新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作規(guī)范探討

陳亞娟

[摘 要]文章簡(jiǎn)要分析了國內(nèi)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合企業(yè)檔案管理存在的一些問題和漏洞，闡述了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的必要性，最后總結(jié)了在新形勢(shì)下如何正確、規(guī)范地開展企業(yè)檔案管理工作的幾條建議，旨在提高企業(yè)管理檔案的意識(shí)和積極性，同時(shí)促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范操作。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理；問題；新形勢(shì)；規(guī)范

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.190

1 目前企業(yè)檔案管理存在的問題

隨著經(jīng)濟(jì)我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速崛起，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為了一個(gè)不得不提上議程的問題，特別是在當(dāng)前的新形勢(shì)下，加強(qiáng)和提高企業(yè)檔案管理工作變得尤為重要。但是事實(shí)上，國內(nèi)許多企業(yè)檔案管理的檔案管理工作都做得不夠充分，因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)只注重生產(chǎn)和經(jīng)營，沒有意識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性，致使企業(yè)檔案管理工作無法與公司的發(fā)展同步，長(zhǎng)此以往，這個(gè)潛伏的問題必然會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的雞肋，導(dǎo)致許多企業(yè)的健康發(fā)展受到阻礙，從而使整個(gè)國家的經(jīng)濟(jì)都受到一定程度的影響。下面舉例說明目前企業(yè)檔案管理主要存在的問題。

1.1 許多企業(yè)沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性

改革開放以來，非公有制經(jīng)濟(jì)的突飛猛進(jìn)對(duì)社會(huì)生活造成了深刻的影響，致使一些企業(yè)人員變得無所適從，對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠充分，許多從業(yè)人員甚至是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)過分注重經(jīng)濟(jì)工作，一心撲在生產(chǎn)和經(jīng)營上，忽視了檔案管理的工作；二是企業(yè)里的從業(yè)人員大都缺乏檔案管理意識(shí)，覺得只要做好自己本職工作即可，檔案管理是可有可無的工作；三是檔案管理的工作人員沒有充分意識(shí)到自己工作的重要性，認(rèn)為企業(yè)都是以盈利為主，檔案管理是一個(gè)無關(guān)大局的工作。

1.2 企業(yè)對(duì)檔案管理工作沒有足夠的投入

檔案管理作為一種基礎(chǔ)建設(shè)性工作，需要企業(yè)投入一定的資金、人力等。但是目前許多企業(yè)在這方面的投入都不夠，致使檔案管理工作的硬件無法滿足需求。有的企業(yè)是檔案管理的設(shè)備簡(jiǎn)陋，還有的是雖然擁有完整配套的檔案管理設(shè)備，但由于沒有及時(shí)更新，致使設(shè)備老化損壞，也無法滿足檔案管理的需求。

1.3 檔案管理的操作不夠規(guī)范

企業(yè)檔案管理操作的不規(guī)范主要體現(xiàn)在：一是沒有相關(guān)的明確可行管理制度，致使檔案管理工作無章可循，檔案長(zhǎng)期處于無人問津的地步；二是企業(yè)沒有明確檔案管理的直接負(fù)責(zé)人，導(dǎo)致檔案管理陷入一個(gè)“多頭管理”的尷尬境地；三是缺乏檔案管理的規(guī)范，有些企業(yè)的檔案沒有專人進(jìn)行分類和歸檔，導(dǎo)致檔案變成一堆“流水賬”甚至是廢紙；四是檔案管理的工作人員被動(dòng)工作，只有在應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)檢查的時(shí)候做面子功夫，而日常的檔案維護(hù)管理沒人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致檔案無法發(fā)揮它的作用。

1.4 管理力度相對(duì)薄弱

目前企業(yè)檔案管理力度相對(duì)薄弱主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一點(diǎn)是管理手段比較落后，管理方式相對(duì)陳舊及管理思想還停留在傳統(tǒng)階段；第二點(diǎn)是檔案管理的工作人員職業(yè)素質(zhì)水平較低，事實(shí)上，許多企事業(yè)單位的檔案管理工作人員都是些兼職人員，在需要做好本職工作的同時(shí)，他們沒有足夠的精力投入到企業(yè)檔案管理工作中去。另外這些檔案管理工作人員中許多人專業(yè)素質(zhì)較低，有的甚至對(duì)這個(gè)行業(yè)知之甚少，不清楚檔案管理工作的具體要素、工作的內(nèi)容和原則等，這就經(jīng)常導(dǎo)致檔案管理工作中的交接、收集和劃分資料事宜無法達(dá)標(biāo)。

1.5 沒有充分開發(fā)利用檔案的價(jià)值

企業(yè)檔案是企業(yè)建設(shè)和管理的一個(gè)重要組成部分，也是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的一個(gè)有效途徑。但是在實(shí)際工作中，很多企業(yè)都沒有充分地開發(fā)和利用檔案的價(jià)值，大多數(shù)時(shí)候?qū)n案的管理都只是停留在收集和存放的階段，致使檔案的資料價(jià)值以及為企業(yè)服務(wù)的效能都沒有體現(xiàn)出來，大大地減弱了檔案的服務(wù)功能。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的方法

