電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用

楊一

摘要：在檔案管理工作中，社保檔案管理屬于必要組成部分，并且在保證人們合法權益全面發(fā)揮著十分重要的作用。在現(xiàn)代社保檔案管理過程中，電子檔案及條形碼技術有著十分廣泛的應用，使社保檔案管理水平及質量得以較大程度提升，因而在實際工作中合理應用電子檔案及條形碼技術也就十分必要，也是當前必然要求。本文就電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用進行分析。

關鍵詞：社保檔案管理；電子檔案；條形碼技術；應用

隨著現(xiàn)代社會信息技術不斷發(fā)展，社會上各個領域及行業(yè)的信息化發(fā)展水平也得以不斷提升，很多管理工作均實現(xiàn)電子化及智能化。在當前社保檔案管理工作過程中，電子檔案及條形碼技術的應用已經成為必然發(fā)展趨勢，并且得到較理想效果，可在很大程度上提升社保檔案管理質量。因此，社保檔案管理工作人員應當對電子檔案及條形碼技術加強認識，并且應當對其合理應用，從而保證社保檔案管理工作能夠得以更好開展。

1.電子檔案及條形碼技術概述

在當前信息技術及電子技術不斷發(fā)展的基礎上，很多信息資源管理均已經實現(xiàn)電子化及信息化，檔案資源管理同樣如此，因而電子檔案得以出現(xiàn)，并且得到越來越廣泛的應用。對于電子檔案而言，其所指的主要就是在檔案管理工作中，通過積極構建獨立、公共管理平臺，在此基礎上對所收集相關資料信息實行分類歸檔，并且在電子信息系統(tǒng)中進行儲存，從而可對電子檔案相關資料信息實行科學有效管理。對于條形碼技術而言，其所指的就是利用條形碼方式對檔案資料信息進行表示，而這種條形碼可利用計算機進行識別，在需要對檔案資料信息進行歸檔處理情況下，通過對條形碼進行掃描，便可使條形碼匹配相對應資料，從而在電子檔案庫中共同進行存儲，在需要對檔案資料信息進行調用情況下，只需掃描相關條形碼，便可將相對應檔案資料調出。

2.在社保檔案管理中應用電子檔案及條形碼技術的重要作用及意義

首先，應用電子檔案及條形碼技術可使檔案安全得到更好保證。在傳統(tǒng)社保檔案管理中，對于檔案信息通常選擇手工記錄方式，這種方式很容易導致檔案信息出現(xiàn)錯誤，并且也可能會由于檔案保管失當而造成檔案丟失情況出現(xiàn)。在應用電子檔案及條形碼技術的基礎上，可使電子社保檔案得以形成，可使檔案管理人員對檔案信息隨時掌握，并且對于外借檔案也能夠實現(xiàn)有效監(jiān)督，從而可使檔案管理安全l生得以有效提升。另外，對于傳統(tǒng)紙質檔案而言，其在管理過程中所占據(jù)存儲空間比較大，并且在查找檔案信息時也需要耗費較多時間，有些紙張由于年代比較久遠而有變質情況出現(xiàn)，導致檔案出現(xiàn)破損，最終造成檔案信息安全l生很難得到較好保證，而通過應用電子檔案及條形碼可使這一隋況得以有效避免。

其次，應用電子檔案及條形碼技術可使社保檔案管理工作效率得以有效提升。在當前社保檔案管理工作過程中，通過電子檔案及條形碼技術的應用，可使傳統(tǒng)紙質檔案轉變成為電子檔案，在此基礎上可使檔案管理工作效率得以較大程度提升。在檔案管理過程中，通過對條形碼進行應用，可使電子社保檔案得以形成，從而可使檔案信息查詢及使用更加便利，通過對條形碼進行掃描，可將社保檔案存儲位置準確確定，可使檔案信息查找時間得以較大程度節(jié)約。另外，相比于傳統(tǒng)紙質檔案管理工作而言，利用條形碼實施社保檔案管理，可在很大程度上使檔案管理成本得以有效降低，同時可使全國聯(lián)網得以實現(xiàn)，從而在任何地區(qū)均能夠對所需社保檔案進行查詢，可使檔案信息資源實現(xiàn)共享，在查詢及使用方面均能夠更加方便。

第三，應用電子檔案及條形碼技術可使社保檔案管理工作流程更加規(guī)范。在社保檔案實際管理工作過程中，通過對電子檔案及條形碼技術進行合理應用，可使社保檔案管理工作開展更加有序，使管理工作更加規(guī)范。另外，利用條形碼對社保檔案實行管理過程中，其具備較簡便的一套保管及查詢流程，可使檔案管理工作流程更加科學，可有效避免由于工作混亂而導致出現(xiàn)浪費時間情況，可使社保檔案管理工作的科學性及合理性得以提升。

