淺談信息化建設(shè)下的科技檔案管理

康海珍

摘 要：介紹了現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案信息化的建設(shè)情況，分析了傳統(tǒng)科技檔案和數(shù)字化科技檔案的特點(diǎn)，以及檔案人員的工作轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：科技檔案；信息化建設(shè)

企業(yè)科技檔案是企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的資料，是企業(yè)生產(chǎn)生產(chǎn)活動(dòng)中真實(shí)可靠的歷史憑證，具有法律效力，且對(duì)業(yè)務(wù)工作的查考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、決策研究起著相當(dāng)重要的參考價(jià)值，維護(hù)好企業(yè)科技檔案的完整和安全，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展至關(guān)重要。

傳統(tǒng)科技檔案管理一般而言在于管理檔案實(shí)體，側(cè)重于對(duì)紙質(zhì)文件和庫(kù)房的要求。庫(kù)房需要足夠的面積，再配備相應(yīng)的檔案庫(kù)房設(shè)備如空調(diào)、滅火器等；檔案管理員需要對(duì)每份紙質(zhì)文件（文本、底圖、藍(lán)圖）或膠片光盤等載體進(jìn)行分類編號(hào)、標(biāo)識(shí)蓋章、打包裝袋，檔案排架、倒架、重復(fù)利用時(shí)的抽配、借閱及歸還等一系列的工作，傳統(tǒng)的科技檔案管理工作造成了拖延了業(yè)務(wù)的運(yùn)作速度，降低了利用的效率。

中國(guó)瑞林工程技術(shù)有限公司創(chuàng)新開(kāi)發(fā)了NIMS一體化智能管理信息系統(tǒng)，科技檔案信息建設(shè)工作也隨之穩(wěn)步展開(kāi)。基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化信息讀取方便、不受時(shí)間空間限制的特點(diǎn)，信息建設(shè)工作為員工獲取知識(shí)和信息提供了更好的條件，更大限度的發(fā)揮出科技檔案的信息價(jià)值與知識(shí)價(jià)值。信息化建設(shè)工作依托于一個(gè)完善的圖檔系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)能滿足對(duì)科技檔案數(shù)據(jù)信息的采集存儲(chǔ)、格式轉(zhuǎn)化、權(quán)限控制、檢索瀏覽、借閱管理及統(tǒng)計(jì)報(bào)表集一體的功能需求，將檔案人員從繁雜的工作中釋放出來(lái)，檔案管理的重心轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)精細(xì)化管理，提高了工作效率，加快了檔案從歸檔到利用的速率，最大限度的利用好檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的辦公自動(dòng)化。

現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)主要集中在三個(gè)方面：

1）傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，即將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及膠片光盤通過(guò)掃描、轉(zhuǎn)換格式等方式，存儲(chǔ)為數(shù)字化檔案復(fù)制件，并上傳至圖檔系統(tǒng)。對(duì)于傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，掃描工作的完成是大前提，工作的完成度包含數(shù)量與質(zhì)量。由于公司歷史悠久，碩果累累，需要進(jìn)行掃描的紙質(zhì)文件數(shù)以百萬(wàn)計(jì)，而在繁重的掃描任務(wù)下一定要保證掃描文件的質(zhì)量。掃描時(shí)需要對(duì)生成的圖像進(jìn)行仔細(xì)的質(zhì)檢驗(yàn)收，圖像是否清晰，命名圖號(hào)是否正確，成套掃描件有無(wú)張數(shù)缺漏等；同時(shí)對(duì)于相關(guān)條目進(jìn)行細(xì)致的核對(duì)，相關(guān)的條目元數(shù)據(jù)值權(quán)限一一對(duì)應(yīng)，在保證最終上傳至圖檔系統(tǒng)的電子文件完整準(zhǔn)確，杜絕少傳、漏傳、傳錯(cuò)等失誤發(fā)生的同時(shí)，也保證相關(guān)專業(yè)人員能夠順利在線瀏覽與借閱。電子文件作為紙質(zhì)文件的有效補(bǔ)充形式，必須與紙質(zhì)文件保持一致性，當(dāng)紙質(zhì)檔案修改時(shí)，電子文件也必須及時(shí)更新，同步歸檔。

