝通。不同類別的資料分門別類存放于醫(yī)院各部門科室。查閱其他科室的資料對工作人員來說繁瑣困難。信息化管理后的檔案存放于醫(yī)院的局域網(wǎng)中，即查即閱，效率極高。經(jīng)過加密處理的資料也可提高安全度。

二、完善信息化管理檔案制度的方法和意見

1.提高檔案信息化專業(yè)管理工作對醫(yī)院的積極作用

檔案信息化管理對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展起到積極、深遠(yuǎn)的作用，所以上至領(lǐng)導(dǎo)階層、下至普通員工都要充分意識到檔案管理信息化的勢在必行[3]。醫(yī)院通過管理思想的不斷轉(zhuǎn)變，有效的摒棄了傳統(tǒng)思維模式的束縛，促進(jìn)檔案管理工作人員學(xué)習(xí)全新的工作方式方法，不斷完善細(xì)致化檔案管理模式，通過多層次、多方面的檔案管理工作內(nèi)容不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化工作建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。

2.完善檔案信息化管理工作制度

檔案信息化管理制度的完善可保證檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.1崗位工作細(xì)分化

要詳細(xì)規(guī)劃工作職責(zé)，崗位工作落實到個人，并未將職責(zé)也落實到個人，通過崗位工作內(nèi)容細(xì)化，能夠有效找到工作責(zé)任人，促進(jìn)員工的責(zé)任心培養(yǎng)。

2.2制定規(guī)范化醫(yī)療檔案信息管理制度

醫(yī)院要在國家相關(guān)檔案信息管理法規(guī)指導(dǎo)下制定完整、健全、科學(xué)的檔案信息化管理制度，通過現(xiàn)代化檔案管理軟件的配置，要適應(yīng)多種類格式文檔的存儲和瀏覽工作，配備系統(tǒng)的互聯(lián)網(wǎng)功能，為醫(yī)院系統(tǒng)化管理服務(wù)，保證醫(yī)院業(yè)務(wù)需要，保證醫(yī)院與員工之間、醫(yī)院與衛(wèi)生系統(tǒng)之間對檔案方面工作的交流與溝通[4]。

2.3建立完善的軟件維護保養(yǎng)制度

醫(yī)院要建立完善的軟件維護保養(yǎng)制度，保障醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的正常運行，防治因為檔案管理軟件維護和保養(yǎng)不當(dāng)，造成的檔案丟失情況發(fā)生。

2.4制定科學(xué)的用戶查閱管理權(quán)限

醫(yī)院通過制定科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠脩舨殚喓凸芾頇?quán)限，有效保障了醫(yī)院檔案信息的安全性，并且通過管理權(quán)限的嚴(yán)格規(guī)定能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的正規(guī)化進(jìn)程。

2.5建立公平的獎罰政策

醫(yī)院通過建立公平、公正的獎罰政策，積極促進(jìn)員工的工作積極性和責(zé)任感，培養(yǎng)了員工的主人翁意識，有效提高醫(yī)院檔案信息管理工作的效率。

3.信息化檔案管理技術(shù)的使用有效提高了檔案管理工作人員認(rèn)知水平

醫(yī)院通過現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的使用有效實現(xiàn)了檔案的信息化管理流程，對于專業(yè)的檔案檔案管理工作人員需求量越來越大。如何提高檔案管理工作的專業(yè)性是醫(yī)院管理工作人員的首要問題，可以通過直接引進(jìn)熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及檔案管理專業(yè)的技術(shù)性專業(yè)人才進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作人員的人才儲備，提高整體檔案管理工作隊伍的綜合素質(zhì)；也可以通過對員工進(jìn)行現(xiàn)代化信息檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，并積極制定教學(xué)目標(biāo)，并實行公平、嚴(yán)格的末位淘汰制度，促進(jìn)醫(yī)院擔(dān)綱管理工作的有效進(jìn)行。

4.完善的現(xiàn)代化檔案管理工作設(shè)備

醫(yī)院通過自身綜合實力的分析，理智的擴大檔案信息管理建設(shè)工作的投入力度，并且有效促進(jìn)辦公設(shè)施的綜合配備，更換現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備也是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。檔案信息化管理需要相應(yīng)的工作設(shè)備，醫(yī)院也要根據(jù)自身經(jīng)濟綜合情況進(jìn)行經(jīng)濟方面的投入[5]。專業(yè)的現(xiàn)代化管理軟件、高科技檔案管理系統(tǒng)硬件、存儲設(shè)備等綜合設(shè)備的配備能夠有效提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量與效率。專門配備必須的計算機、打印機等一切基礎(chǔ)設(shè)施的工作室也是必須條件之一。

結(jié)束語

隨著社會主義現(xiàn)代化科技不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案現(xiàn)代化信息管理模式也逐步走上歷史舞臺，通過專業(yè)化、職業(yè)化、科技化、現(xiàn)代化等多效管理能夠不斷提高醫(yī)院的綜合競爭力，有效加強了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，并且有助于醫(yī)院的服務(wù)效率提高，促進(jìn)醫(yī)院管理的科學(xué)化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]彭春華，彭秋鳳.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在問題和應(yīng)對要點分析[J].海峽藥學(xué)，2014（11）：277-278.

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[3]金英愛.談醫(yī)院檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（19）：147，157.

[4]瞿明紅.探析新時期醫(yī)院檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（21）：151-152.

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