企業(yè)會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量的提升策略探討

張興龍

【摘要】目前很多企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要管理存在或多或少的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)管理策略的執(zhí)行有很大的影響。本文就企業(yè)會(huì)議紀(jì)要管理的重要性以及目前企業(yè)會(huì)議紀(jì)要存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并且就此提出了具體的強(qiáng)化措施，希望對(duì)提高企業(yè)會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量能夠有所幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量

近年來(lái)，很多企業(yè)越來(lái)越重視會(huì)議紀(jì)要的有效建設(shè)和發(fā)展，并且投資了大量人力物力以及財(cái)力來(lái)支持和加強(qiáng)企業(yè)會(huì)議紀(jì)要工作的改進(jìn)和完善，但是，由于很多方面的原因，我國(guó)企業(yè)會(huì)議紀(jì)要管理過(guò)程中還存在一定的不足和困難，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響著企業(yè)的有效發(fā)展，所以，我們應(yīng)該采取有效的措施加強(qiáng)企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的有效管理。

一、企業(yè)會(huì)議紀(jì)要管理的重要性

會(huì)議就是企業(yè)的集會(huì)議事，所有的企業(yè)、事業(yè)單位都會(huì)在會(huì)議上商議、研討和決斷企業(yè)運(yùn)行的大小事物。在會(huì)議上，大家都可以踴躍發(fā)言，對(duì)企業(yè)決議發(fā)表自己的看法，會(huì)議可以將大家智慧的結(jié)晶、精辟的觀點(diǎn)都集中起來(lái)，而會(huì)議紀(jì)要的作用就是及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)會(huì)議精神和會(huì)議內(nèi)容。所以，會(huì)議紀(jì)要對(duì)于企業(yè)管理和發(fā)展的作用及意義之大由此可見(jiàn)。但是，經(jīng)常會(huì)有人將會(huì)議紀(jì)要當(dāng)成會(huì)議記錄，將兩者混淆，其實(shí)兩者是完全不同的兩個(gè)概念，一般情況下，會(huì)議記錄只需要將完整的、真實(shí)的會(huì)議過(guò)程記錄下來(lái)就可以了，而會(huì)議紀(jì)要的要求遠(yuǎn)高于會(huì)議記錄，它需要將會(huì)議內(nèi)容和結(jié)果用精煉、準(zhǔn)確的文字歸納概括，是非常正式的公文，所以，要做好會(huì)議紀(jì)要，必須要理清整個(gè)會(huì)議過(guò)程的概念和思路。企業(yè)管理和建設(shè)過(guò)程中會(huì)議紀(jì)要具有非常重要的作用和意義。

首先，會(huì)議紀(jì)要可以使得會(huì)議記錄者有針對(duì)性地記錄會(huì)議重點(diǎn)，會(huì)議紀(jì)要是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，主要用于傳遞會(huì)議精神、會(huì)議議題的爭(zhēng)議以及會(huì)議的最終決定的工作，所以，一定要嚴(yán)格對(duì)待，避免會(huì)議紀(jì)要出現(xiàn)失誤，從而真實(shí)地反映企業(yè)會(huì)議的重要內(nèi)容。其次，會(huì)議紀(jì)要可以有效促進(jìn)企業(yè)會(huì)議的制度化和規(guī)范化管理。高質(zhì)量的會(huì)議紀(jì)要必須是嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，提高會(huì)議程序的規(guī)范和秩序，使得和會(huì)議議題申報(bào)、會(huì)議記錄以及規(guī)范管理等所有會(huì)議工作都嚴(yán)格程序化和制度化，從而最大程度地降低企業(yè)決議的失誤。企業(yè)會(huì)議紀(jì)要可以有效地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)階層經(jīng)過(guò)討論研究達(dá)成的重大決議，為企業(yè)的下一階段的工作的開(kāi)展指明方向和重點(diǎn)，同時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)階層提供了非常完善的會(huì)議總結(jié)資料，并且可以給領(lǐng)導(dǎo)階層全面提供企業(yè)基層的決策執(zhí)行情況和工作情況。

