工會檔案的作用及管理策略分析

劉暢

摘 要：無論是事業(yè)單位，還是企業(yè)，工會始終都是基層職工的利益代表者與維護(hù)者。通過開展有效的工會工作，能夠維護(hù)基層職工的合法權(quán)益。同時，工會也是維系職工與管理層關(guān)系的重要橋梁。在工會活動開展過程中，相關(guān)信息會被記錄到工會檔案當(dāng)中，這使得工會檔案成為了工會組織的重要無形資產(chǎn)。在工會組織不斷發(fā)展及規(guī)模不斷擴(kuò)大的過程中，工會檔案愈來愈受到重視，并且對相關(guān)管理工作提出了新的要求?；诖?， 本文對工會檔案的作用進(jìn)行了闡述，并提出了相關(guān)管理策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：工會檔案；管理；策略

1 工會檔案的重要性

工會檔案與所有檔案一樣，具有典型的記錄功能，是一種不可替代的重要無形資產(chǎn)。在工會組織隊伍建設(shè)、維護(hù)職工權(quán)益、評優(yōu)評模等工作當(dāng)中，工會檔案將工作期間各種重要的信息都記錄下來，成為了工運事業(yè)發(fā)展的真實歷史寫照[1]。新時期，工會所承擔(dān)的責(zé)任與任務(wù)變得愈來愈重。工會檔案管理作為工會的基礎(chǔ)性工作之一，應(yīng)該得到足夠重視。通過完善工會檔案管理工作，能夠保證工會檔案信息的真實性、客觀性及完整性，為工會工作深入開展奠定基礎(chǔ)。

2 工會檔案的作用分析

工會檔案具有政治性、服務(wù)性及機(jī)要性特征，是工會組織的日常性基礎(chǔ)工作。工會檔案的作用主要體現(xiàn)為以下幾個方面[2]：（1）推動工會工作創(chuàng)新。在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，工會所面臨的內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境變化愈來愈大。這就要求工會工作要順應(yīng)形勢，結(jié)合實際，科學(xué)借鑒，創(chuàng)新發(fā)展。工會工作要達(dá)成這些要求，必然離不開工會檔案的支持。工會檔案為工會工作創(chuàng)新提供了客觀、真實的依據(jù)。通過規(guī)范工會檔案、加強(qiáng)檔案開發(fā)，能夠?qū)n案信息資源所蘊(yùn)藏的價值充分挖掘出來。以檔案記錄為鑒，能夠讓工會工作朝著正確的方向開展，有利于提升工會工作實際效能。（2）有利于規(guī)范工會工作。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是新形勢下工會工作的趨勢。要實現(xiàn)工會工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，必然要對相關(guān)工作制度進(jìn)行完善。以制度為導(dǎo)向來約束工作行為，并形成一個標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，以此來促進(jìn)相關(guān)工作順利實施。工會檔案為制度完善提供了可靠的參考信息。從這些信息當(dāng)中能夠全面地反映出以往工會工作的優(yōu)秀之處及不足之處，這樣便能夠?qū)ぷ骷跋嚓P(guān)制度做出針對性調(diào)整。（3）工會檔案是工會工作連續(xù)性的需要。在工會新老領(lǐng)導(dǎo)交替時，工會檔案為其提供了大量的參考資料及信息依據(jù)，有利于提升交接工作效率，讓相關(guān)工作能夠順利銜接，以保證工會工作的連續(xù)性。

3 目前工會檔案管理過程中存在的問題

現(xiàn)階段，部分單位工會檔案管理工作實際開展過程中依然暴露了一定問題，使得工會檔案的部分功能受到了約束，對工會組織深入發(fā)展產(chǎn)生了一定阻礙，具體表現(xiàn)為以下幾個方面[3]：（1）工會領(lǐng)導(dǎo)對工會檔案管理重視程度不夠。工會領(lǐng)導(dǎo)對工會檔案管理的重視程度會對檔案工作人員的工態(tài)度產(chǎn)生直接影響，進(jìn)而影響到檔案管理工作的質(zhì)量。部分工會領(lǐng)導(dǎo)對工會檔案理解不夠，認(rèn)為工會檔案只是單純性的資料收集、整合，并未意識到工會檔案潛在的價值，導(dǎo)致工會檔案管理并未得到重視。這使得相關(guān)工作實際開展過程中難以得到充足的物資、經(jīng)費支持，影響了檔案管理工作的實際成效。（2）相關(guān)制度存在缺陷。工會檔案管理是一項細(xì)致化的工作，無論是在檔案資料收集、鑒定，還是在檔案保存、統(tǒng)計環(huán)節(jié)，都要求檔案管理人員精細(xì)化處理相關(guān)文件。因此，需要在各個環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的制度，以制度為導(dǎo)向，讓檔案管理工作能夠規(guī)范化開展。然而，部分工會的檔案管理制度并不健全，在檔案材料收集、鑒定、立卷等方面缺乏相應(yīng)的細(xì)則，導(dǎo)致檔案管理較為粗放，容易造成檔案資料缺失、歸檔不夠及時等問題，影響了立卷歸檔的質(zhì)量與數(shù)量。（3）檔案管理人員流動性較大。工會當(dāng)中專業(yè)檔案管理人員較少，很多工會檔案管理工作都是由工會其他崗位人員兼職完成。部分檔案工作人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)便上崗工作，由于對檔案業(yè)務(wù)了解程度不夠，導(dǎo)致在實際工作當(dāng)中易出現(xiàn)差錯。也正是由于檔案工作兼職人員較多，使得檔案管理人員流動性較大，不利于工會檔案持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

