PDCA在縮短中小型設(shè)備采購時(shí)間中的應(yīng)用

陳佳宇

[摘 要]物資采購部門是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的重要組成部分，也是促使企業(yè)節(jié)省經(jīng)濟(jì)成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)盈利戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)與保障。國際工程承包中由于中小型設(shè)備采購涉及的種類繁多，采購周期長，文章通過闡述PDCA循環(huán)理論，并結(jié)合中小型設(shè)備采購的特點(diǎn)進(jìn)行分析指出：通過PDCA循環(huán)理論可以大大縮短中小型設(shè)備采購的時(shí)間。

[關(guān)鍵詞]PDCA循環(huán)；中小型設(shè)備；采購時(shí)間；應(yīng)用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.277

習(xí)近平主席在2013年9月和10月分別提出建設(shè)“新絲綢之路經(jīng)濟(jì)帶”和“21世紀(jì)海上絲綢之路”的戰(zhàn)略構(gòu)想，以期開創(chuàng)中國全方位對(duì)外開放新格局?！耙粠б宦贰闭龔膽?zhàn)略構(gòu)想走向落實(shí)。肯尼亞是中國“一帶一路”戰(zhàn)略在非洲唯一的支點(diǎn)，是“新絲路”建設(shè)中獲得中國資金援助最多的國家。中國武夷實(shí)業(yè)股份有限公司作為全球最大的225家國際工程承包之一，在非洲地區(qū)開疆拓土，先后承攬了大量非洲地區(qū)的工程項(xiàng)目，并以良好的質(zhì)量贏得了口碑，樹立了中國企業(yè)在非洲市場(chǎng)的良好形象。在采購和供應(yīng)管理中相對(duì)成熟，但是中小型設(shè)備的采購由于采購量低、采購種類繁多，在采購時(shí)間上有一定的局限性。通常中小型設(shè)備的采購需要經(jīng)過設(shè)計(jì)、談價(jià)、下單、跟單、收獲、付款等步驟，因此在采購時(shí)間上周期長，不僅影響到建設(shè)，對(duì)工程拖延也有一定的影響，而且阻礙了公司的快速發(fā)展。隨著PDCA循環(huán)在中小型設(shè)備采購上的應(yīng)用，不僅改變了周期長這個(gè)問題，還對(duì)中小型設(shè)備的管理有重要作用，本文就該問題進(jìn)行分析，從而找出中小型設(shè)備在采購時(shí)間上的突破口。

1 PDCA循環(huán)的概述

1.1 PDCA的定義

PDCA是由四個(gè)英文單詞的第一個(gè)字母縮寫組成的，它們分別是Plan-Do-Check-Action，即計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—糾正，PDCA循環(huán)就是通過不斷循環(huán)進(jìn)行質(zhì)量管理的科學(xué)程序。PDCA循環(huán)又稱為戴明環(huán)，是20世紀(jì)中期美國質(zhì)量管理專家戴明博士，通過對(duì)休哈特提出的構(gòu)想進(jìn)行深度挖掘提出的一個(gè)理論，被應(yīng)用到改善產(chǎn)品質(zhì)量上，并逐漸推廣而形成的一套管理體系。

1.2 PDCA循環(huán)的特點(diǎn)

PDCA循環(huán)具有三大明顯特點(diǎn)：大環(huán)套小環(huán)、小環(huán)保大環(huán)、推動(dòng)大環(huán)；不斷推進(jìn)；門路式上升。這三大特點(diǎn)可以在循環(huán)的過程中分析事情發(fā)展的現(xiàn)狀，找到問題，并對(duì)問題進(jìn)行原因分析和解決問題，在繼續(xù)的循環(huán)中可以不斷完善問題和發(fā)現(xiàn)新問題，直到問題的徹底解決。這種從開始到結(jié)束再到開始，螺旋上升的循環(huán)過程包含了事情進(jìn)展中前期反饋、中期解決、后期檢測(cè)三個(gè)環(huán)節(jié)，這種特點(diǎn)目前被運(yùn)用到各行各業(yè)的管理中。

2 國際工程承包中小型設(shè)備采購時(shí)間的現(xiàn)狀

2.1 無法有效地確定計(jì)劃

直接采購價(jià)格的降低可能會(huì)帶來運(yùn)費(fèi)、庫存的增加；導(dǎo)致設(shè)備投資和人力成本的上升；實(shí)施零庫存管理，也可能導(dǎo)致脈沖式訂單無法及時(shí)交貨；如何確定合理的采購計(jì)劃是最為關(guān)鍵的問題。中小型設(shè)備在一線的需求市場(chǎng)很大，但對(duì)中小型設(shè)備重視度不夠，使得相關(guān)部門在采購時(shí)間上就沒有科學(xué)的計(jì)劃，不提前做采購的計(jì)劃書。