2.1 增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)

正如上文所說，很多企業(yè)，特別是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，只注重企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，幾乎忽略了檔案管理的工作，因?yàn)闄n案管理無法帶給企業(yè)直觀的經(jīng)濟(jì)收入。然而事實(shí)上檔案管理某種程度上直接影響著企業(yè)發(fā)展的后勁，所以理應(yīng)受到重視。作為一個(gè)企業(yè)的核心，領(lǐng)導(dǎo)不論在哪個(gè)方面都應(yīng)該做好帶頭的作用，如果領(lǐng)導(dǎo)都不重視檔案管理的工作，那試問員工又怎么會(huì)重視呢？所以加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的第一個(gè)任務(wù)，就是需要增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，首先領(lǐng)導(dǎo)自己要確實(shí)地體會(huì)到檔案管理工作的重要性，他們才會(huì)真的重視檔案管理工作，然后帶動(dòng)其他的員工了解檔案管理的重要性，當(dāng)整個(gè)企業(yè)的員工都意識(shí)到這一點(diǎn)之后，檔案管理的工作就可以順利開展了。

2.2 成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)

在檔案管理工作的重要性得到大家的認(rèn)識(shí)之后，下一步就要開始著手檔案管理的實(shí)際操作了。企業(yè)應(yīng)該要成立一個(gè)專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，一方面體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理真的很重視，進(jìn)一步促進(jìn)員工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)；另一方面在檔案管理的實(shí)際操作中，很有必要存在一個(gè)直接負(fù)責(zé)管理檔案的部門，這樣既方便了相關(guān)工作人員的工作，也可以具體落實(shí)檔案管理的責(zé)任。

2.3 號(hào)召并監(jiān)督所有員工參與檔案管理工作

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》是國家檔案局于2009年編制頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，里面明確要求企業(yè)的所有員工都有義務(wù)參與企業(yè)檔案管理的工作，因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，除了專門管理檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和員工之外，其他員工也需要參與到檔案管理的工作中去，這是每個(gè)企業(yè)員工的義務(wù)和權(quán)利。一方面全體員工的參與可以保障檔案資料的完整與齊全；另一方面檔案管理的工作事關(guān)每個(gè)員工利益，參與其中正是為自己謀利。只有得到全體員工的集體重視和參與，企業(yè)檔案管理工作才能夠順利通暢地進(jìn)行。

2.4 提升管理意識(shí)和管理觀念的創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理和觀念的創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作規(guī)范中的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，特別是在新形勢(shì)下，檔案管理工作的創(chuàng)新勢(shì)在必行，事實(shí)上檔案管理工作的創(chuàng)新歷來都是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要的任務(wù)。尤其是處在信息化不斷進(jìn)步的今天，許多企業(yè)的檔案管理工作都已經(jīng)開始運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這種媒介，其實(shí)除了計(jì)算機(jī)之外，還有許多其他跟隨時(shí)代產(chǎn)生的新鮮元素都已經(jīng)開始被運(yùn)用在企業(yè)檔案管理工作中了，這正符合了檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新的理念。除了管理方式的創(chuàng)新之外，管理觀念的創(chuàng)新也是企業(yè)檔案管理工作規(guī)范一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)，從以前的紙質(zhì)檔案到現(xiàn)在的電子檔案，這不僅是管理方式的創(chuàng)新，本身也是一種觀念的創(chuàng)新。

2.5 充分利用檔案的原基礎(chǔ)

在企業(yè)檔案中有許多檔案基礎(chǔ)比較好且具備全目錄的案卷，對(duì)這些案卷應(yīng)該直接進(jìn)行全因目錄標(biāo)引。還有一些形式比較特殊的檔案，可以通過計(jì)算機(jī)程序錄入相關(guān)姓名、地址、時(shí)間等信息，然后進(jìn)行分類編號(hào)，以便于今后的使用。

2.6 制定一些符合自己企業(yè)實(shí)際情況的檔案管理規(guī)范

在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的工作過程中，除了參照檔案局頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》之外，可以根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際情況，制定一些具體的可行性更大的檔案管理工作規(guī)范，這個(gè)新的規(guī)范不僅可以體現(xiàn)出企業(yè)高層管理人員對(duì)檔案管理工作的重視，也更符合自己企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際需求。

3 結(jié) 論

總之，作為企業(yè)文化的重要組成部分和企業(yè)前進(jìn)不可或缺的動(dòng)力，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展的過程中扮演著一個(gè)非常重要的角色，所以企業(yè)檔案管理的規(guī)范就成了企業(yè)管理中一項(xiàng)必不可少的工作，特別是在新形勢(shì)下，各企業(yè)要努力提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，以保障檔案管理工作的有序開展。

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