謹(jǐn)防信息化系統(tǒng)與實(shí)際應(yīng)用“兩張皮”

特約撰稿人：武鋼有限公司質(zhì)檢中心設(shè)備管理室肖寶麗

謹(jǐn)防信息化系統(tǒng)與實(shí)際應(yīng)用“兩張皮”

特約撰稿人：武鋼有限公司質(zhì)檢中心設(shè)備管理室肖寶麗

在設(shè)備管理方面，各企業(yè)的信息化工作推進(jìn)程度不一。未應(yīng)用信息化進(jìn)行設(shè)備管理時(shí)，往往會(huì)存在設(shè)備基礎(chǔ)信息臺(tái)賬依靠人工匯集，信息不完善；備件、材料庫存信息無法實(shí)時(shí)掌控，備件、材料資源無法共享，實(shí)際消耗成本難以統(tǒng)計(jì)；計(jì)量管理主要依靠人工統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和編制送檢計(jì)劃；各類設(shè)備管理報(bào)表主要依靠人工匯集等問題。

設(shè)備管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用有效解決了以上問題，并通過信息化的管理逐步實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理精細(xì)化，提升設(shè)備精益化管理水平，控制設(shè)備維修成本，保障設(shè)備可靠運(yùn)行。

通過信息化管理，將品種繁多、數(shù)量分散的設(shè)備納入到信息化管理平臺(tái)中進(jìn)行管理，建立完善的設(shè)備管理基礎(chǔ)信息，實(shí)現(xiàn)設(shè)備、備件、材料信息和資源共享，專業(yè)管理報(bào)表自動(dòng)生成，提升設(shè)備保障能力，實(shí)現(xiàn)消耗成本受控，降低備件材料消耗。

信息化系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)很重要

以管理創(chuàng)新為導(dǎo)向，強(qiáng)化流程管控和過程管理，重點(diǎn)解決設(shè)備管理中的突出問題，建立完善的設(shè)備管理基礎(chǔ)信息，實(shí)現(xiàn)設(shè)備、備件、材料信息和資源共享、消耗成本受控，系統(tǒng)自動(dòng)生成專業(yè)管理報(bào)表，提升設(shè)備保障能力，降低備件材料消耗。

科學(xué)合理的制定信息化系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容和方案是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵。設(shè)備管理信息化系統(tǒng)功能和流程設(shè)計(jì)，需要經(jīng)過充分的調(diào)研和反復(fù)深入的論證，編制詳細(xì)的設(shè)計(jì)需求，提供各種管理報(bào)表的模板，融入到各項(xiàng)具體程序設(shè)計(jì)中。通過功能和流程設(shè)計(jì)，設(shè)備管理各專業(yè)形成有機(jī)的整體，將人、機(jī)、料、法、環(huán)等管理要素有機(jī)結(jié)合起來，通過系統(tǒng)模塊/網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)將分散的設(shè)備信息集成起來，形成可靠有效的設(shè)備管理體系。

設(shè)備管理信息化系統(tǒng)主要功能模塊

設(shè)備管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容包括設(shè)備管理、備件、材料、計(jì)量、設(shè)備運(yùn)行等模塊，各廠礦由于在設(shè)備管理的內(nèi)容方面略有不同，主要內(nèi)容也會(huì)有所差別。各管理模塊分別按專業(yè)管理要求設(shè)立相應(yīng)的子菜單，按崗位設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限和操作權(quán)限。

設(shè)備管理系統(tǒng)實(shí)施與應(yīng)用

信息化系統(tǒng)流程設(shè)置：信息化系統(tǒng)建設(shè)如果脫離了實(shí)際的管理需要和管理要求，就容易存在系統(tǒng)操作與實(shí)際脫節(jié)，形成“兩張皮”，造成信息化系統(tǒng)建設(shè)難以落地生根。因此，在信息化系統(tǒng)建設(shè)初期，應(yīng)按照“精簡(jiǎn)程序、理清流程、明確要求、分清責(zé)任”的要求，對(duì)《材料、備件管理辦法》、《計(jì)量管理辦法》、《設(shè)備設(shè)施管理辦法》等專業(yè)管理制度進(jìn)行全面清理和修訂，完善了設(shè)備管理制度體系。通過制度建設(shè)，明確各項(xiàng)管理工作要求，理順管理流程，確保制度的適宜性、充分性和有效性。