3.在社保檔案管理工作中電子檔案及條形碼技術的應用

3.1應用電子檔案及條形碼技術定位及管理社保檔案

在社保檔案實際管理工作過程中，檔案管理單位及相關工作人員應當依據(jù)相關規(guī)定采集、管理社保檔案信息，并且應當對其進行合理分類及歸檔。在辦理各項社保業(yè)務過程中，其往往會涉及很多方面相關業(yè)務資料，主要包括變更客戶個人資料、審核社保數(shù)額、補交社保以及停繳社保等內容，對于所涉及這些資料而言，其所包括相關內容主要為業(yè)務大致流程、業(yè)務辦理類型以及業(yè)務辦理時間等。在實際管理工作過程中，所涉及這些信息均需對其進行記錄歸檔，若利用傳統(tǒng)方法進行檔案記錄，則在整理檔案資料方面往往會比較繁瑣，并且后期查閱及調用也十分不利，因而可對電子檔案及條形碼技術進行應用，可將業(yè)務編號轉變成為條形碼方式，并且利用專門設備將條形碼打印，將其制作成為標簽樣式，將該標簽在相應紙質檔案中粘貼，并且對條形碼信息進行掃描，從而將條形碼信息及相關電子檔案信息共同在電子檔案庫中進行儲存，并且使相關搜索索引得以形成，在需要進行調用情況下，可利用索引將相關電子檔案快速找出。另外，對于每個條形碼而言，其具有唯一性特點，因而不會有重復情況存在，因此每個電子檔案均具有獨立性特點，可有效避免由于編號問題而有混亂或者重復情況出現(xiàn)。

3.2應用電子檔案及條形碼技術復制及備份社保檔案

就當前實際情況而言，在社保檔案管理方面計算機技術應用已經十分普及，而社保業(yè)務相關部門在對相關業(yè)務進行辦理過程中，所選擇方式均為流水號方式，因而對于每一份業(yè)務信息而言，其均具備相對應流水號。在實際管理工作過程中，可利用條形碼技術將流水號轉變成為條形碼方式，對于每個社保業(yè)務辦理憑證單，其上面均附帶條形碼，可有效防止出現(xiàn)遺失業(yè)務信息情況，利用這些條形碼可將業(yè)務信息在電子檔案庫中進行備份，使條形碼及業(yè)務信息能夠牢固綁定，從而可使條形碼技術應用提升可靠性，使其應用效果得以有效提升。另外，在社保檔案管理工作過程中，通過電子檔案及條形碼技術的應用，可對紙質檔案進行復制，這樣一來，即便紙質檔案出現(xiàn)破損及遺失，也能夠使檔案信息得以保存，避免出現(xiàn)信息丟失情況，提升其安全性。

4.在社保檔案管理中應用電子檔案及條形碼技術應注意的問題

就當前社保檔案管理實際情況而言，電子檔案及條形碼技術已經有著越來越廣泛的應用，并且得到比較理想的效果，在保證社保檔案管理工作良好開展方面發(fā)揮著較重要作用。然而，在電子檔案及條形碼技術實際應用過程中，為能夠取得更加理想的效果，還應當注意一些問題，具體而言，主要包括以下幾個方面。

第一，在社保檔案管理工作過程中，為能夠較好應用電子檔案及條形碼技術，應當進一步完善相關法律法規(guī)。在社保檔案管理工作過程中，相關法律法規(guī)是保證管理工作得以較好開展的理論依據(jù)，同時也是基礎支持及保證。因此，國家政府應當對社保檔案管理工作加強重視，制定相關法律法規(guī)，從而保證社保檔案管理中電子檔案及條形碼技術能夠得以較好應用，為更好開展社保檔案管理工作提供法律依據(jù)及支持，保證其能夠良好有序開展。

第二，進一步強化網絡防盜措施，這一點在合理有效應用電子檔案及條形碼技術方面也是必要內容。對于每個人而言，檔案信息均具有十分重要的作用，若有檔案被盜情況出現(xiàn)，則會產生十分嚴重的后果。在社保檔案管理工作中，條形碼技術的應用雖然能夠使檔案安全性得以有效提升，然而，由于在該過程中需要對計算機進行利用，因而可能會有些不法分子利用一些非法手段將計算機內所儲存檔案信息盜取，從而造成嚴重不良影響。所以，在實際管理工作過程中，檔案管理部門應當進一步強化防盜措施，從而使電子檔案安全性能夠得以有效提升，避免出現(xiàn)社保檔案信息被盜及遺失情況。

第三，積極提升管理人員素質。就當前社保檔案管理實際情況而言，利用電子檔案及條形碼技術實施管理的時間仍舊比較短，很多工作人員仍不熟悉相關工作流程。在當前社保檔案實際管理工作過程中，很多工作人員仍習慣于傳統(tǒng)管理模式及方法，對于條形碼技術缺乏了解，因而很難對其進行較好應用。所以，在實際工作過程中應當對管理工作人員加強技術培訓以及崗位培訓，使相關工作人員能夠熟悉并掌握利用條形碼技術進行社保檔案管理的相關流程，進而保證其能夠在實際工作過程中較好應用條形碼技術實施檔案管理。在提升檔案管理工作人員素質基礎上，才能夠使檔案管理工作效率得以有效提升，才能夠保證檔案管理質量得以有效提升。

5.結束語

在現(xiàn)代社保檔案管理工作過程中，現(xiàn)代化科學技術及手段的應用已經成成為必然趨勢及要求，并且在促進社保檔案管理良好發(fā)展方面發(fā)揮著不可替代的作用，電子檔案及條形碼技術的應用就是比較重要的方面。因此，在社保檔案管理實際工作過程中，相關工作人員應當對電子檔案及條形碼技術加強了解，認識到其優(yōu)勢，并且合理應用電子檔案及條形碼技術實施社保檔案管理，在此基礎上使檔案管理水平及質量得以有效提升，保證社保檔案管理取得更加理想的效果，使檔案信息安全性得到較好保證。