學(xué)校檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化之我見

曲延軍

摘 要：學(xué)校檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，也是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)尺。本文從學(xué)校檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的意義、有效途徑、重要手段等方面對學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

學(xué)校檔案是指建校以來，學(xué)校在從事教育教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學(xué)校各項(xiàng)工作的重要組成部分。隨著現(xiàn)代教育事業(yè)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代教育制度的不斷完善，學(xué)校檔案建設(shè)和管理工作的地位顯得越來越突出，檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求越來越迫切。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理不僅能夠真實(shí)地記錄下學(xué)校的發(fā)展歷程，對學(xué)校的教育教學(xué)工作和行政管理提供最有力的支持和保障，還對學(xué)校管理的改革創(chuàng)新提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)支撐。

1 檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提

學(xué)校檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)是由多方面原因造成的，一是檔案管理涉及到學(xué)校內(nèi)部的多個(gè)部門，事情繁雜；二是學(xué)校內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，也缺少必要的培訓(xùn)；三是檔案管理人員多數(shù)是兼職，對檔案管理工作精力投入不足；四是檔案管理的過程中存在歸檔不準(zhǔn)確、存檔順序有誤、查詢不便等問題。這種檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的狀況已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校教育快速發(fā)展的要求，也阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，只有對檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才會(huì)大幅度提升檔案管理水平。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)的有效途徑

建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍、制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑。

2.1 建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理機(jī)構(gòu)

規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理機(jī)構(gòu)，是做好檔案管理工作的重要保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要要增強(qiáng)檔案管理意識，學(xué)校要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，校長親自抓，其他的校領(lǐng)導(dǎo)檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。各處室負(fù)責(zé)人是本處室檔案管理第一責(zé)任人，要安排一名工作人員做好本處室檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，做到檔案及時(shí)歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。成立檔案組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的管理和使用。設(shè)立檔案室，分門別類存放學(xué)校的檔案。

2.2 建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理現(xiàn)代化要求檔案管理者不僅要有檔案職業(yè)道德意識，尊重歷史，維護(hù)檔案的真實(shí)原貌，據(jù)實(shí)立檔，而且要掌握檔案管理的專業(yè)知識，準(zhǔn)確高效地完成檔案管理工作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用技術(shù)，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案信息化管理水平。檔案管理工作者可以通過學(xué)習(xí)常備工具書的專業(yè)知識來提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，提高鑒別水平和處理能力，學(xué)校也應(yīng)為檔案管理工作者提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，組織檔案管理工作者參加業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，傾聽專家講座、參加業(yè)務(wù)主管部門的培訓(xùn)，運(yùn)用多種形式對檔案管理者進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)，以此提升學(xué)校及各部門檔案管理水平。

2.3 制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度

檔案種類繁多，要做到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，就必須建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度。學(xué)校應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》為指導(dǎo)，做好檔案的收集、立卷、歸檔、保管等工作，努力為檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)造有利條件。制定切合實(shí)際的檔案工作規(guī)劃，提出明確要求，具體制定學(xué)校各部門的檔案管理制度、保密制度和登記制度，建立檔案借閱的收發(fā)登記簿，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，維護(hù)各類檔案的完整和安全，便于查找利用。

3 檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要手段

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，檔案管理也由單純的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，管理流程和管理手段都發(fā)生了相應(yīng)的變化。

3.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

利用信息技術(shù)開發(fā)和利用檔案信息資源，這是適應(yīng)學(xué)校發(fā)展和社會(huì)信息化建設(shè)的必然勢趨。

1.完善學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)要件。一是現(xiàn)代化的科技設(shè)備必不可少。工欲善其事必先利其器，隨著檔案管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)技術(shù)、微縮技術(shù)、激光光盤、聲像等工具的現(xiàn)代化要及時(shí)跟上，高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備必不可少，這樣才能達(dá)到電子文件檢索、儲(chǔ)存以及備份的目的；二是基礎(chǔ)設(shè)施完備。建立專門的檔案庫房，各項(xiàng)專用設(shè)施齊全，排列整齊，注意整潔衛(wèi)生，防火防潮，確保檔案安全；三是提高檔案管理的效率，各部門分工合作，密切配合，做好檔案的收集整理歸檔工作。

2.做好特殊載體檔案的管理。以圖像、聲音等非文字手段為表述形式，以磁帶、磁盤、膠片等非紙質(zhì)材料為載體的檔案，都是特殊載體的檔案，要根據(jù)這些不同載體的特點(diǎn)做好日常管理，做好防光、防塵、溫度控制、濕度控制、排放方式、備份件數(shù)等工作。

3.做好電子文件收集和歸檔。電子文件具有數(shù)字化的信息特征，對設(shè)備具有依賴性，具有非直讀性，但位置可以不固定，從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，信息更容易改，信息具有共享性和不安全性等特征，因此，對電子文件要實(shí)行定期歸檔或者是定時(shí)歸檔，必須把電子文件拷貝到耐久性好的載體上，并且多做幾份備份放于不同地點(diǎn)，避免不可恢復(fù)性。磁、光介質(zhì)載體的物理安全是電子檔案保護(hù)的基礎(chǔ)，因此要定期檢查磁性載體和光學(xué)載體，控制好溫度濕度，做好防護(hù)工作。隨著信息軟件的升級，要及時(shí)更新電子檔案的保存版本，防止出現(xiàn)因版本不同導(dǎo)致的信息檔案無法正常調(diào)閱的情況。

3.2 堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的原則，就是以本單位形成的文件為主的原則，這是我國文書歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，更是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵所在。

1.把握好文件歸檔原則：一是注意文件來源，堅(jiān)持“以我為主”的原則；二是將反映本單位主要職能活動(dòng)的文件作為重點(diǎn)保管；三是注意文件之間的聯(lián)系，防止孤立的劃分其價(jià)值；四是研究不同文件的形式特征，防止片面靜止的看問題。把握好這四點(diǎn)，就能準(zhǔn)確把握歸檔文件的時(shí)效性和完整性。

確定文件的歸檔范圍：一是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本單位工作、歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；二是單位活動(dòng)中形成的在維護(hù)集體和教職工權(quán)益方面具有憑證價(jià)值的文件材料；三是需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；四是其他對單位具有查考價(jià)值的材料。

3.歸檔文件需要注意的問題，一是以“件”為單位進(jìn)行分類、裝訂、排列、編號，裝盒；二是不同年度、不同機(jī)構(gòu)、不同保管期限的文件不能裝入同一盒；三是同一年度，同一期限、不同機(jī)構(gòu)的文件可以按照件號順序裝入同一盒。

4.歸檔文件的排列：一是同一科室、同一保管期限的文件按事由原則排序，同一事由的文件按形成時(shí)間或重要程度或文件形成者或反映問題進(jìn)行排列；二是同一科室不同事由歸檔文件按形成時(shí)間或重要程度或按形成者分別集中排列；三是按機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定再來排列。

5.分類組合，科學(xué)立卷。立卷是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)，應(yīng)根據(jù)檔案材料的特點(diǎn)，選擇恰當(dāng)?shù)姆纸M方法。因此，需要將收集起來的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目，減少各部門檔案資料的重復(fù)性，維護(hù)檔案整體性，避免不需歸檔文件的流入和需歸檔文件的散失。

學(xué)校應(yīng)該不斷完善檔案管理工作制度、強(qiáng)化檔案管理意識，細(xì)化崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，扎實(shí)推進(jìn)學(xué)校檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，改變學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀。只有有條不紊地開展檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)檔案發(fā)展的新形勢，才能開創(chuàng)檔案管理的新局面。

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