設(shè)備管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)緊緊依托管理制度，根據(jù)制度要求設(shè)置系統(tǒng)各項(xiàng)流程；根據(jù)各單位及人員在設(shè)備管理中所承擔(dān)職責(zé)的不同，設(shè)置不同的使用功能；根據(jù)各級(jí)人員的操作、審批權(quán)限不同，設(shè)置不同的使用權(quán)限；在系統(tǒng)登入頁面，設(shè)置用戶名和登錄密碼，具有唯一性；密碼由用戶進(jìn)行設(shè)置，每次進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)需輸入用戶名和密碼，每項(xiàng)操作均可以在系統(tǒng)中進(jìn)行追溯。

通過信息化與制度的融合，將設(shè)備管理信息化系統(tǒng)與設(shè)備實(shí)際工作緊密結(jié)合在一起，保證了設(shè)備管理工作的規(guī)范、一致、有效。

系統(tǒng)上線運(yùn)行和深化應(yīng)用：設(shè)備管理信息化系統(tǒng)從建設(shè)開始到上線使用，經(jīng)過需求確認(rèn)、初步設(shè)計(jì)、開發(fā)測(cè)試、上線運(yùn)行、優(yōu)化改進(jìn)等階段，系統(tǒng)上線后，對(duì)使用中暴露出來的問題進(jìn)行優(yōu)化完善，持續(xù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行功能完善和程序優(yōu)化，使系統(tǒng)達(dá)到最優(yōu)。設(shè)備管理信息化在公司內(nèi)部率先實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)中備件/材料料號(hào)與公司ERP系統(tǒng)同步、備件/材料計(jì)劃上拋ERP系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)領(lǐng)料單同步至本系統(tǒng)等功能，實(shí)現(xiàn)了備件/材料資源共享、計(jì)量管理全流程信息化。通過設(shè)備管理信息化系統(tǒng)建成較完善的設(shè)備管理體系。在具體的實(shí)踐與應(yīng)用過程中，主要開展的工作有以下幾方面：

●一是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集。

設(shè)備管理信息化系統(tǒng)的上線運(yùn)行必須有完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作支撐，基礎(chǔ)信息是系統(tǒng)實(shí)施的前提。在設(shè)備管理信息化系統(tǒng)上線運(yùn)行時(shí)，首先進(jìn)行設(shè)備基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的收集、整理工作。按照統(tǒng)一模板格式，對(duì)各項(xiàng)填寫內(nèi)容制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集按計(jì)劃進(jìn)度完成。比如，系統(tǒng)上線初期，“設(shè)備基本信息”中錄入了1221項(xiàng)設(shè)備信息，“計(jì)量ABC臺(tái)賬”中錄入了2998項(xiàng)計(jì)量設(shè)備/器具臺(tái)賬，這些數(shù)據(jù)的清理、匯總、完善是設(shè)備管理的基礎(chǔ)。在初期的信息錄入完成之后，系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)維護(hù)和完善，則按照管理流程在系統(tǒng)中進(jìn)行，如新增、停用、報(bào)廢、調(diào)撥等各項(xiàng)操作，按管理流程進(jìn)行相應(yīng)的申報(bào)、審批，各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)成為常態(tài)化，大大提高了管理效率。

●二是試點(diǎn)先行，分階段推進(jìn)。

為確保項(xiàng)目順利部署實(shí)施，采用“培訓(xùn)指導(dǎo)、試點(diǎn)先行、測(cè)試優(yōu)化、逐步推廣”的方式分階段開展系統(tǒng)的實(shí)施與推廣應(yīng)用工作。進(jìn)行項(xiàng)目試點(diǎn)和測(cè)試優(yōu)化是為了充分發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，使系統(tǒng)運(yùn)行更加順暢，更加符合操作和管理需要，為系統(tǒng)的全面推廣應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。選擇設(shè)備基礎(chǔ)工作比較好的車間進(jìn)行，鼓勵(lì)試點(diǎn)單位多使用、多思考、多提問題、多提建議，通過發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，使系統(tǒng)應(yīng)用形成良性循環(huán)。通過不斷地優(yōu)化改進(jìn)、穩(wěn)步推進(jìn)，設(shè)備管理信息化系統(tǒng)得到了全面應(yīng)用。

●三是優(yōu)化完善，深化功能應(yīng)用。

經(jīng)過不斷的測(cè)試、使用、優(yōu)化，信息化系統(tǒng)在設(shè)備管理、備件、材料、計(jì)量等各專業(yè)管理方面發(fā)揮了重要作用。