2）通過(guò)信息系統(tǒng)線上設(shè)計(jì)的文字、圖表等電子文件經(jīng)歸檔形成數(shù)字化電子檔案。在線策劃設(shè)計(jì)是一項(xiàng)創(chuàng)新的事務(wù)，給科技檔案管理帶來(lái)新的改變。由于在線策劃人員非檔案人員，需要補(bǔ)充科技檔案分類基礎(chǔ)知識(shí)，才能做出組織出符合規(guī)范的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)，保證后期檔案的分類整理工作質(zhì)量。且科技檔案形式種類各式各樣，需做好不同類型電子文件間數(shù)據(jù)接口之間的通用性與兼容性，保證系統(tǒng)的適用性和實(shí)用性。在信息化條件下的企業(yè)科技檔案管理工作需要更加標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，實(shí)行科學(xué)的管理，采用統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的規(guī)范化數(shù)據(jù)類型，才能建立好一個(gè)快捷有效、合理有序的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。信息智能化平臺(tái)建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而充滿挑戰(zhàn)的任務(wù).

3）公共知識(shí)庫(kù)的平臺(tái)分享購(gòu)買或工作中收集而來(lái)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、設(shè)計(jì)圖集等。此數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)保證信息的準(zhǔn)確性，不能在企業(yè)內(nèi)傳播共享錯(cuò)誤信息，及時(shí)更新和修改過(guò)時(shí)信息。為方便使用，提供了在線瀏覽和下載途徑，提供不同的搜索方法與資源分類，提供訪問(wèn)日志和更新日志。且在日常生產(chǎn)過(guò)程中不斷收集有利用價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證企業(yè)知識(shí)的有效累積、傳播及共享。

科技檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)管理提升的必經(jīng)之路，但并不意味著完全放棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形態(tài)。電子檔案盡管有很多優(yōu)點(diǎn)，但也存在著一些有爭(zhēng)議的地方。由于電子檔案的信息和載體可以分離，鑒定其原始性難度很大，容易被不留痕跡的篡改，使得檔案的可信度降低，由于技術(shù)和設(shè)備更新日新月異，電子文件的兼容性和識(shí)別性存在不確定因素，容易因系統(tǒng)更新或軟、硬件損壞造成數(shù)據(jù)丟失，簽名簽章的存在被截取的隱患等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全也是值得關(guān)注的地方，為杜絕黑客攻擊及不良信息入侵等隱患，應(yīng)加大對(duì)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，加密存儲(chǔ)電子檔案，嚴(yán)格限制使用者的權(quán)限，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證技術(shù)，建立好一套專業(yè)的保障體系來(lái)確保運(yùn)行安全及信息安全，維護(hù)好個(gè)人隱私及知識(shí)產(chǎn)權(quán)。此外，紙質(zhì)檔案維護(hù)成本相對(duì)電子檔案維護(hù)成本較低，電子檔案維護(hù)需借助計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，定期的維護(hù)及優(yōu)化費(fèi)用比較復(fù)雜，也對(duì)管理電子檔案人員的知識(shí)技能與業(yè)務(wù)素養(yǎng)相對(duì)要求較高。在法律憑證效力和安全保密性上，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案原件有著電子文件無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，依然發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存（“雙套制”）是現(xiàn)階段最普遍最合理的檔案管理方法，二者有著各自的適用范圍，相互依賴，相互補(bǔ)充，檔案管理人員應(yīng)更好的利用二者的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮效用，努力實(shí)現(xiàn)檔案利用的主動(dòng)化、多元化、優(yōu)質(zhì)化，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)跨越式發(fā)展。

科技檔案信息化極大的提升了檔案管理的水平，也同時(shí)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案信息的收集、整理、利用過(guò)程非常清晰，又掌握一定的信息管理技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，對(duì)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)層次略有涉及，有新型檔案信息資源分析的能力，能為信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與優(yōu)化提出專業(yè)的意見(jiàn)和建議，為構(gòu)建滿足企業(yè)信息化建設(shè)特殊需要的科技檔案信息化系統(tǒng)而努力做高素質(zhì)復(fù)合型人才。

隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷深入的探索和發(fā)展，重管理輕利用的檔案管理方式已成為過(guò)去式。管理是手段，利用才是目的，因此檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展應(yīng)該本著方便利用的中心，科學(xué)規(guī)劃管理方法，積極推進(jìn)信息共享，提高科技檔案的采集面和利用率。檔案工作的本質(zhì)是服務(wù)，服務(wù)的宗旨是以人為本。檔案人員更應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)，熱情周到，細(xì)致入微，任勞任怨，用智慧和行動(dòng)提升檔案信息化服務(wù)質(zhì)量，盡最大努力讓每一位使用者高興而來(lái)，滿意而歸。

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