PDCA在縮短中小型設(shè)備采購時間中的應(yīng)用

陳佳宇

[摘 要]物資采購部門是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的重要組成部分，也是促使企業(yè)節(jié)省經(jīng)濟成本，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)盈利戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)與保障。國際工程承包中由于中小型設(shè)備采購涉及的種類繁多，采購周期長，文章通過闡述PDCA循環(huán)理論，并結(jié)合中小型設(shè)備采購的特點進行分析指出：通過PDCA循環(huán)理論可以大大縮短中小型設(shè)備采購的時間。

[關(guān)鍵詞]PDCA循環(huán)；中小型設(shè)備；采購時間；應(yīng)用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.277

習(xí)近平主席在2013年9月和10月分別提出建設(shè)“新絲綢之路經(jīng)濟帶”和“21世紀(jì)海上絲綢之路”的戰(zhàn)略構(gòu)想，以期開創(chuàng)中國全方位對外開放新格局。“一帶一路”正從戰(zhàn)略構(gòu)想走向落實?？夏醽喪侵袊耙粠б宦贰睉?zhàn)略在非洲唯一的支點，是“新絲路”建設(shè)中獲得中國資金援助最多的國家。中國武夷實業(yè)股份有限公司作為全球最大的225家國際工程承包之一，在非洲地區(qū)開疆拓土，先后承攬了大量非洲地區(qū)的工程項目，并以良好的質(zhì)量贏得了口碑，樹立了中國企業(yè)在非洲市場的良好形象。在采購和供應(yīng)管理中相對成熟，但是中小型設(shè)備的采購由于采購量低、采購種類繁多，在采購時間上有一定的局限性。通常中小型設(shè)備的采購需要經(jīng)過設(shè)計、談價、下單、跟單、收獲、付款等步驟，因此在采購時間上周期長，不僅影響到建設(shè)，對工程拖延也有一定的影響，而且阻礙了公司的快速發(fā)展。隨著PDCA循環(huán)在中小型設(shè)備采購上的應(yīng)用，不僅改變了周期長這個問題，還對中小型設(shè)備的管理有重要作用，本文就該問題進行分析，從而找出中小型設(shè)備在采購時間上的突破口。

1 PDCA循環(huán)的概述

1.1 PDCA的定義

PDCA是由四個英文單詞的第一個字母縮寫組成的，它們分別是Plan-Do-Check-Action，即計劃—執(zhí)行—檢查—糾正，PDCA循環(huán)就是通過不斷循環(huán)進行質(zhì)量管理的科學(xué)程序。PDCA循環(huán)又稱為戴明環(huán)，是20世紀(jì)中期美國質(zhì)量管理專家戴明博士，通過對休哈特提出的構(gòu)想進行深度挖掘提出的一個理論，被應(yīng)用到改善產(chǎn)品質(zhì)量上，并逐漸推廣而形成的一套管理體系。

1.2 PDCA循環(huán)的特點

PDCA循環(huán)具有三大明顯特點：大環(huán)套小環(huán)、小環(huán)保大環(huán)、推動大環(huán)；不斷推進；門路式上升。這三大特點可以在循環(huán)的過程中分析事情發(fā)展的現(xiàn)狀，找到問題，并對問題進行原因分析和解決問題，在繼續(xù)的循環(huán)中可以不斷完善問題和發(fā)現(xiàn)新問題，直到問題的徹底解決。這種從開始到結(jié)束再到開始，螺旋上升的循環(huán)過程包含了事情進展中前期反饋、中期解決、后期檢測三個環(huán)節(jié)，這種特點目前被運用到各行各業(yè)的管理中。

2 國際工程承包中小型設(shè)備采購時間的現(xiàn)狀

2.1 無法有效地確定計劃

直接采購價格的降低可能會帶來運費、庫存的增加；導(dǎo)致設(shè)備投資和人力成本的上升；實施零庫存管理，也可能導(dǎo)致脈沖式訂單無法及時交貨；如何確定合理的采購計劃是最為關(guān)鍵的問題。中小型設(shè)備在一線的需求市場很大，但對中小型設(shè)備重視度不夠，使得相關(guān)部門在采購時間上就沒有科學(xué)的計劃，不提前做采購的計劃書。