在設(shè)備管理上，建立和完善了設(shè)備基本信息臺(tái)賬，每臺(tái)設(shè)備均按統(tǒng)一的編碼規(guī)則編制唯一的設(shè)備編碼，對(duì)設(shè)備進(jìn)行ABC分類管理，在系統(tǒng)中自動(dòng)生成“設(shè)備ABC分類標(biāo)牌”，并與設(shè)備實(shí)物管理相結(jié)合，做到標(biāo)識(shí)清晰，統(tǒng)一規(guī)范；建立“設(shè)備文件檔案”管理功能，可方便的查閱設(shè)備圖紙等技術(shù)資料。

在設(shè)備運(yùn)行管理上，圍繞設(shè)備四大核心“設(shè)備三級(jí)點(diǎn)檢、計(jì)劃?rùn)z修、周期維護(hù)、周期潤(rùn)滑”，建立維護(hù)、檢修模型，系統(tǒng)自動(dòng)生成設(shè)備三級(jí)點(diǎn)檢、計(jì)劃?rùn)z修/周期維護(hù)任務(wù)。通過強(qiáng)化落實(shí)設(shè)備三級(jí)點(diǎn)檢，實(shí)施預(yù)知性的設(shè)備維護(hù)、檢修，采取計(jì)劃型、主動(dòng)型的設(shè)備運(yùn)行管理模式，可大大減少設(shè)備突發(fā)故障，使設(shè)備處于良好運(yùn)行狀態(tài)，保證設(shè)備精度。

計(jì)量管理功能應(yīng)用：系統(tǒng)中建立計(jì)量信息臺(tái)賬及量傳機(jī)構(gòu)管理，系統(tǒng)自動(dòng)生成《測(cè)量設(shè)備檢定/校準(zhǔn)年計(jì)劃》，取代原有的人工統(tǒng)計(jì)、匯總工作方式；在系統(tǒng)中進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃、證書領(lǐng)用、登記管理，取代了原來證書的登記、領(lǐng)用紙質(zhì)臺(tái)賬的管理方式，將體系管理要素充分融入到信息化系統(tǒng)中。

備件、材料管理功能應(yīng)用：備件、材料均有唯一的料號(hào)進(jìn)行識(shí)別管理，車間（或?qū)z員）在系統(tǒng)中申報(bào)備件/材料計(jì)劃，經(jīng)審核同意后，直接與公司ERP系統(tǒng)中對(duì)接，可實(shí)時(shí)追蹤計(jì)劃到貨情況。經(jīng)采購的備件/材料在公司ERP系統(tǒng)中生成領(lǐng)料單，根據(jù)成本中心與相應(yīng)的車間進(jìn)行對(duì)應(yīng)，經(jīng)車間驗(yàn)收后進(jìn)入庫存管理，系統(tǒng)可打印備件/材料庫存卡片，方便進(jìn)行實(shí)物管理，做到實(shí)物標(biāo)識(shí)清晰，庫存信息一目了然，實(shí)現(xiàn)了物資資源信息共享，還可在系統(tǒng)中建立和完善備件/材料消耗定額、庫存定額管理，指導(dǎo)計(jì)劃的申報(bào)。備件出庫與設(shè)備信息關(guān)聯(lián)，可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)設(shè)備的備件消耗，掌握某臺(tái)設(shè)備的備件信息。通過信息化系統(tǒng)的管理，對(duì)備件/材料從計(jì)劃申報(bào)、審核、到貨、領(lǐng)用進(jìn)行全流程的管理，壓縮了管理層級(jí)，做到流程清晰，管理規(guī)范，標(biāo)識(shí)清楚，還可以實(shí)時(shí)掌控備件、材料的實(shí)際消耗，有利于降低采購和消耗成本，提升對(duì)設(shè)備的保障能力。

報(bào)表功能：充分利用信息化系統(tǒng)自動(dòng)生成各專業(yè)報(bào)表，由系統(tǒng)自動(dòng)生成《備件/材料消耗總費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表》、《備件消耗明細(xì)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表》、《備件/材料到貨率報(bào)表》、《測(cè)量設(shè)備ABC分類臺(tái)賬》、《實(shí)驗(yàn)室關(guān)鍵設(shè)備一覽表》等報(bào)表，報(bào)表功能強(qiáng)大，為專業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析提供了有力支撐，減少人工統(tǒng)計(jì)報(bào)表的工作量，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完善。

