新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)思考

熱依拉木?吾拉依木

摘 要：新形勢(shì)下檔案管理人員應(yīng)該積極的對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行改革，使其更加的規(guī)范化、科學(xué)化，與現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展要求相符合，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的不斷完善，更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

只有檔案管理制度規(guī)范合理，管理層在制定各項(xiàng)方案時(shí)才能有參考的標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也有重要的影響，但就目前情況來(lái)看，創(chuàng)新檔案管理顯得尤為重要。

1 事業(yè)單位檔案管理的改革必要性

數(shù)字化信息技術(shù)社會(huì)進(jìn)程加深，單位數(shù)字化檔案管理水平也有所提升，有效地提高了事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。在信息技術(shù)的前提下，事業(yè)單位通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化、信息化處理，促進(jìn)了檔案管理職能的充分發(fā)揮。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性。首先，互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)不斷完善，高效的信息處理技術(shù)也在各個(gè)行業(yè)中應(yīng)用，檔案管理是對(duì)事業(yè)單位的“信息”進(jìn)行管理。因而，檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然要求。其次，目前事業(yè)單位體制正處于關(guān)鍵的改革時(shí)期，改革就離不開(kāi)信息化技術(shù)、平臺(tái)使用，因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是必然趨勢(shì)。其次是傳統(tǒng)檔案管理保存方式遠(yuǎn)不及信息化檔案的快捷、便易以及安全，因此，事業(yè)單位管理信息化是檔案管理職能發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

檔案管理工作對(duì)許多事業(yè)單位來(lái)說(shuō)無(wú)非是枯燥的保管與記錄工作。所以，很多事業(yè)單位對(duì)此不是很重視，馬馬虎虎了事，這種工作的態(tài)度使得事業(yè)單位檔案管理工作受到影響。盡管檔案管理工作不能為事業(yè)單位帶來(lái)直接的利潤(rùn)，但對(duì)于事業(yè)單位的影響很大，直接影響事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)評(píng)價(jià)水平，對(duì)事業(yè)單位的健康發(fā)展產(chǎn)生重大影響。因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。

2、檔案管理程序不完善

由于對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致許多事業(yè)單位的檔案管理程序很不完善，甚至有些事業(yè)單位的檔案管理工作顯得很是混亂，這就直接導(dǎo)致了其檔案管理工作滯后，檔案更新緩慢，管理層不能有效地利用檔案信息，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。

3、檔案管理的工作人員的工作態(tài)度不端正

事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致了檔案管理工作人員的工作態(tài)度不端正。正是檔案管理工作人員這種不端正甚至是應(yīng)付差事的工作態(tài)度影響了工作的質(zhì)量，使得工作過(guò)程中常常出現(xiàn)工作不認(rèn)真，效率低下的工作現(xiàn)象，從而使得事業(yè)的發(fā)展緩慢，甚至嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的新原則

1、規(guī)范性原則

面對(duì)紛繁復(fù)雜的新形勢(shì)，事業(yè)單位檔案管理要堅(jiān)持規(guī)范性原則，確保檔案收集過(guò)程中的正確性、管理過(guò)程中的正確性、使用過(guò)程中的原則性與操作流程中的規(guī)范性。

2、靈活性原則

在堅(jiān)持規(guī)范性原則的基礎(chǔ)上，針對(duì)一些新情況和新問(wèn)題，應(yīng)該本著“具體問(wèn)題具體分析”的原則，提高工作的靈活性，使事業(yè)單位檔案管理能夠適應(yīng)新的社會(huì)形勢(shì)、滿(mǎn)足新的社會(huì)需求。

3、服務(wù)性原則

事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要提高服務(wù)意識(shí)，秉承“主動(dòng)熱情、積極創(chuàng)新”的工作理念，盡量滿(mǎn)足單位員工、社會(huì)企業(yè)、兄弟機(jī)構(gòu)、社會(huì)個(gè)人等各方各面的需求，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

4、科技性原則

要滿(mǎn)足信息社會(huì)對(duì)于檔案管理工作的需求，檔案管理部門(mén)要秉承科技性原則，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)與科技化建設(shè)。