2.2 無法確定優(yōu)先順序

無論是前端的供應(yīng)商開發(fā)、供應(yīng)商管理、訂單處理、質(zhì)量管理，還是后端的成品管理、客戶交付、售后服務(wù)等，任何一個環(huán)節(jié)，都缺一不可，任何一個環(huán)節(jié)的變化，都會產(chǎn)生連鎖反應(yīng)。另外，還有市場的不確定性、行業(yè)和經(jīng)濟的周期性、政策和法律風(fēng)險以及自然災(zāi)害等不可抗風(fēng)險。中小型設(shè)備在采購渠道上單一，由于生產(chǎn)廠家在生產(chǎn)大型設(shè)備的技術(shù)上相對成熟和利潤豐厚，對于中小型設(shè)備的研發(fā)相對落后，導(dǎo)致生產(chǎn)的效率低下。中小型設(shè)備采購渠道太過于單一，生產(chǎn)廠家不能及時進行生產(chǎn)計劃安排，造成了供不應(yīng)求的現(xiàn)象。

2.3 采購流程不夠科學(xué)化

采購管理部門針對中小型設(shè)備缺乏管理。在執(zhí)行采購中，沒有提前達成書面的采購協(xié)議。利用成熟的大型設(shè)備采購渠道，順勢進行中小型設(shè)備的引進，使得生產(chǎn)廠家在生產(chǎn)計劃中不能將中小型設(shè)備提前上線生產(chǎn)，中小型設(shè)備執(zhí)行力不夠，出現(xiàn)采購效率低下，響應(yīng)速度滯后，采購風(fēng)險大。

3 PDCA在縮短中小型設(shè)備采購時間中的應(yīng)用

綜上所述中小型設(shè)備采購時間的特點，PDCA循環(huán)理論可以針對特殊情況運用特殊方法進行應(yīng)用。在PDCA循環(huán)的使用中不斷地加強和完善，就會形成一個圓圈，這個圓圈是PDCA循環(huán)的應(yīng)用表現(xiàn)，被稱為“品管圈”。即產(chǎn)品管理循環(huán)圈，在品管圈中不僅能夠使PDCA理論應(yīng)用最大化，還能夠使任務(wù)目標(biāo)解決得更加完美和科學(xué)，接下來就品管圈中PDCA理論在中小型設(shè)備的采購過程中具體應(yīng)用進行分析。

3.1 P的應(yīng)用

中小型設(shè)備采購計劃管理。在“Pian”中強調(diào)的是提前安排，采購中小型設(shè)備時，首先可以先陳列出中小型設(shè)備的型號、名稱、需求方向、具體規(guī)格、要求的生產(chǎn)日期、運輸方式等。通過陳列需求，在采購管理部分內(nèi)部首先就會有一定的概念，對時間安排上進行合理的計劃，并形成報表進行上級匯報。其次在明確需求后，針對目前的現(xiàn)狀進行分析，例如面對中小型設(shè)備不受重視的問題進行宣導(dǎo)計劃，讓生產(chǎn)廠家和上級管理部門提高對中小型設(shè)備采購的重視；中小型設(shè)備的采購渠道單一，進行采購渠道計劃，分化和開發(fā)新渠道，做中小型設(shè)備市場調(diào)查，可以向社會上其他一些生產(chǎn)中小型設(shè)備的廠家或者代理商進行洽談；對于在未來可能會遇到得一切問題進行預(yù)估并做出合理的計劃安排。最后針對中小型設(shè)備采購計劃進行書面整理，形成計劃書，向采購部門的上級進行匯報，以獲得批準(zhǔn)。

