提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

趙文華

【摘要】本文分析了提升檔案管理科學(xué)化水平應(yīng)該遵循的原則，在此原則的指引下研究了提高檔案管理科學(xué)化水平的方法和路徑。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 科學(xué)化 路徑

一、提升檔案管理科學(xué)化水平應(yīng)該遵循的原則

（一）服務(wù)原則

傳統(tǒng)檔案管理模式下只有管理人員能夠感受到檔案信息的價值。普通員工和群眾大多認為檔案是很神秘和晦澀的東西，只有國家相關(guān)部門人員能夠接觸并利用到。另外，長期以來檔案管理采取嚴密管理模式，導(dǎo)致檔案資料長期處于被動狀態(tài)，自身價值不能得到深度的挖掘和發(fā)揮，其服務(wù)性質(zhì)一直處于被壓抑的狀態(tài)。提升檔案管理科學(xué)化水平首先要把握的是服務(wù)原則。

（二）發(fā)展原則

時代在發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在進步，任何外在因素的變化都可能給檔案管理工作帶來變革。提升檔案管理科學(xué)性的時候必須要將科學(xué)發(fā)展的內(nèi)在因素和外在因素考慮進去。檔案管理人員應(yīng)該從多個角度去分析當(dāng)前的科學(xué)發(fā)展形勢，充分把握現(xiàn)有的技術(shù)，開發(fā)新的檔案管理技術(shù)。對待科學(xué)水平提高的唯一態(tài)度就是不斷地進行發(fā)展和創(chuàng)造。

（三）人員素質(zhì)原則

提升檔案管理科學(xué)化水平中最重要的因素是人，只有人的素質(zhì)提升了，檔案管理科學(xué)水才有可能實現(xiàn)。企業(yè)內(nèi)部的高層管理人員、在崗的工作人員和后勤保障人員都應(yīng)該意識到檔案管理的重要性，在科學(xué)水平不斷提升的時候持續(xù)性地提升自身的綜合素質(zhì)，將科學(xué)管理的效果發(fā)揮出來，體現(xiàn)出檔案管理真正的意義。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）樹立現(xiàn)代化管理理念

檔案管理工作要取得質(zhì)量上的提升和效率上的進步，就必須首先從思想上得到優(yōu)化，檔案管理工作只有在科學(xué)發(fā)展的管理理念的引領(lǐng)下才能變得更加合理化、科學(xué)化。除此之外，完善的檔案管控機制能夠?qū)n案管理工作引向有序的軌道，也能讓檔案管理人員及時地開展歸檔、利用、管控和保密等相關(guān)工作。新時期對檔案管理管理機制提出了新的要求，筆者認為多層管理體系的建立具有現(xiàn)實意義，企業(yè)可以通過分層建檔和集中管控的方式開展管理，逐步實現(xiàn)檔案管理體系的完善，為檔案管理工作走上規(guī)范化和科學(xué)化的道路奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理信息化水平

檔案管理在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛普及的時代背景下也要與時俱進，緊跟時代發(fā)展腳步，使得檔案管理向著信息化發(fā)展的方向進行。信息化檔案管理需要專業(yè)的管理設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施。傳統(tǒng)檔案管理模式下，紙張是檔案信息的載體，但是紙張檔案存在著較多弊端，比如說儲存時間有限、不便保存、浪費資源等等。為了改變這個現(xiàn)狀，檔案管理信息化水平就必須得到提升，將現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備因素融入到檔案管理工作中來，計算機的加入是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要特征。計算機技術(shù)從問世以來就因自身獨特的優(yōu)勢廣受歡迎和好評，人們可以通過計算機獲得想要的知識和信息，當(dāng)前計算機技術(shù)正在各行各業(yè)中發(fā)揮著重要作用。相關(guān)部門可以創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，為計算機用戶提供檔案信息查詢平臺，用戶可以在特定網(wǎng)站登錄得到想要的信息和數(shù)據(jù)，這也可以查詢到更多想要的資料?，F(xiàn)代化和信息化的檔案管理模式使得信息數(shù)據(jù)能夠得到快速的檢索、處理、分析和保存，使得檔案的安全性得到更大的保障，檔案儲存時間也能夠延長很久，能夠大幅度降低檔案管理的工作量。