4 創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作

1、完善檔案管理制度

任何工作的開(kāi)展都需要先有制度來(lái)作為依據(jù)與保障，檔案管理制度的建立需要按照國(guó)家、省及行業(yè)中的有關(guān)規(guī)定，體現(xiàn)制度的合法性及合理性。建立的管理規(guī)章制度需要與事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)際相符合，使得制度具備指導(dǎo)及規(guī)范作用得到充分的發(fā)揮，突出制度的科學(xué)性特點(diǎn)。制度對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)及普通職工都具有約束作用，真正地實(shí)現(xiàn)制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度與檔案管理制度是否能順利的執(zhí)行有直接關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行檢査、督促。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就需要及時(shí)地提出解決策略，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善。在事業(yè)單位中，對(duì)檔案管理的宣傳工作做得不到位，缺乏足夠的重視，預(yù)期的管理效果很難實(shí)現(xiàn)。檔案管理的宣傳工作與事業(yè)單位工作人員的參與的積極性及重視程度有著直接的聯(lián)系，其效果對(duì)檔案管理工作順利達(dá)到預(yù)期效果能夠產(chǎn)生重大影響。

2、完善檔案管理程序

如何提高事業(yè)單位檔案管理水平，首先需要檔案管理人員重視本職工作，同時(shí)還要完善現(xiàn)有的檔案管理程序?，F(xiàn)階段，很多事業(yè)單位的檔案管理工作都比較落后，很大程度上也是因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作程序不完善，甚至存在著很大的不足。要想適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，首先必須要完善事業(yè)單位的檔案管理程序。只有使事業(yè)單位檔案管理程序變得規(guī)范化，才能充分發(fā)揮檔案管理的作用，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

3、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化及信息化建設(shè)

檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是事業(yè)單位制度改革的內(nèi)在需求，也是社會(huì)對(duì)檔案信息需求不斷增強(qiáng)的客觀需要，檔案管理應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備及技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，延長(zhǎng)檔案使用壽命。事業(yè)單位需要針對(duì)本單位現(xiàn)有的文獻(xiàn)、資料、科研成果等信息展開(kāi)系統(tǒng)、科學(xué)的整理，對(duì)檔案進(jìn)行合理補(bǔ)充與調(diào)整，使得檔案材料能夠做到有序存放，分清主次輕重。檔案管理工作需要積極的朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的充分開(kāi)發(fā)與利用。計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理中已經(jīng)得到了比較廣泛的應(yīng)用，那些傳統(tǒng)式的檔案管理模式已經(jīng)逐漸的不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。信息時(shí)代下，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)字設(shè)備把檔案中的信息進(jìn)行整理，然后輸入到計(jì)算機(jī)之中，文字、圖片、聲像等形式的檔案也都可以轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式管理并存。在實(shí)際的工作中需要重視對(duì)檔案管理技術(shù)設(shè)備的更新，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的快速發(fā)展，為檔案管理的智能化及信息化的實(shí)現(xiàn)提供條件。

4、加強(qiáng)對(duì)檔案管理的人才培養(yǎng)教育

檔案管理工作人員是檔案管理改革與創(chuàng)新的主體。因此，事業(yè)單位應(yīng)該從以下幾個(gè)方面努力，提高檔案管理人員的素質(zhì)：一是重視人才引進(jìn)，針對(duì)有學(xué)歷、有經(jīng)驗(yàn)、有能力的優(yōu)秀檔案管理人才，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)、委以重任，從而優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高檔案管理工作效率；二是重視人才培養(yǎng)，針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，應(yīng)該積極展開(kāi)在崗培訓(xùn)，用先進(jìn)的理念、知識(shí)和技術(shù)武裝檔案管理人員的頭腦，促進(jìn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新；三是重視經(jīng)驗(yàn)交流，應(yīng)該與兄弟機(jī)構(gòu)、社會(huì)企業(yè)等加強(qiáng)交流與溝通，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)共享與資源共享。

5、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了滿(mǎn)足新形勢(shì)對(duì)于檔案管理工作的新需求，事業(yè)單位需要從以下兩個(gè)方面努力，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：一是加強(qiáng)場(chǎng)地建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中辦公室、檔案室和接待室的“三室分離”制度，從而提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量；二是加強(qiáng)設(shè)備建設(shè)，調(diào)撥足夠的資金用于購(gòu)置電腦、職能電動(dòng)檔案密集架、干燥箱等檔案管理設(shè)備，從而提高檔案管理效率。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)該適時(shí)地實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。首先，應(yīng)該從思想上改變，事業(yè)單位檔案管理工作人員要認(rèn)真對(duì)待自己的工作，重視工作。其次，要不斷提高自我專(zhuān)業(yè)水平，使事業(yè)單位的檔案管理工作人員能夠切實(shí)做好自己的本職工作。最后就是要建立完善新型的檔案管理程序以及信息化的檔案管理機(jī)制。

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