淺談如何做好新時期水利工程檔案管理工作

摘 要：水利工程檔案是新時期水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，人類在各種社會活動中，必然要對這些有利用價值的資料進行查找、研究、并加以開發(fā)利用。做好水利工程檔案管理工作，以科學(xué)、規(guī)范的文字、圖表、聲像等形式準(zhǔn)確記錄施工過程中具有保存價值的資料，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，為水利工程提供真實豐富的信息資源，成為水利工程建設(shè)及管理中一個不可或缺的重要環(huán)節(jié)。我們必須提高重視，加大投入，促進水利工程檔案管理的建設(shè)，從而更好的服務(wù)于水利事業(yè)的發(fā)展。結(jié)合多年來水利工程檔案管理的實踐，就如何做好新時期水利工程檔案管理工作談幾點思考和體會。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；重要性

1 新時期水利工程檔案的主要特點

水利工程檔案是指在工程建設(shè)全過程中，包括水利工程項目提出、立項、審批、勘測設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中，所產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

在水利工程建設(shè)過程中，涉及到多個領(lǐng)域，如建筑、電力、機械、水文、農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、市政、生態(tài)環(huán)境等，因此水利工程檔案種類繁多，可分為水利工程建設(shè)檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案等。根據(jù)水利工程建設(shè)過程所走程序，一個工程的檔案資料可以包括工程項目建設(shè)前期的規(guī)劃、可行性研究報告、設(shè)計方案、決策、招投標(biāo)資料，建設(shè)過程中所做的施工評定資料、相關(guān)材料質(zhì)檢報告、施工日志、工程簽證單、部分地下或隱蔽工程的檢測驗收，竣工后監(jiān)理檢驗資料、竣工驗收資料、試運行等。其中可行性研究階段的文件材料主要由設(shè)計單位提供給管理單位（水利局、水利站等）歸檔，工程投入運行管理階段的文件材料由管理單位（水利局、水利站等）歸檔，施工建設(shè)階段涉及的文件材料比較多，有設(shè)計文件、施工變更資料、建設(shè)管理資料、監(jiān)理管理資料、施工資料、設(shè)備資料等。

水利工程檔案除了與其他檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點外，由于水利工程建設(shè)綜合性強的特點，水利工程在建設(shè)過程中涉及面廣泛、內(nèi)容繁雜，不僅牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、 交通、生態(tài)環(huán)境等，而且與電力、機械設(shè)備、建筑等多個專業(yè)也有著緊密的聯(lián)系，導(dǎo)致了水利工程檔案內(nèi)容相當(dāng)豐富，是以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合，從而形成了水利工程檔案特具的多元性和綜合性等特點。

根據(jù)工程效益的不同、環(huán)境因素的變換、水文地質(zhì)條件的差異、河床演變，以及其他因素所確定的水利工程建設(shè)，其周期長短懸殊較大。一般的江河護坡工程、小型閘站新建及改建、鎮(zhèn)村組河道疏浚、拆壩建橋（涵）等工程，從施工建設(shè)到投入使用通常只要幾個月就可以實現(xiàn)。而大型的河道工程、水庫、閘壩建設(shè)，以及面廣量大的高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田水利建設(shè)項目，則需要數(shù)年或更長的時間才能完成。由此水利工程檔案受到建設(shè)項目工程規(guī)模大小、工程施工周期長短的制約，導(dǎo)致相應(yīng)工程檔案的形成周期差異較大。

另外，水利工程實施的是科研、規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理一體化的運行機制，因此形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。許多文書不僅是檔案的前期活動記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。

2 新時期水利工程檔案的重要性

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作中的一個重要組成部分，它真實的反映了工程建設(shè)質(zhì)量及工程的最終成果。水利工程檔案與其他檔案一樣具有服務(wù)性和參考性。它是控制檢驗水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)和環(huán)節(jié)；是提高水利工程質(zhì)量的重要手段；是水利工程建設(shè)質(zhì)量的體現(xiàn)；是未來水利建設(shè)重要的信息資源；是水利管理工作決策的重要依據(jù)。