2.2 無法確定優(yōu)先順序

無論是前端的供應(yīng)商開發(fā)、供應(yīng)商管理、訂單處理、質(zhì)量管理，還是后端的成品管理、客戶交付、售后服務(wù)等，任何一個(gè)環(huán)節(jié)，都缺一不可，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的變化，都會(huì)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)。另外，還有市場(chǎng)的不確定性、行業(yè)和經(jīng)濟(jì)的周期性、政策和法律風(fēng)險(xiǎn)以及自然災(zāi)害等不可抗風(fēng)險(xiǎn)。中小型設(shè)備在采購渠道上單一，由于生產(chǎn)廠家在生產(chǎn)大型設(shè)備的技術(shù)上相對(duì)成熟和利潤豐厚，對(duì)于中小型設(shè)備的研發(fā)相對(duì)落后，導(dǎo)致生產(chǎn)的效率低下。中小型設(shè)備采購渠道太過于單一，生產(chǎn)廠家不能及時(shí)進(jìn)行生產(chǎn)計(jì)劃安排，造成了供不應(yīng)求的現(xiàn)象。

2.3 采購流程不夠科學(xué)化

采購管理部門針對(duì)中小型設(shè)備缺乏管理。在執(zhí)行采購中，沒有提前達(dá)成書面的采購協(xié)議。利用成熟的大型設(shè)備采購渠道，順勢(shì)進(jìn)行中小型設(shè)備的引進(jìn)，使得生產(chǎn)廠家在生產(chǎn)計(jì)劃中不能將中小型設(shè)備提前上線生產(chǎn)，中小型設(shè)備執(zhí)行力不夠，出現(xiàn)采購效率低下，響應(yīng)速度滯后，采購風(fēng)險(xiǎn)大。

3 PDCA在縮短中小型設(shè)備采購時(shí)間中的應(yīng)用

綜上所述中小型設(shè)備采購時(shí)間的特點(diǎn)，PDCA循環(huán)理論可以針對(duì)特殊情況運(yùn)用特殊方法進(jìn)行應(yīng)用。在PDCA循環(huán)的使用中不斷地加強(qiáng)和完善，就會(huì)形成一個(gè)圓圈，這個(gè)圓圈是PDCA循環(huán)的應(yīng)用表現(xiàn)，被稱為“品管圈”。即產(chǎn)品管理循環(huán)圈，在品管圈中不僅能夠使PDCA理論應(yīng)用最大化，還能夠使任務(wù)目標(biāo)解決得更加完美和科學(xué)，接下來就品管圈中PDCA理論在中小型設(shè)備的采購過程中具體應(yīng)用進(jìn)行分析。

3.1 P的應(yīng)用

中小型設(shè)備采購計(jì)劃管理。在“Pian”中強(qiáng)調(diào)的是提前安排，采購中小型設(shè)備時(shí)，首先可以先陳列出中小型設(shè)備的型號(hào)、名稱、需求方向、具體規(guī)格、要求的生產(chǎn)日期、運(yùn)輸方式等。通過陳列需求，在采購管理部分內(nèi)部首先就會(huì)有一定的概念，對(duì)時(shí)間安排上進(jìn)行合理的計(jì)劃，并形成報(bào)表進(jìn)行上級(jí)匯報(bào)。其次在明確需求后，針對(duì)目前的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，例如面對(duì)中小型設(shè)備不受重視的問題進(jìn)行宣導(dǎo)計(jì)劃，讓生產(chǎn)廠家和上級(jí)管理部門提高對(duì)中小型設(shè)備采購的重視；中小型設(shè)備的采購渠道單一，進(jìn)行采購渠道計(jì)劃，分化和開發(fā)新渠道，做中小型設(shè)備市場(chǎng)調(diào)查，可以向社會(huì)上其他一些生產(chǎn)中小型設(shè)備的廠家或者代理商進(jìn)行洽談；對(duì)于在未來可能會(huì)遇到得一切問題進(jìn)行預(yù)估并做出合理的計(jì)劃安排。最后針對(duì)中小型設(shè)備采購計(jì)劃進(jìn)行書面整理，形成計(jì)劃書，向采購部門的上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)，以獲得批準(zhǔn)。