二、目前企業(yè)會(huì)議紀(jì)要存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)會(huì)議紀(jì)要管理形式缺乏創(chuàng)新。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)議紀(jì)要工作尤其重要，在一個(gè)大的集體中它的企業(yè)運(yùn)作是很難被協(xié)調(diào)的，這就要求企業(yè)內(nèi)部必須建立高質(zhì)量的會(huì)議紀(jì)要管理體系系。但是目前很多企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要管理缺少系統(tǒng)的規(guī)劃和管理，會(huì)議紀(jì)要的作用很難最大程度化地發(fā)揮出來(lái)，從而有可能造成人才浪費(fèi)或者損失，并且對(duì)企業(yè)的決策決議和執(zhí)行工作有很大的影響。很多企業(yè)中，會(huì)議紀(jì)要工作都或多或少地存在問(wèn)題，模式比較單一，也缺乏創(chuàng)新，分工不明確、責(zé)任不到人，崗位職責(zé)相對(duì)比較模糊，會(huì)議紀(jì)要工作人員的工作內(nèi)容沒(méi)有明確的范圍和界限，很多紀(jì)要人員對(duì)自己的工作范圍和職責(zé)沒(méi)有明確的界定，導(dǎo)致工作效率得不到提升，工作質(zhì)量也難以保障。企業(yè)的崗位責(zé)任制度不清晰，工作中如果出現(xiàn)問(wèn)題，有些紀(jì)要人員就乘機(jī)推脫，很多問(wèn)題都找不到人負(fù)責(zé)和懲罰。管理階層分配工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)不合理、不科學(xué)的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致工作內(nèi)容范圍交叉混亂的情況，會(huì)議紀(jì)要工作有時(shí)會(huì)缺乏計(jì)劃，影響工作質(zhì)量，而且由于工作分配的不到位，工作模式呆板缺乏創(chuàng)新，影響工作效率，影響會(huì)議紀(jì)要工作的效果發(fā)揮。

（二）企業(yè)會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中的秩序有待提升。秩序管理制度的健全是企業(yè)會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量提升的決定性因素，直接影響會(huì)議紀(jì)要的工作效率和質(zhì)量，很多企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要管理制度有待完善，多多少少存在一定的不足和缺陷，從而導(dǎo)致會(huì)議紀(jì)要人員工作分配不合理，降低了會(huì)議紀(jì)要工作效率。很多企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的工作安排、考勤、工作核算、懲罰制度、以及相關(guān)培訓(xùn)都會(huì)存在一定的缺陷，所以，會(huì)議紀(jì)要工作的專(zhuān)業(yè)性、完整性和高效性都在一定程度上會(huì)很難達(dá)到要求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在一定程度上缺乏對(duì)會(huì)議紀(jì)要工作的有力監(jiān)督，很難做到正確用人、選人，將會(huì)議紀(jì)要人員資源合理配置，有效管理，在一定程度上阻礙了企業(yè)會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量的提升。

（三）企業(yè)會(huì)議紀(jì)要工作人員的綜合素質(zhì)有待提升。目前企業(yè)會(huì)議紀(jì)要工作人員的素質(zhì)普遍有了提高，但不得不說(shuō)還是會(huì)有一些欠缺，而作為一名會(huì)議紀(jì)要工作人員，完善自身的綜合素養(yǎng)是十分有必要的。作為會(huì)議紀(jì)要人員，應(yīng)該在其位、任其職、干其事。但是有些會(huì)議紀(jì)要工作人員沒(méi)有全面認(rèn)識(shí)到自己工作崗位的重要性，在工作中多少有些不負(fù)責(zé)任的態(tài)度，沒(méi)有盡全力去干好本職工作，或者總是應(yīng)付工作，比如在規(guī)定工作時(shí)間內(nèi)做一些其他的事，阻礙工作效率的提高。他們?cè)诠ぷ鲿r(shí)很難時(shí)時(shí)刻刻將一切以提升企業(yè)的管理和發(fā)展作為目標(biāo)，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)意識(shí)還有待提升，這樣不能在工作中實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，反而阻礙了會(huì)議紀(jì)要工作的進(jìn)行，不利于企業(yè)整體事業(yè)的管理和發(fā)展。這也就是說(shuō)當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部對(duì)于會(huì)議紀(jì)要工作人員綜合素質(zhì)素養(yǎng)的培養(yǎng)工作顯然做的不夠到位，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展是有很大負(fù)面作用的。