水利工程檔案在對水利單位日常工作查考中能起到參考作用。如ISO內(nèi)部審核或ISO外審中，通過對水利工程檔案的查閱可以了解到水利單位工作的程序及建設(shè)產(chǎn)品是否合格，而水利單位也可借助檔案，在擬訂計劃、總結(jié)工作、水利工程設(shè)計等方面作查考憑據(jù)。

汛期遇到緊急突發(fā)狀況時，通過水利工程檔案可以便捷的查詢到歷年來的水情、雨情、災(zāi)情及水利工程的狀況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。在險情為發(fā)生時，通過歷年檔案整理整合也可以做好預(yù)測及防備措施。

完整的水利工程檔案是一筆寶貴的財富。在學(xué)術(shù)研究方面，通過查閱檔案，參考豐富、準(zhǔn)確、可靠的歷史資料，及時汲取到工程建設(shè)經(jīng)驗的同時，減少了外借查閱資料的開支，可以更好、更快、更經(jīng)濟地取得研究成果。

水利工程檔案在建設(shè)時期可以用來全面鑒定工程質(zhì)量；在投入運行過程中，若出現(xiàn)故障或事故，也方便為查明原因、追究事故責(zé)任提供依據(jù)；在后期規(guī)劃改革中，為后人在工程使用、管理、運行、養(yǎng)護、維修、改建、重建、擴建等工作中提供必不可少的依據(jù)。

3 新時期水利工程檔案管理存在的主要問題

3.1 水利工程檔案的質(zhì)量普遍不高

水利工程檔案的質(zhì)量主要包括以下兩個方面：即檔案內(nèi)容的質(zhì)量和案卷整理的質(zhì)量。檔案的內(nèi)容質(zhì)量是指檔案的內(nèi)在質(zhì)量，包括數(shù)據(jù)及內(nèi)容的真實性、完整性、準(zhǔn)確性；案卷的質(zhì)量則體現(xiàn)在檔案的外在形式，包括文件材料的齊全度、系統(tǒng)性與材料的規(guī)范性等等。

導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不高原因主要有以下幾個方面：一是由于一些工程建設(shè)工期較長，稍有疏忽，就會發(fā)生遺漏情況；二是施工人員的組成比較復(fù)雜，一般都是臨時組成的團隊，往往在工程任務(wù)完成后馬上解散，檔案材料也隨之消失；三是水利工程建設(shè)形成的文件材料涉及面廣、牽連部門較多，也導(dǎo)致了單個水利單位所收集到的檔案資料不齊全。

3.2 對工程檔案管理工作不夠重視

在水利工程建設(shè)過程中，部分單位只重視施工工作，而忽視了檔案管理工作，沒有認(rèn)真貫徹相關(guān)法規(guī)政策，也沒有建立有效的檔案組織管理制度。一是檔案工作人員配備不到位，檔案人員的分工職責(zé)不明確；二是檔案資料管理系統(tǒng)不健全，導(dǎo)致人走檔案走，人走檔案沒人做的現(xiàn)象時有發(fā)生，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。三是對水利工程檔案管理工作發(fā)生的變化缺少主觀能動性。

3.3 水利工程檔案管理水平普遍較差

水利工程檔案管理工作水平普遍較差，遠(yuǎn)沒有達到制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理要求。國家對建設(shè)管理體制改革正逐步推進，檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度及各種檔案載體都發(fā)生了變化，而各種檔案管理制度、法規(guī)沒有跟上現(xiàn)實發(fā)展速度，未及時做出相應(yīng)調(diào)整及修改，工程檔案還沒有納入新的管理機制。施工企業(yè)、管理單位都沒有健全的制度管理體制，也沒有形成有效的管理監(jiān)督體制。

3.4 檔案專業(yè)人才的缺乏

隨著水利事業(yè)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化進程，相對應(yīng)的檔案專業(yè)人才缺乏。一般單位從事檔案工作的同志都是兼管，沒有專門針對從事該工作，沒有接受過檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對檔案管理工作了解的不夠全面，專業(yè)性較差，無法對項目資料進行整理和檢查，直接導(dǎo)致案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等問題。

參考文獻

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作者簡介

余軼（1982-），云南省宣威市，云南省水利水電工程有限公司。endprint