4 加強(qiáng)工會檔案管理的相關(guān)策略

4.1 逐步實現(xiàn)工會檔案信息化管理

在工會檔案建設(shè)過程中，通過加強(qiáng)工會檔案信息化建設(shè)，不僅能夠提升工會檔案管理質(zhì)量，還能提升工會檔案管理效率，促使工會檔案管理達(dá)到新的層次。首先，要實現(xiàn)工會檔案信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。在工會檔案信息化建設(shè)過程中，要結(jié)合國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案信息資源格式，保證信息數(shù)據(jù)的規(guī)范性及兼容性，便于信息共享[4]。其次，在工會檔案信息化建設(shè)過程中，要加大監(jiān)督力度，保證資金穩(wěn)定投入，實現(xiàn)工會檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)同步發(fā)展。同時，相關(guān)硬件設(shè)施及軟件設(shè)施要按照信息化標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行采購，并由專人進(jìn)行監(jiān)督，保證資金落于實處。另外，要加強(qiáng)工會檔案電子信息安全管理，通過構(gòu)建檔案信息安全保護(hù)體系，防止檔案信息丟失、泄密。同時，要充分落實安全責(zé)任制度，督促檔案管理人員認(rèn)真執(zhí)行崗位工作，為工會檔案提供可靠的安全保障。

4.2 完善工會檔案制度建設(shè)

要實現(xiàn)工會檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，必然離不開相關(guān)制度的支持。在工會檔案制度建設(shè)過程中，首先要建立健全的歸檔制度，保證歸檔工作規(guī)范化實施。同時，工會內(nèi)部要加強(qiáng)工會檔案宣傳工作，讓工會成員認(rèn)識到工會檔案的重要性與價值，增強(qiáng)其檔案法制觀念及歸檔意識，讓檔案材料及時歸檔。其次，要加強(qiáng)檔案保密制度建設(shè)[4]。對于工會檔案保密文件或信息，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，獲得權(quán)限后，才能對保密文件進(jìn)行查閱，避免檔案泄密。結(jié)合檔案保管要求完善檔案借閱制度，做到嚴(yán)格登記，避免檔案丟失、損壞。另外，要完善檔案管理激勵制度。以目標(biāo)責(zé)任制為導(dǎo)向，將檔案管理考核與個人績效關(guān)聯(lián)起來。對于考核優(yōu)異的人員給予獎勵；對于出現(xiàn)問題或紕漏的人員進(jìn)行適當(dāng)懲罰，以此來督促并激勵檔案工作人員，提升其工作積極性。

4.3 充分落實困難職工檔案管理工作

工會的根本任務(wù)在于維護(hù)基層職工權(quán)益，協(xié)助基層職工解決工作、生活當(dāng)中的問題。因此，在工會檔案管理工作當(dāng)中，要重視困難職工的檔案管理。首先，要落實困難職工調(diào)研工作，構(gòu)建完善的困難職工檔案。在建檔過程中，檔案工作人員要深入了解職工家庭情況，明確其困難程度、困難原因，保證檔案的客觀性與真實性。同時，要及時更新困難職工檔案信息，對困難職工實施跟蹤服務(wù)[5]。其次，要形成困難職工扶持長效機(jī)制。一方面，要對困難職工條件、扶持形式等進(jìn)行明確規(guī)定，讓相關(guān)檔案管理規(guī)范化實施；另一方面，要落實困難職工審批計公示工作，讓真正的困難職工獲得幫助。再者，要加強(qiáng)檔案保密及查閱管理，保證困難職工檔案信息的安全，形成良好的檔案管理秩序。

5 結(jié)語

工會檔案在工會組織發(fā)展過程中發(fā)揮了不可替代的作用。相關(guān)工作人員應(yīng)通過加強(qiáng)工會檔案信息化建設(shè)，完善工會檔案制度，將工會檔案的潛在價值充分挖掘出來，為工會工作開展提供可靠的檔案信息支持。

參考文獻(xiàn)

[1]李瑾.現(xiàn)階段工會檔案管理中的常見問題及解決策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（09）：208.

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[4]趙喜民.淺談工會檔案管理工作中存在的主要問題及應(yīng)對措施[J].科學(xué)中國人，2015（33）：80-81.

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