3.2 D的應(yīng)用

中小型設(shè)備采購計劃的執(zhí)行過程?！癉o”對于中小型設(shè)備采購的具體應(yīng)用就是執(zhí)行第一步的計劃，明確一切計劃后，并獲得批準(zhǔn)，就可以進行實際操作了。第一步，針對中小型設(shè)備市場進行選擇，做的過程中進行生產(chǎn)廠家的綜合評估，對價格、生產(chǎn)效率、運輸途徑、付款方式進行考慮，做好“貨比三家”。在選擇好一家生產(chǎn)廠家后，一定要做第二個備用計劃，以防中途會有意外事情發(fā)生；或者是依需求量在多個廠家進行生產(chǎn)，以降低風(fēng)險，這樣有利于確定對比出哪家生產(chǎn)的效率快和質(zhì)量高，這在下一步檢查中會運用到。第二步，進行跟單，在采購運行中，要有專門的人員進行生產(chǎn)的追蹤監(jiān)控，做到信息的及時溝通。第三步，對采購人員進行素質(zhì)培訓(xùn)，計劃的執(zhí)行需要人員有良好的執(zhí)行力，這樣才能保證計劃的順利實施，利用網(wǎng)絡(luò)科技的平臺對采購人員的采購專業(yè)知識進行培訓(xùn)，提高采購人員的綜合素質(zhì)，保證在執(zhí)行過程中遇到的問題采購人員能及時解決，并對計劃進行完善。

3.3 C的應(yīng)用

中小型設(shè)備采購管理檢查。該部分理論的具體應(yīng)用還可以是Check（檢查）、Communicate（溝通）、Clean（清理）、Control（控制）即“4C”，這是PDCA循環(huán)理論，也是品管圈中承上啟下的環(huán)節(jié)。檢查和控制中，注意主次分明。主要控制和檢查生產(chǎn)廠家的生產(chǎn)技術(shù)和生產(chǎn)效率，對于中小型設(shè)備，生產(chǎn)企業(yè)的利潤空間并不是很大，因此要定期地進行生產(chǎn)過程的檢查和溝通，對于需求的個性化進行生產(chǎn)技術(shù)要求，對目前中小型設(shè)備陳舊的，不能繼續(xù)使用的及時進行清理，以便在新進設(shè)備到貨時候及時地更換。對于采購的設(shè)備合格率進行控制，保證采購的每一臺設(shè)備都能正常運行和使用。對于次要的采購部分要予以控制，比如采購人員的參與數(shù)，盡量控制在合理的范圍，保證其他管理機構(gòu)正常運行。

3.4 A的應(yīng)用

中小型設(shè)備的采購糾正。Action的應(yīng)用前提是以上三個環(huán)節(jié)的順利進行，在糾正中，主要是針對采購全過程進行分析，找出采購過程中的成功點、不足點、創(chuàng)新點和需要改進點，通過糾正分析，對今后的采購提供寶貴的經(jīng)驗，使中小型設(shè)備的采購渠道和環(huán)節(jié)慢慢成熟起來。采購成功的地方進行延續(xù)，不足的地方加以改進，并找出合理的改進計劃，投入到下一次的采購中。例如，在采購過程中由于天氣的多變性，在計劃中如果出現(xiàn)運輸?shù)倪^程剛好碰到雨雪天氣，或因為天氣而推遲運輸時間，在下一次的采購中，實行多種方案確保采購的順利完成。

在PDCA循環(huán)中，充分利用其管理特點，可以針對中小型設(shè)備采購的時間周期進行大大的縮短。通過采購過程中每一個環(huán)節(jié)的計劃、運行、檢查、糾正，保證在整體的采購效率和質(zhì)量上得到提高，能解決和大型設(shè)備采購相比中的不足之處，這是一個長期的過程中，需要在應(yīng)用的過程中慢慢積累經(jīng)驗，不斷縮短中小型設(shè)備的采購時間。

4 結(jié) 論

綜上分析研究，中小型設(shè)備在采購過程中運用PDCA循環(huán)理論，形成一個不斷循環(huán)的品管圈，這不僅促使在采購過程中計劃的科學(xué)執(zhí)行，還能夠避免由于各種原因?qū)е碌牟少彆r間周期長，從而提高了采購部門的管理效率，也促進了企業(yè)的發(fā)展和進步。因此，中小型設(shè)備的采購部門要積極學(xué)習(xí)和運用PDCA循環(huán)理論，并結(jié)合具體情況進行執(zhí)行，控制中小型設(shè)備采購的時間周期，節(jié)約采購成本，提高采購管理水平，向先進科學(xué)的采購模式發(fā)展，并不斷完善。

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