項(xiàng)目推廣難在哪

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集工作?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是設(shè)備管理信息化系統(tǒng)運(yùn)行的支撐和前提，項(xiàng)目推進(jìn)的快慢、運(yùn)行是否順暢，與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有很大的關(guān)系。沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不能運(yùn)行；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，系統(tǒng)運(yùn)行就會(huì)不順暢。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作量最大、耗時(shí)長(zhǎng)、涉及面廣，是最容易出錯(cuò)的部分，需要耐心細(xì)致地完成。

程序的測(cè)試優(yōu)化工作。新程序上線使用前需要進(jìn)行測(cè)試確認(rèn)，由程序開發(fā)人員、使用人員進(jìn)行反復(fù)測(cè)試，在測(cè)試中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題；程序上線使用后，要跟蹤使用情況，及時(shí)解決使用中存在的問題，持續(xù)進(jìn)行程序優(yōu)化，使功能最優(yōu)。通過測(cè)試、優(yōu)化，查找問題、分析問題、解決問題，形成PDCA良性循環(huán)，信息化工作推進(jìn)才會(huì)有力、有效。

人員培訓(xùn)工作。不同的專業(yè)、不同的使用人員培訓(xùn)工作的內(nèi)容和重點(diǎn)有所不同；由于崗位人員存在一定的流動(dòng)性和變化，培訓(xùn)需要持續(xù)進(jìn)行，靈活采取個(gè)別輔導(dǎo)加集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和答疑等相結(jié)合的方式，讓所有的操作人員掌握和熟悉系統(tǒng)操作，還應(yīng)編制詳細(xì)的《信息化系統(tǒng)使用手冊(cè)》，指導(dǎo)操作和使用。

數(shù)據(jù)更新。系統(tǒng)正式上線后，各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已在系統(tǒng)中，使用中需要做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新，使數(shù)據(jù)的更新形成良性循環(huán)。否則，就會(huì)因數(shù)據(jù)更新不及時(shí)造成報(bào)表不準(zhǔn)確、系統(tǒng)功能不能切換、定時(shí)任務(wù)無法生成等問題，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)瓜到y(tǒng)有些功能無法運(yùn)行，久而久之，系統(tǒng)就會(huì)成為與實(shí)際情況不相符的虛架子。

系統(tǒng)維護(hù)。信息化系統(tǒng)一旦上線運(yùn)行，各項(xiàng)工作對(duì)系統(tǒng)的依賴性就會(huì)較強(qiáng)，做好系統(tǒng)維護(hù)工作非常重要。系統(tǒng)維護(hù)主要包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)。硬件維護(hù)主要做好系統(tǒng)相關(guān)的云平臺(tái)、小型機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備設(shè)施硬件維護(hù)工作，保證網(wǎng)絡(luò)順暢，設(shè)備正常運(yùn)行；軟件維護(hù)則包括做好系統(tǒng)的軟件升級(jí)優(yōu)化、功能擴(kuò)展、系統(tǒng)問題解決、人員授權(quán)變更等工作。

設(shè)備管理信息化系統(tǒng)使用以來，在設(shè)備、備件、材料、計(jì)量等專業(yè)管理中發(fā)揮了重要作用，提升了設(shè)備精益化管理水平。有效解決了設(shè)備管理中存在的設(shè)備臺(tái)賬登記方式落后、報(bào)表主要依靠人工統(tǒng)計(jì)、備件/材料信息化管理程度不高等問題，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備管理的流程化、信息化、規(guī)范化；提高了信息共享程度，減少了人工統(tǒng)計(jì)工作量和簡(jiǎn)單重復(fù)工作，大大提升了設(shè)備管理工作效率。

通過信息化管理，將所有可以利用的資源充分調(diào)動(dòng)起來，減少管理層級(jí)，加快物資周轉(zhuǎn)，減少庫存，使備件、材料的利用率達(dá)到最大化，以消耗定額為指導(dǎo)，庫存管理為依據(jù)，為備件/材料計(jì)劃申報(bào)提供數(shù)據(jù)支持，在保證正常生產(chǎn)的同時(shí)最大限度控制消耗，有效降低備件/材料采購成本；將成本管理落實(shí)到車間、班組，充分發(fā)揮職工降本增效的積極性。