（三）提升檔案管理人員的工作能力

提升檔案管理科學(xué)性一方面要引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，另一方面還不能忽視對檔案管理人才的培養(yǎng)。首先，要從多個角度來對檔案管理人員進行綜合培訓(xùn)，使其能夠掌握現(xiàn)代化的設(shè)備技術(shù)來完成檔案管理工作。一些檔案管理人員受到年齡和計算機操作能力的限制，不能及時掌握新技術(shù)和新設(shè)備的操作方式，所以有必要對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓(xùn)以便于其能夠在實際工作中加以應(yīng)用。舉例來說，工程類檔案管理人員應(yīng)該具備一定的工程基礎(chǔ)知識和檔案檢索能力。檔案管理人員還要具備一定的處理突發(fā)事件的能力，在出現(xiàn)突發(fā)危機的時候能夠冷靜應(yīng)對。

（四）轉(zhuǎn)換檔案管理服務(wù)方式

當(dāng)現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理中后，檔案管理的工作方式和服務(wù)方式都會發(fā)生變化，其中最為明顯的一個轉(zhuǎn)變在于檔案管理部門從信息的提供者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌淖稍冋?。?jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的檔案管理工作人員應(yīng)該具備一定的組織管理能力，檔案管理工作對他們來說應(yīng)該能夠輕松應(yīng)對。因此，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式應(yīng)該發(fā)生轉(zhuǎn)變，不應(yīng)將工作僅僅停留在保存和借閱層面，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化的過程中，檔案管理的部分權(quán)限應(yīng)該適當(dāng)?shù)叵路牛送膺€可以構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案信息資訊平臺，使得檔案資料跨地區(qū)咨詢得以實現(xiàn)，引領(lǐng)檔案咨詢工作突破時空的限制。

（五）創(chuàng)建保障體系

檔案管理科學(xué)化水平的提升并不是一蹴而就的事情，是需要長期堅持下來的系統(tǒng)性工程，只有在現(xiàn)有檔案工作的基礎(chǔ)上不斷鞏固和加強，才能為檔案管理工作科學(xué)化提供更堅實的保障。領(lǐng)導(dǎo)干部要從制度保障和體系建設(shè)上著手，將檔案管理科學(xué)放在重要日程上，為檔案管理工作的開展提供良好的制度保障。

（六）提升檔案的利用程度

檔案管理的終極價值在于檔案的利用和使用，對于現(xiàn)存的檔案資料來說，能否發(fā)揮出檔案的使用價值是當(dāng)前檔案管理的核心工作。現(xiàn)代化檔案管理模式要提升科學(xué)化水準，就必須在原有的檔案保存和使用的基礎(chǔ)上挖掘出檔案更多的價值，提升檔案的使用率，將檔案從死變活，使得檔案的信息價值能夠在各行業(yè)的發(fā)展和變革中做出貢獻，成為推動社會發(fā)展的重要因素。筆者認為提升檔案對社會公眾的開放程度是提升檔案利用率的重要途徑，使得群眾和百姓能夠進入到檔案館內(nèi)翻閱和檢索所需的檔案，實現(xiàn)檔案價值的自主化發(fā)展。此外，還要將檔案資料盡可能地和現(xiàn)實研究聯(lián)系在一起，適當(dāng)?shù)貙⒁恍﹪曳枪_加密的檔案資料公開，將那些對社會發(fā)展有益的資料充分利用起來，使得檔案價值能夠落實到社會現(xiàn)實中去。

總而言之，提升檔案管理科學(xué)化水平必須建立在檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上，意識到檔案管理現(xiàn)存問題，把握檔案管理科學(xué)化原則，提出適當(dāng)?shù)姆结樅驼邅硖嵘龣n案管理工作科學(xué)化水平。

參考文獻：

[1]韓文琳.對提高檔案管理工作科學(xué)化水平的思考[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報，2014（12）

[2]陳冬菊.論如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化[J].華章，2013（19）

[3]王利超.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2010（11）