三、企業(yè)會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量的提升策略

（一）管理階層加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的重視。首先，企業(yè)會(huì)議紀(jì)要相關(guān)部門(mén)的每個(gè)員工必須具有足夠的責(zé)任意識(shí)，企業(yè)的管理人員和會(huì)議紀(jì)要的負(fù)責(zé)人員的責(zé)任意識(shí)對(duì)企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的管理工作具有至關(guān)重要的作用，所以，企業(yè)可以根據(jù)會(huì)議紀(jì)要工作的實(shí)際情況制定合理的嚴(yán)格的激勵(lì)制度，將每一個(gè)工作細(xì)節(jié)都分工明確，責(zé)任到人，一旦工作過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，必須在第一時(shí)間內(nèi)找到責(zé)任人，并且嚴(yán)格追究其責(zé)任以及直屬領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，如果工作中問(wèn)題情況嚴(yán)重，就采取更有力度的懲罰方式追究責(zé)任人的責(zé)任，如果工作過(guò)程中沒(méi)有問(wèn)題，會(huì)議紀(jì)要人員表現(xiàn)優(yōu)異，就應(yīng)該相應(yīng)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，從而逐漸提高企業(yè)基層到管理階層的責(zé)任意識(shí)。企業(yè)必須從領(lǐng)導(dǎo)階層就加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要工作的重視程度，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能在接下來(lái)的工作中對(duì)基層員工進(jìn)行責(zé)任意識(shí)的提高，領(lǐng)導(dǎo)階層可以通過(guò)公司內(nèi)部宣傳、企業(yè)網(wǎng)校宣傳等方式對(duì)員工加以教育，潛移默化地提高會(huì)議紀(jì)要人員對(duì)自己工作的重視程度，從而進(jìn)一步提高會(huì)議紀(jì)要的工作質(zhì)量。

（二）強(qiáng)化企業(yè)會(huì)議進(jìn)行的秩序。企業(yè)會(huì)議紀(jì)要是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，必須保證在嚴(yán)格的秩序下才能高效地進(jìn)行紀(jì)要工作。針對(duì)當(dāng)前我們國(guó)家企業(yè)會(huì)議紀(jì)要工作的具體實(shí)施情況，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要的觀念創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。在工作中逐漸發(fā)現(xiàn)員工的不同能力，正確認(rèn)識(shí)人力資源管理，轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，促進(jìn)營(yíng)造一種良好的工作氛圍。在激勵(lì)機(jī)制方面應(yīng)該有所創(chuàng)新，更加注重“能力待遇”和物質(zhì)刺激，根據(jù)每個(gè)人的工作能力給予他們合理獎(jiǎng)勵(lì)。這樣就可以有效激勵(lì)會(huì)議紀(jì)要工作人員，促進(jìn)他們自我管理、自我經(jīng)營(yíng)，積極主動(dòng)完成本職工作，提高工作效率，提升企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的工作質(zhì)量，最終促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。從而從各個(gè)方面提升企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的工作秩序，加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要工作的質(zhì)量提升。

