運用office宏實現(xiàn)工程資料高效歸集與檢索

楊志軍

摘 要：隨著辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展和不斷完善，基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的無紙化辦公得到廣泛應(yīng)用，其對信息的快速合成與傳遞是傳統(tǒng)辦公模式無法比擬的。運用Excel電子表格的強大功能，能夠方便地處理多重文件、交叉文件、復(fù)雜文件，起到事半功倍的效果。介紹了如何通過Excel宏和相關(guān)鏈接技術(shù)集中管理工程資料，以方便快速、準(zhǔn)確、高效地查閱工程資料，共享數(shù)據(jù)信息。

關(guān)鍵詞：office宏；工程資料；歸集與檢索；無紙化辦公

中圖分類號：TP317 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.08.097

1 背景分析

隨著計算機的普及和辦公軟件的不斷完善，無紙化辦公已逐漸滲入到各個領(lǐng)域，計算機在工程建設(shè)領(lǐng)域也得到了廣泛應(yīng)用。使應(yīng)用程序自動化還是充滿挑戰(zhàn)的領(lǐng)域。對每個需要自動化的應(yīng)用程序，人們不得不學(xué)習(xí)一種不同的自動化語言。隨著Microsoft Office辦公自動化軟件的不斷普及，綜合統(tǒng)計分析人員都能較為熟練地操作Excel電子表格軟件。例如，可以用Excel的宏語言來使Excel自動化，使用Word Basic使Word自動化等。微軟決定讓它開發(fā)出來的應(yīng)用程序共享一種通用的自動化語言——VBA，可以認為VBA是非常流行的應(yīng)用程序開發(fā)語言Visual Basic的子集。VB具有自己的開發(fā)環(huán)境，而VBA必須寄生于已有的應(yīng)用程序。運行VB開發(fā)的應(yīng)用程序，用戶不必安裝VB，因為VB開發(fā)出的應(yīng)用程序是可執(zhí)行文件（*.EXE），而VBA開發(fā)的程序必須依賴于它的“父”應(yīng)用程序，例如Excel。

Excel電子表格軟件是應(yīng)用最廣泛的軟件之一，它的數(shù)據(jù)處理、圖表功能及各種函數(shù)和工具深受廣大用戶的喜愛。Excel的強大優(yōu)勢還在于它提供的宏語言Visual Basic for Application（VBA）。Visual Basic是Windows環(huán)境下開發(fā)應(yīng)用軟件的一種通用程序設(shè)計語言，功能強大，簡便易用。VBA是它的一個子集，可以廣泛地應(yīng)用于Microsoft公司開發(fā)的各種軟件中，例如Word、Excel、Access等。

多數(shù)Office程序（包括Excel）所用的宏代碼語言都是VBA。VBA可以稱作Excel的“遙控器”。通過逐步執(zhí)行程序為您保存的操作而在Excel中錄制過宏。錄制宏時，Excel會在附加到工作簿的模塊中錄制描述操作的VBA代碼。Excel中的宏是存儲在工作簿中的代碼段，它可以自動處理重復(fù)的任務(wù)，快速地組織數(shù)據(jù)。宏可以使我們的工作和生活更加方便。這正是它值得關(guān)注的原因。模塊是用于存儲宏的容器，宏用VBA語言編寫。

2 實施步驟

2.1 在文件中加入超級鏈接

對于存儲在本地、工作組或者局域網(wǎng)中共享的文件數(shù)據(jù)，可通過在文件中設(shè)置超級鏈接來定位文件，如圖1所示。

文件的超級鏈接一方面可以快速定位和打開所需文件，另一方面可以杜絕文件出錯。一旦文件不存在或讀取錯誤，文件就會中斷自動合成并跳出提示信息。點擊“調(diào)試”，出錯信息就會以突出的背景色顯示在Visual Basic編輯器的代碼段中。

2.2 錄制宏

記錄宏其實就是將工作的一系列操作結(jié)果錄制下來，可以使用office菜單“工具→宏→錄制新宏”，這樣將產(chǎn)生一個宏?？墒呛暧涗浧髦辉试S用戶完成用VBA可能完成的一部分，而不少工作必須通過編寫VBA程序來完成。具體步驟是通過office菜單“工具”→“宏”，選中需編輯的宏，按“編輯”鍵，就可以對這個宏進行編輯。也可以通過在“工具”菜單上，指向“宏”，然后單擊打開“Visual Basic編輯器”?！癡isual Basic編輯器”是一個用于編寫和編輯VBA的工具。我們可以在過程中加入程序，也可在宏中加入新的過程。插入一個模塊，作為存儲宏的容器。在開始編寫宏之前，需要先想好將宏保存在哪里。模塊是存儲宏的容器，它通過VBA項目更大的容器附加到工作簿中。Excel和Word中的許多操作都可以是一個“宏”?！坝涗浐辍逼鋵嵕褪菍⒐ぷ鞯囊幌盗胁僮鹘Y(jié)果錄制下來，并命名存儲（相當(dāng)于VB中一個子程序）。在Excel和Word中，“記錄宏”僅記錄操作結(jié)果，而不記錄操作過程。

錄制完成后，使用Excel和Word菜單“工具→宏→停止錄制”，選擇“工具→宏”，點擊運行，可以測試和編輯新錄制的宏。

2.3 設(shè)置快捷鍵

在Excel和Word“工具”菜單上，指向“宏”，選擇需要設(shè)置快捷鍵的宏，單擊“選項”，設(shè)置運行該宏的快捷鍵。因為在Excel和Word中可能包含多個不同功能的宏，例如當(dāng)您需要對某一數(shù)據(jù)區(qū)域執(zhí)行多次操作或?qū)Χ鄠€數(shù)據(jù)區(qū)域執(zhí)行操作時，便可使用嵌套循環(huán)，宏的嵌套循環(huán)就需要多個宏的運行來實現(xiàn)。設(shè)置快捷鍵可以快速找到并運行需要的宏，防止出錯，如圖2所示。3 結(jié)束語

就大型建設(shè)項目而言，大量的業(yè)務(wù)和運營數(shù)據(jù)對企業(yè)的經(jīng)營分析活動具有至關(guān)重要的作用，是企業(yè)經(jīng)營決策層進行決策活動的依據(jù)和基礎(chǔ)。大量的信息由企業(yè)IT部門的工作人員依據(jù)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)生成統(tǒng)計信息和相關(guān)的文件，展現(xiàn)給企業(yè)的綜合統(tǒng)計分析人員。宏技術(shù)優(yōu)勢體現(xiàn)為速度快、正確率高，主要適合于處理大量重復(fù)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和文件的制作組卷合成，有利于降低勞動強度，對于工序煩瑣、易出錯的各類文件，有很好的應(yīng)用前景。

〔編輯：劉曉芳〕