3.2 D的應(yīng)用

中小型設(shè)備采購計(jì)劃的執(zhí)行過程。“Do”對(duì)于中小型設(shè)備采購的具體應(yīng)用就是執(zhí)行第一步的計(jì)劃，明確一切計(jì)劃后，并獲得批準(zhǔn)，就可以進(jìn)行實(shí)際操作了。第一步，針對(duì)中小型設(shè)備市場(chǎng)進(jìn)行選擇，做的過程中進(jìn)行生產(chǎn)廠家的綜合評(píng)估，對(duì)價(jià)格、生產(chǎn)效率、運(yùn)輸途徑、付款方式進(jìn)行考慮，做好“貨比三家”。在選擇好一家生產(chǎn)廠家后，一定要做第二個(gè)備用計(jì)劃，以防中途會(huì)有意外事情發(fā)生；或者是依需求量在多個(gè)廠家進(jìn)行生產(chǎn)，以降低風(fēng)險(xiǎn)，這樣有利于確定對(duì)比出哪家生產(chǎn)的效率快和質(zhì)量高，這在下一步檢查中會(huì)運(yùn)用到。第二步，進(jìn)行跟單，在采購運(yùn)行中，要有專門的人員進(jìn)行生產(chǎn)的追蹤監(jiān)控，做到信息的及時(shí)溝通。第三步，對(duì)采購人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，計(jì)劃的執(zhí)行需要人員有良好的執(zhí)行力，這樣才能保證計(jì)劃的順利實(shí)施，利用網(wǎng)絡(luò)科技的平臺(tái)對(duì)采購人員的采購專業(yè)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，提高采購人員的綜合素質(zhì)，保證在執(zhí)行過程中遇到的問題采購人員能及時(shí)解決，并對(duì)計(jì)劃進(jìn)行完善。

3.3 C的應(yīng)用

中小型設(shè)備采購管理檢查。該部分理論的具體應(yīng)用還可以是Check（檢查）、Communicate（溝通）、Clean（清理）、Control（控制）即“4C”，這是PDCA循環(huán)理論，也是品管圈中承上啟下的環(huán)節(jié)。檢查和控制中，注意主次分明。主要控制和檢查生產(chǎn)廠家的生產(chǎn)技術(shù)和生產(chǎn)效率，對(duì)于中小型設(shè)備，生產(chǎn)企業(yè)的利潤空間并不是很大，因此要定期地進(jìn)行生產(chǎn)過程的檢查和溝通，對(duì)于需求的個(gè)性化進(jìn)行生產(chǎn)技術(shù)要求，對(duì)目前中小型設(shè)備陳舊的，不能繼續(xù)使用的及時(shí)進(jìn)行清理，以便在新進(jìn)設(shè)備到貨時(shí)候及時(shí)地更換。對(duì)于采購的設(shè)備合格率進(jìn)行控制，保證采購的每一臺(tái)設(shè)備都能正常運(yùn)行和使用。對(duì)于次要的采購部分要予以控制，比如采購人員的參與數(shù)，盡量控制在合理的范圍，保證其他管理機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行。

3.4 A的應(yīng)用

中小型設(shè)備的采購糾正。Action的應(yīng)用前提是以上三個(gè)環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行，在糾正中，主要是針對(duì)采購全過程進(jìn)行分析，找出采購過程中的成功點(diǎn)、不足點(diǎn)、創(chuàng)新點(diǎn)和需要改進(jìn)點(diǎn)，通過糾正分析，對(duì)今后的采購提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)，使中小型設(shè)備的采購渠道和環(huán)節(jié)慢慢成熟起來。采購成功的地方進(jìn)行延續(xù)，不足的地方加以改進(jìn)，并找出合理的改進(jìn)計(jì)劃，投入到下一次的采購中。例如，在采購過程中由于天氣的多變性，在計(jì)劃中如果出現(xiàn)運(yùn)輸?shù)倪^程剛好碰到雨雪天氣，或因?yàn)樘鞖舛七t運(yùn)輸時(shí)間，在下一次的采購中，實(shí)行多種方案確保采購的順利完成。

在PDCA循環(huán)中，充分利用其管理特點(diǎn)，可以針對(duì)中小型設(shè)備采購的時(shí)間周期進(jìn)行大大的縮短。通過采購過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)劃、運(yùn)行、檢查、糾正，保證在整體的采購效率和質(zhì)量上得到提高，能解決和大型設(shè)備采購相比中的不足之處，這是一個(gè)長期的過程中，需要在應(yīng)用的過程中慢慢積累經(jīng)驗(yàn)，不斷縮短中小型設(shè)備的采購時(shí)間。

4 結(jié) 論

綜上分析研究，中小型設(shè)備在采購過程中運(yùn)用PDCA循環(huán)理論，形成一個(gè)不斷循環(huán)的品管圈，這不僅促使在采購過程中計(jì)劃的科學(xué)執(zhí)行，還能夠避免由于各種原因?qū)е碌牟少彆r(shí)間周期長，從而提高了采購部門的管理效率，也促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。因此，中小型設(shè)備的采購部門要積極學(xué)習(xí)和運(yùn)用PDCA循環(huán)理論，并結(jié)合具體情況進(jìn)行執(zhí)行，控制中小型設(shè)備采購的時(shí)間周期，節(jié)約采購成本，提高采購管理水平，向先進(jìn)科學(xué)的采購模式發(fā)展，并不斷完善。

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