（三）提升企業(yè)會(huì)議紀(jì)要工作人員的綜合素質(zhì)。人才的培養(yǎng)建設(shè)是企業(yè)管理和發(fā)展的重要組成部分，首先，企業(yè)可以高薪引進(jìn)非常優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才，利用優(yōu)秀的人才對(duì)會(huì)議紀(jì)要人員的工作和行為形成一種模范和激勵(lì)作用，將先進(jìn)的工作理念和工作技術(shù)引入到企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的工作中，從而帶領(lǐng)企業(yè)會(huì)議紀(jì)要工作人員更好地工作，這種效果是最直接、最明顯的，但是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要保證優(yōu)秀人才的獎(jiǎng)勵(lì)制度，避免優(yōu)秀人才的流動(dòng)。其次，企業(yè)可以進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要人員綜合素質(zhì)培訓(xùn)的計(jì)劃，定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能以及綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，從專(zhuān)業(yè)上、素質(zhì)上、認(rèn)知上等等全面提升員工，并且定期對(duì)員工進(jìn)行審核，審核結(jié)果優(yōu)異的進(jìn)行表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，審核結(jié)果不合格的員工一定要加以懲罰，有效的利用考核制度和獎(jiǎng)懲制度對(duì)員工進(jìn)行綜合素質(zhì)的提升，甚至投資讓員工外出培訓(xùn)，學(xué)習(xí)外面先進(jìn)的工作理念和技術(shù)，全面提升自我，總之，盡可能努力提高員工的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要工作的的水平。企業(yè)的管理發(fā)展中，一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)決定著工作單位未來(lái)的發(fā)展。所以企業(yè)應(yīng)該有效提高會(huì)議紀(jì)要工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，致力于構(gòu)建一個(gè)良好的工作團(tuán)體和工作氛圍，可以有效提高工作效率，促進(jìn)會(huì)議紀(jì)要工作的提升。同時(shí)每個(gè)人應(yīng)該樹(shù)立強(qiáng)大的責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)力量，提高企業(yè)會(huì)議紀(jì)要工作的專(zhuān)業(yè)水平。每個(gè)人都應(yīng)該做好本職工作，各有所用，促進(jìn)人力資源有效利用，避免各種“空坐其位”等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的管理。企業(yè)會(huì)議紀(jì)要管理的科學(xué)性直接關(guān)系著企業(yè)重大決策執(zhí)行的有效性，企業(yè)要充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)會(huì)議紀(jì)要工作過(guò)程實(shí)現(xiàn)高科技的科學(xué)化管理，會(huì)議紀(jì)要管理圍繞企業(yè)管理和決策的整個(gè)過(guò)程，非常專(zhuān)業(yè)、方便和高效。企業(yè)可以有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立一個(gè)會(huì)議紀(jì)要管理信息化的平臺(tái)，可以更好地實(shí)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要管理的規(guī)范化和高效性，這樣一來(lái)，會(huì)議紀(jì)要工作的動(dòng)態(tài)和信息都能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)反映到領(lǐng)導(dǎo)高層，會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督和管理工作也都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效實(shí)現(xiàn)，這樣一來(lái)，企業(yè)可以在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要工作的高效管理，一旦工作過(guò)程中出現(xiàn)任何問(wèn)題，都可以得到有效的解決，而且企業(yè)內(nèi)部的透明化管理，也有效避免了一些投機(jī)取巧、不負(fù)責(zé)任的工作行為?，F(xiàn)在社會(huì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)橫行的時(shí)代，因此企業(yè)應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)給人們帶來(lái)的影響，也就是說(shuō)會(huì)議紀(jì)要工作可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)詳細(xì)、準(zhǔn)確記錄公司會(huì)議的具體情況以及會(huì)議核心內(nèi)容等，準(zhǔn)確整理會(huì)議進(jìn)程，以備管理和執(zhí)行。在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)可以大大提高工作效率，同時(shí)促進(jìn)人力資源的合理正確利用，避免人才的浪費(fèi)和損失，同時(shí)也避免一些不必要的工作崗位的設(shè)立，實(shí)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要人力資源的合理管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，會(huì)議紀(jì)要對(duì)于企業(yè)管理有著非常重要的作用和意義，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視會(huì)議紀(jì)要工作人員，提高會(huì)議紀(jì)要的制度性和規(guī)范性，并且不斷創(chuàng)新會(huì)議紀(jì)要的管理工作，提升會(huì)議紀(jì)要的質(zhì)量。

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